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Fluix (che parte da $ 20 per utente al mese per il piano Starter) è uno strumento di gestione dei documenti (DM) noto per semplificare le attività meccaniche intorno ai documenti aziendali, migliorare l'efficienza della forza lavoro e consentire la conformità con i processi aziendali e i requisiti legali.
Sebbene offra un'app Web, questa è limitata in termini di funzionalità e funzionalità rispetto all'app per iPad, che offre il set completo di funzionalità.
Non esiste una versione Android, tuttavia, che potrebbe essere un punto di conflitto per le organizzazioni non focalizzate sull'iPad Apple.
Sebbene il focus di Fluix sia sulle attività relative ai documenti come il completamento dei moduli, l'instradamento, le approvazioni e le firme, Fluix supporta anche l'archiviazione dei documenti con autorizzazioni basate sui ruoli, nonché connessioni a diversi provider di archiviazione cloud o archiviazione locale esistente tramite protocolli standard.
Tuttavia, le carenze nelle opzioni dei dispositivi e persino nelle funzionalità di collaborazione di base lo mantengono dietro i vincitori della nostra scelta degli editori Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online nella nostra raccolta di recensioni di software DM.
Iniziare con Fluix
Per sfruttare appieno Fluix, ci sono alcune attività di gestione di base che vorresti eseguire all'inizio del processo.
Gli utenti possono essere aggiunti uno alla volta o importando un file CSV.
L'integrazione con Active Directory (AD) di Microsoft è offerta solo con il piano di servizi aziendali, ma i clienti che scelgono di non andare con il livello aziendale non dovrebbero perdere troppo la funzionalità.
Per coloro che non richiedono una connessione a un ambiente AD aziendale, il passaggio logico successivo dopo la creazione degli utenti è la creazione di gruppi.
Fluix utilizza i gruppi per gestire le assegnazioni del flusso di lavoro e fornire una maggiore granularità su alcuni elementi di configurazione, inclusi il flusso di lavoro e il comportamento delle app mobili, nonché le opzioni di condivisione.
Il processo di configurazione più complesso che troverai in Fluix, come con la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti, sarà la creazione dei tuoi flussi di lavoro.
Una parte importante della creazione di un flusso di lavoro in qualsiasi sistema implica la comprensione e la definizione dei processi aziendali supportati dal flusso di lavoro.
Una volta che questa definizione è a posto, puoi iniziare a creare regole.
Data l'enfasi di Fluix sull'iPad Apple, se il tuo processo non coinvolge quel dispositivo, allora è meglio decidere se può o meno, e poi se dovrebbe o meno.
Se la risposta a entrambi è sì, puoi continuare con Fluix.
Per aiutare con i flussi di lavoro, Fluix ti consente di creare regole che recuperano documenti da varie cartelle nel tuo archivio cloud Fluix, nonché da qualsiasi archivio remoto utilizzato dalla tua azienda.
Per renderlo più semplice, Fluix estende il supporto diretto a una varietà di piattaforme di cloud storage di terze parti popolari, tra cui Dropbox Business, Google Drive for Work e Microsoft OneDrive for Business, oltre ad altri storage ospitati, purché sia ??accessibile utilizzando entrambi i protocolli FTP (File Transfer Protocol) o Webdav.
La flessibilità di raggiungere l'archiviazione basata su cloud o le risorse locali è una funzionalità particolarmente utile e offre una flessibilità tanto necessaria a Fluix considerando il suo focus sul dispositivo piuttosto ristretto.
Fluix Security
La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti offre un certo livello di sicurezza, limitando l'accesso a determinate cartelle, limitando le funzionalità o fornendo l'accesso alle funzioni amministrative.
Fluix gestisce questo attraverso l'uso di ruoli, che sono funzionalmente diversi dai gruppi.
I ruoli possono essere creati utilizzando modelli progettati per vari ruoli amministrativi o utente oppure da un modello vuoto che puoi personalizzare.
I ruoli vengono assegnati agli utenti (non ai gruppi) e coprono diverse categorie di autorizzazioni.
Le autorizzazioni globali implicano l'accesso ad aree in Fluix che sono generalmente limitate agli utenti amministrativi o di gestione, come fatturazione, dashboard, archiviazione remota, rapporti, ruoli e impostazioni.
I ruoli possono essere utilizzati anche per gestire le autorizzazioni degli utenti quando si tratta di eseguire attività amministrative su cartelle di archiviazione, gruppi e flussi di lavoro.
È possibile utilizzare varie impostazioni di sicurezza per controllare cose come il comportamento dell'applicazione iOS, l'autenticazione a due fattori (2FA) per il portale di amministrazione, la complessità della password e i periodi di conservazione dei documenti.
Anche altre impostazioni che coinvolgono la condivisione, la modifica e la sincronizzazione dei file hanno un impatto sulla sicurezza e possono essere configurate a livello globale oa livello di gruppo.
Abilita una forza lavoro senza carta
Dove Fluix eccelle è nella gestione di alcuni tipi di collaborazione documentale.
Dato il suo focus su iPad, non sorprende che le sue capacità di collaborazione siano specifiche di quelle comuni nella maggior parte degli scenari mobili, come il completamento dei moduli e le firme elettroniche.
I set di strumenti nelle app mobili Fluix sono ideali per i lavoratori mobili che devono compilare un modulo, raccogliere firme e inviare il modulo elettronicamente utilizzando un dispositivo mobile.
Ancora una volta, troverai un buon supporto per tutto questo nell'app Fluix per iOS.
Sfortunatamente, sebbene sia disponibile un'app per browser Web se desideri utilizzare il desktop, in realtà non è completa di funzionalità come la versione iOS, quindi valutala attentamente per assicurarti che le funzionalità di cui hai bisogno siano disponibili.
E per coloro che desiderano utilizzare un dispositivo mobile basato su Android, è il browser Web o niente.
Fluix non ha una versione Android della sua app disponibile al momento della stesura di questo documento.
Un altro aspetto negativo della sua concentrazione su iPad è che la maggior parte delle persone non crea ancora documenti sull'iPad, a meno che non siano moduli.
Questo è evidente in Fluix, poiché l'app non ti dà molto in termini di creazione di documenti, sia in termini di collaborazione che di strumenti di modifica dei documenti.
Anche le attività di base come la modifica dello stile o del colore del testo del documento dovranno essere eseguite al di fuori di Fluix e la condivisione è limitata all'invio di un'e-mail con il documento allegato.
La modifica dei file PDF in Fluix è limitata a cose come annotazioni e modifica dell'ordine delle pagine.
Queste omissioni di funzionalità non influiscono sull'obiettivo principale che Fluix pone sull'abilitazione dei processi aziendali senza carta, ma sono un caso d'uso comune per molte aziende che cercano una piattaforma di gestione dei documenti e semplicemente non sono supportati con Fluix.
Ciò può renderlo una vendita difficile rispetto a soluzioni più complete, Microsoft SharePoint Online o persino Adobe Document Cloud Standard (12,99 al mese presso Adobe).
Prezzi
Fluix ha recentemente cambiato i suoi piani tariffari.
Il piano Starter è il livello più basso e costa $ 20 per utente al mese (con un minimo di 10 utenti), con supporto per le politiche sulle password e la condivisione dei documenti.
Il livello Core ora costa $ 30 al mese ma aggiunge una serie di funzionalità, tra cui flusso di lavoro, autorizzazioni, accesso all'app Web, conformità a diversi standard di privacy e inclusione del supporto telefonico.
Infine, esiste un piano Advanced, il cui costo sale a $ 50 per utente al mese.
Ma questo piano aggiunge dashboard per reportistica e amministrazione, accordi sul livello di servizio (SLA) personalizzati, registri di controllo, integrazione con AD e supporto per l'integrazione con servizi di terze parti.
L'unico inconveniente contro il livello Starter di Fluix è che il suo massimo di archiviazione è di soli 5 GB e questo livello manca anche di capacità di conservazione dei documenti personalizzate.
Questa è un'area chiave per le aziende che cercano di passare alla gestione elettronica dei documenti, poiché spesso è una misura chiave contro gravi ramificazioni legali.
Fortunatamente, entrambi i livelli Core e Advanced supportano questa funzionalità.
Data la sua specifica enfasi solo su alcune funzionalità di gestione dei documenti e la sua forte dipendenza dalla piattaforma iOS, Fluix ha davvero senso solo per le aziende che sono fortemente coinvolte nell'elaborazione di moduli mobili utilizzando l'iPad.
La sfida è che anche altre soluzioni di gestione dei documenti possono semplificare queste attività, forse con meno raffinatezza e un po 'più di complessità, ma spesso con prezzi più competitivi e certamente con più spazio per la crescita dei processi se le esigenze dell'azienda cambiano.
Professionisti
I flussi di lavoro intuitivi sono facili da configurare.
I flussi di lavoro sono progettati specificamente per Apple iPad.
Forti funzionalità di integrazione dell'archiviazione cloud.
Contro
Manca il supporto per le basi della collaborazione, inclusa la creazione e la condivisione di documenti.
Concentrarsi su iPad per dispositivi client è un miscuglio.
Nessun supporto Android ma disponibile come app web con varie limitazioni.
La linea di fondo
Fluix offre straordinari flussi di lavoro documentali e integrazione con i più diffusi provider di cloud storage che le piccole e medie imprese (PMI) già utilizzano.
Tuttavia, lo strumento è soffocato dalla mancanza di supporto per la condivisione, l'archiviazione dei documenti o le funzionalità di livello aziendale, inclusa la conservazione dei file.
Fluix (che parte da $ 20 per utente al mese per il piano Starter) è uno strumento di gestione dei documenti (DM) noto per semplificare le attività meccaniche intorno ai documenti aziendali, migliorare l'efficienza della forza lavoro e consentire la conformità con i processi aziendali e i requisiti legali.
Sebbene offra un'app Web, questa è limitata in termini di funzionalità e funzionalità rispetto all'app per iPad, che offre il set completo di funzionalità.
Non esiste una versione Android, tuttavia, che potrebbe essere un punto di conflitto per le organizzazioni non focalizzate sull'iPad Apple.
Sebbene il focus di Fluix sia sulle attività relative ai documenti come il completamento dei moduli, l'instradamento, le approvazioni e le firme, Fluix supporta anche l'archiviazione dei documenti con autorizzazioni basate sui ruoli, nonché connessioni a diversi provider di archiviazione cloud o archiviazione locale esistente tramite protocolli standard.
Tuttavia, le carenze nelle opzioni dei dispositivi e persino nelle funzionalità di collaborazione di base lo mantengono dietro i vincitori della nostra scelta degli editori Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online nella nostra raccolta di recensioni di software DM.
Iniziare con Fluix
Per sfruttare appieno Fluix, ci sono alcune attività di gestione di base che vorresti eseguire all'inizio del processo.
Gli utenti possono essere aggiunti uno alla volta o importando un file CSV.
L'integrazione con Active Directory (AD) di Microsoft è offerta solo con il piano di servizi aziendali, ma i clienti che scelgono di non andare con il livello aziendale non dovrebbero perdere troppo la funzionalità.
Per coloro che non richiedono una connessione a un ambiente AD aziendale, il passaggio logico successivo dopo la creazione degli utenti è la creazione di gruppi.
Fluix utilizza i gruppi per gestire le assegnazioni del flusso di lavoro e fornire una maggiore granularità su alcuni elementi di configurazione, inclusi il flusso di lavoro e il comportamento delle app mobili, nonché le opzioni di condivisione.
Il processo di configurazione più complesso che troverai in Fluix, come con la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti, sarà la creazione dei tuoi flussi di lavoro.
Una parte importante della creazione di un flusso di lavoro in qualsiasi sistema implica la comprensione e la definizione dei processi aziendali supportati dal flusso di lavoro.
Una volta che questa definizione è a posto, puoi iniziare a creare regole.
Data l'enfasi di Fluix sull'iPad Apple, se il tuo processo non coinvolge quel dispositivo, allora è meglio decidere se può o meno, e poi se dovrebbe o meno.
Se la risposta a entrambi è sì, puoi continuare con Fluix.
Per aiutare con i flussi di lavoro, Fluix ti consente di creare regole che recuperano documenti da varie cartelle nel tuo archivio cloud Fluix, nonché da qualsiasi archivio remoto utilizzato dalla tua azienda.
Per renderlo più semplice, Fluix estende il supporto diretto a una varietà di piattaforme di cloud storage di terze parti popolari, tra cui Dropbox Business, Google Drive for Work e Microsoft OneDrive for Business, oltre ad altri storage ospitati, purché sia ??accessibile utilizzando entrambi i protocolli FTP (File Transfer Protocol) o Webdav.
La flessibilità di raggiungere l'archiviazione basata su cloud o le risorse locali è una funzionalità particolarmente utile e offre una flessibilità tanto necessaria a Fluix considerando il suo focus sul dispositivo piuttosto ristretto.
Fluix Security
La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti offre un certo livello di sicurezza, limitando l'accesso a determinate cartelle, limitando le funzionalità o fornendo l'accesso alle funzioni amministrative.
Fluix gestisce questo attraverso l'uso di ruoli, che sono funzionalmente diversi dai gruppi.
I ruoli possono essere creati utilizzando modelli progettati per vari ruoli amministrativi o utente oppure da un modello vuoto che puoi personalizzare.
I ruoli vengono assegnati agli utenti (non ai gruppi) e coprono diverse categorie di autorizzazioni.
Le autorizzazioni globali implicano l'accesso ad aree in Fluix che sono generalmente limitate agli utenti amministrativi o di gestione, come fatturazione, dashboard, archiviazione remota, rapporti, ruoli e impostazioni.
I ruoli possono essere utilizzati anche per gestire le autorizzazioni degli utenti quando si tratta di eseguire attività amministrative su cartelle di archiviazione, gruppi e flussi di lavoro.
È possibile utilizzare varie impostazioni di sicurezza per controllare cose come il comportamento dell'applicazione iOS, l'autenticazione a due fattori (2FA) per il portale di amministrazione, la complessità della password e i periodi di conservazione dei documenti.
Anche altre impostazioni che coinvolgono la condivisione, la modifica e la sincronizzazione dei file hanno un impatto sulla sicurezza e possono essere configurate a livello globale oa livello di gruppo.
Abilita una forza lavoro senza carta
Dove Fluix eccelle è nella gestione di alcuni tipi di collaborazione documentale.
Dato il suo focus su iPad, non sorprende che le sue capacità di collaborazione siano specifiche di quelle comuni nella maggior parte degli scenari mobili, come il completamento dei moduli e le firme elettroniche.
I set di strumenti nelle app mobili Fluix sono ideali per i lavoratori mobili che devono compilare un modulo, raccogliere firme e inviare il modulo elettronicamente utilizzando un dispositivo mobile.
Ancora una volta, troverai un buon supporto per tutto questo nell'app Fluix per iOS.
Sfortunatamente, sebbene sia disponibile un'app per browser Web se desideri utilizzare il desktop, in realtà non è completa di funzionalità come la versione iOS, quindi valutala attentamente per assicurarti che le funzionalità di cui hai bisogno siano disponibili.
E per coloro che desiderano utilizzare un dispositivo mobile basato su Android, è il browser Web o niente.
Fluix non ha una versione Android della sua app disponibile al momento della stesura di questo documento.
Un altro aspetto negativo della sua concentrazione su iPad è che la maggior parte delle persone non crea ancora documenti sull'iPad, a meno che non siano moduli.
Questo è evidente in Fluix, poiché l'app non ti dà molto in termini di creazione di documenti, sia in termini di collaborazione che di strumenti di modifica dei documenti.
Anche le attività di base come la modifica dello stile o del colore del testo del documento dovranno essere eseguite al di fuori di Fluix e la condivisione è limitata all'invio di un'e-mail con il documento allegato.
La modifica dei file PDF in Fluix è limitata a cose come annotazioni e modifica dell'ordine delle pagine.
Queste omissioni di funzionalità non influiscono sull'obiettivo principale che Fluix pone sull'abilitazione dei processi aziendali senza carta, ma sono un caso d'uso comune per molte aziende che cercano una piattaforma di gestione dei documenti e semplicemente non sono supportati con Fluix.
Ciò può renderlo una vendita difficile rispetto a soluzioni più complete, Microsoft SharePoint Online o persino Adobe Document Cloud Standard (12,99 al mese presso Adobe).
Prezzi
Fluix ha recentemente cambiato i suoi piani tariffari.
Il piano Starter è il livello più basso e costa $ 20 per utente al mese (con un minimo di 10 utenti), con supporto per le politiche sulle password e la condivisione dei documenti.
Il livello Core ora costa $ 30 al mese ma aggiunge una serie di funzionalità, tra cui flusso di lavoro, autorizzazioni, accesso all'app Web, conformità a diversi standard di privacy e inclusione del supporto telefonico.
Infine, esiste un piano Advanced, il cui costo sale a $ 50 per utente al mese.
Ma questo piano aggiunge dashboard per reportistica e amministrazione, accordi sul livello di servizio (SLA) personalizzati, registri di controllo, integrazione con AD e supporto per l'integrazione con servizi di terze parti.
L'unico inconveniente contro il livello Starter di Fluix è che il suo massimo di archiviazione è di soli 5 GB e questo livello manca anche di capacità di conservazione dei documenti personalizzate.
Questa è un'area chiave per le aziende che cercano di passare alla gestione elettronica dei documenti, poiché spesso è una misura chiave contro gravi ramificazioni legali.
Fortunatamente, entrambi i livelli Core e Advanced supportano questa funzionalità.
Data la sua specifica enfasi solo su alcune funzionalità di gestione dei documenti e la sua forte dipendenza dalla piattaforma iOS, Fluix ha davvero senso solo per le aziende che sono fortemente coinvolte nell'elaborazione di moduli mobili utilizzando l'iPad.
La sfida è che anche altre soluzioni di gestione dei documenti possono semplificare queste attività, forse con meno raffinatezza e un po 'più di complessità, ma spesso con prezzi più competitivi e certamente con più spazio per la crescita dei processi se le esigenze dell'azienda cambiano.
Professionisti
I flussi di lavoro intuitivi sono facili da configurare.
I flussi di lavoro sono progettati specificamente per Apple iPad.
Forti funzionalità di integrazione dell'archiviazione cloud.
Contro
Manca il supporto per le basi della collaborazione, inclusa la creazione e la condivisione di documenti.
Concentrarsi su iPad per dispositivi client è un miscuglio.
Nessun supporto Android ma disponibile come app web con varie limitazioni.
La linea di fondo
Fluix offre straordinari flussi di lavoro documentali e integrazione con i più diffusi provider di cloud storage che le piccole e medie imprese (PMI) già utilizzano.
Tuttavia, lo strumento è soffocato dalla mancanza di supporto per la condivisione, l'archiviazione dei documenti o le funzionalità di livello aziendale, inclusa la conservazione dei file.
