Agiloft (che ha un piano gratuito per un massimo di 10 utenti) è ancora leader nella gestione dei contratti, principalmente grazie alla profondità delle funzionalità e alla personalizzazione quasi senza rivali.
È anche una piattaforma molto matura con un gran numero di clienti attuali che la utilizzano per qualsiasi cosa, dai contratti di vendita alle tortuose catene di aggiornamento preferite dal settore legale.
E a differenza di molte piattaforme che pubblicizzano la personalizzazione come un elemento chiave di differenziazione, Agiloft presta anche molta attenzione alla facilità d'uso con un design dell'interfaccia intuitivo, risorse di guida completamente dettagliate e molte esperienze di configurazione basate su procedure guidate.
Insieme al concorrente, Updraft, è una scelta facile per Editors 'Choice.
Dalla nostra revisione iniziale, Agiloft ha riconfigurato i suoi prezzi per essere più amichevoli per le piccole imprese.
Ha anche aggiunto funzionalità più avanzate come la modifica in tabella, report personalizzati di Microsoft Excel con tabelle pivot e un editor grafico del flusso di lavoro migliorato per attivare azioni automatizzate in base alle modifiche ai record del contratto.
La piattaforma ora supporta anche la modifica diretta dei file in Microsoft Word senza la necessità di salvare una copia locale di un documento di contratto.
In combinazione con la sua suite Agiloft Service Desk e le capacità di sviluppo software low-code della sua soluzione Workflow BPM (disponibile senza costi aggiuntivi), Agiloft offre una piattaforma aziendale scalabile che va oltre la gestione dei contratti di base.
Offre sicurezza integrata, verificabilità e personalizzazione avanzata per l'intero ciclo di vita del contratto.
Ancora una volta, è una scelta imbattibile dagli editori per il software di gestione dei contratti.
Prezzi e piani
Agiloft offre prezzi estremamente flessibili, che iniziano con un piano gratuito per un massimo di 10 utenti totali (cinque dipendenti e cinque utenti) ma non limita gran parte delle funzionalità della piattaforma.
Agiloft è disponibile sia come piattaforma SaaS (Software-as-a-Service) basata su cloud sia come soluzione che può essere distribuita in locale.
L'edizione gratuita include l'accesso alle funzionalità complete di gestione dei file e dei record di Agiloft.
Queste funzionalità includono tabelle e campi dati personalizzabili, funzionalità di ricerca e controllo, grafici e report, creazione e modelli di contratti, flussi di lavoro di approvazione e altro ancora.
Il piano Professional da $ 65 per licenza al mese aggiunge supporto standard via e-mail e telefono, automazione delle regole basate su timer e accesso al portale di supporto, sebbene vi sia ancora un limite per gli utenti.
Il piano Professional Extended (al prezzo di $ 95 per licenza al mese) consente di ottenere accesso utente illimitato per richiedenti e visualizzatori di contratto, accesso a visualizzazioni personalizzate basate sui ruoli, inclusi portali di dipendenti e fornitori e funzionalità avanzate come supporto multilingue e ottico riconoscimento dei caratteri (OCR) per la scansione di contratti e file.
Infine, il piano Enterprise da $ 135 per licenza al mese aggiunge un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) più approfondita e funzionalità di integrazione del sistema.
Agiloft offre sconti anche per organizzazioni senza scopo di lucro.
Agiloft offre una "garanzia di successo incondizionata" per tutti i piani, che offre ai clienti un rimborso completo di 90 giorni sia per la licenza software che per i servizi di implementazione.
Il tipo di licenza principale offerto è Assigned Power User, che è definito come qualcuno che lavora regolarmente nell'interfaccia del personale del sistema.
Le licenze sono legate alla recency, quindi, se un utente è inattivo per più di 30 giorni, quella licenza può essere assegnata a un altro utente.
Agiloft offre anche una licenza "Floating Power User" per manager, approvazioni di contratti o altri dirigenti che accedono periodicamente senza specificare un nome utente per la licenza.
Le aziende possono acquistare una combinazione di licenze power user assegnate e mobili a seconda delle loro esigenze.
La licenza per utente ha i suoi pro e contro a seconda delle dimensioni della tua organizzazione e delle esigenze degli utenti.
Ma il modello di Agiloft ti offre una maggiore flessibilità rispetto alla tariffa fissa di $ 500 al mese che dovresti pagare per ContractWorks (500,00 prezzo di partenza al mese, fatturato annualmente a ContractWorks), ad esempio.
Nel complesso, i prezzi di Agiloft corrispondono molto da vicino a Concord (gratuito per un massimo di 3 utenti presso Concord) su base utente, sebbene le licenze mobili siano un vantaggio.
Interfaccia e caratteristiche principali
Agiloft personalizza ogni implementazione in base alle esigenze aziendali individuali, quindi ciò che vedi in Agiloft è completamente legato al tuo ruolo utente e ai flussi di lavoro di gestione dei contratti specifici su misura per la tua organizzazione.
A differenza di una piattaforma come Coupa Contract Lifecycle Management ($ 0,00 presso Coupa), che concentra la sua gestione dei contratti esclusivamente sulla gestione della spesa e sugli scenari di approvvigionamento, Agiloft è una tabula rasa che puoi adattare a qualsiasi caso d'uso aziendale.
L'interfaccia utente vanilla (UI) può sembrare un po 'datata se utilizzata senza applicare alcuna personalizzazione.
Ma Agiloft ti consente di regolare i colori, il marchio e il layout a tuo piacimento o per abbinarli al sito web della tua azienda.
Per testare la piattaforma aggiornata, ho effettuato l'accesso a quattro diversi portali personalizzati per ruoli specifici.
A seconda che avessi effettuato l'accesso come amministratore, responsabile del contratto, approvatore del contratto o utente del contratto, ho visto una diversa disposizione delle funzioni e dei campi disponibili.
In tutte le dashboard definite dall'utente, la prima cosa che vedi è una dashboard personalizzata con grafici e widget e un menu di navigazione a sinistra che mostra le "tabelle" disponibili della piattaforma, i record e i contratti aperti di recente e qualsiasi attività tu ' sono stato assegnato.
C'è anche una barra di ricerca universale nella parte superiore dell'interfaccia utente che può eseguire query su ogni contratto, file, pagina e record nel database.
Ai fini di questa revisione, abbiamo testato dal punto di vista di un responsabile del contratto, approvatore e utente dalle diverse interfacce utente personalizzate.
Accedendo al portale del gestore contratti, mi sono stati immediatamente forniti grafici basati su widget di contratti in corso e scadenze e rinnovi imminenti.
Mi è stato anche fornito un elenco di record per gestire i contratti attivi.
Un'icona di posta accanto a ogni contratto mi ha fornito le opzioni per impostare notifiche o azioni automatiche su una particolare azione del contratto o per assegnare un'attività a un altro utente.
Da questa pagina, potevo anche importare ed esportare contratti, controllare il contratto che volevo modificare in massa, ecc.
In qualità di responsabile contratti, avevo quindi una serie di opzioni nel menu a sinistra.
Sono stato in grado di visualizzare elenchi di directory di tutte le persone e le aziende associate ai contratti all'interno e all'esterno della mia organizzazione, nonché tutti i contratti nel sistema con un'icona ad albero.
Questo mi ha permesso di vedere un diagramma delle relazioni degli utenti e delle aziende associate a quel contratto.
Come con Onit Contract Administration e Contract Review & Approval (3.000,00 al mese su Onit), ci sono anche flussi di lavoro di approvazione per tenere traccia dei contratti, nonché tipi di contratto e la possibilità di creare diversi modelli.
Agiloft ti consente anche di cercare in base alle clausole specifiche in un contratto e cercare una libreria specifica di clausole.
Per illustrare la differenza nei ruoli degli utenti, il portale dell'approvazione del contratto mostrava solo la directory di base e le tabelle di approvazione del contratto senza alcuna funzionalità più approfondita; l'utente del contratto non vedrebbe l'opzione di approvazione.
Per testare il modo in cui Agiloft gestisce il ciclo di vita del contratto, ho creato un nuovo contratto, impostato un flusso di lavoro di approvazione e monitorato il contratto dall'inizio alla firma.
Quando fai clic sul pulsante Nuovo contratto, Agiloft apre una finestra dettagliata con una serie vertiginosa di opzioni.
Ogni nuovo record riceve un numero ID per impostazione predefinita, quindi ho avuto la possibilità di scegliere se questo record era un contratto, un subappalto, un accordo quadro o una modifica a un contratto esistente.
C'è anche il tipo di contratto, che ti offre tutti i tipi e modelli personalizzati tra cui scegliere dalla tua azienda.
Questi tipi e modelli includono un contratto di servizio clienti, un accordo di non divulgazione, un contratto di lavoro, un fornitore e un contratto partner.
Ho scelto un contratto di servizio clienti e l'ho assegnato al team interno del cliente (Agiloft ti consente di creare gruppi, team e reparti personalizzati).
Da lì, ho configurato il mio contratto di prova Daxdi per il rinnovo automatico ogni 12 mesi, quindi ho inserito la data di inizio e di fine del contratto, l'importo e le informazioni sulla società associate al contratto.
Puoi entrare nei dettagli quanto vuoi con la procedura guidata del contratto.
Questa procedura guidata consente di associare documenti e risorse allegati, configurare messaggi di posta elettronica e attività e, naturalmente, impostare flussi di lavoro di approvazione e firme con una cronologia completa e un audit trail associati al record.
Gli allegati e i beni associati possono anche includere certificati di assicurazione associati a un'azienda o a un contratto.
A seconda delle autorizzazioni dell'utente, una volta terminato, un responsabile del contratto o un amministratore può salvare le modifiche al contratto o fare clic sul pulsante "Invia per revisione" per inviarlo al passaggio successivo del processo.
Nel complesso, il processo di creazione del contratto si è sentito in qualche modo opprimente rispetto alle esperienze più snelle di piattaforme come Concord e ContractWorks.
Ma questo è solo perché Agiloft ti offre opzioni e campi più granulari rispetto a qualsiasi altra soluzione che abbiamo testato.
La capacità di personalizzazione ti consente di rendere il flusso di lavoro di gestione dei contratti semplice o complesso come desideri.
Flussi di lavoro, report e integrazioni avanzati
Agiloft brilla quando si tratta di funzionalità avanzate di gestione dei contratti e automazione del flusso di lavoro.
Dal portale di amministrazione, puoi vedere l'intera gamma di funzionalità contenute all'interno della piattaforma se decidi di personalizzarla a quel livello.
Questo inizia con la ricerca avanzata e funzionalità di modifica nativa più dinamiche.
La nuova barra di ricerca rapida utilizza per impostazione predefinita una ricerca di testo, quindi puoi digitare qualsiasi parola chiave e Agiloft scansionerà tutte le tabelle nel database insieme a ogni documento e file PDF nel sistema utilizzando OCR.
È inoltre possibile configurare il menu a discesa di ricerca per cercare campi specifici, come trovare ogni contratto a cui è associato uno stato In sospeso.
Gli amministratori scelgono i campi da visualizzare nel menu a discesa di ricerca e puoi anche salvare le ricerche per una query di ripetizione rapida.
Se hai cercato un record specifico e desideri apportare modifiche al volo, le nuove funzionalità di modifica nella tabella e di modifica diretta dei file ti consentono di estrarre e modificare un documento in Microsoft Word.
Puoi quindi salvarlo nuovamente quando hai finito, con un registro completo delle modifiche ma senza la necessità di salvare una copia locale del documento.
Anche la segnalazione è ampia.
Nell'interfaccia di amministrazione, ogni scheda nel menu a sinistra include un'opzione Grafici / Rapporti che ti consente di estrarre analisi su qualsiasi aspetto del ciclo di vita della gestione dei contratti.
In Tasks, ad esempio, puoi vedere il tempo medio impiegato dai dipendenti per chiudere ...
