Chiunque sia coinvolto anche da remoto nella contabilità di piccole imprese conosce il nome Intuit e la sua venerabile piattaforma QuickBooks.
Sebbene abbia iniziato a concentrare il suo marketing su una versione orientata al cloud, soprannominata Intuit QuickBooks Online, dove deve affrontare una forte concorrenza, Intuit rimane un marchio incredibilmente forte e sfoggia persino la controparte di fascia media che stiamo recensendo qui, chiamata QuickBooks Desktop Enterprise edition.
Questa versione del software copre la contabilità di fascia media, inclusa la contabilità generale e gestione delle scorte, ed è concesso in licenza per postazione, con prezzi a partire da $ 1.100 all'anno per un abbonamento annuale per postazione singola.
Con diversi abbonamenti disponibili per accedere a diversi livelli di funzionalità, tra cui Advanced Reporting, Advanced Payroll e diversi gradi di supporto, i clienti di QuickBooks Desktop Enterprise possono progettare soluzioni abbastanza ben mirate per esigenze specifiche.
Tuttavia, un database proprietario, un limite massimo di utenti abbastanza basso e una dipendenza dalla sua comunità di utenti per la documentazione di supporto mantengono questo sistema leggermente indietro Acumatica e Intacct, gli attuali vincitori dell'Editor's Choice in questa categoria.
Puoi anche pagare l'abbonamento su base mensile, a partire da $ 75,60 al mese per una licenza per postazione singola.
La maggior parte delle applicazioni per piccole e medie imprese (SMB) esaminate in questo riepilogo vengono eseguite su database pesanti come Microsoft SQL Server, Oracle o SAP HANA.
QuickBooks Desktop Enterprise utilizza un database proprietario di Intuit e la scalabilità è limitata a soli 30 utenti simultanei.
Questa è una grave limitazione quando le app di altri fornitori recensite possono essere ridimensionate fino a centinaia o addirittura migliaia di utenti.
D'altra parte, molti di questi concorrenti, tra cui Intacct (Visit Site at Sage Intacct) e NetSuite OneWorld, hanno lo scopo di far crescere il cliente fino all'espansione della piattaforma in un vero ambiente di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).
QuickBooks Desktop Enterprise non ha tali obiettivi in ??quanto è progettato esclusivamente per la contabilità.
Inoltre, QuickBooks Desktop Enterprise e Microsoft Dynamics GP (Visita il sito su Microsoft Dynamics) sono stati gli unici due prodotti che ho effettivamente dovuto installare in locale, sebbene entrambi siano disponibili come piattaforme ospitate nel cloud (attraverso vari servizi di hosting che agiscono come valore aggiunto partner ai rispettivi produttori).
Intuit offre anche una versione ospitata nel cloud dello stesso QuickBooks Desktop Enterprise, per un leggero vantaggio rispetto alla versione locale.
L'installazione è stata rapida, senza problemi.
I tipi di entità predefiniti come costruzione, non profit, servizi professionali, consulenza e altri sono disponibili durante il processo di installazione e devono essere selezionati per configurare correttamente il sistema.
La selezione di un tipo di attività influisce sul piano dei conti predefinito e questo processo è esattamente lo stesso delle altre versioni di QuickBooks, quindi sarà familiare ai clienti precedenti.
A differenza della maggior parte degli altri software in questa carrellata, è possibile acquistare QuickBooks Desktop Enterprise direttamente da Intuit o tramite l'ampia rete di rivenditori del fornitore.
Sebbene sia del tutto possibile configurare e personalizzare QuickBooks Desktop Enterprise da solo, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un Certified ProAdvisor se pensi di aver bisogno di una personalizzazione completa o se pensi che la tua configurazione potrebbe richiedere una configurazione non standard.
È anche molto probabile che il tuo commercialista sia un Certified ProAdvisor o lavori con uno, dato l'uso diffuso dell'app, quindi sviluppare una relazione in questo senso potrebbe essere utile se pensi che utilizzerai la piattaforma per molto tempo.
Se non si guarda da vicino, sembra che QuickBooks Desktop Enterprise utilizzi un piano dei conti strettamente denominato, privo dei numeri familiari utilizzati da altri sistemi di contabilità.
In realtà, i numeri di conto ci sono, ma non vengono visualizzati di default.
Nel menu Modifica preferenze, è presente una casella di controllo "Usa numeri".
QuickBooks Desktop Enterprise utilizza lo stesso sistema di numerazione a quattro cifre (serie 1000 per le attività, 2000 per le passività, 3000 per i conti di capitale, 4000 per il reddito e 5000 per le spese) utilizzato dalle altre versioni di QuickBooks.
E, come con altre versioni di QuickBooks, puoi avere più livelli di account secondari per fornire un monitoraggio più granulare degli account principali o per impostare divisioni o posizioni.
Sul lato negativo, QuickBooks Desktop Enterprise non fornisce vere funzionalità multi-azienda, anche se potresti probabilmente modificare il piano dei conti per eliminare questo problema.
Tuttavia, ha la capacità di gestire più valute.
Tutte le attività sul ponte
L'avvio di QuickBooks Desktop Enterprise ti porta alla home page, che è un insieme di diagrammi di flusso del processo.
QuickBooks è stato uno dei primi fornitori a incorporare questa interfaccia utente (UI) ed è diventata una sorta di standard perché aiuta notevolmente ad assistere gli utenti attraverso una serie di attività specifiche del processo.
Ciò che viene visualizzato nel diagramma di flusso della home page è determinato dal modo in cui si risponde a una serie di domande durante la configurazione.
La società di test che ho utilizzato per queste revisioni includeva tre livelli orizzontali: fornitori in alto, attività dei dipendenti in basso e attività dei clienti nel livello intermedio.
Attività specifiche sono incluse o escluse a seconda che si utilizzi la funzionalità.
Ad esempio, se non si utilizza un estratto conto del cliente, non verrà visualizzata un'icona per eseguire questa particolare attività (sebbene sia possibile aggiungerla in un secondo momento).
Due riquadri verticali aggiuntivi sul lato destro contenevano attività aziendali e bancarie.
Una navigazione aggiuntiva è fornita da una barra multifunzione in alto e da una barra dei menu verticale sul bordo più a sinistra dello schermo, che può essere nascosta se lo desideri.
Tutte le app di contabilità che ho esaminato offrivano una sorta di dashboard.
Anche QuickBooks Desktop Enterprise lo fa e si chiama Insights.
La dashboard è attivata da una scheda nell'angolo in alto a sinistra della schermata Home.
Come con molti dashboard, passando il cursore del mouse su un punto dati viene visualizzato il valore numerico del punto ed è possibile eseguire il drill-down di diversi livelli nelle singole transazioni direttamente dalla schermata Approfondimenti.
È anche disponibile qualcosa che Intuit chiama Snapshots, raggiungibile dal menu a sinistra.
Questo presenta ciò che la maggior parte degli altri fornitori chiama indicatori di prestazioni chiave (KPI).
Un tweak qui, un tweak là
Alcuni dei programmi che ho esaminato, tra cui SAP Business One Professional e NetSuite, ti consentono di personalizzare quasi ogni aspetto dell'app.
Il vantaggio della flessibilità è che puoi mettere a punto il software per adattarlo con precisione ai flussi di lavoro della tua azienda.
Lo svantaggio è che capire come farlo è una bestia, motivo per cui i clienti generalmente si affidano a partner a valore aggiunto per tali progetti.
QuickBooks Desktop Enterprise non offre quel grado di personalizzazione.
Tuttavia, è possibile aggiungere ed eliminare colonne e campi dati in maschere e report.
Fare questo tipo di modifiche è facile e, in larga misura, intuitivo.
I filtri di report offrono anche un discreto controllo su ciò che accade in un report.
I filtri di QuickBooks Desktop Enterprise sono semplici da usare ma è probabile che non ne avrai bisogno.
Per molte aziende che trovano QuickBooks Desktop Enterprise una buona soluzione, l'ampio numero di report standard funzionerà perfettamente.
Sono disponibili anche report per collegare i conti a righe specifiche in una dichiarazione dei redditi e in un bilancio di verifica rettificato (ad esempio, di lavoro).
Entrambi sono fantastici alla chiusura di fine anno.
Molti clienti non avranno affatto bisogno di personalizzare report o modelli di immissione dati.
La vasta comunità di utenti di QuickBooks non solo funge da eccellente fonte di supporto, ma offre un gran numero di report e modelli personalizzati creati da altri utenti e messi online per il download gratuito.
Sono lì per essere presi.
E poiché QuickBooks è in circolazione da così tanto tempo, sono disponibili anche componenti aggiuntivi di terze parti per estendere le funzionalità di QuickBooks Desktop Enterprise, ma controlla prima gli omaggi.
Sul lato negativo, QuickBooks Desktop Enterprise non fornisce una vera funzione di esportazione.
Puoi esportare alcuni elenchi, come clienti e fornitori, in formato CSV.
Ma per accedere al database sottostante, avrai bisogno di un'utilità di terze parti.
Ciò che QuickBooks Desktop Enterprise ha è la capacità di esportare una copia dei suoi dati al tuo contabile, che può effettuare registrazioni a giornale e aggiustamenti in remoto nella "Copia del contabile" e unire queste modifiche ai tuoi dati esistenti.
È tuttavia possibile importare file Microsoft Excel ($ 99 all'anno su Microsoft365 for Business) nel sistema e scaricare estratti conto bancari e di carte di credito dalle numerose banche e società di carte di credito che supportano la piattaforma QuickBooks.
Fare il punto sulla gestione dell'inventario
L'edizione Quickbook Enterprise che Intuit mi ha fornito per il test includeva i summenzionati elementi Advanced Reporting, Enhanced Payroll, Field Support e Data Protection, ma includeva anche Advanced Inventory.
Questo modulo è generico nel senso che Intuit lo intende per quasi tutti i tipi di entità, ma lo suddivide nelle seguenti opzioni di cui dovrai selezionarne una quando imposti il ??modulo: Edilizia, Non-Profit, Vendita al dettaglio e Produzione e vendita all'ingrosso, che è il tipo di entità che ho selezionato.
L'abilitazione del modulo Inventario avanzato fornisce una discreta gamma di funzioni di gestione dell'inventario, tra cui il costo FIFO (First-In First-Out) oltre al costo medio ponderato fornito nell'edizione di base, codici a barre, monitoraggio del numero di serie e del contenitore e supporto per immagazzinamento multiplo.
A differenza di sistemi come Acumatica (Visit Site at Acumatica Cloud ERP), Advanced Inventory di QuickBook non è una vera app di tipo di produzione perché non fornisce funzionalità come work-in-progress e monitoraggio dell'inventario in tutto il piano di produzione.
Inoltre, è notevolmente meno costoso della maggior parte dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che forniscono queste funzionalità.
Entrare nel modulo Inventario è semplice.
C'è una scheda Inventario sulla barra multifunzione in alto e un'icona Attività di inventario nella schermata di avvio / Home nella sezione Società.
Entrambi ti portano al Centro inventario, che elenca gli elementi dell'inventario disponibili e il loro stato.
Il Centro inventario è personalizzabile e puoi aggiungere facilmente report e altri indicatori chiave di prestazione (KPI).
L'inventario è anche strettamente integrato sia con le vendite che con gli acquisti, come dovrebbe essere, con l'inventario aggiornato quando vengono effettuate le vendite o quando viene acquistato un nuovo inventario.
L'inventario di QuickBooks non consente l'inventario negativo, ma prevede ordini arretrati e contrassegni quando ...
