When I Work attirerà le piccole e medie imprese (PMI) con il suo desktop flessibile, l'esperienza web mobile e i controlli intuitivi.
Per quanto riguarda la pianificazione dei dipendenti e il software di pianificazione dei turni, è difficile battere i prezzi di When I Work.
Il software è gratuito per un massimo di 75 dipendenti e include la creazione di orari, la disponibilità e la gestione del tempo libero, il cambio di turno e la gestione del tempo e delle presenze oltre ad applicazioni Android e iOS dedicate.
Solo alcuni punti deboli nel reporting e nelle integrazioni dirette con le app di terze parti più diffuse lo tengono dietro i vincitori della nostra Editors 'Choice in questo spazio, Deputy e Humanity.
Se sei disposto a sfidare la sua API, tuttavia, When I Work è sicuramente in grado di integrazioni di app personalizzate, in particolare per il software di gestione delle risorse umane (HR) di back office, nonché per le applicazioni per punti vendita (POS) e buste paga.
Potrebbe mancare di alcune funzionalità avanzate, come la previsione, ma ha un solido set di funzionalità di base e un'interfaccia utente molto attraente che non è solo carina ma facile da imparare e versatile.
Prezzi
Le aziende con 75 o meno dipendenti possono registrarsi gratuitamente sul sito Web di When I Work, che offre loro una pianificazione semplice e una comunicazione di team per un'unica sede.
Le aziende più grandi con più di 75 utenti possono chiamare il fornitore per ottenere una soluzione più personalizzata.
La pianificazione semplice include la pianificazione del team, la disponibilità dei membri del team e le comunicazioni del team.
Le aziende possono aggiungere funzionalità di presenza per $ 2 per utente.
La maggior parte delle piccole e medie imprese (PMI) che operano da un'unica sede scopriranno che questo livello è in grado di coprire la maggior parte dei requisiti di pianificazione dei turni.
Il livello Scheduling Basic costa $ 1,50 per utente al mese ed è ideale per i team con più sedi o siti di lavoro.
Include tutto ciò che offre il livello gratuito oltre a funzionalità come la pianificazione di oltre 10 giorni, la pianificazione di più team e i siti di lavoro remoti.
La partecipazione può essere aggiunta per $ 1,30.
Un'opzione Scheduling Pro costa $ 2,25 per utente al mese e si concentra sulla pianificazione e comunicazioni avanzate per i team che devono semplificare l'assegnazione e il monitoraggio del lavoro.
Aggiunge inoltre Gestisci attività del team, Pianificazione automatica e Monitoraggio dell'avanzamento delle attività.
L'aggiunta della partecipazione a questo livello costa $ 1,60.
Infine, esiste una soluzione Enterprise più completa per le grandi aziende che necessitano di accesso API, gestione degli account, impostazioni di privacy globali e Single Sign-On (SSO) basato su SAML da integrare con i sistemi di gestione delle identità.
Questo livello dispone anche di onboarding personalizzato e funzionalità di partecipazione opzionali.
Tuttavia, manca di alcune funzionalità potenzialmente importanti, come la previsione, che è principalmente ciò che lo tiene dietro il vice vincitore dell'Editor's Choice.
Tuttavia, le molteplici funzionalità che consentono di risparmiare tempo e l'abbondanza di formazione e supporto lo faranno valere il prezzo per alcune organizzazioni.
Bello e semplice
Chiunque abbia mai dovuto pianificare i turni per un negozio al dettaglio, un ristorante o una fabbrica sa che può richiedere enormi quantità di tempo, quindi svolgere il lavoro in un ambiente piacevole è importante.
Piattaforme come When I Work mirano non solo a fornire un'interfaccia accattivante, ma anche a ridurre al minimo la pianificazione dei turni di lavoro, compreso il tempo necessario per la configurazione.
La piattaforma offre diversi modi per aggiungere dipendenti e una varietà di opzioni per creare pianificazioni giornaliere, settimanali e mensili.
Accedi a livello di amministratore di sistema o manager e vedrai la dashboard principale della piattaforma, che mostra una manciata di widget preconfigurati che mostrano il programma della giornata, gli avvisi di presenza e altre azioni che richiedono attenzione.
Vedrai anche il periodo di paga corrente e il confronto tra i costi stimati del lavoro e le ore lavorate totali.
Le icone per le funzioni principali del servizio vengono eseguite da sinistra a destra nella parte superiore, inclusa un'icona a campana per le notifiche.
L'inserimento di nuovi dipendenti è un lavoro rapido iniziato dall'icona Strumenti sulla barra di navigazione principale.
Inizia scegliendo Dipendenti Aggiungi dipendente e inserisci un minimo di informazioni di contatto.
Quindi, fai clic sul pulsante verde "Aggiungi dipendente" in basso per inviare alla persona un invito a registrarsi.
Quando il dipendente accede per la prima volta, gli verrà chiesto di inserire tutte le informazioni mancanti, inclusa una foto, le ore totali in cui desidera lavorare in una settimana e se desidera o meno ricevere la pianificazione e altri avvisi via e-mail o tramite l'app mobile della piattaforma.
I manager possono anche aggiungere nuovi dipendenti facendo clic sul pulsante verde "Invita dipendenti" nella barra di navigazione principale, digitando l'indirizzo email o il numero di telefono di un nuovo lavoratore e facendo clic su "Aggiungi" per inviare loro un invito a installare l'app e compilare il proprio informazione.
I nuovi account possono anche caricare informazioni per il personale esistente da fogli di calcolo Microsoft Excel o estrarre i dati dei dipendenti da Square, un elaboratore di carte di credito e un servizio POS.
Controllo dei dipendenti sugli orari
Per rimanere competitive, le aziende di alcuni settori stanno dando ai dipendenti un maggiore controllo sui loro programmi e When I Work fa un buon lavoro nel consentire questo, fornendo ai dipendenti gli strumenti per avviare modifiche alla pianificazione.
Nell'app, i lavoratori selezionano Inserisci la tua disponibilità Configurazione della disponibilità e utilizzano una griglia del calendario per indicare quando possono lavorare, trascinando e rilasciando un'icona verde "Pollice su" per i giorni e le ore in cui sono disponibili e un'icona rossa "Pollice giù" attraverso i tempi non lo sono.
I dipendenti possono persino indicare quando di solito dormono la notte, in modo che il sistema disattivi gli avvisi durante quelle ore, il che è un tocco premuroso che molte app per smartphone trascurano di includere.
Gli amministratori di sistema possono configurare le impostazioni di Quando lavoro in modo che i dipendenti possano prendere i turni aperti per i quali sono qualificati per lavorare, abbandonare i turni o scambiarli con altri dipendenti, tutto con o senza l'approvazione di un manager.
Cambiare i turni è facile.
I dipendenti selezionano "Il mio programma", fanno clic sul turno che desiderano scambiare, quindi scelgono Turno Dettagli Scambia Turno.
Lo schermo mostra quindi tutti i colleghi con cui possono passare in base alle loro qualifiche e disponibilità e consente anche alla persona di rimuovere il clic da chiunque non desideri offrire lo scambio.
I dipendenti possono quindi aggiungere un messaggio e premere "Invia".
Le offerte di scambio vengono visualizzate come notifiche push sui telefoni degli invitati.
I dipendenti possono anche dividere i turni, offrendo parte di un turno programmato a un altro dipendente.
When I Work ha anche la funzionalità di chat, che consente agli utenti di comunicare in tempo reale prima di inviare richieste di cambio turno.
Con la popolarità di app incentrate sul team come Slack e Microsoft Teams in aziende di tutte le dimensioni, avere funzionalità simili focalizzate sulla pianificazione all'interno dell'app è molto conveniente per i dipendenti che devono richiedere rapidamente di cambiare turno.
Gestione degli orari
La pianificazione inizia aggiungendo nuovi account.
Questo viene fatto facendo clic su Impostazioni Posizioni e inserendo i nomi di ogni tipo di lavoro nell'azienda.
Questi lavori possono essere codificati a colori per un più facile monitoraggio visivo sulla griglia di pianificazione.
Il passaggio successivo consiste nell'utilizzare le posizioni delle impostazioni per inserire le diverse posizioni, che possono essere sedi fisiche separate o diverse aree di lavoro o reparti all'interno di un singolo stabilimento.
Un caso d'uso ideale per questo è per le aziende che utilizzano diversi scheduler per diversi reparti.
Una volta impostate le informazioni sui dipendenti, sul lavoro e sulla posizione, il passaggio successivo è la creazione delle pianificazioni.
Il modulo Scheduler di When I Work può essere configurato per mostrare un calendario giornaliero, settimanale e mensile per una posizione specifica.
Si noti che l'opzione mensile dipende dal livello di servizio acquistato scelto.
Tutti i dipendenti collegati a una posizione specifica vengono visualizzati a sinistra mentre i giorni e gli orari della giornata sono visibili in alto, questo crea una griglia di facile comprensione di celle aperte che rappresentano le possibili ore in cui una persona può lavorare.
I turni vengono creati facendo doppio clic su una cella aperta.
Ciò richiama una finestra pop-up di informazioni per quel dipendente, nonché i turni durante quel periodo di tempo il dipendente è qualificato a riempire quando disponibili.
Se i dipendenti lavorano in più sedi, il sistema riconosce se sono già assegnati a un turno in una sede diversa.
Fai clic con il pulsante sinistro del mouse su qualsiasi turno mostrato e il turno viene automaticamente caricato nel calendario, dove appare sotto uno schermo grigio diagonale per indicare che non è stato pubblicato.
Nella finestra pop-up, puoi anche creare un turno personalizzato, aggiungere una pausa pagata o non pagata e lasciare una nota (ad esempio, "Pulisci i bagni prima che il tuo turno sia finito").
Una volta impostata una pianificazione, fai clic su "Pubblica e notifica" per pubblicare la pianificazione e scegli chi riceverà la notifica.
Se la pianificazione contiene turni aperti, i dipendenti identificati come idonei e disponibili a lavorare riceveranno un avviso.
A seconda di come imposti il ??sistema, se più di una persona è interessata, puoi scegliere chi ottiene il turno in base all'anzianità o in base all'ordine di arrivo.
Una volta creato un turno, puoi salvarlo come modello di turno, una bella scorciatoia per le aziende che occupano regolarmente gli stessi turni.
Esistono due modi per accedere ai turni salvati.
Un modo è selezionare Impostazioni turni modelli, che fa apparire tutti i turni salvati che possono essere aggiunti alla pianificazione.
Il secondo modo è fare clic sull'icona della chiave inglese nell'angolo in alto a destra del modulo Scheduler, che fa apparire un menu a discesa in cui un'opzione è "Copia settimana precedente".
Questa opzione copierà l'intero programma della settimana precedente.
Gli utenti possono ora ordinare i turni per dipendente o per posizione, il che è particolarmente utile per i manager con una grande forza lavoro in più aree geografiche.
Molte aziende prestano molta attenzione a come i turni corrispondono alle vendite.
Per aiutare in questo, When I Work mantiene un totale corrente di ore pianificate al giorno nella parte inferiore della pagina Scheduler.
Fare clic sulla scheda Budget nella parte superiore della pagina e "Vendite previste, Costo della manodopera e% manodopera" (ovvero, manodopera come percentuale delle vendite) vengono visualizzati nella parte inferiore della pagina.
Tuttavia, si tratta di numeri che cambiano in tempo reale quando le persone vengono aggiunte o rimosse dalla pianificazione.
In questo momento, gli utenti devono inserire da soli i numeri di vendita previsti, a differenza di ciò che devono fare nel concorrente e vincitore di Editors 'Choice, Humanity, che estrae i dati da altri fornitori di risorse umane con cui si integra.
Supporto e formazione dal vivo
When I Work è una società con sede in Minnesota che offre supporto via chat ed e-mail dalle 7:00 alle 20:00, ora centrale.
Per coloro che ne hanno bisogno, la società caricherà gratuitamente i programmi esistenti dei nuovi clienti, i modelli di pianificazione e i nuovi dipendenti sulla sua piattaforma.
I clienti possono guardare video di aiuto, leggere articoli nel Centro assistenza, registrarsi per uno dei ...
