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Molti dei sistemi di gestione dei documenti che abbiamo esaminato, come una grande percentuale dei sistemi IT nel loro insieme, stanno effettuando la transizione da applicazioni client-server in loco ad app SaaS (Software-as-a-Service) distribuite nel cloud .
Nella maggior parte dei casi, ciò offre vantaggi sia al cliente che al venditore.
Di pari passo con questa transizione al cloud c'è un movimento verso interfacce utente (UI) più semplificate orientate verso una generazione cresciuta con gli iPad Apple.
Computhink Contentverse (che inizia a $ 15 per utente al mese per il piano Professional) supera queste tendenze, optando invece per un'architettura client-server in un ambiente locale o ospitato.
È simile a un'app SaaS ma non è proprio la stessa cosa.
E, sebbene alcuni degli elementi di design utilizzati nella sua interfaccia utente risulteranno familiari agli utenti di Windows 10, come il nastro degli strumenti in stile Microsoft Office nella parte superiore dello schermo, un aggettivo che non puoi usare per descriverlo è "semplice.
" Con queste idiosincrasie che lo appesantiscono, anche se offre alcune potenti funzionalità di gestione dei documenti di livello aziendale, abbiamo riscontrato che è rimasto molto indietro rispetto ai nostri vincitori di Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online.
Una ricchezza di funzionalità aziendali
Non c'è dubbio che Computhink Contentverse sia orientato verso le aziende che cercano di portare coerenza e conformità al loro processo di gestione dei documenti.
Computhink Contentverse offre la possibilità di creare una struttura organizzativa orientata alle cartelle utilizzando una metafora cabinet / drawer / cartella.
Viene utilizzato per gestire la sicurezza e gestire i tipi di documenti in modo tale che i metadati dei file debbano essere adeguatamente popolati.
Questi metadati del file, noti in Computhink Contentverse come "campi indice", aiutano a descrivere il documento, il suo scopo o le informazioni sulla proprietà e guidano funzionalità più avanzate come la conservazione dei file, la ricerca e il flusso di lavoro.
Una nota importante per gli amministratori IT: molte delle funzionalità aziendali più complesse vengono configurate utilizzando un'app di amministrazione separata, come la configurazione di tipi di documenti, utenti, criteri di conservazione e altro ancora.
Le politiche di conservazione sono un requisito importante per le società che operano in attività ad alto contenuto di contenzioso.
Prevenire la perdita di documenti aziendali critici è una caratteristica cruciale per i negozi IT che cercano di mantenere la conformità e limitare l'esposizione legale.
Computhink Contentverse fornisce un set di strumenti per la gestione dei criteri di conservazione tramite la console di amministrazione.
Ciò implica la configurazione di una cartella, un tipo di documento, una condizione e un'azione applicabili.
Questi criteri basati sulle condizioni consentono di contrassegnare i file che soddisfano una determinata regola come di sola lettura, per impedire la modifica o per imporre l'archiviazione o l'eliminazione dopo un determinato periodo di tempo.
Facoltativamente, è possibile inviare una notifica e-mail prima che l'azione venga eseguita.
Ogni criterio si applica a una singola cartella e può avere una sola azione, il che rende la loro gestione piuttosto inefficiente.
Idealmente, è possibile applicare più condizioni e azioni a un singolo criterio e quindi applicare tale criterio a livello globale o in più cartelle; questo è qualcosa che speriamo di vedere nelle prossime edizioni.
Un'altra funzionalità di gestione dei documenti che la maggior parte delle aziende sta cercando di implementare è il flusso di lavoro, qualcosa che Microsoft SharePoint fa bene insieme al lettore meno noto Ademero Content Central (35,00 per utente al mese presso Ademero).
Se implementato correttamente, un flusso di lavoro di gestione dei documenti può migliorare l'efficienza e la conformità attraverso l'automazione, attivata su campi o cartelle dell'indice.
I flussi di lavoro sono un po 'più complessi da configurare rispetto ai criteri di conservazione, ma Computhink Contentverse fornisce un modulo di configurazione del flusso di lavoro nell'app di amministrazione.
A partire da un nodo di avvio, che viene attivato su un nuovo documento in una cartella, un valore di indice impostato o un utente che seleziona manualmente il flusso di lavoro, i documenti possono essere gestiti in modo appropriato in base ai criteri selezionati dall'amministratore IT.
I flussi di lavoro possono essere semplici come l'instradamento del documento a un singolo utente per l'approvazione o abbastanza complessi da gestire le decisioni condizionali e l'instradamento a più firmatari per l'approvazione a più livelli.
La possibilità di oscurare un documento, bloccando le informazioni sensibili, è un altro requisito popolare per molte aziende che hanno bisogno di controllare quali informazioni vengono rese disponibili a diversi utenti, clienti, partner e altre classificazioni.
Le redazioni dei documenti in Computhink Contentverse sono gestite dall'utente e implicano l'utilizzo degli strumenti di annotazione del documento per selezionare il contenuto del documento da nascondere.
La versione redatta di un documento può essere visualizzata dagli utenti con le autorizzazioni appropriate, mentre solo gli utenti con la password di redazione possono visualizzare il documento nella sua interezza.
Le autorizzazioni delle cartelle sono una funzionalità di amministrazione che non è nell'app di amministrazione.
Gli utenti (supponendo che dispongano delle autorizzazioni appropriate) possono gestire le autorizzazioni sulla struttura di cartelle di Computhink Contentverse.
Questo processo prevede la selezione di un gruppo o di un utente e l'applicazione di autorizzazioni come la creazione, la modifica e la condivisione di documenti (tramite e-mail, stampa, ecc.).
Le autorizzazioni della cartella possono essere configurate per ereditare dalla cartella principale, il che consente un'applicazione efficiente delle autorizzazioni.
Oltre alle soluzioni per la conformità e il controllo dei documenti, molte aziende sono alla ricerca di opzioni per semplificare la condivisione e la collaborazione dei documenti.
Computhink Contentverse non fornisce molto valore in quest'area, principalmente perché i metodi di condivisione principali sono tramite e-mail, fax o stampa di una copia cartacea di un documento.
L'interfaccia utente ha bisogno di lavoro
Conclusione: non siamo fan dell'interfaccia utente offerta da Computhink Contentverse e abbiamo un elenco di motivi per cui.
I pannelli personalizzabili hanno i loro usi, ma la metà del tempo sono semplicemente uno spreco di spazio, poiché in realtà non visualizzano alcuna informazione fino a quando un documento non viene selezionato o modificato.
Inoltre, è abbastanza difficile trovare il pulsante per eseguire una particolare funzione.
Uno dei motivi principali per cui Microsoft ha implementato l'interfaccia utente della barra multifunzione è stato quello di fornire un'area centrale (sensibile al contesto) per gli strumenti.
Una grande percentuale delle funzioni in Computhink Contentverse è disponibile solo tramite il menu contestuale o di scelta rapida.
Sebbene il menu contestuale sia uno strumento potente di per sé, è inefficiente e difficile da imparare come metodo di navigazione principale.
Ironia della sorte, considerando la passione di Computhink per lo standard dell'interfaccia utente di Microsoft, un perfetto contrasto con l'interfaccia utente di Computhink Contentverse è il vincitore di Editors 'Choice Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 per utente al mese presso Microsoft365 for Business).
A lungo diffamato per la complessità esagerata e la mancanza di usabilità, Microsoft si è impegnata seriamente per alleviare il dolore di iniziare con il proprio sistema di gestione dei documenti.
Gli utenti esperti e gli amministratori hanno ancora la possibilità di utilizzare funzionalità avanzate, ma sono adeguatamente stratificati dietro un design che presenta gli strumenti più comuni richiesti dagli utenti e cerca di rendere il lavoro con i documenti aziendali più facile, non più difficile.
Computhink ha del lavoro da fare per emulare queste capacità con Computhink Contentverse.
Nel complesso, al di fuori della condivisione dei documenti e delle funzionalità di collaborazione, che è un'omissione significativa, il set di funzionalità Computhink Contentverse è competitivo con le migliori soluzioni di gestione dei documenti che abbiamo esaminato.
Se questo è abbastanza per te, sappi che il livello Professional di Computhink Contentverse costa $ 15 per utente al mese in una configurazione ospitata, sebbene sia un po 'limitato nelle funzionalità.
La versione Enterprise (che è quella che abbiamo testato) include cose come annotazioni e ritiri e più supporto per i formati di output e ti costerà $ 33 per utente al mese.
Se si opta per architetture di distribuzione in loco o ibride, è necessario contattare l'azienda per informazioni sui prezzi.
Sfortunatamente, l'interfaccia utente è seriamente difettosa e dovrebbe essere considerata in termini di costo a causa della perdita di efficienza o persino dei requisiti di formazione rispetto a offerte meglio progettate come Microsoft SharePoint Online e Ascensio System OnlyOffice (40,00 all'anno su ONLYOFFICE).
A meno che tu non riesca a superare la mancanza di una vera condivisione dei documenti e che i tuoi utenti possano gestire un'interfaccia utente meno che intuitiva, la maggior parte vorrà evitare Computhink Contentverse fino a quando l'azienda non rielabora il suo front-end.
Professionisti
Il robusto set di funzionalità include la conservazione dei file, il flusso di lavoro e la redazione.
L'architettura client-server piacerà ad alcuni.
La linea di fondo
Computhink Contentverse fornisce alcune funzionalità importanti nello spazio di gestione dei documenti aziendali come criteri di conservazione, flusso di lavoro e redazione.
Lo svantaggio è che la condivisione dei documenti non riceve molta attenzione e l'interfaccia utente è tutt'altro che intuitiva.
Molti dei sistemi di gestione dei documenti che abbiamo esaminato, come una grande percentuale dei sistemi IT nel loro insieme, stanno effettuando la transizione da applicazioni client-server in loco ad app SaaS (Software-as-a-Service) distribuite nel cloud .
Nella maggior parte dei casi, ciò offre vantaggi sia al cliente che al venditore.
Di pari passo con questa transizione al cloud c'è un movimento verso interfacce utente (UI) più semplificate orientate verso una generazione cresciuta con gli iPad Apple.
Computhink Contentverse (che inizia a $ 15 per utente al mese per il piano Professional) supera queste tendenze, optando invece per un'architettura client-server in un ambiente locale o ospitato.
È simile a un'app SaaS ma non è proprio la stessa cosa.
E, sebbene alcuni degli elementi di design utilizzati nella sua interfaccia utente risulteranno familiari agli utenti di Windows 10, come il nastro degli strumenti in stile Microsoft Office nella parte superiore dello schermo, un aggettivo che non puoi usare per descriverlo è "semplice.
" Con queste idiosincrasie che lo appesantiscono, anche se offre alcune potenti funzionalità di gestione dei documenti di livello aziendale, abbiamo riscontrato che è rimasto molto indietro rispetto ai nostri vincitori di Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online.
Una ricchezza di funzionalità aziendali
Non c'è dubbio che Computhink Contentverse sia orientato verso le aziende che cercano di portare coerenza e conformità al loro processo di gestione dei documenti.
Computhink Contentverse offre la possibilità di creare una struttura organizzativa orientata alle cartelle utilizzando una metafora cabinet / drawer / cartella.
Viene utilizzato per gestire la sicurezza e gestire i tipi di documenti in modo tale che i metadati dei file debbano essere adeguatamente popolati.
Questi metadati del file, noti in Computhink Contentverse come "campi indice", aiutano a descrivere il documento, il suo scopo o le informazioni sulla proprietà e guidano funzionalità più avanzate come la conservazione dei file, la ricerca e il flusso di lavoro.
Una nota importante per gli amministratori IT: molte delle funzionalità aziendali più complesse vengono configurate utilizzando un'app di amministrazione separata, come la configurazione di tipi di documenti, utenti, criteri di conservazione e altro ancora.
Le politiche di conservazione sono un requisito importante per le società che operano in attività ad alto contenuto di contenzioso.
Prevenire la perdita di documenti aziendali critici è una caratteristica cruciale per i negozi IT che cercano di mantenere la conformità e limitare l'esposizione legale.
Computhink Contentverse fornisce un set di strumenti per la gestione dei criteri di conservazione tramite la console di amministrazione.
Ciò implica la configurazione di una cartella, un tipo di documento, una condizione e un'azione applicabili.
Questi criteri basati sulle condizioni consentono di contrassegnare i file che soddisfano una determinata regola come di sola lettura, per impedire la modifica o per imporre l'archiviazione o l'eliminazione dopo un determinato periodo di tempo.
Facoltativamente, è possibile inviare una notifica e-mail prima che l'azione venga eseguita.
Ogni criterio si applica a una singola cartella e può avere una sola azione, il che rende la loro gestione piuttosto inefficiente.
Idealmente, è possibile applicare più condizioni e azioni a un singolo criterio e quindi applicare tale criterio a livello globale o in più cartelle; questo è qualcosa che speriamo di vedere nelle prossime edizioni.
Un'altra funzionalità di gestione dei documenti che la maggior parte delle aziende sta cercando di implementare è il flusso di lavoro, qualcosa che Microsoft SharePoint fa bene insieme al lettore meno noto Ademero Content Central (35,00 per utente al mese presso Ademero).
Se implementato correttamente, un flusso di lavoro di gestione dei documenti può migliorare l'efficienza e la conformità attraverso l'automazione, attivata su campi o cartelle dell'indice.
I flussi di lavoro sono un po 'più complessi da configurare rispetto ai criteri di conservazione, ma Computhink Contentverse fornisce un modulo di configurazione del flusso di lavoro nell'app di amministrazione.
A partire da un nodo di avvio, che viene attivato su un nuovo documento in una cartella, un valore di indice impostato o un utente che seleziona manualmente il flusso di lavoro, i documenti possono essere gestiti in modo appropriato in base ai criteri selezionati dall'amministratore IT.
I flussi di lavoro possono essere semplici come l'instradamento del documento a un singolo utente per l'approvazione o abbastanza complessi da gestire le decisioni condizionali e l'instradamento a più firmatari per l'approvazione a più livelli.
La possibilità di oscurare un documento, bloccando le informazioni sensibili, è un altro requisito popolare per molte aziende che hanno bisogno di controllare quali informazioni vengono rese disponibili a diversi utenti, clienti, partner e altre classificazioni.
Le redazioni dei documenti in Computhink Contentverse sono gestite dall'utente e implicano l'utilizzo degli strumenti di annotazione del documento per selezionare il contenuto del documento da nascondere.
La versione redatta di un documento può essere visualizzata dagli utenti con le autorizzazioni appropriate, mentre solo gli utenti con la password di redazione possono visualizzare il documento nella sua interezza.
Le autorizzazioni delle cartelle sono una funzionalità di amministrazione che non è nell'app di amministrazione.
Gli utenti (supponendo che dispongano delle autorizzazioni appropriate) possono gestire le autorizzazioni sulla struttura di cartelle di Computhink Contentverse.
Questo processo prevede la selezione di un gruppo o di un utente e l'applicazione di autorizzazioni come la creazione, la modifica e la condivisione di documenti (tramite e-mail, stampa, ecc.).
Le autorizzazioni della cartella possono essere configurate per ereditare dalla cartella principale, il che consente un'applicazione efficiente delle autorizzazioni.
Oltre alle soluzioni per la conformità e il controllo dei documenti, molte aziende sono alla ricerca di opzioni per semplificare la condivisione e la collaborazione dei documenti.
Computhink Contentverse non fornisce molto valore in quest'area, principalmente perché i metodi di condivisione principali sono tramite e-mail, fax o stampa di una copia cartacea di un documento.
L'interfaccia utente ha bisogno di lavoro
Conclusione: non siamo fan dell'interfaccia utente offerta da Computhink Contentverse e abbiamo un elenco di motivi per cui.
I pannelli personalizzabili hanno i loro usi, ma la metà del tempo sono semplicemente uno spreco di spazio, poiché in realtà non visualizzano alcuna informazione fino a quando un documento non viene selezionato o modificato.
Inoltre, è abbastanza difficile trovare il pulsante per eseguire una particolare funzione.
Uno dei motivi principali per cui Microsoft ha implementato l'interfaccia utente della barra multifunzione è stato quello di fornire un'area centrale (sensibile al contesto) per gli strumenti.
Una grande percentuale delle funzioni in Computhink Contentverse è disponibile solo tramite il menu contestuale o di scelta rapida.
Sebbene il menu contestuale sia uno strumento potente di per sé, è inefficiente e difficile da imparare come metodo di navigazione principale.
Ironia della sorte, considerando la passione di Computhink per lo standard dell'interfaccia utente di Microsoft, un perfetto contrasto con l'interfaccia utente di Computhink Contentverse è il vincitore di Editors 'Choice Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 per utente al mese presso Microsoft365 for Business).
A lungo diffamato per la complessità esagerata e la mancanza di usabilità, Microsoft si è impegnata seriamente per alleviare il dolore di iniziare con il proprio sistema di gestione dei documenti.
Gli utenti esperti e gli amministratori hanno ancora la possibilità di utilizzare funzionalità avanzate, ma sono adeguatamente stratificati dietro un design che presenta gli strumenti più comuni richiesti dagli utenti e cerca di rendere il lavoro con i documenti aziendali più facile, non più difficile.
Computhink ha del lavoro da fare per emulare queste capacità con Computhink Contentverse.
Nel complesso, al di fuori della condivisione dei documenti e delle funzionalità di collaborazione, che è un'omissione significativa, il set di funzionalità Computhink Contentverse è competitivo con le migliori soluzioni di gestione dei documenti che abbiamo esaminato.
Se questo è abbastanza per te, sappi che il livello Professional di Computhink Contentverse costa $ 15 per utente al mese in una configurazione ospitata, sebbene sia un po 'limitato nelle funzionalità.
La versione Enterprise (che è quella che abbiamo testato) include cose come annotazioni e ritiri e più supporto per i formati di output e ti costerà $ 33 per utente al mese.
Se si opta per architetture di distribuzione in loco o ibride, è necessario contattare l'azienda per informazioni sui prezzi.
Sfortunatamente, l'interfaccia utente è seriamente difettosa e dovrebbe essere considerata in termini di costo a causa della perdita di efficienza o persino dei requisiti di formazione rispetto a offerte meglio progettate come Microsoft SharePoint Online e Ascensio System OnlyOffice (40,00 all'anno su ONLYOFFICE).
A meno che tu non riesca a superare la mancanza di una vera condivisione dei documenti e che i tuoi utenti possano gestire un'interfaccia utente meno che intuitiva, la maggior parte vorrà evitare Computhink Contentverse fino a quando l'azienda non rielabora il suo front-end.
Professionisti
Il robusto set di funzionalità include la conservazione dei file, il flusso di lavoro e la redazione.
L'architettura client-server piacerà ad alcuni.
La linea di fondo
Computhink Contentverse fornisce alcune funzionalità importanti nello spazio di gestione dei documenti aziendali come criteri di conservazione, flusso di lavoro e redazione.
Lo svantaggio è che la condivisione dei documenti non riceve molta attenzione e l'interfaccia utente è tutt'altro che intuitiva.
