Una volta, una suite per ufficio era un gruppo di stanze in un edificio in mattoni in cui le persone si riunivano nei giorni feriali per digitare lettere, tenere riunioni, calcolare i guadagni e progettare annunci pubblicitari.
Oggi, una suite per ufficio è un insieme di applicazioni di produttività sul tuo desktop, laptop o dispositivo mobile in cui fai tutte queste cose, da solo o in collaborazione con altre persone che fanno cose simili sui propri dispositivi.
È probabile che le farai a qualsiasi ora del giorno o della notte, ovunque ti trovi.
Hai perso il refrigeratore d'acqua, ma, nel complesso, probabilmente hai guadagnato in efficienza.
Microsoft Office, installato come set autonomo di app o come parte del servizio Office 365 basato su abbonamento, è il colosso delle suite per ufficio, che gran parte del mondo utilizza per impostazione predefinita.
Ciò non significa che Office sia necessariamente la migliore suite per i tuoi scopi specifici, quindi Daxdi.com ha recentemente esaminato sia Office che i suoi principali rivali di Apple, Google, Corel e Document Foundation.
Alcune di queste alternative sono gratuite.
Alcuni, come lo stesso Office, sono più o meno costosi a seconda della versione scelta.
Alcuni risiedono solo sul tuo hard disk, altri vivono parzialmente o totalmente nel cloud.
Se sei curioso delle alternative a Microsoft Office, continua a leggere.
Tre app rimangono il fulcro di ogni suite per ufficio, indipendentemente dal fatto che provenga da Microsoft o no.
Alla base, una suite per ufficio è composta da un elaboratore di testi, un foglio di calcolo e un'app di presentazione.
A seconda della suite, e in alcuni casi a seconda della versione di una suite che scegli, ottieni anche un'app di posta e calendario, un database manager, un software di modifica PDF, un'app per prendere appunti, strumenti per la creazione di siti Web e qualsiasi altro una dozzina di app e servizi vari che vanno dalle conferenze Web alla creazione di moduli.
Alcune suite si sono trasformate in servizi online, quindi Microsoft Office esiste sia come le familiari app desktop di Word, Excel e PowerPoint sia come servizio di Office 365 basato su abbonamento che viene fornito in piani a vari prezzi che includono funzionalità basate sul Web come la collaborazione in tempo reale , archiviazione online e videoconferenza.
Cosa ottieni in una suite per ufficio
Una cosa che tutte le suite odierne hanno in comune è che le loro app principali, ovvero elaboratori di testi, fogli di calcolo e app di presentazione, condividono gran parte del loro codice sottostante, in modo che, ad esempio, gli strumenti di disegno nell'app di presentazione siano in genere anche disponibile in forma ridotta nell'elaboratore di testi e nel foglio di calcolo.
Inoltre, le app principali in genere condividono un'interfaccia simile, quindi puoi passare da una all'altra senza dover imparare dove trovare le funzionalità di base.
Nel bene e nel male - e penso che, nel complesso, sia soprattutto per il meglio - Microsoft Office definisce lo standard per tutte le altre suite per ufficio e tutte le altre suite consentono di salvare i documenti nei formati di file di Office.
Ogni altra suite sul mercato offre vantaggi speciali che Office stesso non può fornire.
LibreOffice di Document Foundation, ad esempio, è completamente open source, quindi gli utenti attenti alla sicurezza possono essere certi che le loro app per ufficio non condividono dati con Microsoft, Apple o nessun altro.
La G Suite commerciale di Google e la versione gratuita di Documenti, Fogli e Presentazioni Google conservano tutti i tuoi documenti nel cloud, il che potrebbe essere un vantaggio se sei sempre in viaggio, ma uno svantaggio se desideri la potenza di modifica di un'app desktop come Word o Excel.
Puoi scaricare i documenti di Google in formati standard come quelli utilizzati da Microsoft Office o LibreOffice, ma gli originali sono sempre nel cloud e (con alcune eccezioni speciali) possono essere modificati solo nell'interfaccia basata su browser e app mobile di Google.
Ecco le basi delle principali suite di oggi.
Con Microsoft Office e Office 365, ottieni Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook e altre funzionalità varie; alcune versioni includono il gestore database di Access, il pacchetto di pubblicazione desktop di Publisher e persino l'app per diagrammi di flusso e diagrammi Visio.
Office per Mac include versioni leggermente diverse di Word, Excel, PowerPoint, Outlook e l'app per appunti OneNote, ma nessuna controparte di Access o Publisher.
Quando acquisti Microsoft Office, per Windows o per Mac, ottieni la versione corrente al momento dell'acquisto, con aggiornamenti gratuiti occasionali a qualsiasi futura versione principale e viene aggiornata solo con gli aggiornamenti di sicurezza da Windows Update, non con nuove funzionalità .
Quando ti abboni a Office 365, le tue copie delle app per ufficio vengono aggiornate automaticamente con nuove funzionalità ogni tre mesi e non devi pagare un extra quando le attuali app di Office 2016 vengono sostituite da una nuova versione revisionata in futuro.
Per impostazione predefinita, sebbene sia facile modificarlo, le app di Microsoft salvano i documenti in Microsoft OneDrive, un servizio di archiviazione e sincronizzazione nel cloud che normalmente conserva copie dei tuoi documenti sul disco rigido e nel cloud, in modo da poterli modificare con il tuo desktop app anche quando sei offline.
Microsoft, come Apple, semplifica la modifica e l'accesso ai documenti online tramite un browser o localmente tramite un'app desktop, ed è uno dei principali vantaggi di Office.
Alternative di Microsoft Office
Se sei pronto per il passaggio da Microsoft Office o se desideri semplicemente un'alternativa, dovrai essere preparato ad affrontare l'inconveniente di utilizzare formati di documenti non Microsoft in un mondo incentrato sull'ufficio.
Gli unici formati di documento che tutti possono gestire sono i formati Microsoft Word ed Excel e puoi configurare le tue app non Microsoft per salvare in quei formati, ma in genere dovrai eliminare le finestre dei messaggi e altri avvisi quando lo fai.
Se condividi documenti solo all'interno di un'organizzazione che ha standardizzato su formati non Microsoft, questo non sarà un problema, ma sarà un problema se invii documenti a chiunque all'esterno.
Con questo in mente, ecco alcuni dettagli sulle alternative: le app di Google includono Documenti, Fogli, Presentazioni, tutti disponibili da un menu che appare in alto a destra nella home page di Google quando accedi a qualsiasi account Google.
Lo stesso menu include tutti i servizi gratuiti di Google come Gmail, Calendar, Contatti e Google Drive.
Se ti registri per la versione commerciale di G Suite, ottieni anche conferenze vocali e video e una varietà di servizi di gestione degli account; gli abbonamenti più costosi includono funzionalità di controllo e conservazione dei dati.
Tutte le offerte di Google esistono solo nel cloud, accessibile tramite un browser web o app per dispositivi mobili, non tramite programmi basati su desktop, e puoi modificare i tuoi documenti Google solo quando sei online.
L'unica eccezione parziale è una funzione di navigazione offline disponibile tramite il browser Chrome, ma solo se hai già installato un componente aggiuntivo per la modifica offline per Chrome e solo se hai già scaricato copie dei documenti che desideri modificare.
Se perdi l'accesso a Internet senza pianificare in anticipo, sei sfortunato.
LibreOffice, d'altra parte, è un'unica applicazione desktop, composta da un word processor chiamato Writer, un foglio di calcolo chiamato Calc, un'app di presentazione chiamata Impress, un'app di grafica vettoriale chiamata Draw, un modulo matematico separato chiamato Math, un grafico separato modulo chiamato Charts e un database manager chiamato Base.
A meno che il tuo amministratore di rete non installi una versione speciale basata su server per gli utenti della tua organizzazione, operazione non facile, puoi utilizzare LibreOffice solo avviando le sue app desktop in Windows, macOS o Linux.
Non puoi usarlo tramite un browser e non puoi usarlo tramite un'app mobile.
Queste limitazioni comportano vantaggi in termini di sicurezza e LibreOffice è l'unica suite per ufficio open source aggiornata, il che significa che non devi preoccuparti di ciò che Google, Microsoft o Apple potrebbero fare con i tuoi dati.
Un altro vantaggio è che LibreOffice assomiglia molto alle versioni precedenti di Microsoft Office, prima che Microsoft sostituisse la vecchia interfaccia con menu e barra degli strumenti con l'interfaccia Ribbon introdotta con Office 2007.
Un importante attore di nicchia è WordPerfect Office di Corel.
I suoi lealisti includono molti uffici legali, agenzie governative, accademici e me.
WordPerfect Office esiste solo sulla piattaforma Windows, senza versione online, e il suo foglio di calcolo Quattro Pro e l'app di grafica Presentazioni sono al massimo poco brillanti.
Ma il suo cuore è il potente e unico word processor WordPerfect, l'unica app di elaborazione testi attuale che non cerca di assomigliare a Microsoft Word.
A differenza di Word, che nasconde i suoi codici di formattazione, la funzione Reveal Codes di WordPerfect rende facile vedere esattamente perché il tuo documento ha l'aspetto che ha, rendendo facile eseguire modifiche all'ingrosso nello stile di formattazione che sono quasi impossibili in Word.
WordPerfect è anche molto più affidabile di qualsiasi altra app nella gestione di documenti di grandi dimensioni e documenti costituiti da documenti separati più piccoli come i capitoli di un libro.
Apre quasi tutti i formati legacy e può essere impostato per salvare in Microsoft Word per impostazione predefinita.
Probabilmente non lo vorrai a meno che non lo usi già, ma se ne hai bisogno, nient'altro prende il suo posto
Che dire di Apple iWork?
Perché iWork non è nella tabella sopra? Le app per ufficio di Apple sono commercializzate sul sito Web di Apple come iWork, ma non troverai una suite con quel nome in vendita; invece tutti i pezzi vengono venduti singolarmente.
Devi acquistarli tutti separatamente e assemblare la suite da solo.
Detto questo, l'elaboratore di testi Pages (gratuito su Apple.com), le app per fogli di calcolo Numbers e l'app per presentazioni Keynote sono, a mio avviso, le app per ufficio più eleganti e visivamente impressionanti mai realizzate.
Tuttavia, non sono progettati per funzionare bene al di fuori dell'ecosistema Apple.
Se desideri aprire un documento iWork in Windows, Android o Linux, dovrai accedervi tramite un browser e, se hai attivato il monitoraggio delle revisioni nel tuo documento Numbers (gratuito su Apple.com), puoi essere infastidito di scoprire che puoi solo visualizzarlo, non modificarlo, nell'interfaccia del browser.
Le app di Apple possono esportare e importare file in formato Microsoft e LibreOffice, ma non esiste un'app Windows o Linux in grado di aprire documenti iWork nel proprio formato.
L'eleganza e la semplicità di Apple potrebbero essere sufficienti per compensare questo se non esci mai da Appleland, e Numbers ha la particolarità di essere l'unica app per fogli di calcolo corrente che rompe gli schemi di Excel permettendoti di creare più tabelle sullo stesso foglio.
Ammiro le app di Apple, ma, a parte il Keynote visivamente spettacolare (gratuito su Apple.com), sono riluttante a usarle.
Quale suite per ufficio è giusta per te?
Quando scegli una suite per ufficio, scegli per te o per l'intera organizzazione? Se scegli per te stesso, usa quello che ti sembra più comodo, ma se scegli qualcosa di diverso da Microsoft Office e prevedi di inviare i tuoi file a qualcun altro, preparati a configurare la tua suite per esportare i file nei formati Microsoft standard che quasi tutti gli altri si aspettano.
Se scegli per una piccola impresa o una grande organizzazione, le cose si complicano.
Microsoft Office è il più efficace e nel complesso il più affidabile e facile da usare di tutte le suite, ma ha ...
