Quando leggi una recensione di una nuova fotocamera o laptop, lo scrittore non ha bisogno di spiegare cosa sia una fotocamera o un laptop è.
Spesso non è il caso del software e certamente non è il caso di Smartsheet.
Smartsheet è un'app online con le ossa di un'applicazione per fogli di calcolo che le persone utilizzano per gestire e monitorare il lavoro collaborativo.
A seconda di come lo usi, potrebbe essere una piattaforma di gestione dei progetti, completa di diagrammi di Gantt e strumenti di gestione delle risorse, oppure potrebbe essere un'app per il monitoraggio delle attività.
Puoi anche usarlo per raccogliere e importare informazioni da un modulo web, automatizzare parti di un flusso di lavoro, diamine, puoi persino usarlo come app CRM.
Smartsheet è versatile e altamente personalizzabile, ma ci vuole un po 'per capire come si fa può usalo, tanto meno come te dovrebbero usalo.
Se stavi cercando uno strumento di collaborazione che puoi adattare alle tue esigenze, Smartsheet potrebbe essere quello.
Ci piace anche Asana per gli stessi motivi, sebbene Smartsheet possa fare alcune cose che Asana non può fare.
Se sei alla ricerca di un'app di gestione dei progetti più tradizionale, abbiamo tre scelte degli editori.
Zoho Projects è la nostra scelta per un'opzione a basso costo.
Il lavoro di squadra (precedentemente noto come Progetti di lavoro di squadra) è la nostra scelta di fascia media.
LiquidPlanner, che è piuttosto costoso, è ideale per grandi team che lavorano su centinaia di progetti alla volta.
Quanto costa Smartsheet?
Smartsheet offre quattro livelli di servizio, oltre a una prova gratuita di 30 giorni.
Tuttavia, non ha un livello di servizio gratuito.
Innanzitutto, ci sono due tipi di piano che puoi acquistare direttamente dal sito web: Standard Individual e Standard Business.
Il piano individuale costa $ 19 a persona al mese o $ 168 a persona all'anno.
Standard Business costa $ 32 a persona al mese o $ 300 a persona all'anno.
Tutto sommato, l'account Business è l'opzione migliore per tutte le organizzazioni tranne le più piccole.
Maggiori informazioni su come differiscono in un momento.
Quindi, ci sono due piani di livello aziendale, Enterprise e Premier.
È necessario contattare l'azienda per un preventivo personalizzato.
Questi piani sono progettati per organizzazioni di grandi dimensioni che necessitano di ampi controlli di amministrazione e sicurezza.
Per ottenere una prova gratuita con Smartsheet, è necessario un indirizzo e-mail aziendale, ovvero uno che non sia un ovvio account e-mail gratuito.
Tuttavia, non hai bisogno di una carta di credito.
La prova gratuita ha alcune limitazioni.
Ad esempio, puoi avere solo 50 fogli alla volta.
Inoltre, non puoi pubblicare moduli Smartsheet, anche se puoi crearli per avere un'idea di come funzionano.
I moduli Smartsheet sono moduli web che ti consentono di raccogliere informazioni che vengono poi importate nel tuo account Smartsheet.
Allora qual è la differenza tra il conto individuale standard e quello aziendale standard? Si tratta di limitazioni su alcune funzionalità e sugli strumenti di amministrazione inclusi.
Gli account individuali standard sono limitati a un utente con licenza e possono avere 10 collaboratori per elemento, 10 fogli in totale, cinque rapporti e una dashboard.
Inoltre viene fornito con 50 GB di spazio di archiviazione.
Gli account aziendali standard ottengono collaboratori, rapporti e dashboard illimitati e possono avere 100 fogli per utente con licenza.
Gli account aziendali ricevono anche 100 GB di spazio di archiviazione per ogni utente con licenza; controlli per la gestione di utenti, gruppi e risorse; e l'accesso ai registri delle attività.
Come si confrontano i prezzi di Smartsheet?
Come si confrontano i prezzi, i piani e il valore di Smartsheet con quelli di altre app? È difficile da dire perché dipende da cosa lo usi e, di conseguenza, con quali app lo confronteresti.
Se utilizzi Smartsheet per la gestione dei progetti tradizionali, il prezzo è paragonabile alle app di fascia media in quella categoria, che vanno da circa $ 15 a $ 35 a persona al mese.
Alcuni esempi sono Teamwork, EasyProjects, Celoxis e Microsoft Project.
Oppure puoi confrontare Smartsheet con un sistema di gestione del lavoro, come Airtable o Asana, che costano entrambi da $ 12 a $ 25 a persona al mese.
La tariffa di partenza per questi servizi è inferiore ed entrambi hanno un livello di servizio gratuito abbastanza generoso, quindi puoi provarli a lungo prima di decidere di passare a un piano a pagamento.
Tuttavia, non hanno quasi tutte le funzionalità integrate di Smartsheet.
Se fossi esperto nella creazione di automazioni, potresti essere in grado di replicare alcune delle funzionalità più interessanti trovate in Smartsheet, ma non tutte.
Guida introduttiva a Smartsheet
Se sei disposto a lavorare, Smartsheet può fare molto per te.
Ti consigliamo di guardare alcuni dei numerosi video dell'azienda per orientarti.
Ce n'è uno buono sul sito Web di Smartsheet, anche se devi compilare un modulo di contatto per accedervi, il che è un ostacolo.
È meglio invece visitare il canale YouTube di Smartsheet.
Smartsheet è costruito su fogli di calcolo.
Quasi tutto ciò che puoi fare in un foglio di calcolo, puoi farlo in Smartsheet.
Ogni progetto o lotto di lavoro che desideri organizzare nell'app inizia con un foglio.
Se hai esperienza con le app di gestione dei progetti più tradizionali, la configurazione iniziale potrebbe sembrare leggermente diversa.
Ad esempio, invece di creare insiemi di attività all'interno di un elenco di attività, crei un'attività su una delle righe del tuo foglio e quindi crei attività aggiuntive sotto di essa, che puoi quindi rientrare per creare la stessa relazione.
Sebbene Smartsheet sia altamente capace, ci sono alcune cose che non fa immediatamente.
Gli strumenti di monitoraggio del tempo, budget e gestione avanzata delle risorse non sono inclusi, anche se puoi ottenerli se paghi per aggiungere un prodotto software compatibile chiamato 10.000 piedi, che è di proprietà della stessa azienda.
Altre app di gestione dei progetti hanno già questi strumenti inclusi.
Paymo, ad esempio, è noto per i suoi eccellenti strumenti di monitoraggio del tempo e di fatturazione.
ProofHub non ha strumenti di contabilità, ma ha timer per tenere traccia del tempo speso per le attività.
Il lavoro di squadra ha anche il monitoraggio del tempo.
Quando inizi, qualcosa da notare è che l'app non si aggiorna in tempo reale mentre tu ei tuoi colleghi apportate modifiche ai vostri progetti.
Ricevi notifiche quasi in tempo reale, ma devi aggiornare manualmente la pagina per vedere effettivamente le modifiche che i tuoi colleghi hanno implementato.
Un'impostazione che vale la pena controllare quando crei per la prima volta un account Smartsheet è la frequenza con cui l'app salva il tuo lavoro.
La maggior parte delle app cloud salva tutto automaticamente.
In Smartsheet, tuttavia, devi selezionare un intervallo per la frequenza con cui desideri che l'app salvi.
Vai a Impostazioni personali, assicurati di selezionare queste due opzioni: Salva automaticamente dopo 1 minuto di inattività e Salva automaticamente le mie modifiche quando esco da un foglio, un rapporto o una dashboard.
La soluzione attuale non è l'ideale.
Ci piacerebbe vedere il salvataggio automatico di Smartsheet per impostazione predefinita ad ogni battitura.
Modelli e casi d'uso
Quando inizi con Smartsheet, che viene eseguito nel cloud (tramite un'app Web) e su iOS e Android, crei un foglio bianco o scegli un modello.
Anche i fogli bianchi hanno una certa quantità di formattazione, tuttavia, come Progetto, Schede, Modulo, Elenco attività, Report e così via.
I modelli sono organizzati per categoria, che include Clienti e clienti, Finanza e contabilità, Direzione generale, Risorse umane, IT, Marketing, Sviluppo prodotto e Vendite.
Per darti un'idea della gamma, puoi trovare modelli per gli usi più generali, come il modulo di feedback dei clienti e il calendario annuale per giorno, così come gli usi più mirati, come la manutenzione della proprietà in affitto, la nota spese, la pipeline delle vendite per rappresentante e piano e budget dell'evento.
Esistono anche modelli specifici per i progetti, tra cui:
Budget del progetto
Progetto Agile con Gantt
Programma di costruzione con Gantt
Piano di lancio del progetto
Progetto con Gantt e dipendenze
Progetto con Gantt Timeline
Progetto con gestione delle risorse
Progetto con scadenza rigida e Gantt
Sono disponibili set di modelli per casi d'uso altamente specifici, come la pianificazione del ritorno al campus di istruzione superiore (alla luce di COVID-19) e il test e il monitoraggio degli anticorpi.
Navigare nell'app Smartsheet
Non importa come ti immergi in Smartsheet, sullo schermo vengono visualizzati degli overlay per spiegare tutte le caratteristiche salienti.
Un suggerimento e un collegamento alla documentazione e ai video di formazione sono sempre a portata di mano e ad un certo punto ti serviranno.
Anche se sei un mago di Excel, Smartsheet potrebbe comunque finire per stupirti a volte.
Non tutte le formule sono identiche nelle due app.
Smartsheet è ordinato.
Il foglio di calcolo occupa il centro dello schermo.
Una barra degli strumenti simile a Microsoft nella parte superiore ha pulsanti di formattazione e opzioni per modificare la visualizzazione.
Quando un diagramma di Gantt è incluso nel foglio, puoi scegliere di visualizzarlo a destra delle celle.
I dispositivi di scorrimento consentono di modificare la larghezza delle finestre per personalizzare meglio la visualizzazione.
Un pannello laterale sinistro pieghevole ti consente di vedere tutti i fogli che hai creato o che le persone hanno condiviso con te.
Lo usi per muoverti velocemente tra le lenzuola.
Sul lato destro dell'interfaccia ci sono diverse icone che ti consentono di vedere eventuali conversazioni avvenute su questo foglio, allegati e commenti relativi alle richieste di correzione.
A seconda del livello di accesso e del tipo di account, potresti anche vedere richieste di aggiornamento, un registro delle attività, un pulsante di pubblicazione che rende il foglio visibile su un URL pubblico e un riepilogo del foglio.
Caratteristiche e utilizzo
Smartsheet rende i dati del foglio di calcolo più dinamici per le persone che non sono esperte in Excel.
Ogni riga o colonna può contenere un menu a discesa di valori personalizzati, un elenco di contatti, una data, una casella di controllo, un simbolo o diverse altre entità.
Per creare un semplice elenco di attività, ad esempio, potresti avere una colonna contenente caselle di controllo e la colonna successiva potrebbe essere chiamata Nome attività.
Una terza colonna potrebbe contenere il tuo elenco di contatti, permettendoti di scegliere un assegnatario per ogni attività.
Smartsheet supporta anche la possibilità di assegnare più persone a un'attività, purché tu scelga di consentire più contatti per cella.
Questo non significa che qualcuno dovrebbe pagare per Smartsheet se il file solo cosa hanno pianificato di fare con esso è assegnare e monitorare lo stato delle attività.
Ma è un esempio di un foglio che potresti realizzare.
Un'app collaborativa per l'elenco delle cose da fare, come Todoist, sarebbe uno strumento migliore per il monitoraggio delle attività di base tra un team.
Trello è un'altra opzione di popolazione per monitorare le attività tra i compagni di squadra.
Trello è un'app per lavagna kanban, il che significa che le attività sembrano piccole carte disposte ordinatamente su una lavagna con colonne.
Asana e Smartsheet hanno anche viste a bordo.
La differenza è in Trello, la bacheca è il modo principale per visualizzare i tuoi dati e se desideri visualizzazioni aggiuntive, come un calendario o un diagramma di Gantt, devi aggiungerle.
In Asana e Smartsheet, la lavagna è solo una delle numerose opzioni incluse.
A proposito di Trello, se hai usato quello strumento in passato e sei ...
