Il servizio di gestione stipendi basato su cloud OnPay è cambiato in modo significativo prima della nostra ultima revisione e ora è stato aggiunto ancora più funzionalità e flessibilità.
Il sito è una soluzione completa per le buste paga, che consente ai manager di creare registri completi dei dipendenti ed eseguire un numero illimitato di buste paga ogni mese.
Fornisce più report che possono essere facilmente modificati e visualizzati, incluso uno nuovo altamente personalizzabile.
Gestisce anche il calcolo e il pagamento di tutte le imposte sui salari.
Le nuove funzionalità includono un dashboard per le risorse umane e per il monitoraggio delle conversazioni su PTO, un vault documentale, documenti elettronici di onboarding e portali dipendenti rinnovati.
La sua esperienza utente rivaleggia con quella di Gusto.
OnPay è una scelta degli editori, insieme a Gusto, grazie alla sua miscela di successo di buste paga personalizzabili e strumenti per le risorse umane.
Prezzi OnPay
OnPay ha mantenuto il suo prezzo precedente di $ 36 al mese più $ 4 per dipendente al mese, il che lo colloca nella fascia media dei siti che abbiamo esaminato.
Il Full-Service Payroll di Patriot Software ha un prezzo base di $ 25 al mese ($ 10 se sei disposto a depositare e depositare le tue tasse), più $ 4 per dipendente al mese.
Square Payroll, d'altra parte, è di $ 29 al mese, più $ 5 per dipendente al mese.
Gusto inizia $ 39 al mese, più $ 6 per dipendente al mese, ma arriva fino a un prezzo base di $ 149 più $ 12 a persona al mese.
Assistenza per l'installazione con OnPay
La configurazione è la parte più laboriosa e difficile dell'utilizzo di un'applicazione per le buste paga di piccole imprese.
Non solo ci sono centinaia di dettagli da inserire, ma anche la precisione è assolutamente fondamentale.
Il lavoro che svolgi qui ha un impatto enorme sui mezzi di sussistenza dei tuoi dipendenti, ovviamente, nonché sul loro accesso ai vantaggi aziendali.
Inoltre, le agenzie finanziarie non guardano bene ai pagamenti in ritardo, errati o mancanti.
Il modo in cui imposti OnPay per l'elaborazione delle buste paga dipende in gran parte dal fatto che tu abbia già pagato o meno dipendenti nella tua attività attuale.
Se stai iniziando un nuovo libro paga utilizzando OnPay, sarai in grado di eseguire l'intero processo di configurazione da solo (anche se la società può sicuramente aiutarti se necessario).
Se hai una cronologia delle buste paga che deve essere inserita, riceverai un messaggio durante il processo di configurazione online che ti informa che uno specialista del libro paga ti contatterà per organizzare l'importazione di tali dati.
L'azienda offre una garanzia di accuratezza totale.
Se uno qualsiasi di questi dati storici viene inserito in modo errato, OnPay si assume la totale responsabilità.
Se stai iniziando da zero e desideri eseguire la configurazione da solo, puoi sfruttare la nuova procedura guidata di configurazione in sette passaggi di OnPay.
Dovrai prima inserire le informazioni di base sulla tua azienda, inclusi i dettagli di contatto e le informazioni sul proprietario e sul funzionario.
Se questo non viene completato in modo completo e accurato, non sarai in grado di procedere con l'installazione.
I cinque passaggi successivi riguardano l'autorizzazione dell'agente di segnalazione, i dettagli del conto bancario, le pianificazioni dei pagamenti (settimanali, bisettimanali, mensili e così via), i cantieri e la verifica del conto bancario.
Una parola sulle pianificazioni dei pagamenti qui: puoi creare più pianificazioni illimitate, se lo desideri, e puoi anche pagare i dipendenti su pianificazioni diverse.
Questo è più flessibile di quello che offrono altri prodotti, incluso Gusto.
Aggiunta di dipendenti e vantaggi
Dopo aver completato la configurazione iniziale, è necessario inserire i record dei dipendenti.
Hai due opzioni qui.
Puoi creare l'intero record da solo o invitare i dipendenti a inserire il proprio, escludendo ovviamente i dettagli per la retribuzione e altri problemi relativi alle risorse umane.
Patriot Software e altri offrono opzioni simili.
Se i dipendenti hanno già fornito le loro informazioni personali, le visualizzi nei loro registri e puoi completare la parte delle schermate relativa al datore di lavoro.
Una volta impostati, questi record contengono tutti i dettagli del libro paga e delle risorse umane, comprese le detrazioni, la retribuzione, i permessi e i file del personale (ulteriori informazioni sulle risorse umane più avanti).
I record dei dipendenti di OnPay sono più o meno paragonabili a quelli di Gusto, sebbene quelli di Gusto siano più compatti.
OnPay ha una nuova fantastica funzionalità per i record dei dipendenti, tuttavia: i moduli personalizzati.
Questi sono molto facili da creare e possono contenere più tipi di campi di immissione dati, come caselle di testo, elenchi a discesa e campi data.
È possibile utilizzarli nei registri dei dipendenti, ad esempio, per tenere traccia delle apparecchiature informatiche.
È necessario completare altre attività di configurazione prima di poter eseguire un libro paga: è possibile definire criteri di maturazione, ad esempio quante ore devono lavorare i dipendenti per guadagnare PTO, tempo di malattia e così via, nonché i tipi di retribuzione utilizzati (inclusi ore regolari, stipendio, straordinari e bonus).
OnPay supporta più tipi di pagamento rispetto ad altri servizi che ho recensito e ti consente di crearne uno tuo.
Fa buon uso dei campi personalizzati qui e in altre parti del sito.
In effetti, offre più di questi rispetto ai concorrenti (tra quelli che ne offrono affatto).
Trascorrerai anche molto tempo a impostare le detrazioni, principalmente l'assicurazione sanitaria e i piani pensionistici che offri.
Puoi anche definire altri tipi di detrazioni, inclusi i pignoni.
OnPay funge da broker assicurativo per aiutarti a selezionare e impostare i benefici assicurativi per i dipendenti: salute, odontoiatria, vita e invalidità.
Il team di OnPay farà anche ricerche per te e genererà preventivi.
Un'altra attività di configurazione prevede connessioni con servizi di terze parti.
OnPay può integrare i dati del tuo libro paga con QuickBooks Online, la versione desktop di QuickBooks, Xero (OnPay è un partner app certificato con Xero) o qualsiasi altra varietà di applicazioni di produttività.
Il sito offre una potente mappatura dell'account, che ti aiuta a impostare il tuo libro paga in modo coerente con la struttura dell'account della tua applicazione di contabilità.
Tutti i siti che ho esaminato offrono connessioni integrate alle applicazioni correlate, ma SurePayroll ha collegamenti alla maggior parte delle soluzioni di contabilità.
Eccellente esperienza utente
Il libro paga può essere un processo esasperante e ricco di dettagli senza l'onere aggiuntivo di un sito Web confuso e poco attraente che lo supporta.
OnPay offre un'esperienza utente eccellente che raramente ostacola o sminuisce le operazioni.
Il suo uso efficace del colore, dei caratteri e della grafica fornisce un ambiente piacevole e di bell'aspetto per quello che può essere un processo impegnativo.
Tende ancora a espandersi e occasionalmente richiede uno scorrimento eccessivo.
Ci sono molti dati da visualizzare e i manager vogliono vederne il più possibile simultaneamente.
È una sfida.
Inoltre, i link di navigazione e i menu corrispondenti suddividono il sito in piccoli pezzi, quindi devi imparare presto se dovresti andare ai link Payroll, HR o Company per ottenere ciò che stai cercando.
Gusto fa un lavoro migliore nel consolidare le attività correlate.
Tuttavia, OnPay è un sito molto pulito e veloce.
La navigazione è guidata da otto icone nella barra degli strumenti verticale sinistra.
Facendo clic sull'icona Dashboard tornerai sempre alla schermata principale.
Il secondo collegamento di navigazione apre i collegamenti alle schermate informative dei dipendenti e degli appaltatori, con collegamenti aggiuntivi per le regolazioni di fine anno, i nuovi dipendenti e un foglio di lavoro delle ore.
La novità di quest'anno è il collegamento Worker Files, che porta a un elenco completo dei documenti dei dipendenti che sono stati distribuiti e firmati o in scadenza, come il Manuale del dipendente, W-4s e I-9s, le lettere di offerta e la politica di non concorrenza .
Questi sono disposti dal dipendente e racchiusi in grandi scatole colorate.
I file sono ricercabili e sono anche disponibili nel record di ogni dipendente e appaltatore.
Il terzo collegamento ti porta alla sezione del libro paga.
OnPay divide questo processo in quattro passaggi sequenziali; fai clic su ciascuna delle schede colorate nella parte superiore dello schermo per passare a quella successiva.
Il quarto collegamento apre l'elenco dei rapporti.
Questi sono suddivisi tra libro paga e benefici.
Puoi personalizzarli con più filtri, visualizzarli direttamente sullo schermo e aprirli in Excel o salvarli come file PDF.
Il report Elenco stipendi ora consente una personalizzazione notevolmente maggiore.
Puoi aggiungere fino a 40 elementi trascinandoli e rilasciandoli in posizione tra le colonne standard incluse.
Questo è lo strumento di reportistica più potente che ho visto nei siti di libro paga che ho recensito.
Il quinto collegamento ti porta alla documentazione e ai pagamenti del tuo libro paga e il sesto agli strumenti e ai dati delle risorse umane.
OnPay ha davvero potenziato le sue capacità di gestione delle risorse umane al punto da guidare i siti web di libro paga in quell'area.
In effetti, le sue capacità lo rendono competitivo con soluzioni HR e buste paga più avanzate.
Le risorse umane hanno una propria dashboard che può includere attività di onboarding e personale, offerte in sospeso dei dipendenti e informazioni sulle pause.
Non è possibile vedere alcune delle funzionalità delle risorse umane del sito semplicemente sfogliando le schermate, ma ce ne sono molte.
Ad esempio, la raccolta documenti estesa contiene centinaia di guide HR, contratti e modelli personalizzabili.
Puoi facilmente assegnare attività e creare flussi di lavoro personalizzati.
La schermata Tempo libero dipendente mostra le informazioni su chi è fuori ufficio in questo momento e chi lo sarà presto; puoi anche visualizzarlo in un calendario grafico.
Di seguito è riportata una tabella con una voce per ciascun dipendente che mostra il tempo libero richiesto (che è possibile approvare o negare) e le richieste in corso, nonché una cronologia.
OnPay offre conversazioni online tra i dipendenti e l'amministratore per prendersi cura di questo elemento del personale.
Il sito ha aggiunto questa capacità di comunicazione in altre aree del sito ed è una funzionalità utile e formidabile.
Il settimo collegamento nella barra degli strumenti ti porta al menu Società, che contiene gran parte di ciò che era nel menu Impostazioni.
Qui è possibile accedere ai collegamenti ad attività come l'impostazione di voci di pagamento, detrazioni, sedi, reparti, posizioni e criteri di competenza.
Infine, c'è un collegamento all'assistenza COVID-19.
La maggior parte dei siti web sui salari sono diventati risorse critiche per le aziende durante la pandemia, a causa di tutti i modi in cui sono colpite le buste paga.
OnPay fornisce i due rapporti necessari per il Programma di protezione dello stipendio (PPP): Rapporto sui costi mensili medi delle retribuzioni e Rapporto sui costi dei salari per il perdono del prestito PPP.
OnPay può modificare il tuo libro paga se indichi di essere idoneo per il Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), il Employee Retention Credit (ERC) e il programma di differimento fiscale della previdenza sociale.
Il sito fornisce anche una guida alle risorse per i modi in cui la tua piccola impresa può essere influenzata dalla legislazione COVID-19.
Utilizzando il dashboard di OnPay
OnPay si apre sempre alla tua dashboard principale e puoi tornare ad essa dalla barra degli strumenti.
Questa caratteristica fondamentale è stata rinnovata dalla mia ultima recensione.
I collegamenti alle schermate dei dipendenti e degli appaltatori vengono visualizzati nella parte superiore dello schermo.
Se ci sono...
