La scelta di utilizzare Microsoft Project come app di gestione dei progetti dedicata del tuo team ha senso solo quando un numero di stelle si allinea.
Innanzitutto, devi davvero avere un project manager certificato a bordo per guidare il software.
In secondo luogo, il tempo deve essere dalla tua parte e il tuo project manager certificato non può avere fretta di imparare a utilizzare lo strumento.
Terzo, il tuo team dovrebbe già essere una casa Microsoft o dovrebbe essere disposto a diventarlo.
Quarto, il numero di progetti gestiti dal tuo team e il loro livello di complessità dovrebbero essere piuttosto elevati.
Se la tua organizzazione soddisfa questi criteri, Microsoft Project potrebbe rivelarsi uno strumento inestimabile.
In caso contrario, sei meglio servito da un'altra opzione, e ce ne sono molte.
Se hai letto fin qui e ti sei reso conto che Microsoft Project non è adatto al tuo team, ti consiglio altre tre opzioni.
Per le piccole imprese, i progetti Zoho e i progetti di lavoro di squadra sono le scelte degli editori di Daxdi.
Entrambi hanno un prezzo ragionevole e sono molto facili da imparare da usare, anche se non sei ancora un maestro della gestione dei progetti.
L'altro strumento che guadagna la scelta degli editori è LiquidPlanner, uno strumento di fascia alta ideale per team più grandi che gestiscono non solo progetti ma anche persone e altre risorse.
Alcuni avvertimenti
Microsoft Project richiede molto tempo per imparare a usare e ancora di più per padroneggiarlo.
Scrivo questa recensione dal punto di vista di qualcuno che non l'ha padroneggiata (nemmeno da vicino) ma che l'ha sperimentata per alcune settimane e ha posto domande ai rappresentanti di Microsoft per saperne di più.
Il mio punto di vista include test di confronto con dozzine di altre app di gestione dei progetti, da quelle leggere progettate per le piccole imprese a opzioni di livello aziendale.
Poiché Microsoft Project è una specie di orso, consiglierei di integrare il mio articolo con le recensioni degli utenti di persone che hanno lavorato a lungo con lo strumento e possono fornire informazioni diverse su come regge a lungo termine.
Prezzi e piani
Esistono due modi per acquistare Microsoft Project.
Puoi aggiungerlo a un abbonamento a Office 365 oppure puoi acquistare una versione autonoma per la distribuzione in locale.
Le opzioni diventano confuse, quindi fammele esaminare pezzo per pezzo.
Componente aggiuntivo di Office. Quando aggiungi Microsoft Project a un abbonamento a Office, ottieni la versione basata su cloud dell'app.
Sono disponibili tre livelli di prezzo per questo tipo di acquisto: Project Online Professional, Premium ed Essentials.
Project Online Professional costa $ 30 a persona al mese.
Con questo livello di servizio, ogni persona può utilizzare l'app desktop Microsoft Project su un massimo di cinque computer solo per la gestione dei progetti, non per la gestione del portfolio.
Anche se è un'app desktop, funziona comunque nel cloud (cioè, richiede una connessione Internet per essere utilizzata).
È incluso anche l'accesso tramite browser web.
Project Online Premium costa $ 55 a persona al mese.
Offre tutto nell'account Professional, oltre a strumenti di gestione del portafoglio.
Viene fornito con analisi avanzate e funzionalità di gestione delle risorse che non si ottengono nell'account Professional.
Il terzo livello, Essentials, non è tanto un livello di servizio quanto un tipo di ruolo che puoi scegliere per i membri del team che hanno responsabilità piuttosto limitate nell'app.
Costa $ 7 a persona al mese.
Devi prima avere un abbonamento Professional o Premium per utilizzare l'opzione Essential.
Gli utenti essenziali possono accedere a Microsoft Project solo tramite un browser Web o un dispositivo mobile.
Possono solo aggiornare lo stato delle attività, lavorare con le schede attività, condividere documenti e comunicare con i colleghi.
Non ottengono app desktop o altre funzionalità.
Distribuzione locale autonoma. Se non desideri utilizzare la versione ospitata nel cloud di Microsoft Project, puoi ospitarla localmente e ci sono tre opzioni su come farlo.
Uno è Project Standard, che costa $ 589,99 addebitato come tariffa fissa una tantum.
Con questa versione, ottieni un software installato localmente su un computer e solo una persona può usarlo.
È un software vecchia scuola, nel senso che non ha funzionalità di collaborazione.
Ottieni strumenti di gestione del progetto, ma niente per la gestione delle risorse.
La prossima opzione è Project Professional per $ 1,159,99.
Ogni licenza è valida per un solo computer.
Ha tutto in Project Standard, oltre alla possibilità di collaborare tramite Skype for Business, strumenti di gestione delle risorse, schede attività e l'opzione per la sincronizzazione con Project Online e Project Server.
Project Server, l'ultima opzione, è una versione di Microsoft Project che le aziende possono ottenere con SharePoint 2016.
Potrei entrare nei dettagli su come ottenere SharePoint 2016 e i tre livelli di servizio aziendale per Office coinvolti, ma presumo che se questa opzione ti interessa, hai già una persona di supporto in Microsoft a cui puoi chiedere maggiori informazioni.
Prezzi di confronto
Se usiamo il prezzo di $ 30 o $ 55 a persona al mese per Project Online Professional come base per il confronto, che sono i livelli di servizio che immagino siano nella tua timoneria se stai leggendo questo articolo, i prezzi di Microsoft sono nella fascia alta per piccole e medie imprese.
TeamGantt è un buon punto di partenza per il confronto.
Offre un servizio che va da un account gratuito a un abbonamento avanzato che costa $ 14,95 a persona al mese.
È uno strumento basato sul Web che include la collaborazione ed è molto più facile da imparare a utilizzare rispetto a Project.
Un piano comparabile con Zoho Projects costa una tariffa fissa di $ 50 al mese, indipendentemente dal numero di persone che lo utilizzano.
Teamwork Projects offre una tariffa mensile fissa simile ($ 69 al mese per tutti i membri del team di cui hai bisogno), così come Proofhub ($ 150 al mese).
Se ci rivolgiamo a strumenti di fascia alta, LiquidPlanner parte da $ 599,40 all'anno per un account di piccole imprese fino a cinque persone.
Quel prezzo si basa su una tariffa di $ 9,99 a persona al mese, ma questo particolare piano è venduto solo in un pacchetto da cinque posti.
Il piano più popolare di LiquidPlanner, Professional, è migliore per le aziende di medie e grandi dimensioni.
Risulta essere $ 45 a persona al mese, con un minimo di dieci persone.
Come Microsoft Project, LiquidPlanner richiede tempo per padroneggiarlo in parte perché offre tanti strumenti sia per la gestione dei progetti che per la gestione delle risorse.
Altre piattaforme di gestione dei progetti adatte per organizzazioni più grandi includono Clarizen (da $ 45 a persona al mese), Celoxis ($ 25 a persona al mese; minimo cinque persone) e Workfront (circa $ 30, a seconda della configurazione).
Iniziare
Non sottolineerò mai abbastanza il fatto che Microsoft Project è pensato per essere utilizzato da project manager esperti o formati più precisamente.
Non è progettato per l'apprendimento al volo.
Non viene fornito con tutorial chiari per iniziare.
Presuppone la familiarità sia con i grandi concetti che con i dettagli fini della gestione del progetto.
Se stai pensando di poter utilizzare questo software ma tu (o la persona principale che utilizzerà l'app) non sai cosa sia un rapporto di burndown, ti consiglio seriamente di prendere in considerazione uno strumento diverso.
L'app stessa assomiglia molto a Excel.
Ha la stessa interfaccia familiare della barra multifunzione a schede vista in altre app di Microsoft Office.
La parte del foglio di calcolo dell'app contiene tutti i dati relativi ad attività o risorse.
A destra delle celle c'è un diagramma di Gantt che riflette la pianificazione mentre la crei.
Microsoft Project supporta tutte le cose tipiche che vorresti fare in un'app di gestione dei progetti.
Per ogni attività, puoi inserire molti dettagli, come una descrizione, note, data di inizio, durata dell'attività e così via.
Gli eventi ricorrenti sono supportati, così come le dipendenze, i campi personalizzati e le previsioni per il monitoraggio dell'avanzamento effettivo rispetto a quello pianificato.
Le barre nel diagramma di Gantt sono interattive, quindi man mano che le modifichi, anche le informazioni nelle celle si aggiornano.
Quando un'attività è in corso, è possibile indicare la percentuale di completamento facendo scorrere verso destra una linea più piccola all'interno della barra della chiave associata.
Oltre ad avere una visualizzazione diagramma di Gantt, Microsoft Project offre anche visualizzazioni calendario e diagramma.
La visualizzazione del calendario è autoesplicativa, mentre la visualizzazione del diagramma è simile alla visualizzazione Gantt, solo che contiene dettagli aggiuntivi sull'attività.
Se segui meglio una sequenza temporale quando c'è un senso di narrazione dietro di essa, la vista diagramma potrebbe essere utile.
Come accennato, la prima volta che usi l'app, non c'è molto coaching su come iniziare.
Alcune app forniscono tutorial interattivi sullo schermo.
Altri ti iniziano con un progetto di esempio.
Altri ancora ti indirizzano presto a un canale di video di aiuto per iniziare.
Microsoft Project non ha niente di tutto ciò.
In effetti, il poco che Project fornisce può semplicemente aggiungere alla tua confusione, come questa piccola pepita di informazioni che ho visto il primo giorno:
"Per essere chiari, Project Online NON è una versione basata sul Web di Project Professional.
Project Online è un servizio completamente separato che offre un portfolio completo e strumenti di gestione dei progetti sul Web.
Include Project Web App e può, a seconda dell'abbonamento , includono anche Project Online Desktop Client, che è una versione in abbonamento di Project Professional ".
Anche dopo aver esaminato in dettaglio tutti i prezzi e le opzioni di piano, quelle parole mi fanno ancora girare la testa.
Caratteristiche e dettagli
Microsoft Project è potente quando si tratta degli aspetti più dettagliati della gestione dei progetti, come la gestione delle risorse, i report e le schede attività.
Potente non significa facile o semplice, ovviamente.
In Microsoft Project, con i livelli di servizio che includono la gestione delle risorse, è possibile gestire il lavoro (che include sia persone generiche che persone specifiche, nonché altre risorse correlate al "lavoro"), materiali e costi.
Puoi fare molto con questi elementi se hai tempo e inclinazione.
Ad esempio, è possibile aggiungere dettagli alle risorse dei materiali, come un'unità di misura, e se si desidera ottenere dettagli veramente dettagliati, è possibile inserire i costi per i materiali.
Cosa succede se i costi di un materiale cambiano nel tempo? In Microsoft Project, un pannello di dettagli aggiuntivo consente di tenere traccia e tenere conto delle modifiche dei costi nel tempo.
Con le risorse di lavoro, ho detto che puoi tenere traccia di persone specifiche o persone generalizzate.
A seconda del lavoro che stai monitorando, potresti dover assegnare risorse umane generali, come un "programmatore front-end" o un "tester QA", piuttosto che una persona specifica.
Tutto dipende da cosa stai gestendo e da come.
I rapporti sono altamente personalizzabili, anche se, come il resto dell'app, ci vuole tempo per imparare a usarli.
Tuttavia, alcune delle caratteristiche più rudimentali sono chiare e sorprendentemente semplici da usare.
Puoi generare un rapporto accedendo alla sezione del rapporto e ...
