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Dokmee di Office Gemini non ha certamente il riconoscimento del marchio di Microsoft SharePoint Online o Adobe Document Cloud Standard.
Tuttavia, giudicare un prodotto esclusivamente in base al nome del marchio è raramente una cosa ideale da fare.
Destinato principalmente alle piccole e medie imprese (PMI), Dokmee (che parte da $ 29 per utente al mese) cerca di offrire funzionalità chiave per la gestione dei documenti, senza diventare così complesso che gli utenti non sono in grado di trarre vantaggio dallo strumento.
Sebbene ricco di funzionalità interessanti, non batte i nostri due vincitori di Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, nella categoria della gestione dei documenti.
Opzioni di installazione e prezzi
Sono disponibili diverse opzioni in termini di posizione in cui Dokmee può essere installato e utilizzato, sebbene sia necessario fare una considerazione significativa in merito a come ciò influisce sulla disponibilità e sui prezzi delle funzionalità.
La soluzione entry-level, Dokmee Desktop, è pensata per un singolo utente e fornisce funzionalità di base come indicizzazione dei file, presa di note, tracciamento dei metadati attraverso i campi chiave e alcune funzionalità di scansione.
Dokmee Desktop può essere acquistato per $ 249 dalla società.
Per le aziende che desiderano ridurre al minimo il processo di configurazione, Dokmee Cloud offre prezzi in base ai requisiti di archiviazione (da $ 29 al mese o $ 313 all'anno per 10 gigabyte (GB), fino a $ 99 al mese o $ 1.069 all'anno per 100 GB) .
La licenza Dokmee Cloud supporta un singolo utente, con postazioni aggiuntive che ti restituiscono $ 15 al mese o $ 162 all'anno.
Questo può iniziare a sommarsi in fretta se non stai attento poiché il servizio da 10 GB ($ 313 all'anno) e quattro utenti aggiuntivi ($ 162 all'anno per 4) ti riporteranno $ 961 all'anno.
Questo livello di prezzo è difficile da digerire considerando l'entry-level di Microsoft Il piano di SharePoint Online ($ 5,00 per utente al mese presso Microsoft365 for Business) per gli stessi cinque utenti costerebbe $ 300 all'anno ($ 5 per utente al mese) mentre offre 1 terabyte (TB) di spazio di archiviazione per utente.
Le opzioni locali di Dokmee, Dokmee Professional ed Enterprise, sono applicazioni più tradizionali basate su server che consentono a più utenti di gestire e tenere traccia dei documenti.
Il vantaggio principale della scelta di una delle soluzioni Dokmee locali è che si acquisisce la possibilità di utilizzare più schedari.
Questa capacità fornisce un livello di gestione aggiuntivo per cose come funzionalità di sicurezza, archiviazione e ricerca.
Questa flessibilità aggiuntiva comporta il costo aggiuntivo di dover eseguire attività di installazione e gestione del server, inclusi prerequisiti come Microsoft SQL Server e Internet Information Services.
L'edizione Dokmee Professional offre un set di funzionalità simile a Dokmee Cloud, aggiungendo l'accesso al Software Development Kit (SDK) e la possibilità di importare ed esportare documenti con metadati (in formato XML) ma perdendo il controllo della versione durante la modifica dei documenti.
Dokmee Enterprise aggiunge la possibilità di gestire la sicurezza a livello di file e cartelle oltre agli schedari, backup automatici, integrazione con Microsoft Active Directory (AD) e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) automatico per i documenti scansionati.
Dokmee Professional ed Enterprise offrono anche funzionalità come un portale di sola lettura e l'importazione automatica di file utilizzando Dokmee Sync, sebbene queste funzionalità siano moduli aggiuntivi che devono essere acquistati separatamente.
Anche le funzionalità che considereremmo funzionalità di base per la gestione dei documenti, come il flusso di lavoro e la conservazione dei file, hanno un costo aggiuntivo.
La maggior parte dei moduli Dokmee costa $ 1.500 per lo sblocco, anche se il flusso di lavoro è un po 'più ripido a $ 3.700.
I prezzi per Dokmee Professional si aggirano intorno ai $ 1.500 per server, mentre Dokmee Enterprise ti riporterà più vicino a $ 4.500.
In entrambi i casi, è necessario acquistare anche licenze utente, che costano $ 800 per utente simultaneo e diminuiscono con l'aumentare della base di utenti.
È importante notare che si tratta di costi una tantum, il che significa che non devi pagare una tariffa mensile o annuale per l'uso.
Tuttavia, la manutenzione e il supporto (ad es.
Telefono, e-mail e accesso agli aggiornamenti software) dopo il primo anno ti costeranno un ulteriore 20% dell'acquisto della licenza iniziale su base annuale.
Dokmee offre anche una soluzione di cloud privato, a partire da $ 250 al mese, che colloca Dokmee Professional o Enterprise in un'istanza di server basata su cloud dedicata all'uso della tua azienda, sfruttando Dokmee per la gestione dell'applicazione e del server.
Introduzione a Dokmee
L'installazione di Dokmee Enterprise implica la definizione di prerequisiti come l'installazione di Microsoft SQL Server (è sufficiente l'edizione gratuita Express) e il ruolo di Internet Information Services.
Questi prerequisiti sono chiaramente descritti nella guida all'installazione di Dokmee.
Una volta soddisfatti i prerequisiti e eseguito il programma di installazione di Dokmee, è possibile inizializzare l'app del server Dokmee.
L'app del server Dokmee consente di inserire le informazioni sulla licenza, configurare le impostazioni dell'app come SQL Server o le credenziali di AD e gestire il percorso del repository di file.
Anche le attività di Dokmee, come la creazione di archivi, la modifica dei campi indice e la gestione della sicurezza, vengono eseguite dall'app server Dokmee.
Uno strumento di gestione dei documenti che non va oltre una struttura di file e cartelle di base non vale la pena spendere il tuo tempo e Dokmee offre alcune funzionalità che ti semplificheranno la vita.
Dokmee può essere configurato per controllare le cartelle esistenti alla ricerca di nuovi documenti, che possono quindi essere importati automaticamente in un archivio Dokmee per la gestione.
Affinché questo caricamento automatico funzioni, è necessario creare una relazione 1 a 1 tra una cartella di file e una cartella Dokmee e configurare una pianificazione.
Sfortunatamente, si tratta dell'estensione della funzionalità in quanto non hai il controllo su quali tipi di file vengono risucchiati attraverso la funzione, sebbene tu abbia la possibilità di abilitare l'OCR per i file importati.
La conservazione dei file è una caratteristica fondamentale per le aziende che si occupano di conformità normativa o legale, come il Sarbanes-Oxley Act, e Dokmee supporta questa funzionalità attraverso uno dei suoi moduli aggiuntivi.
La conservazione dei file può essere configurata per schedario e hai la possibilità di definire il periodo di conservazione e da quale campo dell'indice viene calcolato il periodo di conservazione.
Le opzioni di smaltimento sono anche configurabili, il che significa che puoi scegliere come vengono gestiti i file scaduti, se vengono spostati o esportati e se vengono inviati a una coda di file scaduti o addirittura eliminati definitivamente.
Sono inoltre configurabili le opzioni di notifica, che consentono agli amministratori di ricevere una notifica avanzata che alcuni file stanno per scadere.
I flussi di lavoro sono uno strumento fondamentale per i sistemi di gestione dei documenti in quanto possono aiutare a far rispettare e semplificare i processi che fanno funzionare la tua azienda.
Avere un sistema in grado di prendere decisioni in base ai metadati del documento anziché richiedere a un utente di eseguire queste azioni renderà la tua azienda più efficiente, ridurrà al minimo l'errore umano e ti consentirà di eseguire questi processi quando gli utenti non sono disponibili.
Naturalmente, ci sarà un po 'di assemblaggio necessario per costruire un flusso di lavoro che soddisfi le esigenze della tua azienda (con processi ampi e in più fasi che richiedono una configurazione più complessa).
I flussi di lavoro semplici comporteranno un paio di istruzioni if ??/ then seguite da un'azione da eseguire, come spostare il documento altrove, inviare un'e-mail, eseguire un aggiornamento a un campo indice o interrompere il flusso di lavoro nel documento.
Una valida opzione locale per le PMI
È difficile consigliare Dokmee su Microsoft SharePoint Online o Ascensio System OnlyOffice in quanto non può confrontare né il prezzo né le caratteristiche.
Dove Dokmee può probabilmente soddisfare le tue esigenze è in una situazione locale per una PMI che esita a scegliere una soluzione basata su cloud.
Dokmee Professional ed Enterprise richiedono un po 'di pratica da parte di un amministratore per l'installazione e la configurazione iniziale ma, come piattaforma, Dokmee è abbastanza semplice da consentire agli utenti finali di gestire le attività quotidiane.
Professionisti
L'installazione in locale offre un controllo aggiuntivo.
L'offerta cloud offre una facile configurazione.
Gli schedari ti consentono di separare i file sia per scopi di archiviazione che di autorizzazione.
La linea di fondo
Dokmee offre la maggior parte delle funzionalità che ti aspetteresti da un sistema di gestione dei documenti, ma fatica a confrontarsi positivamente con soluzioni come Microsoft SharePoint Online, che offre funzionalità innovative aggiuntive, o Ascensio System OnlyOffice con la sua struttura dei prezzi aggressiva.
Dokmee di Office Gemini non ha certamente il riconoscimento del marchio di Microsoft SharePoint Online o Adobe Document Cloud Standard.
Tuttavia, giudicare un prodotto esclusivamente in base al nome del marchio è raramente una cosa ideale da fare.
Destinato principalmente alle piccole e medie imprese (PMI), Dokmee (che parte da $ 29 per utente al mese) cerca di offrire funzionalità chiave per la gestione dei documenti, senza diventare così complesso che gli utenti non sono in grado di trarre vantaggio dallo strumento.
Sebbene ricco di funzionalità interessanti, non batte i nostri due vincitori di Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, nella categoria della gestione dei documenti.
Opzioni di installazione e prezzi
Sono disponibili diverse opzioni in termini di posizione in cui Dokmee può essere installato e utilizzato, sebbene sia necessario fare una considerazione significativa in merito a come ciò influisce sulla disponibilità e sui prezzi delle funzionalità.
La soluzione entry-level, Dokmee Desktop, è pensata per un singolo utente e fornisce funzionalità di base come indicizzazione dei file, presa di note, tracciamento dei metadati attraverso i campi chiave e alcune funzionalità di scansione.
Dokmee Desktop può essere acquistato per $ 249 dalla società.
Per le aziende che desiderano ridurre al minimo il processo di configurazione, Dokmee Cloud offre prezzi in base ai requisiti di archiviazione (da $ 29 al mese o $ 313 all'anno per 10 gigabyte (GB), fino a $ 99 al mese o $ 1.069 all'anno per 100 GB) .
La licenza Dokmee Cloud supporta un singolo utente, con postazioni aggiuntive che ti restituiscono $ 15 al mese o $ 162 all'anno.
Questo può iniziare a sommarsi in fretta se non stai attento poiché il servizio da 10 GB ($ 313 all'anno) e quattro utenti aggiuntivi ($ 162 all'anno per 4) ti riporteranno $ 961 all'anno.
Questo livello di prezzo è difficile da digerire considerando l'entry-level di Microsoft Il piano di SharePoint Online ($ 5,00 per utente al mese presso Microsoft365 for Business) per gli stessi cinque utenti costerebbe $ 300 all'anno ($ 5 per utente al mese) mentre offre 1 terabyte (TB) di spazio di archiviazione per utente.
Le opzioni locali di Dokmee, Dokmee Professional ed Enterprise, sono applicazioni più tradizionali basate su server che consentono a più utenti di gestire e tenere traccia dei documenti.
Il vantaggio principale della scelta di una delle soluzioni Dokmee locali è che si acquisisce la possibilità di utilizzare più schedari.
Questa capacità fornisce un livello di gestione aggiuntivo per cose come funzionalità di sicurezza, archiviazione e ricerca.
Questa flessibilità aggiuntiva comporta il costo aggiuntivo di dover eseguire attività di installazione e gestione del server, inclusi prerequisiti come Microsoft SQL Server e Internet Information Services.
L'edizione Dokmee Professional offre un set di funzionalità simile a Dokmee Cloud, aggiungendo l'accesso al Software Development Kit (SDK) e la possibilità di importare ed esportare documenti con metadati (in formato XML) ma perdendo il controllo della versione durante la modifica dei documenti.
Dokmee Enterprise aggiunge la possibilità di gestire la sicurezza a livello di file e cartelle oltre agli schedari, backup automatici, integrazione con Microsoft Active Directory (AD) e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) automatico per i documenti scansionati.
Dokmee Professional ed Enterprise offrono anche funzionalità come un portale di sola lettura e l'importazione automatica di file utilizzando Dokmee Sync, sebbene queste funzionalità siano moduli aggiuntivi che devono essere acquistati separatamente.
Anche le funzionalità che considereremmo funzionalità di base per la gestione dei documenti, come il flusso di lavoro e la conservazione dei file, hanno un costo aggiuntivo.
La maggior parte dei moduli Dokmee costa $ 1.500 per lo sblocco, anche se il flusso di lavoro è un po 'più ripido a $ 3.700.
I prezzi per Dokmee Professional si aggirano intorno ai $ 1.500 per server, mentre Dokmee Enterprise ti riporterà più vicino a $ 4.500.
In entrambi i casi, è necessario acquistare anche licenze utente, che costano $ 800 per utente simultaneo e diminuiscono con l'aumentare della base di utenti.
È importante notare che si tratta di costi una tantum, il che significa che non devi pagare una tariffa mensile o annuale per l'uso.
Tuttavia, la manutenzione e il supporto (ad es.
Telefono, e-mail e accesso agli aggiornamenti software) dopo il primo anno ti costeranno un ulteriore 20% dell'acquisto della licenza iniziale su base annuale.
Dokmee offre anche una soluzione di cloud privato, a partire da $ 250 al mese, che colloca Dokmee Professional o Enterprise in un'istanza di server basata su cloud dedicata all'uso della tua azienda, sfruttando Dokmee per la gestione dell'applicazione e del server.
Introduzione a Dokmee
L'installazione di Dokmee Enterprise implica la definizione di prerequisiti come l'installazione di Microsoft SQL Server (è sufficiente l'edizione gratuita Express) e il ruolo di Internet Information Services.
Questi prerequisiti sono chiaramente descritti nella guida all'installazione di Dokmee.
Una volta soddisfatti i prerequisiti e eseguito il programma di installazione di Dokmee, è possibile inizializzare l'app del server Dokmee.
L'app del server Dokmee consente di inserire le informazioni sulla licenza, configurare le impostazioni dell'app come SQL Server o le credenziali di AD e gestire il percorso del repository di file.
Anche le attività di Dokmee, come la creazione di archivi, la modifica dei campi indice e la gestione della sicurezza, vengono eseguite dall'app server Dokmee.
Uno strumento di gestione dei documenti che non va oltre una struttura di file e cartelle di base non vale la pena spendere il tuo tempo e Dokmee offre alcune funzionalità che ti semplificheranno la vita.
Dokmee può essere configurato per controllare le cartelle esistenti alla ricerca di nuovi documenti, che possono quindi essere importati automaticamente in un archivio Dokmee per la gestione.
Affinché questo caricamento automatico funzioni, è necessario creare una relazione 1 a 1 tra una cartella di file e una cartella Dokmee e configurare una pianificazione.
Sfortunatamente, si tratta dell'estensione della funzionalità in quanto non hai il controllo su quali tipi di file vengono risucchiati attraverso la funzione, sebbene tu abbia la possibilità di abilitare l'OCR per i file importati.
La conservazione dei file è una caratteristica fondamentale per le aziende che si occupano di conformità normativa o legale, come il Sarbanes-Oxley Act, e Dokmee supporta questa funzionalità attraverso uno dei suoi moduli aggiuntivi.
La conservazione dei file può essere configurata per schedario e hai la possibilità di definire il periodo di conservazione e da quale campo dell'indice viene calcolato il periodo di conservazione.
Le opzioni di smaltimento sono anche configurabili, il che significa che puoi scegliere come vengono gestiti i file scaduti, se vengono spostati o esportati e se vengono inviati a una coda di file scaduti o addirittura eliminati definitivamente.
Sono inoltre configurabili le opzioni di notifica, che consentono agli amministratori di ricevere una notifica avanzata che alcuni file stanno per scadere.
I flussi di lavoro sono uno strumento fondamentale per i sistemi di gestione dei documenti in quanto possono aiutare a far rispettare e semplificare i processi che fanno funzionare la tua azienda.
Avere un sistema in grado di prendere decisioni in base ai metadati del documento anziché richiedere a un utente di eseguire queste azioni renderà la tua azienda più efficiente, ridurrà al minimo l'errore umano e ti consentirà di eseguire questi processi quando gli utenti non sono disponibili.
Naturalmente, ci sarà un po 'di assemblaggio necessario per costruire un flusso di lavoro che soddisfi le esigenze della tua azienda (con processi ampi e in più fasi che richiedono una configurazione più complessa).
I flussi di lavoro semplici comporteranno un paio di istruzioni if ??/ then seguite da un'azione da eseguire, come spostare il documento altrove, inviare un'e-mail, eseguire un aggiornamento a un campo indice o interrompere il flusso di lavoro nel documento.
Una valida opzione locale per le PMI
È difficile consigliare Dokmee su Microsoft SharePoint Online o Ascensio System OnlyOffice in quanto non può confrontare né il prezzo né le caratteristiche.
Dove Dokmee può probabilmente soddisfare le tue esigenze è in una situazione locale per una PMI che esita a scegliere una soluzione basata su cloud.
Dokmee Professional ed Enterprise richiedono un po 'di pratica da parte di un amministratore per l'installazione e la configurazione iniziale ma, come piattaforma, Dokmee è abbastanza semplice da consentire agli utenti finali di gestire le attività quotidiane.
Professionisti
L'installazione in locale offre un controllo aggiuntivo.
L'offerta cloud offre una facile configurazione.
Gli schedari ti consentono di separare i file sia per scopi di archiviazione che di autorizzazione.
La linea di fondo
Dokmee offre la maggior parte delle funzionalità che ti aspetteresti da un sistema di gestione dei documenti, ma fatica a confrontarsi positivamente con soluzioni come Microsoft SharePoint Online, che offre funzionalità innovative aggiuntive, o Ascensio System OnlyOffice con la sua struttura dei prezzi aggressiva.
