Una solida applicazione per il monitoraggio delle spese offre la possibilità di gestire più attività.
Soprattutto quando il suo ritorno sull'investimento (ROI) dipende dai progetti del team e dai clienti; in tal caso, deve aiutare il dipartimento finanziario ei manager di un'azienda a riconciliare le spese in molti modi.
Abacus (che parte da $ 9 per utente al mese) fa un ottimo lavoro nel coprire tutte queste basi per le aziende che fanno affari negli Stati Uniti con la sua interfaccia alla moda e facile da usare.
L'interfaccia mobile di Abacus arriva subito dopo quella di Editors 'Choices Certify e Rydoo.
Sebbene non possa corrispondere del tutto al loro ambito internazionale o alle capacità di definizione di politiche e regole, lo strumento di rimborso Abacus è di prim'ordine come parte di una piattaforma completa di monitoraggio delle spese per le imprese nazionali.
Prezzi e piani
I prezzi di Abacus partono da $ 9 per utente al mese per il suo pacchetto Starter, che include controlli automatici delle policy, integrazioni con QuickBooks Intuit e archiviazione illimitata dei dati, tra gli altri.
Per $ 12 per utente attivo al mese (fatturato annualmente), Abacus aggiunge l'instradamento di approvazione programmabile, l'integrazione di carte commerciali e supporto aggiuntivo.
Offre anche un piano personalizzato per le imprese.
Utente "attivo" significa che paghi solo per gli utenti quando hanno una spesa approvata nel mese.
Abacus non fa pagare un extra per un dipendente che spende pesantemente.
Abacus inoltre non addebita alcun costo per il tuo contabile, implementazione o supporto continuo (e-mail per il piano Starter; telefono e chat dal vivo per Professional ed Enterprise).
L'azienda copre anche stanza di compensazione automatizzata (ACH) commissioni di pagamento senza costi aggiuntivi.
Puoi registrarti per una prova gratuita di 30 giorni del piano Starter contattando l'azienda.
Parte del servizio e della proposta di valore di Abacus è la convinzione dell'azienda che ciò che offre è un rimborso diretto ACH delle spese approvate.
Al momento Abacus lavora solo con banche statunitensi, quindi le transazioni internazionali sono fuori uso.
A differenza di ExpensePath, il cliente fa tutto il proprio input di dati di configurazione dell'account.
Per motivi di sicurezza, l'account demo Abacus è stato popolato utilizzando i propri dati finanziari.
Una volta impostato l'account iniziale, mi sono invitato come utente a partecipare tramite altri indirizzi e-mail.
Un aspetto fresco e una sensazione al tatto
L'azienda è giovane.
Di conseguenza, sia le interfacce web che quelle per dispositivi mobili sono progettate tenendo conto dell'aspetto, della sensazione e dell'esperienza mobile contemporanei più recenti, qualcosa che lo distingue dai concorrenti con interfacce utente più difficili, come Expensify (visita il sito su Expensify) .
L'interfaccia web riassembla notevolmente l'interfaccia mobile per forma, dimensione del carattere, usabilità e visualizzazione dettagliata delle funzionalità.
La somiglianza dell'interfaccia rende facile passare dall'una all'altra.
L'intestazione del dashboard di Web Admin di Abacus comprende i menu a discesa Elenco spese, Visualizzazione grafico e Visualizzazione ricevute, insieme a una casella di ricerca.
All'estrema destra c'è un pulsante per l'immissione di una nuova spesa e le opzioni di filtro, ordinamento ed esportazione.
Sul lato sinistro, puoi passare facilmente dall'amministratore alle tue funzioni personali.
Di seguito sono riportati i collegamenti alle schermate principali: Posta in arrivo, In attesa, Approvato, Posta in arrivo con avvisi, Posta in arrivo senza avvisi e Approvato - Ultimi 6 mesi.
Puoi anche visualizzare le note spese per vari viaggi, controllare le carte di credito assegnate al tuo team, vedere tutte le persone nel tuo team, gestire la politica delle spese della tua azienda e modificare il tuo account e le impostazioni generali.
Le app mobili sono disponibili per Android e ioS.
L'interfaccia mobile è semplice e di facile comprensione.
Dopo aver risposto all'invito del manager a registrarsi ad Abacus, vieni quindi invitato a scaricare l'app; Ho scaricato l'app per Android.
Hai due possibilità: in primo luogo, puoi, se lo desideri, scattare una foto di una ricevuta da utilizzare in seguito.
A differenza dell'app per iOS, l'app per Android non fornisce una trascrizione della ricevuta sull'app.
Tuttavia, puoi recuperare la ricevuta sull'interfaccia web, dove verranno inseriti il ??venditore e l'importo.
La tua altra scelta è inserire manualmente le informazioni per ogni spesa sull'app mobile.
Quando inserisci il nome del fornitore, l'app cercherà ed elencherà le strutture con nomi simili nella tua zona (il che può essere scomodo se la struttura in questione è nuova e non nella tua zona).
Puoi associare la spesa a un viaggio che è stato creato utilizzando l'interfaccia web.
Ogni spesa, una volta terminata, viene subito inoltrata senza dover attendere per creare un report.
Quando ho inviato tre spese utilizzando un account dipendente fittizio, sono apparse quasi immediatamente nella posta in arrivo del mio account manager; uno, inviato senza ricevuta, è stato opportunamente contrassegnato come "Con avvisi".
Potrei quindi inviare un messaggio di risposta chiedendo della ricevuta mancante, che la dipendente ha ricevuto nella sua e-mail.
Da lì, il dipendente può accedere all'account web e inviare una risposta.
Sebbene l'app per Android sia ben progettata, non fa molto di più che creare e inviare spese.
Questo è in contrasto con servizi come Concur Expense ($ 82,00 a consulenza software) , che offrono funzionalità complete sulle loro app mobili.
Rimborso spese facile
Abacus piacerà ai dipendenti che inviano regolarmente le spese.
Ho apprezzato il fatto di poter presentare le spese una alla volta per il rimborso senza il fastidio di compilare un rapporto completo con numerosi tipi di spese.
Questo processo è diverso da app come ExpensePath, che consentono di inviare le spese solo tramite report.
Ancora più importante, la maggior parte dei dipendenti non vuole essere al posto di sostenere le spese dell'azienda per settimane.
Con Abacus, il tempo di rimborso è di circa due giorni.
Prendersi il tempo per creare un report potrebbe richiedere meno tempo rispetto all'invio di una spesa alla volta, ma se il processo di approvazione respinge l'approvazione di un intero report per il rimborso di un solo articolo, piacerà ai dipendenti? Non così tanto.
Sul lato amministratore dell'equazione, ho trovato l'impostazione delle regole più semplice di ExpensePath.
La sezione Impostazioni conteneva tutte le opzioni di avviso e blocco, chilometraggio e spesa automatica che potevo usare e poi alcune.
È estremamente semplice approvare le spese, singolarmente o in gruppo, e rispedirle al dipendente con un commento.
Il dipendente viene immediatamente informato del commento via e-mail e può rispondere a sua volta.
È anche facile riassegnare un'approvazione a un altro manager.
Da un punto di vista contabile, ho apprezzato il fatto che Abacus mi abbia dato più opzioni di Certify.
Si sincronizza automaticamente con il software di contabilità Xero, QuickBooks e Oracle NetSuite.
Mi è anche piaciuto che Abacus memorizzi i dati e consenta l'accesso per il periodo di 7 anni dell'IRS richiesto, fornendo una traccia di controllo completa.
Una volta che il manager e l'amministratore hanno approvato la spesa per il rimborso, il pagamento ACH viene effettuato entro un periodo di 24 ore.
Abacus adotta anche misure di sicurezza aggiuntive per garantire gli account amministratore del cliente.
Pochi giorni dopo aver iniziato a testare Abacus, la società mi ha inviato un'e-mail dicendo che i pagamenti del rimborso erano stati sospesi in attesa della verifica dell'identità e ha chiesto le ultime quattro cifre del numero di previdenza sociale del nostro tester.
Questi passaggi aggiuntivi sono fastidiosi su un livello ma rassicuranti su un altro.
Il costo per fare affari (in altre parole, le spese) è la seconda voce più grande sotto gli stipendi per la maggior parte delle aziende.
Garantire che ciò sia fatto accuratamente è fondamentale e inizia con il rendere il processo di invio meno oneroso.
L'auto-configurazione di Abacus, la facilità d'uso e il rapido rimborso diretto sono un vantaggio, a condizione che il cliente accetti di divulgare informazioni bancarie sensibili per farlo accadere.
È una scelta solida per le PMI senza una presenza internazionale che cercano un monitoraggio delle spese rapido e senza problemi e il rimborso dei dipendenti.
La linea di fondo
Abacus è un software di monitoraggio delle spese che offre un'interfaccia facile da usare con un robusto set di funzionalità, consentendo di inviare le spese immediatamente anziché attendere il rapporto mensile.
