A partire da $ 899 per l'edizione Standard, Blueridge Software Contract Assistant è una sorta di ingresso della vecchia scuola nel mercato della gestione dei contratti.
Laddove la maggior parte della concorrenza ha adottato un modello di distribuzione cloud, Blueridge si è attenuta al metodo di installazione più vecchio stile download-and-run-localmente.
Tuttavia è una soluzione abbastanza ricca di funzionalità che è stata utilizzata da più di 15 anni per clienti come unioni di credito, ospedali, aziende farmaceutiche e altre organizzazioni che hanno bisogno di mantenere i dati dietro il loro firewall.
Dalla nostra revisione iniziale, Contract Assistant ha subito modesti miglioramenti delle funzionalità e della personalizzazione.
Ma tre edizioni del prodotto (Standard, Pro ed Enterprise) sono ancora visivamente simili, con un'ampia gamma di menu e funzionalità rispetto alle interfacce utente (UI) più sparse delle nuove opzioni basate su cloud.
Blueridge Software afferma di aver scelto di rimanere nello spazio software client / server piuttosto che competere con dozzine di opzioni simili basate su cloud.
Contract Assistant non offre funzionalità di creazione, negoziazione o collaborazione integrate di contratti.
Puoi rivolgerti a Concord o Editors 'Choice Updraft (619,10 al mese per un massimo di 5 utenti e 50 transazioni su Origin Systems) per questo.
Né Contract Assistant è personalizzabile all'infinito o ricco di funzionalità di gestione del ciclo di vita del contratto end-to-end come la scelta degli editori Agiloft.
Tuttavia, se la tua azienda o organizzazione preferisce un'opzione distribuita localmente per l'archiviazione sicura dei contratti (con opzioni di categorizzazione granulari e funzionalità di gestione), Contract Assistant è uno strumento ben attrezzato.
Fornisce report e avvisi efficaci oltre a ottimi manuali per l'utente per essere sempre aggiornati.
Prezzi e piani
Come accennato, Contract Assistant è disponibile in tre diverse edizioni: Standard, Pro ed Enterprise.
Le diverse edizioni forniscono diversi livelli di servizio in base alle dimensioni della tua attività o al numero di utenti.
Le edizioni variano nel prezzo da $ 899 a $ 8.999.
Contract Assistant parte da $ 899 per l'edizione Standard, che è una versione per utente singolo installata sul tuo PC.
Questa versione è ideale per i proprietari individuali o le organizzazioni in cui è necessario un solo amministratore per supervisionare i contratti nel sistema.
Questa edizione entry-level viene fornita con record elettronici completi, supporto multi-database, campi di base e supporto file e "eventi allarmabili" illimitati o avvisi per contratto.
Ottieni anche ricerche semplici e avanzate, rapporti e personalizzazione di categorie e campi di contratto.
Per ulteriori funzionalità di report personalizzate, puoi optare per l'edizione Standard Plus, al prezzo di $ 1.198.
Ti dà accesso al Report Designer opzionale.
A differenza del prezzo Software-as-a-Service (SaaS) dei prodotti basati su cloud, il prezzo di base per ciascuna edizione è un costo una tantum rispetto ai costi di abbonamento ricorrenti di ogni prodotto basato su cloud esaminato in questo riepilogo .
Tutte le edizioni includono anche una prova gratuita di 30 giorni.
Una delle principali differenze tra queste tre edizioni è la possibilità di inserire contratti o documenti direttamente nel database.
Con le edizioni Standard e Pro, l'utente può collegare la versione locale dei documenti al suo profilo in Contract Assistant.
In questa situazione, il profilo del documento su Contract Assistant può essere collegato alla sua posizione sull'unità o sul server, ma il documento non viene mai effettivamente caricato nel database.
Presumibilmente, per gli utenti delle edizioni Standard e Pro, l'archiviazione all'interno del database non sarebbe necessaria in quanto i documenti potrebbero essere facilmente conservati sul personal computer dell'utente o su un'unità condivisa per un piccolo gruppo.
Tuttavia, per le grandi società o imprese, un tale accordo si rivelerebbe probabilmente poco maneggevole sia per le prestazioni che per le considerazioni sulla sicurezza.
L'edizione Pro è un prodotto di rete locale (LAN) progettato per piccole e medie imprese (PMI) o piccoli gruppi di lavoro all'interno di un'organizzazione.
Ha un prezzo di $ 3.499 per la licenza di base (cinque utenti), anche se è possibile aggiungere posti aggiuntivi a un costo aggiuntivo.
Dal punto di vista delle funzionalità, l'edizione Pro include l'integrazione della gestione dei documenti con Laserfiche e il supporto multiutente con sicurezza e autorizzazioni di base.
Infine, l'edizione Enterprise ha un prezzo di $ 8,999 per la licenza di base (cinque utenti).
Si tratta di un prodotto SQL Server / Client LAN / WAN (Wide Area Network) che viene fornito con una gamma completa di funzioni avanzate di classificazione e archiviazione dei documenti.
Queste funzionalità includono armadi e sottocartelle, ricerca full-text, avvisi ricorrenti, personalizzazione completa, archiviazione dei documenti del database e report personalizzati legati al livello di autorizzazione dell'utente.
La manutenzione annuale facoltativa è pari al 18% del prezzo di acquisto totale per tutti i piani.
Questo ti dà la disponibilità degli aggiornamenti del prodotto e l'accesso al supporto telefonico (al contrario del solo supporto e-mail gratuito).
Puoi eseguire l'aggiornamento a un'altra versione in qualsiasi momento.
Le licenze utente aggiuntive hanno un prezzo su una scala graduata in cui il prezzo per licenza diminuisce all'aumentare del volume per le edizioni Pro ed Enterprise:
Edizione Pro:
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1-4 licenze: $ 299
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5-9 licenze: $ 269
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10+ licenze: $ 229
Ad esempio, se oggi acquisti due licenze aggiuntive, pagheresti $ 299 ciascuna.
Se in seguito acquisti altre tre licenze, pagherai $ 269 per ciascuna di esse.
Edizione Enterprise:
Ad esempio, se oggi acquisti tre licenze aggiuntive, pagheresti $ 599 ciascuna.
Se in seguito acquisti altre otto licenze, pagherai $ 529 per ciascuna di esse.
Prepararsi
Le edizioni Pro ed Enterprise di Contract Assistant possono essere installate sui PC degli utenti o virtualizzate (ad esempio, installate su un server applicazioni che esegue Citrix o Terminal Services, o come app Web self-hosted utilizzando Citrix XenApp.) In altre parole, Contract Assistant è client / software server ospitato sulla tua rete, senza dati che risiedono nel cloud.
Per consentire l'accesso al database nelle aziende più grandi, ciò significa che dovrai installare Microsoft SQL Server con l'edizione Enterprise.
Assicurati di contattare Blueridge Software per specifiche dettagliate su quali saranno i requisiti di back-end per il tuo ambiente.
Scopri quale versione di SQL Server e Windows Server è richiesta e se queste risorse possono essere eseguite virtualmente o richiedono un proprio server fisico.
Per testare l'edizione Standard per la nostra revisione aggiornata, ho impostato una prova gratuita e ho scaricato il software sul mio PC Windows 10.
Blueridge Software non fornisce download per Mac.
L'azienda afferma di supportare Windows 7, 8 e 10 ma, dopo aver scaricato il pacchetto software, mi è stato chiesto di scaricare una versione precedente di .NET Framework prima che l'installazione procedesse.
Questo è stato un piccolo problema di compatibilità.
Ma, dopo aver scaricato .NET Framework 3.5 SP1 (a differenza dell'attuale versione 4.7), l'installazione è stata completata rapidamente ed ero attivo e funzionante.
Una volta aperto, Contract Assistant ti offre molte funzionalità e opzioni.
Ma lo fa in un layout che è meglio organizzato rispetto alla schiacciante selezione di menu in Great Minds Software Contract Advantage e Coupa Contract Lifecycle Management (gratuito su Coupa).
Contract Assistant offre ottime risorse di assistenza e documentazione per assistere con la configurazione, la navigazione e l'utilizzo.
Mi è stato immediatamente mostrato un pop-up per "Guida introduttiva in 10 semplici passaggi" che esaminava la roadmap del prodotto e la guida QuickStart.
I capitoli sono indicizzati e ricercabili in modo da poter creare i tuoi preferiti nella guida e in tutte le risorse della Guida di Blueridge Software.
La documentazione della Guida e la facilità d'uso generale delle risorse mi hanno reso facile e veloce prendere confidenza con l'interfaccia utente.
In cima alla dashboard ci sono le schede per Gestione contratti, Database e rapporti, Opzioni e strumenti, Aggiornamenti di massa (modifica di più categorie, record o voci utente) e Guida.
C'è anche una barra degli strumenti simile a Microsoft Word con pulsanti per la creazione e il salvataggio di una nuova voce di contratto, oltre ai pulsanti Elimina, Annulla e Cerca.
Sul lato sinistro c'è un indice alfabetico dei contratti per una rapida ricerca nel database, suddiviso in categorie e cartelle dei casi.
Gli allarmi del contratto che stanno "squillando" (ovvero con scadenze di contratto urgenti da risolvere) vengono visualizzati in rosso.
Sotto le barre dei menu si trova l'area di lavoro, che è suddivisa in finestre di dimensioni regolabili.
Le finestre sono raggruppate per tipi di informazioni, schede di offerta per Indice dei contratti, Informazioni sul contratto, Date chiave, Categorie, Elementi / clausole chiave, Panoramica, Collegamenti ai file e Note e commenti (che è l'estensione delle funzionalità di collaborazione di Contract Assistant).
La libreria delle clausole è simile a quella che troverai in Agiloft e la struttura di tagging personalizzato è simile a quella di ContractWorks (prezzo di partenza di 500,00 al mese, fatturato annualmente presso ContractWorks).
Gestione del ciclo di vita del contratto
Dopo aver completato la Guida rapida, è disponibile una Guida utente altrettanto utile con istruzioni per voci e configurazioni più avanzate.
La Guida per l'utente fornisce istruzioni molto precise per la creazione di database e la configurazione dei vari campi di dati.
Il processo di gestione del contratto stesso è facile ed estremamente personalizzabile.
Quando si aggiungono nuove voci di contratto o si modificano i file di contratto, è possibile rinominare o nascondere i campi, aggiungere didascalie utente (nella scheda Opzioni e strumenti) e gestire date e avvisi chiave.
Puoi anche aggiungere e gestire categorie ed estrarre clausole utilizzando le finestre sul lato destro della pagina dei dettagli del contratto.
Nelle edizioni Pro ed Enterprise, lo fai tramite il modulo di amministrazione.
Come in Agiloft e ContractSafe, gli amministratori possono aggiungere utenti e impostare autorizzazioni per visualizzare particolari contratti o elementi dell'interfaccia utente.
Tuttavia, a differenza di questi strumenti, non è necessario accedere a un pannello di amministrazione per farlo.
Tutti i campi sono modificabili dalla pagina principale.
L'edizione Pro offre solo opzioni di sola lettura o privilegi completi.
Ma l'edizione Enterprise ha una sicurezza più granulare per record specifici e per i diversi database a cui appartiene un utente.
L'edizione Contract Assistant Enterprise può anche creare quelle che vengono chiamate "Visualizzazioni" per nascondere campi specifici per diversi gruppi di utenti o società, o per mostrare particolari cabinet o cartelle.
Aggiungere un nuovo record è facile come fare clic sul pulsante Nuovo e creare una copia di un modello di record esistente.
Poiché stai solo classificando i contratti esistenti e in sospeso, non stai effettivamente creando un nuovo contratto, ma solo la voce del database per esso.
In termini di ricerca, puoi eseguire query per testo, parola chiave, data o campi come valuta o tipo di contratto.
Tutti i campi sono ricercabili e possono essere inseriti in rapporti standard o personalizzati ....
