Teams, l'app di messaggistica aziendale di Microsoft, ci ricorda molto la sezione self-service di IKEA.
È lo spazio di un insider.
Se lavori lì e sai come è organizzato il sistema, come il modo in cui sono numerati i corridoi e i contenitori, probabilmente lo navighi con facilità.
Se sei un cliente che scende dallo showroom, tuttavia, potrebbe volerci un po 'di tempo per trovare il corridoio, il cestino e lo scaffale giusti dove finalmente troverai una scatola anonima che si spera contenga ciò di cui hai bisogno.
Tutto è al suo posto, purché tu sappia come trovarlo.
Lo stesso vale per Teams, che è un potente strumento per rimanere in contatto una volta acquisita familiarità.
I team e altri strumenti di collaborazione per il lavoro remoto sono particolarmente importanti da padroneggiare ora che molte persone lavorano da casa e si connettono con i colleghi in remoto.
Se la sua struttura è d'accordo con te, puoi impostare il tono per la tua relazione con Teams.
Se fa clic, adorerai questa app di chat per tutto il resto che ha da offrire, dal suo lungo elenco di opzioni di integrazione alla sua capacità di funzionare perfettamente con quasi tutte le altre app di Microsoft 365.
Per ulteriore attrazione, Microsoft ha svolto un lavoro significativo dotando i team di videoconferenze e funzionalità di telefonia Voice over IP (VoIP).
Dato il suo potenziale, Teams è la migliore scelta di collaborazione, ma in genere solo per i gruppi che già utilizzano prodotti Microsoft.
La stessa stretta integrazione che lo rende attraente per i clienti Microsoft significa anche che non è per tutti, in particolare per i negozi che non sono incentrati su Microsoft.
Inoltre, come molti prodotti Microsoft che sono altamente personalizzati prima di essere distribuiti a un'intera organizzazione, il suo funzionamento dipende molto dalle tue specifiche univoche e dal modo in cui puoi affrontarle all'interno dell'app.
Come il magazzino IKEA, Teams è ordinato, ma anche iper compartimentato.
Potrebbe essere necessario approfondire quattro livelli (scheda Teams Team Channel) per trovare una conversazione.
Ogni volta che crei un nuovo team in Teams, il numero di posti in cui potresti dover andare per trovare informazioni o rispondere a una domanda aumenta molte volte.
Se non riesci a superare questa disposizione, il resto dell'app non ti farà mai una buona impressione.
Quel primo ostacolo è semplicemente troppo alto.
Con Teams, c'è una vera sensibilità per amare o lasciare.
Quelli nel campo del leave-it potrebbero guardare a Slack, la scelta degli editori nella categoria dei messaggi di squadra.
Il suo design rende la comunicazione più veloce, più aperta, forse più disordinata, ma anche più divertente.
Cosa c'è di nuovo in Microsoft Teams?
Dall'ultima recensione di Microsoft Teams, il prodotto ha subito alcuni aggiornamenti.
Uno che consente alle persone di risparmiare tempo e fatica è la possibilità di utilizzare modelli per creare nuovi team.
Questi modelli vengono forniti con canali predefiniti, impostazioni utente e app installate per casi d'uso specifici, come la gestione degli eventi, la risposta alle crisi e così via.
Microsoft fornisce modelli che puoi utilizzare immediatamente o personalizzare, e c'è anche un'opzione per creare i tuoi modelli.
Una cosa che manca è la possibilità di creare canali privati ??nei modelli.
Da tempo sei in grado di impostare uno stato personale per far sapere ad altre persone quando sei disponibile, occupato o temporaneamente lontano dalla tua postazione di lavoro.
Ora c'è un'opzione per apparire offline anche quando hai effettuato l'accesso.
In questo modo, puoi accedere alle informazioni nel tuo account Teams senza dire a nessuno che sei online.
Un altro aggiornamento recente per le persone multilingue è il controllo della lingua.
Teams capisce quale lingua stai usando quando digiti e applica il controllo ortografico per quella lingua.
Al momento è disponibile solo nell'app desktop.
C'è anche un'impostazione di notifica globale semplificata, la possibilità di attutire i rumori di sottofondo e leggere le conferme, che sono abilitate per impostazione predefinita nelle chat di gruppo fino a 20 persone.
Gli amministratori possono disabilitarlo.
Infine, Teams ha anche potenziato il suo servizio di videochiamata integrato, Meetings, che questo articolo affronta nella propria sezione.
Prezzi e piani di Microsoft Teams
Esistono due modi per ottenere un account Microsoft Teams.
Uno è registrarsi per un account gratuito, che richiede un account Microsoft globale, e l'altro è avere un account Microsoft 365 Business o Enterprise, dove l'app è inclusa.
L'account Teams gratuito richiede un account Microsoft o un ID di qualsiasi tipo, ad esempio un accesso per Outlook.com.
Con questo account, puoi invitare fino a 299 persone in più a unirsi a te, sebbene tutti debbano avere un account Microsoft per utilizzare l'app.
Ottieni tutte le funzionalità principali e perdi solo l'integrazione unica con le app di Office aziendali, come riunioni pianificate, accesso a Microsoft SharePoint e cose del genere.
Inoltre, non ottieni un elenco completo di strumenti di supporto o sicurezza e conformità per gli amministratori.
A causa della domanda durante la pandemia COVID-19, Microsoft consente agli utenti gratuiti di effettuare videochiamate sui team che durano fino a 24 ore.
Tale limite tornerà a 60 minuti il ??1 ° luglio 2021.
Fino a 100 partecipanti possono partecipare a una riunione virtuale e si ottengono tutte le funzionalità standard come la condivisione dello schermo e sfondi personalizzati.
La versione a pagamento di Teams fornita con Microsoft 365 aggiunge tutte le strette integrazioni con le app di Microsoft Office, oltre al supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e strumenti di livello aziendale per amministrazione, sicurezza e conformità.
Puoi avere fino a 300 membri del team, a meno che tu non abbia l'edizione Enterprise, che va bene per tutte le persone di cui hai bisogno.
Esistono tre versioni di Microsoft 365 che includono Teams; richiedono tutti un impegno annuale:
Microsoft 365 Business Basic: $ 5 a persona al mese
Microsoft 365 Business Standard: $ 12,50 per persona al mese
Microsoft 365 Business Premium (enterprise): $ 20 a persona al mese
Prezzi comparativi
Confrontare questi prezzi con il costo di altre app di messaggistica aziendale non è un affare da mele a mele.
I prezzi sopra indicati si riferiscono a pacchetti di software, non solo a Teams.
In ogni caso, per avere un'idea del mercato, il prezzo medio si aggira intorno ai $ 5 a $ 6 a persona al mese.
Questo è più o meno quello che costano Flock e Glip di RingCentral.
Twist by Doist è gratuito, con account a pagamento aggiornati che costano $ 5 a persona al mese.
Zoho Cliq è la scelta economica in questa categoria, con un costo compreso tra $ 1 e $ 3 a persona al mese, a seconda della dimensione totale del team.
Slack costa più di qualsiasi app di messaggistica di squadra che abbiamo recensito, addebitando da $ 8 a $ 15 a persona al mese, con sconti offerti se paghi per un anno in anticipo.
Le squadre e Slack hanno altre differenze oltre al prezzo, ovviamente.
L'interfaccia di Microsoft Teams
Microsoft Teams è più facile da usare come app desktop o web app di Windows 10.
Esistono versioni mobili per dispositivi Apple iOS e Google Android che funzionano bene quando sei in viaggio, ma le app desktop e web sono più facili da navigare.
Nell'app desktop o web, vedi una guida all'estrema sinistra con navigazione principale, una guida sinistra secondaria con navigazione aggiuntiva e una grande finestra centrale per le interazioni.
Il primo livello è Attività, Chat, Team, Riunioni, Chiamate, File e tutte le app che hai installato.
Potrebbero esserci più o meno opzioni a seconda della configurazione della tua organizzazione e puoi personalizzare un po 'di più la barra laterale bloccando le tue app e chat preferite in alto.
Attività mostra un riepilogo dell'attività nel tuo account.
La chat è per la messaggistica diretta.
Teams è dove accedi allo spazio interattivo per i messaggi.
Riunioni apre uno spazio in cui è possibile avviare una riunione video o programmarne una in un secondo momento (ci sono molti altri modi per avviare una riunione).
Chiamate apre ancora un altro spazio per effettuare chiamate, sia video che audio.
E File è dove trovi i file che tu e altri avete caricato.
Concentriamoci sui team, poiché è il cuore della comunicazione per un'app di messaggistica del team.
Quando fai clic su Team, viene visualizzato un elenco di team o diversi gruppi di persone.
Questa configurazione è diversa da Slack, dove i canali sono nella barra di navigazione principale.
Microsoft Teams invece ti fa prima suddividere le persone in Teams.
Potresti avere un team a livello aziendale, un team di vendita, un team delle risorse umane (HR) e così via.
Puoi creare tutti i team che desideri, ma attenzione: più team crei, più difficile diventa navigare nell'app, quindi conviene pianificare la struttura del tuo team in alcuni dettagli e limitare il numero di utenti che possono creare nuovi team .
All'interno di ogni squadra hai dei canali.
Potresti presumere che il canale sia dove le persone dello stesso team comunicano tramite chat di testo in modo sincrono o asincrono, ma ti sbaglieresti.
Un canale è semplicemente il livello successivo dell'organizzazione.
Ogni canale ha delle schede, che puoi anche personalizzare.
Una scheda chiamata Post è probabilmente il luogo in cui avviene la maggior parte delle comunicazioni del team, ma puoi anche avere schede per wiki, documenti di Microsoft Word, note di OneNote e altro.
Per comprendere la portata della natura compartimentata del Team, dobbiamo immergerci ancora di uno strato più in profondità.
Quando scrivi qualcosa in Post, viene visualizzato in un feed.
Chiunque legga il tuo post vedrà un piccolo link Rispondi in fondo.
L'uso della funzione Rispondi a un post crea un thread, in base al quale tutti i commenti aggiuntivi a quel post vengono contenuti sotto di esso.
Visivamente, è abbastanza diverso dai thread di Slack, che sparano a destra, o anche dalla configurazione di Twist, che confeziona le conversazioni in una vista simile a un'e-mail.
In ogni caso, Teams comprime i thread lunghi per ridurre al minimo la quantità di spazio che usano.
Puoi attivare / disattivare un thread in qualsiasi momento, ma a un certo punto vengono compressi per impostazione predefinita.
Il risultato è un'interfaccia altamente organizzata, ma che sembra avere molte regole.
Al contrario, Slack spesso si sente come un luogo in cui le persone sono meno inibite a parlare (non che tutti usino saggiamente questa mancanza di inibizione).
Le squadre non hanno quell'atmosfera.
Invece, a causa della sua struttura, sembra che ci siano delle regole da seguire.
Personalizzazione degli spazi del team
Ogni volta che crei un nuovo canale, ottieni tre schede predefinite: Post, File e Wiki.
Puoi tenerli tutti e tre, eliminarne alcuni o aggiungere nuove schede.
Il numero e il tipo di schede che puoi aggiungere è enorme.
Oltre a quelle già menzionate, ci sono schede per Microsoft Excel, PDF, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM e molti altri.
L'elenco delle opzioni sembra abbondante, ma alcune di esse, come le app educative JogNog e Quizlet, sembrano insolite tra tutte le app aziendali.
Puoi personalizzare questi spazi a un livello preciso, creando uno spazio per archiviare tutte le conoscenze, le informazioni non elaborate e le informazioni raccolte dal tuo team.
Supponiamo, ad esempio, che un team di vendita di annunci abbia una scheda Post per discussioni in corso, un wiki pieno di argomenti di discussione per la vendita di clienti, un foglio Excel incorporato che mostra le tariffe per gli annunci e un'altra scheda che punta a un Web ...
