Trello è un'app accattivante, divertente e intuitiva che aiuta le persone a collaborare al lavoro.
La sfida più grande nell'usarlo è decidere se è il giusto tipo di app di collaborazione per gestire il tuo lavoro.
Trello è meglio descritto come un'app kanban board, una categoria di software che è la migliore per organizzare, coordinare e monitorare il lavoro mentre si muove attraverso un flusso di lavoro tra un gruppo di persone.
Non è un'ottima app per la gestione dei progetti tradizionali.
Tuttavia, i punti di forza di Trello sono la sua facilità d'uso e la capacità di condividere le bacheche Trello con collaboratori esterni.
Confrontando Trello con altre app kanban, alcune funzionalità sono insufficienti, come le corsie da nuoto e i limiti di lavoro in corso.
Quello che ha è una selezione di funzionalità aggiuntive che puoi aggiungere à la carte, rendendo l'app complessa e ricca di funzionalità solo come desideri.
Capire se è giusto per il tuo team e il lavoro che vuoi gestire potrebbe richiedere alcuni tentativi ed errori, tuttavia.
Trello è un'app per la gestione dei progetti?
Una domanda comune che sento su Trello è questa: "Trello non è un'app per la gestione dei progetti?"
Lo è e non lo è.
Dipende da quanto sei severo con la definizione della parola "progetto".
Un progetto è un gruppo di attività che hanno una data di inizio, una data di fine e un prodotto finale.
Non tutto il lavoro è un progetto.
Costruire una casa è un progetto.
Rispondere alle chiamate in un call center non è un progetto.
In Daxdi, consideriamo le app di collaborazione come una categoria molto ampia.
Al suo interno abbiamo alcune sottocategorie per rendere più facile per le persone conoscere e confrontare il software che meglio si adatta alle loro esigenze.
Una di queste sottocategorie è il tradizionale software di gestione dei progetti.
Un altro sono le app di bordo kanban.
Trello si inserisce in modo più ordinato nella sottocategoria kaban, perché ha tutte le caratteristiche tipiche di un'app per bacheca kanban.
Potresti usare Trello per gestire alcuni tipi di progetti? Sì.
Potresti.
Sarebbe una cattiva scelta di app per la gestione di progetti molto grandi e complessi, come il lancio di un razzo? Sì.
Sarebbe.
Cos'è Kanban?
Kanban è un metodo per organizzare, monitorare e gestire il lavoro.
Immagina di voler gestire una lista di cose da fare di famiglia usando un cartellone e delle note adesive.
Potresti iniziare creando tre colonne (Trello le chiama elenchi) etichettate To Do, Doing e Done.
È quindi possibile scrivere sui foglietti adesivi le faccende da svolgere e inserirle nella prima colonna.
Diciamo che la famiglia ha deciso che ogni membro della famiglia è responsabile di non più di tre compiti in un dato momento.
Ora, tutti possono scegliere tre attività dalla colonna Da fare e aggiungere il proprio nome alla nota adesiva.
Oppure qualcun altro può assegnare loro compiti.
Quando la persona responsabile inizia le attività, sposta la nota adesiva nella colonna In corso.
Quando hanno finito, inseriscono il nella colonna Fatto e possono quindi scegliere una nuova attività.
Dall'esempio, puoi trarre due vantaggi dal kanban.
Uno è che è un ottimo sistema per limitare la quantità di lavoro che ogni persona può avere nel proprio piatto alla volta.
Il secondo è che tutti hanno visibilità sullo stato del lavoro che il team (in questo caso, la famiglia) deve svolgere.
Ciò consente sia la responsabilità che la possibilità di aiutare gli altri membri del team che sono rimasti indietro.
Le app della lavagna Kanban sono ideali per la gestione del lavoro e lo spostamento del lavoro attraverso diverse fasi o flusso di lavoro.
Tuttavia, non tutto il "lavoro" è adatto a questa configurazione.
Se stai lanciando un razzo o costruendo un ospedale, hai bisogno di un software più robusto in grado di monitorare come i diversi pezzi del progetto si influenzano a vicenda.
Ad esempio, la tempistica per la costruzione di un ospedale dipende da quando vengono gettate le fondamenta.
Se perdi quella scadenza a causa del maltempo, tutti gli altri pezzi del progetto devono adattarsi per adattarsi al cambiamento.
Le bacheche Kanban non sono attrezzate per affrontare questo tipo di imprevisti.
Prezzo e piani
Trello ha ridotto il numero di tipi di piano che offre a tre, eliminando la sua precedente opzione Gold.
Ora puoi registrarti per un account gratuito, Business Class o Enterprise.
Trello Free è come suggerisce il nome: gratuito.
Con questo tipo di account, puoi creare tutte le bacheche, schede ed elenchi personali che desideri, anche se sei limitato a creare non più di 10 bacheche di squadra (ovvero collaborative).
Gli allegati di file non possono avere dimensioni superiori a 10 MB e non puoi integrare il tuo account con altre app.
Soprattutto, ottieni solo un potenziamento per tavola.
Il concetto di potenziamento è importante per capire cosa rende l'account gratuito così diverso dagli account a pagamento.
I power-up sono à la carte funzionalità che aggiungi alle tue bacheche Trello.
Con la maggior parte dei software aziendali, scegli un livello di servizio basato sul set di funzionalità offerto a ciascun livello.
Ad esempio, potresti ottenere le funzionalità A e B con il primo livello di servizio, ma da A a D con il secondo livello e così via.
Trello è diverso.
Con Trello, personalizzi le funzionalità (o power-up) che desideri per ogni scheda.
E il numero di funzionalità che puoi aggiungere varia in base al tipo di account che scegli.
Alcuni esempi di power-up sono una visualizzazione del calendario, il monitoraggio del tempo e i campi personalizzati.
Se vuoi avere tutte e tre queste funzionalità su una scheda, non puoi farlo con Trello Free perché ottieni solo un potenziamento per scheda.
Gli account Business Class ($ 12,50 a persona al mese o $ 119,88 a persona all'anno) e Enterprise (i prezzi variano) sono dotati di power-up illimitati.
Entrambi hanno un limite di dimensione di 250 MB per i caricamenti e ti consentono di creare un numero illimitato di bacheche del team.
La differenza tra questi due tipi di account ha meno a che fare con le funzionalità dell'utente finale e più con le opzioni di gestione back-end.
Trello Enterprise include strumenti per l'amministrazione del Single Sign-On e la gestione di autorizzazioni e restrizioni.
Come si confrontano i prezzi di Trello?
I prezzi di Trello sono alla pari con altri pacchetti software di collaborazione.
Nei primi anni dopo il suo lancio iniziale, Trello ha fatto pagare molto meno, il che, insieme alla sua interfaccia utente amichevole, l'ha aiutato a guadagnarsi la reputazione di essere un ottimo strumento per le piccole imprese e le startup.
Le tariffe sono ancora giuste, ma non sono un affare.
Asana fa pagare un po 'più di Trello, a partire da $ 13,49 a persona al mese.
Airtable, che è un database relazionale che funziona bene anche per la gestione del flusso di lavoro, costa circa lo stesso (a partire da $ 120 a persona all'anno).
Leankit, un'altra semplice app per schede kanban, fa pagare molto di più (minimo $ 228 a persona all'anno).
Zenkit addebita quasi lo stesso di Trello con la sua opzione di $ 9 a persona al mese, così come Wrike a $ 9,80 a persona al mese.
È possibile confrontare questi prezzi con le app di gestione dei progetti più tradizionali, alcune delle quali ora offrono funzionalità di bordo kanban al loro interno, ma potrebbe diventare complicato.
Alcune app di gestione dei progetti addebitano per persona al mese e altre applicano una commissione fino a un certo numero di utenti, rendendo più difficile confrontare i prezzi.
Ad esempio, Zoho Projects ora addebita una tariffa per un gruppo, ad esempio $ 240 all'anno per un massimo di 10 persone.
Zoho Sprints, un altro prodotto della stessa azienda più focalizzato sulla gestione agile dei progetti in un ambiente kanban board, utilizza un calcolo del tasso di gruppo simile; costa $ 12 al mese per un gruppo di 10.
Teamwork Projects, tuttavia, addebita $ 9 a persona al mese in modo più semplice, sebbene ci sia un minimo di 5 persone.
Come ho detto, diventa un po 'disordinato
Iniziare con Trello
Come con qualsiasi app per bacheca kanban, Trello ti consente di creare bacheche personalizzate.
In precedenza ho menzionato il tabellone di esempio di To Do, Doing, Done.
Questo è solo un esempio.
Puoi creare bacheche con tutte le colonne che desideri e puoi nominare quelle colonne come preferisci.
Successivamente, crei le carte da mettere nelle colonne.
Le carte di Trello possono contenere molti dettagli.
Puoi inserire il nome di un'attività, assegnatario, attività secondarie, data di scadenza, descrizione, collegamenti ipertestuali, allegati, etichette (simili ai tag) e altro.
Un altro passo per iniziare è invitare le persone a unirsi alla tua bacheca, se vuoi creare bacheche del team.
Puoi anche utilizzare Trello per il kanban personale se desideri organizzare privatamente le tue attività e flussi di lavoro.
Un po 'nuovi in ??Trello sono i modelli.
Ora puoi scegliere una bacheca già progettata per aiutarti a guidarti verso una migliore gestione del flusso di lavoro, a seconda del tipo di lavoro che hai.
Alcuni esempi di modelli sono Publishing Process, Design Sprint, Support Ticket Management e Office Party Planning.
Con un account Trello a pagamento, puoi creare i tuoi modelli da utilizzare anche per il tuo team.
App e interattività
Puoi utilizzare Trello come app web o come app desktop scaricata (mac OS, Windows) o app mobile (Android, iPhone e iPad).
L'app Web funziona senza problemi, con ottime funzionalità di trascinamento della selezione, anche quando si desidera caricare allegati.
Ottieni alcuni vantaggi dall'installazione di un'app desktop.
Per i principianti, ricevi notifiche sul desktop e opzioni di aggiunta rapida.
Ottieni anche le funzionalità Touch Bar con un Mac compatibile e scorciatoie da tastiera aggiuntive.
Trello ti consente di caricare contenuti non solo dal tuo desktop, ma anche da Google Drive, Box, Dropbox e URL.
Quando carichi un'immagine su una scheda, Trello può trasformarla in un'immagine di copertina, aiutandoti a identificare a colpo d'occhio cosa contiene la scheda.
Ora c'è un'opzione per aggiungere un'immagine di copertina anche se non hai nulla da caricare.
Trello ti consente di eseguire una rapida ricerca su Unsplash per trovare qualcosa di rilevante.
Sebbene tu possa assegnare qualcuno a una carta e impostare una data di scadenza, non troverai funzionalità di gestione del progetto più avanzate, come la stima degli scenari migliori e peggiori per quanto tempo potrebbe richiedere il completamento di un'attività.
È anche strano per me che le carte non possano essere spuntate come fatte, sebbene tu possa "archiviarle".
Questo è il caso anche quando una carta ha una data di scadenza.
Forse il problema è che sto cercando di classificare le carte in attività quando in realtà non devono esserlo.
Trello è un sistema altamente flessibile in questo senso.
Le carte possono essere quello che vuoi proprio come le colonne possono essere per quello che vuoi.
Funzionalità e potenziamenti
Le etichette con codice colore sono un altro strumento per organizzare le carte, anche se le trovo un po 'deludenti.
Ogni etichetta richiede un colore, il che significa che si esauriscono rapidamente i colori facilmente identificabili dopo forse 10 o giù di lì.
È disponibile un'opzione per abilitare i modelli per gli utenti daltonici.
Vorrei avere la possibilità di utilizzare i tag parole chiave come etichette, se ciò si adatta meglio alle esigenze della mia bacheca.
Ciò aggiungerebbe più modi per cercare, ordinare e filtrare le carte.
Trello non viene fornito con il monitoraggio del tempo per impostazione predefinita, ma puoi aggiungerlo come potenziamento.
Puoi aggiungere più funzionalità tramite ...
