Alcuni anni fa, quando mi sono imbattuto in OfficeTime, questa app per il monitoraggio del tempo per i lavoratori che fatturano a ore mi ha impressionato per la sua semplicità, facilità d'uso e basso costo.
OfficeTime è ancora un'opzione meravigliosa per i lavoratori solitari che desiderano un affidabile time tracker offline che includa semplici strumenti di monitoraggio delle spese e fatturazione.
Tuttavia, non è l'ideale per la collaborazione e non si integra con molte altre app e servizi.
Per l'utilizzo in team e per opzioni di fatturazione più avanzate, Harvest è un'app migliore e una scelta degli editori.
Un'altra opzione per i lavoratori solitari con un budget limitato è la versione gratuita di Toggl, che è anche una scelta degli editori.
Prezzo e disponibilità
OfficeTime è un'app scaricabile per Windows e Mac, con app mobili anche per iOS e Apple Watch.
Le app desktop costano $ 47 ciascuna.
La maggior parte delle altre app per il monitoraggio del tempo vengono vendute come abbonamenti, ma con OfficeTime paghi solo una quota di acquisto una tantum.
Considerando che non paghi una tariffa continua per OfficeTime, il prezzo è basso.
Altre app per il monitoraggio del tempo generalmente costano da qualche parte tra $ 8 e $ 12 al mese.
Molte di queste app, tuttavia, supportano la collaborazione, il che significa che puoi tenere traccia e creare fatture non solo dal tempo speso per i progetti, ma anche dal tempo del tuo collega.
OfficeTime è solo per uso singolo.
Per i proprietari unici, OfficeTime offre un ottimo rapporto qualità-prezzo, ma esistono versioni gratuite di altre app che offrono un valore simile.
Il livello di servizio gratuito di Toggl, ad esempio, è adeguato per molti liberi professionisti.
Toggl non include la fatturazione, ma puoi collegarlo a quasi tutti gli altri servizi di fatturazione e di spesa che potresti utilizzare.
Harvest (Visit Site at Harvest), che altrimenti costa $ 12 a persona al mese, offre anche una versione gratuita dell'app, sebbene ti limiti a gestire un solo progetto alla volta.
Un'altra app chiamata TopTracker è totalmente gratuita, ma è leggera sulle funzionalità.
Configurazione e avvio
Per ottenere OfficeTime, scarica l'app per Windows o Mac, che viene fornita con un periodo di prova gratuito di tre settimane prima di dover inserire i dati della carta di credito.
Durante la configurazione dell'account, OfficeTime ti chiede se desideri iniziare con alcuni dati fittizi per aiutarti a orientarti o se vuoi iniziare a impostare il tuo lavoro da monitorare.
Per utilizzare OfficeTime (e in realtà la maggior parte delle app per il monitoraggio del tempo) in modo efficace, è necessario dedicare alcuni minuti ad accertarsi di avere una chiara comprensione di come sono organizzati i progetti aziendali.
Molti professionisti hanno questa conoscenza tacita a portata di mano, ma a volte ci vuole un po 'di apprendimento per tentativi ed errori per analizzare correttamente il tuo lavoro.
OfficeTime è abbastanza agile da consentirti di correggere rapidamente i tuoi passi falsi mentre procedi.
OfficeTime salva tutti i dati del tuo account localmente sul tuo computer o su qualsiasi archivio di archiviazione indicato durante l'installazione.
Se scegli di utilizzare sia l'app desktop che l'app iOS, puoi sincronizzare il tuo account tra questi dispositivi, ma solo quando sono connessi alla stessa rete (ad esempio, lo stesso Wi-Fi).
Non è possibile eseguire la sincronizzazione tra un'app desktop Windows di OfficeTime e una versione Mac dell'app.
I controlli di sincronizzazione vengono visualizzati solo nell'app iOS, non nelle app desktop.
Caratteristiche
In OfficeTime hai progetti, elementi pubblicitari e categorie.
Gli elementi pubblicitari sono più o meno la stessa cosa delle attività, anche se qui possono anche essere spese.
Ogni progetto contiene elementi pubblicitari e ogni elemento pubblicitario può essere assegnato a una categoria, come marketing, design, ricerca o qualsiasi altra cosa tu crei.
Puoi anche assegnare progetti a categorie.
Quando sei pronto per metterti al lavoro, crei un elemento pubblicitario e premi un pulsante di riproduzione sull'estrema sinistra.
Il timer inizierà a monitorare il tempo di minuto in minuto, che puoi vedere in tempo reale se lasci la finestra in vista.
Nella versione per Mac, mette anche una visualizzazione del timer attivo nel menu di stato, così puoi guardare in alto e vedere da quanto tempo lavori su un'attività.
Dalla stessa icona del menu di stato, puoi anche mettere in pausa e riprendere il monitoraggio del tempo, avviare rapidamente il monitoraggio del tempo su una nuova attività e creare un promemoria.
La funzione di promemoria, che è unica per OfficeTime per quanto ne so, ti consente di inserire qualsiasi testo in formato libero che desideri.
OfficeTime te lo ricorderà tramite un messaggio pop-up all'ora impostata.
Visto che OfficeTime è un'app desktop, tutto funziona offline.
Alcuni tracker del tempo online, come Toggl, hanno funzionalità offline, anche se non tutti lo hanno.
Durante il test di Toggl, ho interrotto improvvisamente Internet per vedere cosa sarebbe successo al timer e continuava a ticchettare.
Non è stato il caso di Everhour, che ha immediatamente interrotto il timer nel momento in cui il mio computer ha rilevato che era offline.
Se inizi a registrare una nuova attività in OfficeTime quando hai già un timer in esecuzione, l'app sospende automaticamente l'elemento pubblicitario attivo, rendendo impossibile fatturare accidentalmente due clienti o registrare il tempo per due attività contemporaneamente.
C'è un modo per sovrascrivere questa impostazione se necessario.
Anche gli elementi pubblicitari possono essere spese, come la fotografia di stock acquistata per il lavoro di un cliente o il trasporto per raggiungere una riunione.
Registri le spese come se fossero un qualsiasi altro elemento pubblicitario, il che significa che le vedi elencate accanto a tutto il tempo di tracciamento per un determinato progetto.
Sebbene OfficeTime includa strumenti di fatturazione e di spesa, non copre tutte le situazioni e le condizioni che a volte si verificano per i liberi professionisti.
Ad esempio, la fatturazione e gli strumenti di progetto di OfficeTime non gestiscono progetti a tariffa fissa.
Supponiamo che addebiti una tariffa fissa di $ 200 per una sessione di consulenza faccia a faccia o $ 5.000 per la creazione di un sito Web, indipendentemente dalla quantità di tempo speso per il progetto.
Altre app, come Harvest e Paydirt, forniscono modi per monitorare in modo appropriato il lavoro del progetto e fatturarlo, mentre OfficeTime funziona solo per ore fatturabili.
Il motivo per cui potresti comunque voler tenere traccia del tempo su un progetto con una tariffa fissa è per assicurarti di non dedicare troppo tempo a esso e quindi renderlo meno redditizio.
Un'altra caratteristica mancante in OfficeTime che compare in diverse app di monitoraggio del tempo online è la capacità di stimare quanto tempo richiederà un'attività o un progetto.
Questo tipo di informazioni aiuta le persone a migliorare le proprie capacità di gestione del tempo, il che può portare ad assumere o rifiutare in modo appropriato un nuovo lavoro.
Rapporti e fatture
Gli strumenti di reporting e fatturazione in OfficeTime funzionano bene e sono chiari.
Sono sempre contento che gli strumenti di reporting non mi richiedano di avere una laurea specialistica in gergo aziendale per capire cosa mostreranno.
Come accennato, OfficeTime non è l'ideale per l'uso in team, sebbene sia possibile generare rapporti per più persone caricando i dati di un'altra persona nel tuo account OfficeTime.
Questo è un processo inutilmente goffo che è soggetto a errori, soprattutto se confrontato con servizi che supportano semplicemente più persone in un account.
Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours e altre app offrono tutti veri servizi di monitoraggio del tempo del team.
In ogni caso, i report sono facili da generare, così come le fatture.
Dal menu, puoi selezionare un rapporto, come Ultimo mese, e visualizzare un riepilogo del lavoro e del tempo monitorato accanto a un grafico a torta.
Puoi regolare ciò che viene mostrato nel rapporto e, quando sei pronto, premere un pulsante in basso per creare una fattura o esportare i dati.
Durante la generazione delle fatture, OfficeTime può inserire automaticamente dettagli come le informazioni di contatto per la tua azienda e il cliente, nonché altri dettagli standard.
Tuttavia, non ha un sistema avanzato per il monitoraggio quando vengono ricevuti i pagamenti, che Paydirt offre quando ti registri per consentire ai tuoi clienti di pagare tramite PayPal o Stripe.
Integrazioni
OfficeTime non supporta molte integrazioni con altre app e servizi.
Puoi connettere l'app a iCal, ma questo è tutto.
Altre app per il monitoraggio del tempo, in particolare Toggl e Harvest, ti consentono di collegarle ad altri servizi aziendali di uso comune, come QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet e altri.
Per il monitoraggio offline delle ore fatturabili
OfficeTime rimane una potente app per il monitoraggio del tempo se ciò di cui hai bisogno è uno strumento affidabile che funziona offline per mantenere i record di ore e spese fatturabili.
Non è l'ideale se lavori con un team o se a volte addebiti ai clienti una tariffa del progetto anziché una oraria.
Se OfficeTime non soddisfa le tue esigenze, considera Harvest o Toggl, le scelte degli editori in questa categoria.
