Uno dei player più evoluti e maturi nel segmento dell'archiviazione cloud aziendale, Box espande le funzionalità oltre il semplice archiviazione cloud sicuro e condivisione di file aggiungendo funzionalità chiave di sincronizzazione e collaborazione.
A partire da $ 5 per il piano Starter e rivolto a piccoli team, le funzionalità e le capacità di Box si espandono per soddisfare le esigenze delle aziende di medio livello e persino dei clienti Enterprise con le necessarie funzionalità di conformità e regolamentazione aziendale, nonché automazione del flusso di lavoro e applicazione delle policy delle password.
Ci sono buone probabilità che uno dei quattro livelli Box sarà in grado di soddisfare le esigenze della maggior parte delle aziende.
Box aggiunge valore offrendo spazio di archiviazione illimitato e utenti illimitati su tutti gli strumenti tranne il set più elementare.
Quando si tratta di poter visualizzare e modificare vari tipi di documenti, Box continua a non offrire quella funzionalità che un certo numero di concorrenti, come la nostra selezione Editors 'Choice Microsoft OneDrive for Business esemplifica.
Box (for Business) fornisce anche versatile capacità di gestione dei documenti (DM) e funzionalità di sicurezza, anche se non è riuscito a raggiungerlo what Zoho Docs Standard, la nostra scelta della redazione in quella categoria, offre.
Tuttavia, ha un eccellente set di funzionalità generali.
I piani Starter ($ 5 per utente al mese), Business ($ 15 per utente al mese), Business Plus ($ 25 per utente al mese) e Enterprise (call for pricing) includono tutti permessi granulari, sincronizzazione mobile e funzionalità di condivisione, sincronizzazione desktop , blocco dei file, cronologia delle versioni, accesso mobile e scadenza automatica per i file.
Inoltre, il piano Business (il piano che abbiamo esaminato) offre spazio di archiviazione illimitato con un limite di 5 gigabyte (GB), integrazione con Microsoft Office 365 ($ 20 per utente al mese presso Microsoft365 for Business) e funzionalità di branding personalizzato.
Il piano Business Plus offre collaborazione esterna e funzionalità complete di tracciamento degli utenti.
Questo è per un minimo di tre utenti ma senza limite massimo di utenti.
Per le piccole e medie imprese (PMI), ciò consente molta flessibilità per aggiungere dipendenti, lavoratori a contratto e accesso ai clienti.
Il livello Box for Business funge da via di mezzo per gli utenti che desiderano più di ciò che offre il piano aziendale principale ma non vogliono investire nella versione Enterprise più costosa.
La registrazione è semplice: è sufficiente fornire le informazioni di contatto e i dettagli di fatturazione, quindi confermare la propria e-mail.
Quando accedi per la prima volta, verrai accolto con una panoramica delle funzionalità.
Viene fornita una panoramica delle cartelle condivise e viene mostrato come invitare utenti e caricare file e cartelle.
La quantità di tempo rimanente nel periodo di prova viene visualizzata nella parte superiore della dashboard.
Dover inserire i dati della carta di credito per dare il via a un periodo di prova può sembrare un trucco per alcuni utenti che potrebbero semplicemente andare altrove piuttosto che provare Box.
Successivamente, si passa attraverso una configurazione guidata, iniziando con il marchio, in cui è possibile aggiungere il proprio logo e selezionare una combinazione di colori.
Da lì, si passa ai dettagli della creazione di cartelle e file, dell'aggiunta di utenti uno per uno o in blocco e della creazione di gruppi di utenti.
Qui puoi scaricare Box Sync se desideri sincronizzare i tuoi file con il desktop.
Un'interfaccia utente semplificata e intuitiva
L'interfaccia utente (UI) di Box (for Business) è stata completamente rivista.
La vecchia interfaccia utente era semplice e ordinata e la nuova interfaccia utente è ancora più facile per gli occhi e notevolmente più dinamica.
Il design è simile ad altri servizi di archiviazione cloud e condivisione file aziendali che adottano un file system familiare o un'interfaccia utente simile a un cercatore; Citrix Content Collaboration viene in mente qui.
La barra dei menu sul lato sinistro offre l'accesso a Tutti i file, che sono ulteriormente suddivisi in Recenti, Sincronizzato e Cestino.
Di seguito è presente l'app Note incorporata di Box, che offre la possibilità di creare una nota, una riunione, un'agenda, un calendario, un piano di progetto, uno stato del progetto o una newsletter.
Gli utenti possono scegliere tra questi modelli predefiniti o creare modelli personalizzati.
File è la sezione in cui la maggior parte degli utenti trascorrerà il proprio tempo e ci sono vari modi per accedere a cartelle e file.
Ti viene fornita una barra di ricerca comodamente posizionata e anche un rapido accesso alla struttura delle cartelle, che semplifica la ricerca di cartelle e file nidificati.
Ho trovato la barra di ricerca il modo più rapido e diretto per cercare i file su Box; le opzioni Filtro contenuto e Metadati aiutano ad accelerare le ricerche.
La Console di amministrazione fornisce ai gestori informazioni dettagliate su tutti gli utenti attivi (o postazioni) e sullo spazio di archiviazione attualmente in uso.
C'è anche un'analisi dettagliata dei principali tipi di file, delle migliori applicazioni di terze parti e persino dei grafici sull'attività oraria.
La Console di amministrazione offre accesso a Utenti e gruppi, Rapporti, Governance, Account e fatturazione e Impostazioni aziendali.
Aggiunge anche nuove funzionalità tra cui l'accesso offline.
Sul lato sinistro della dashboard c'è un menu in cui puoi accedere a tutti i file, i preferiti, i file sincronizzati sul desktop, i messaggi, i collaboratori e la console di amministrazione.
Fare clic su un file o una cartella per visualizzare i dettagli, inclusa l'attività recente (modifiche, download, commenti, ecc.).
In alto a destra, ci sono i pulsanti per il caricamento e la creazione di documenti e fogli Google e file di Microsoft Office (inclusi Excel, PowerPoint e Word), cartelle e note.
La casella di ricerca in alto include i filtri dei contenuti (tipo, cartella, data di modifica).
Accanto a questo ci sono i link alla Guida, i link al tuo profilo (etichettati con le tue iniziali) e i link alle Impostazioni account.
L'interfaccia utente di Box è pulita e chiara; non c'è ambiguità poiché tutto è strutturato in modo logico.
La sua interfaccia utente chiara e il suo design sono secondi solo a Zoolz BigMind for Business, che ottiene un punteggio elevato per l'organizzazione delle informazioni ben all'interno dei confini di una pagina del browser.
Un problema che ho riscontrato con Box è che spostarsi tra le diverse sezioni nella barra di navigazione a volte sembra lento.
Questo è un problema comune con alcune soluzioni Software-as-a-Service (SaaS), ma vorrei solo che la navigazione in Box fosse un po 'più scattante, soprattutto perché il mio account demo aveva pochi file memorizzati al suo interno.
Annullare un abbonamento a Box è semplice e può essere effettuato dalla sezione Account e fatturazione.
Box utilizza il processo di cancellazione per ottenere alcune informazioni dagli utenti e il motivo per cui hanno deciso di annullare il servizio.
Box cercherà di mantenere gli abbonati esistenti offrendo loro sconti sulla loro uscita, il che potrebbe fare la differenza se il prezzo è un ostacolo importante.
Altre società di cloud storage possono trarre vantaggio dalle strategie intelligenti di fidelizzazione dei clienti di Box.
Condivisione e collaborazione di documenti
Quando sei pronto per iniziare a collaborare, puoi visualizzare e commentare i documenti di Microsoft Word in Box (for Business).
Ma se vuoi modificare un documento, dovrai aprirlo sul desktop o in Microsoft Word Online (incluso).
Con entrambi i metodi, una volta salvate le modifiche e chiuso il file, la versione memorizzata su Box (for Business) viene automaticamente aggiornata.
Puoi anche bloccare un file, caricare una nuova versione o spostarlo o copiarlo.
Stranamente, quando ho provato ad aprire un file di Microsoft Word sul desktop, Box (for Business) ha detto di non aver rilevato un programma in grado di aprirlo, anche se ho il software desktop di Microsoft Office.
Come con Google Drive Enterprise, puoi condividere cartelle e documenti utilizzando un collegamento.
Ma con Box (for Business) puoi anche creare un URL personalizzato, richiedere una password, impostare la scadenza del collegamento e consentire o bloccare il download.
Puoi anche condividere tramite e-mail, condividere direttamente dal documento o persino ottenere il codice per incorporare il collegamento nel tuo sito web.
Quando condividi documenti o cartelle tramite e-mail, l'invitato dovrà registrarsi per un account Box (for Business) se non dispone già di un accesso.
Se inviti utenti a una cartella, puoi impostare autorizzazioni come Editor, visualizzatore e altri.
Gli utenti possono scegliere di accettare automaticamente gli inviti di condivisione, il che è conveniente.
Per gli utenti che dispongono di account Box (for Business), puoi condividere tutti i tuoi file e cartelle contemporaneamente.
Inoltre, possono sfruttare alcune funzionalità premium indipendentemente dal tipo di account che hanno, il che è conveniente.
Se desideri condividere con utenti esterni, devi utilizzare un collegamento pubblico.
È possibile condividere documenti con utenti esterni tramite un collegamento ma, a meno che non effettuino l'accesso, l'utente può solo visualizzare il documento.
Per gli utenti che desiderano utilizzare il client di sincronizzazione, funziona senza sforzo nella maggior parte dei casi.
A partire da Box Sync 4.0, sono stati apportati molti miglioramenti alle prestazioni per la sincronizzazione di un gran numero di file.
Anche così, durante il test con un numero elevato di file, il client di sincronizzazione smetteva di funzionare occasionalmente.
Box raccomanda che, sebbene non vi sia alcun limite intrinseco, che gli utenti limitino i trasferimenti a 100.000 file alla volta.
È improbabile che questo sia uno scenario comune per la maggior parte delle aziende, ma potrebbe essere un problema durante la migrazione all'ingrosso da una soluzione diversa.
Oltre a DM e archiviazione, puoi creare Note Box e condividerle con altri utenti Box (for Business) che possono quindi modificare contemporaneamente la Nota Box e lasciare commenti.
Puoi anche inserire elenchi di controllo e immagini in Box Notes.
Questa funzione non è disponibile per gli utenti esterni.
Box Notes non dispone del supporto offline.
Quando visualizzi un documento o una nota Box, vedrai una casella di commento sul lato destro.
In precedenza, dovevi alternare tra commenti o aggiunta di un'attività; ora puoi visualizzare entrambe le opzioni sullo stesso schermo, il che è molto più semplice.
Per assegnare un'attività, è sufficiente selezionare una casella, aggiungere una descrizione, scegliere gli assegnatari e inserire una data di scadenza facoltativa.
Puoi anche taggare altri collaboratori nella descrizione in modo che possano monitorare l'attività.
Se ti viene assegnata un'attività, ricevi un avviso e-mail e puoi completarla o rifiutarla.
Integrazione e sicurezza
Box (for Business) è fortemente integrato con l'ecosistema delle applicazioni cloud.
I grandi nomi includono aziende facilmente riconoscibili come Adobe, MobileIron, Slack (Visit Site at Slack), Splunk e Webex.
Box ha anche una stretta integrazione con Microsoft Office e consente una facile collaborazione anche nell'interfaccia Web per Office 365.
Inoltre, gli sviluppatori interni di un'organizzazione possono utilizzare un'API (Application Programming Interface) accessibile all'utente per creare app personalizzate che possono accedere ai dati di Box in modo sicuro e affidabile, se aderiscono alle migliori pratiche di sviluppo di Box.
Box (for Business) utilizza SSL per la trasmissione di dati da e verso il servizio.
I dati vengono crittografati a riposo utilizzando la crittografia AES a 256 bit, il che significa che i dati sono protetti anche in uno stato inattivo.
Inoltre soddisfa i requisiti ISO 27001, ISO 27018, SOC1, PCI DSS e FedRAMP.
Box è inoltre conforme alla Health Insurance Portability and Accountability ...
