Se utilizzi un'ampia gamma di app aziendali e di produttività, hai bisogno di un modo per connetterle tutte.
Zapier (che fa rima con più felice) è uno strumento online che aiuta le persone a creare funzioni interconnesse tra questi servizi.
Puoi concatenare i comandi insieme a una struttura "Se X accade, fai Y", dove X e Y possono essere praticamente qualsiasi app.
Il vero punto di forza di queste automazioni (che Zapier chiama Zaps) è che puoi combinare più azioni e app insieme in un unico Zap.
Zapier è il vincitore dell'Editor's Choice insieme a IFTTT; entrambe sono opzioni eccellenti per flussi di lavoro aziendali e di produttività.
Prezzi e piani
Zapier offre un livello di servizio gratuito, anche se con alcune limitazioni.
Con questo account, puoi eseguire fino a 100 attività al mese, ma puoi avere solo cinque Zap attivi in ??un dato momento.
Per chiarire, un'attività è un'azione completata all'interno di uno Zap.
Per la ripartizione completa di come vengono conteggiate le attività, visita la pagina di supporto dedicata di Zapier.
Il livello gratuito non supporta le app Premium o Zaps e Zaps a più fasi vengono eseguiti solo ogni 15 minuti.
Inoltre, non è possibile utilizzare le funzioni Autoreplay o Paths.
Le aziende potrebbero trovare l'account gratuito di Zapier limitato, ma è abbastanza robusto da dare ai consumatori un assaggio di come funziona.
Questa versione gratuita include una prova di 14 giorni di funzionalità premium.
Le app Premium non sono altro che app che Zapier ha deciso di mantenere dietro il suo paywall.
Includono Amazon S3, Evernote Business, GoToWebinar, MySQL, PayPal, QuickBase, QuickBooks, Salesforce, SQL Server, Zendesk e molti altri.
L'autoreplay è una misura di sicurezza che viene attivata se un'attività dovrebbe essere eseguita, ma non lo fa.
Di tanto in tanto si verificano errori per una serie di motivi, ad esempio quando un'API di terze parti è temporaneamente non disponibile.
Autoreplay significa che Zapier ritenta automaticamente l'attività in caso di questo tipo di errore.
È interessante notare che Zapier scagliona ogni ripetizione dello Zap per un periodo di 10 ore, aumentando l'intervallo di tempo tra ogni tentativo.
Per gli account gratuiti, Zapier ti invia una notifica e-mail quando uno Zap fallisce e devi rieseguirlo manualmente.
Paths è una nuova funzionalità che consente di definire la logica condizionale tra i passaggi in uno Zap.
Discuterò le specifiche più in dettaglio più avanti.
L'account Starter, che costa $ 20 al mese, include le app Premium, ma non le funzionalità Autoreplay o Paths.
Ottieni 1.000 attività al mese e 20 Zap, che vengono eseguiti ogni 15 minuti, come con l'account gratuito.
Gli account professionali costano $ 50 al mese e includono app Premium, attività di riproduzione automatica, percorsi e supporto per 3.000 attività al mese su 50 Zap.
Gli Zap vengono eseguiti ogni cinque minuti per questo livello di servizio.
Zapier offre anche un account Professional Plus, per $ 125 al mese.
Professional Plus include tutto nell'account Professional, oltre al supporto per 10.000 attività al mese su 125 Zap.
Gli zap continuano a funzionare ogni cinque minuti.
Il piano account top di gamma, Teams, consente di eseguire 50.000 attività al mese su un numero illimitato di Zap.
Se superi il limite delle attività, Zapier ti addebita in base al tuo utilizzo.
Oltre a tutte le funzionalità degli account Professional, questo piano ti consente di condividere Zap e Connessioni con il tuo team.
Puoi anche raggruppare tutti gli addebiti dell'account in un'unica fattura.
Per confronto, IFTTT (gratuito su Google Play) è gratuito al momento della stesura di questo documento.
Zapier contro IFTTT
Zapier si concentra principalmente sulle app aziendali e di produttività, sebbene vi sia una significativa sovrapposizione tra queste due categorie.
Dal punto di vista della produttività, Zapier supporta Asana (gratuito su Asana), Google Calendar, Evernote, Todoist e così via.
Altre app incentrate sul business includono GitHub, QuickBooks Online, Slack, Toggle e Wrike.
Zapier include anche alcune funzionalità integrate per tradurre testo, eseguire codice, filtrare dati o persino ritardare azioni.
IFTTT supporta anche tutte le app di produttività comuni, ma sta gradualmente abbracciando il movimento dell'Internet delle cose (IoT) come area di specializzazione.
Lampadine intelligenti, elettrodomestici e campanelli rientrano tutti sotto questo ombrello.
IFTTT funziona anche con Alexa, Cortana, Google Assistant e Siri, cosa che Zapier non fa.
Zapier supporta Zap multi-app, il che significa che puoi creare una catena di eventi su più di due servizi.
Ad esempio, puoi istruire Zapier a inviare un messaggio al canale del team in Slack dopo che qualcuno ha completato un'attività in Asana, quindi aggiungere il nome del progetto a un foglio di calcolo Fogli Google pubblico dei progetti completati.
Con IFTTT, puoi creare un'automazione solo tra due servizi.
Un altro fattore chiave di differenziazione è che IFTTT offre app sia per Android che per iOS.
Zapier non offre app mobili su nessuna piattaforma.
Quindi, se intendi creare e automatizzare attività dal tuo telefono, IFTTT è la scelta migliore.
Questo non vuol dire che Zapier non offra alcune funzionalità mobili; puoi utilizzare le funzionalità integrate di Zapier per inviare messaggi direttamente al tuo telefono.
Ho testato Zaps utilizzando il mio Google Pixel 3 con Android 9 e hanno funzionato come pubblicizzato.
Iniziare
Per iscriverti a Zapier, tutto ciò che devi fare è fornire un indirizzo email, un nome e una password.
Puoi anche utilizzare semplicemente un account Google esistente.
Zapier supporta anche l'autenticazione a due fattori.
L'interfaccia web di Zapier presenta un design pulito con elementi di layout distinti e icone colorate per app e servizi.
La schermata principale è suddivisa in quattro sezioni: Dashboard, I miei Zaps, Cronologia attività e Le mie app.
Puoi cercare app e Zap predefiniti nella sezione Dashboard.
Zapier includerà quindi un elenco di opzioni a discesa per completare un Quando questo accade ...
Allora fallo! dichiarazione.
Puoi abilitare uno zap direttamente da questa schermata.
La sezione I miei Zap è dove puoi trovare tutti gli Zap che hai creato, anche se non sono attivi.
Mi piace che tu possa organizzare i tuoi Zap in cartelle.
La scheda Cronologia attività mostra un registro completo della tua attività Zap.
L'interfaccia include filtri utili per l'ordinamento per nome, stato e data.
Facendo clic su una singola istanza di Zap si accede a una pagina separata con i dettagli sui dati di input e output.
Se ti iscrivi a un livello di account sufficientemente alto, puoi anche abilitare la funzione Autoreplay da questa schermata.
L'ultima sezione, Le mie app, ti consente di visualizzare tutti gli account a cui hai autorizzato Zapier ad accedere.
Zapier semplifica il test, la disconnessione o la riconnessione di ogni account collegato.
Apprezzo che Zapier renda queste opzioni facilmente accessibili.
Configurare i tuoi Zap
Zapier ha semplificato l'editor di Zap dall'ultimo aggiornamento della recensione.
L'interfaccia include un nuovo menu a destra con una struttura del tuo Zap, guide pertinenti, rapporti sugli errori, cronologia delle attività e opzioni dell'organizzazione.
Puoi ancora configurare le impostazioni nel pannello centrale, ma è più facile visualizzare il processo dall'inizio alla fine rispetto a prima.
L'interfaccia di Zapier non è così amichevole come quella di IFTTT, ma è molto più flessibile.
IFTTT ha gli utenti che fanno clic sui collegamenti If + e That + in un'intestazione e quindi selezionano da una varietà di schede per creare il flusso delle attività.
Puoi pensare a uno Zap come composto da due elementi principali: il trigger (Quando questo accade ...) e l'azione (Allora fai questo).
Il primo passo, ovviamente, è scegliere un'app Trigger e l'azione associata.
Supponiamo che tu voglia che Zapier ti invii le previsioni del tempo ogni giorno tramite SMS.
Per iniziare, seleziona il servizio integrato Weather by Zapier come app Trigger e scegli l'evento trigger, in questo caso, la previsione di oggi.
Se scegli un'app Trigger che richiede un accesso, devi inserire le tue credenziali in questa fase.
Potrebbe anche essere necessario inserire ulteriori informazioni prima di passare alla fase successiva.
Ad esempio, con questo esempio di previsioni del tempo, inserisci i valori di latitudine e longitudine e scegli le unità di misura.
Zapier ti dà anche la possibilità di testare questa azione iniziale prima di andare avanti.
Il passaggio successivo consiste nello scegliere un'app di azione e un'azione correlata.
Continuando con l'esempio del tempo, selezioni SMS di Zapier e poi Invia SMS come evento di azione.
Successivamente, fornisci i dettagli del mittente e del destinatario e specifichi il contenuto del messaggio effettivo.
Il messaggio può contenere testo e qualsiasi campo che Zapier ha estratto dall'app trigger (disponibile tramite il pulsante Inserisci un campo nella parte in alto a destra della casella di testo).
Le opzioni variano in base all'app Trigger che hai scelto.
Le opzioni per le previsioni del tempo includono riepilogo, umidità, velocità del vento e indice UV.
Questo è solo un esempio di Zap.
Puoi combinare un numero qualsiasi di servizi per lavorare insieme in modi che ti avvantaggiano.
Ad esempio, puoi collegare insieme Slack e Trello (Visita il sito su Trello) per aiutare a comunicare gli obiettivi e assegnare le attività in modo più efficiente.
Forse vuoi condividere le nuove voci di tempo da Toggl ad Asana.
Per quanto semplici o complesse siano le tue esigenze, Zapier probabilmente offre una combinazione di funzioni che possono automatizzare il tuo flusso di lavoro.
Puoi aggiungere tutti i passaggi che desideri a uno Zap semplicemente premendo il pulsante più sotto l'ultima azione che hai creato.
Puoi anche creare un nome per il tuo Zap e aggiungere una nota in modo da non dimenticare cosa fa o come funziona.
Quest'ultima parte è utile per chiunque intenda condividere Zaps con altri membri di una squadra.
Se scegli di aggiungere opzioni più avanzate al tuo Zap e non sei una persona tecnicamente esperta, potresti dover eseguire alcuni test per confermare che le modifiche apportate hanno l'effetto desiderato.
Ad esempio, prova a configurare uno Zap in un modo che ritieni possa funzionare.
Se non funziona come previsto, prova a esaminare tutto dall'inizio e a cambiare una variabile alla volta.
Una funzionalità avanzata che potrebbe richiedere del tempo per comprendere è il nuovo strumento Paths di Zapier, che consente di definire la logica condizionale tra due passaggi.
Pensala in questo modo, se il passaggio 1 si verifica e ha la qualità X, quindi scegli il percorso A.
se il passaggio 1 si verifica e ha la qualità Y, quindi scegli il percorso B.
Nel contesto del nostro esempio meteorologico, puoi personalizzare il messaggio SMS Zapier ti invia a seconda che la temperatura sia sopra o sotto lo zero (32 gradi Fahrenheit).
Ecco come funziona in pratica.
Dopo aver configurato l'app Trigger, premi il pulsante più e scegli Percorsi.
I percorsi devono essere l'ultima parte della catena Zap.
Fare clic sul pulsante Modifica sul percorso A e denominarlo con un nome pertinente, ad esempio Above Freezing.
Quindi, scegli le regole o le condizioni per il percorso da eseguire.
Nel nostro esempio, scegli Temperature Min, (Number) Greater Than e 32.
Puoi aggiungere eventuali istruzioni AND o OR aggiuntive alla serie di regole, ma assicurati che non siano in contraddizione tra loro.
Prima di andare avanti, Zapier verifica le condizioni rispetto a un set di dati di esempio e ti dice se il percorso avrebbe ...
