Per quanto riguarda i sistemi di gestione dei documenti, DocuWare Cloud è stato a lungo considerato un forte concorrente nello spazio, sin dai giorni di Microsoft Windows 3.0 in cui la gestione dei documenti è diventata una cosa.
DocuWare Cloud ha un prezzo di $ 300 al mese per un'istanza delle dimensioni di una piccola impresa con un massimo di quattro utenti e 20 GB di spazio di archiviazione.
La piattaforma dispone di un solido set di funzionalità aziendali, incluse eccellenti capacità di importazione di documenti e gestione dei moduli.
Sebbene sia un veterano del settore, manca della funzionalità di integrazione e condivisione che si trova nei nostri vincitori di Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, ma è un'offerta solida che vale ancora la pena considerare.
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Le basi
Proprio come Adobe Document Cloud Standard (12,99 al mese in Adobe), DocuWare Cloud rientra a pieno titolo nella categoria aziendale per i sistemi di gestione dei documenti con campane e fischietti da vendere.
Tuttavia, è in linea con la sua interfaccia utente (UI), offrendo agli utenti gli strumenti di cui hanno bisogno per eseguire attività comuni, mentre nasconde opzioni più avanzate per utenti esperti o amministratori.
La visualizzazione principale che la maggior parte degli utenti vede con DocuWare Cloud è suddivisa in due visualizzazioni principali.
Un pannello di navigazione sul lato sinistro ti dà accesso alla posta in arrivo, alla ricerca di documenti, agli elenchi disponibili e alle attività.
Sul lato destro, ci sono opzioni aggiuntive che offrono un visualizzatore di documenti insieme a strumenti di annotazione.
Quando si seleziona un documento, il riquadro sinistro offre anche la possibilità di modificare i campi indice, manualmente o facendo clic sul testo all'interno del documento, popolando automaticamente il campo indice.
Gli elenchi sono il contenitore di documenti principale visibile agli utenti e sono definiti dall'amministratore.
La visualizzazione elenco offre agli utenti un'utile opzione per creare un collegamento direttamente all'elenco senza dover decostruire l'URL.
Gli elenchi non solo mostrano i documenti disponibili in quel particolare contenitore, ma consentono anche di visualizzare, esportare e condividere i campi indice per tali documenti sotto forma di file CSV.
Il riquadro di navigazione a sinistra offre un paio di opzioni interessanti per collegare i documenti tra loro: pinzatura e clip.
Sia la pinzatura che la clip combinano i documenti per un uso successivo e sono reversibili.
La funzione di pinzatura si applica solo ai file PDF e combinerà più PDF in un unico PDF o suddividerà un documento PDF multipagina in singole pagine.
Il ritaglio consente di collegare più tipi di documento pur mantenendo documenti distinti.
Importazione di documenti
Sono disponibili diverse opzioni per trasferire i documenti in DocuWare Cloud, in un'ampia gamma di scenari di casi d'uso.
I documenti possono essere importati tramite il client Web oppure è possibile installare l'app DocuWare Cloud Scan per scansionare i documenti direttamente in DocuWare Cloud.
In alternativa, gli amministratori possono configurare driver di stampa personalizzati in modo che gli utenti possano semplificare alcune attività di importazione, come l'indicizzazione e la gestione dei moduli.
Gli amministratori hanno anche la possibilità di configurare una cartella FTP in modo che i documenti vengano immediatamente salvati in un'area specifica in DocuWare Cloud, consentendo diversi scenari come caricamenti di massa, importazioni programmatiche o pianificate o integrazione con software di terze parti.
Un'altra area in cui DocuWare Cloud eccelle è il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti supporta l'OCR, ma la possibilità di personalizzare il motore è una funzionalità che non si vede spesso.
DocuWare Cloud consente agli amministratori di ottimizzare il motore OCR per prestazioni o accuratezza in base alle attuali esigenze aziendali.
Il motore OCR può anche essere insegnato, proprio come un dizionario per il controllo ortografico, caricando elenchi di parole che possono essere comunemente utilizzate nella tua azienda al fine di ottimizzare il processo OCR.
Gestione dei moduli
DocuWare Cloud fa un ottimo lavoro nell'abilitare i moduli elettronici per uso interno o per scenari rivolti ai clienti.
Il processo inizia con un amministratore che crea un modello di modulo utilizzando gli strumenti di progettazione dei moduli.
Esistono due tipi di modulo in DocuWare Cloud.
I moduli Web sono abbastanza semplici, poiché il prodotto finale assume l'aspetto del modello progettato dall'amministratore.
I moduli uniti, d'altra parte, prendono i dati raccolti tramite il modello di modulo e quindi sovrappongono tali dati a un documento esistente in base alle preferenze dell'amministratore.
Entrambi i tipi di modulo vengono utilizzati anche per popolare i campi indice e possono essere utilizzati anche per altre attività e integrazioni relative ai dati.
Utilizzando il designer di moduli di DocuWare Cloud, è possibile trascinare vari elementi sul modulo e posizionarli rapidamente dove si desidera.
Puoi etichettare i campi e contrassegnarli come richiesto e puoi anche posizionare rapidamente le istruzioni dove ti servono.
L'unione dei moduli richiede il caricamento del modello di output, l'integrazione dei campi dal modello di modulo nel modello di output e la configurazione delle opzioni di formattazione del testo di base per ogni campo.
Entrambi i tipi di modulo determinano infine il posizionamento del modulo appena popolato nell'archivio documenti di tua scelta, nonché i campi indice riempiti con dati del modulo o valori statici.
Infine, puoi configurare le autorizzazioni durante questo processo, consentendo ai singoli utenti di amministrare o utilizzare il modulo.
Hai anche la possibilità di rendere pubblici i moduli, consentendo agli utenti esterni di popolare e inviare i moduli.
Funzionalità amministrative
Gli amministratori aziendali saranno le capacità di sicurezza di DocuWare Cloud.
Le autorizzazioni possono essere configurate a diversi livelli, ma, analogamente a Dokmee, sono prevalenti negli archivi.
Questi possono contenere più finestre di dialogo, che sono elementi che consentono agli utenti di accedere o archiviare documenti.
Le finestre di dialogo Elenco sono raccolte di documenti basate su query configurate utilizzando un editor grafico o un'istruzione SQL.
Le finestre di dialogo di archiviazione vengono utilizzate per identificare i campi indice utilizzati quando un documento viene archiviato, mentre le finestre di dialogo dell'elenco dei risultati specificano i campi utilizzati per la visualizzazione elenco documenti e per i moduli di modifica dei campi indice.
Infine, le finestre di dialogo delle cartelle vengono utilizzate per identificare la struttura delle cartelle utilizzata per l'archiviazione e la navigazione dei documenti.
La struttura delle cartelle viene creata inserendo campi indice o valori statici a diversi livelli di cartella in modo da costruire la gerarchia a proprio piacimento.
Per gli amministratori che desiderano semplificare la vita ai propri utenti, DocuWare Cloud offre anche un po 'di aiuto.
Due esempi sono l'applicazione delle opzioni dei campi indice e l'automazione dei processi aziendali.
I campi per vari tipi di documenti possono essere configurati per utilizzare elenchi di valori a scopo di ricerca e convalida, da un elenco statico, uno generato dai dati all'interno di DocuWare Cloud o anche valori da un'origine dati esterna.
Le relazioni tra i documenti possono essere definite, all'interno di un singolo cabinet o tra due cabinet, confrontando i campi chiave.
Considera il costo
Uno svantaggio di DocuWare Cloud è il suo prezzo piuttosto nebuloso.
A differenza della maggior parte dei suoi concorrenti, dovrai contattare l'azienda per il prezzo esatto perché DocuWare Cloud ha un prezzo in base alle dimensioni dell'istanza anziché per utente.
Come accennato in precedenza, un'istanza di DocuWare Cloud dimensionata per una piccola impresa, con un massimo di quattro utenti e 20 GB di spazio di archiviazione, ti costerà $ 300 al mese.
Un'istanza più grande che supporta 40 utenti e 100 GB di storage costa più vicino a $ 1.500 al mese.
Indipendentemente dalle tue esigenze di archiviazione e utente, ti consigliamo di contattare il team di vendita di DocuWare Cloud per discutere le tue esigenze aziendali e come queste influenzeranno la tua tariffa mensile.
Nel complesso, DocuWare Cloud offre funzionalità sufficienti per renderlo un'opzione allettante nello spazio di gestione dei documenti.
Le funzionalità relative ai moduli elettronici sono particolarmente utili per molte aziende e anche molte delle funzionalità amministrative sono convincenti.
Sebbene sia leggermente in ritardo rispetto alle scelte dei nostri editori, Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online in termini di integrazioni e facilità d'uso, il ritardo non è di molto.
Per questo motivo, DocuWare Cloud rimane un'opzione di gestione dei documenti che vale la pena indagare.
La linea di fondo
DocuWare Cloud è un solido sistema di gestione dei documenti con un solido set di funzionalità di base.
Tuttavia, mancano alcune delle funzionalità che abbiamo trovato su soluzioni concorrenti.
