In un mondo in rapido movimento verso la digitalizzazione di ogni documento, le applicazioni di scansione mobile rimangono strumenti necessari, poiché alcune organizzazioni si aggrappano all'utilizzo di documenti cartacei.
Cose come i moduli governativi e ospedalieri tendono ancora a essere stampati su carta e non possiamo dimenticare anche i biglietti da visita.
Poiché non tutto è passato ai supporti digitali, la soluzione più produttiva è semplicemente trasformare rapidamente qualsiasi carta che ti viene consegnata in copie e dati digitali, che puoi quindi archiviare e modificare sui tuoi computer e dispositivi mobili.
Creiamo una notevole quantità di informazioni digitalmente - fogli di calcolo, documentazione software, ricevute, documenti finanziari, persino la prima immagine Photoshop di un bambino - e questo è solo l'inizio di quella che per la maggior parte delle persone è una gigantesca montagna di dati.
Ma un'enorme quantità di queste informazioni è ancora su carta effimera: biglietti da visita, scatole sullo scaffale di un negozio di alimentari, ricevute di ristoranti stracciate, foto, idee di brainstorming scarabocchiate su una lavagna bianca, o altrimenti intrappolate nel durevole e talvolta di difficile accesso universo fisico.
Se hai bisogno di acquisire quei dati o l'immagine per i posteri, o almeno per i tuoi documenti fiscali, probabilmente avrai bisogno di uno scanner.
Il tuo primo pensiero potrebbe essere quello di acquistare uno scanner autonomo o scegliere una stampante multifunzione o multifunzione che includa funzionalità di scansione e fax.
Ciò ha senso quando il carico di lavoro è pesante, frequente e riguarda materiale che può essere facilmente fatto passare attraverso i meccanismi di alimentazione di una stampante (quindi principalmente pagine separate, in formato lettera).
Uno scanner di fascia alta offre un controllo preciso sulla risoluzione dell'immagine, sulla correzione dell'immagine e sul riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), solitamente insieme a un meccanismo di alimentazione carta veloce.
È appropriato se hai una pila di 2 piedi di procedimenti legali importanti da trasformare in testo per l'analisi o ti sono state date cinque scatole di diapositive di famiglia da banchiere da importare in un album fotografico online.
Per le scansioni casuali, tuttavia, così come per le scansioni di elementi che non sono facilmente passati attraverso un dispositivo in stile stampante, non è più necessario uno scanner desktop completo.
Ciò è particolarmente importante per cose come catturare una sessione di brainstorming da una lavagna bianca.
Vuoi salvare la ricetta della nonna prima che venga persa? Condividi un lungo estratto da un vecchio Analogico rivista senza digitarla a mano? Acquisire i dati della ricevuta di viaggio? Esiste davvero un'app per questo.
La fotocamera che hai a portata di mano è la migliore da usare, e questo significa quella sorprendentemente capace in bundle nel tuo smartphone.
La disponibilità di un'app di scansione mobile che gira dallo smartphone e utilizza la videocamera del telefono per scattare l'immagine può incoraggiarti non solo a catturare più informazioni, ma anche a analizzarle e sfruttarle correttamente in seguito.
Le app di scansione scelte dai nostri redattori sono Abbyy FineScanner ed Evernote Scannable.
Abbyy FineScanner principalmente a causa della qualità superiore del suo riconoscimento del testo e della quantità di controllo che offre per il processo di scansione effettivo.
Ci vuole un po 'per prendere confidenza con la sua interfaccia utente, ma i risultati giustificano l'investimento.
Evernote ha fatto cenno alla Redazione per la sua interfaccia intuitiva e la profonda integrazione non solo con la sua app principale Evernote, ma anche con servizi di archiviazione dati concorrenti come Dropbox e Microsoft OneDrive ($ 5,00 per utente al mese presso Microsoft365 for Business).
Detto questo, tuttavia, è difficile fare una cattiva scelta in questa categoria, perché anche le versioni gratuite scansionano le immagini in modo rapido e preciso.
Tuttavia, è importante abbinare le tue esigenze all'app giusta, perché ognuna pone maggiormente l'accento su una o l'altra funzionalità.
Fin dove l'occhio può scansionare
I punti chiave sono il tipo di documenti che vuoi acquisire, dove vuoi salvarli o condividerli (come nel cloud) e che tipo di post-elaborazione hai bisogno (come riconoscere il testo sulla pagina e girarlo in un documento Microsoft Word ($ 128,00 su Amazon)).
In ogni caso, puoi scansionare un'immagine, come una ricevuta di un ristorante, e salvarla in un formato comune, come un PDF o un'immagine JPEG.
Se la tua esigenza principale è trasformare le immagini scansionate in testo modificabile, cerca le funzionalità OCR avanzate.
Ad esempio, quando Abbyy FineScanner acquisisce le pagine di un libro aperto, separa le due pagine e le raddrizza prima di analizzare il testo.
Se intendi acquisire testo in formato PDF, valuta se è necessario che siano file crittografati (che Intsig CamScanner, ad esempio, supporta).
Considera anche dove dovrebbero finire i documenti.
Le app che già utilizzi influenzeranno la scelta dell'app di scansione.
La maggior parte delle app può salvare le immagini nel cloud, ma Shoeboxed è integrato con un'ampia selezione di altri servizi Web, come Intuit QuickBooks Online, Xero e Salesforce.
Alcune app di scansione mobile presumono che tu voglia fare tutto sul tuo telefono.
La fotocamera dello smartphone rappresenta sicuramente un modo veloce per catturare l'immagine.
Ma l'immagine scansionata (e il testo) deve essere archiviata da qualche parte, ed è qui che gli strumenti divergono.
Ad esempio, alcune app (come Abbyy FineScanner) presumono che desideri mantenere i risultati in un'app di archiviazione cloud come Dropbox.
Altri hanno un proprio servizio per l'organizzazione e l'ulteriore elaborazione, come Evernote, Intsig CamScanner e Shoeboxed.
Abbiamo trovato quest'ultimo più comodo con cui lavorare, ma potresti sentirti diversamente.
Puoi scansionare una ricevuta in una qualsiasi di queste app, ma il loro obiettivo è la scansione piuttosto che ciò che fai con il documento in seguito.
Se lo scopo della raccolta delle ricevute è ottenere il rimborso delle spese, controlla le app nella nostra carrellata di monitoraggio delle spese; tutte le app dipendono fortemente dalla scansione mobile come parte del processo di raccolta dei dati.
Per gli imprenditori solitari che desiderano solo acquisire informazioni per i propri record, quelle app potrebbero essere eccessive.
In tal caso si consideri Shoeboxed, che scansiona le ricevute senza un processo di "rimborso" e semplifica anche la scansione di biglietti da visita e il monitoraggio del chilometraggio.
Oltre l'acquisizione di immagini
Con ogni app, abbiamo scansionato il testo in varie forme, come una ricetta stampata in Courier, prosa da un libro aperto, biglietti da visita, ricevute di ristoranti e un menu di un ristorante.
Abbiamo anche valutato come le app gestissero pagine scritte a mano, foto, un articolo di giornale accartocciato con una foto e firme.
Abbiamo eseguito scansioni in condizioni di scarsa illuminazione.
Abbiamo considerato la qualità dell'OCR (quando è stato offerto), i formati di file supportati e le opzioni per il salvataggio dei documenti.
Le interfacce utente variano notevolmente e ti invitiamo a sperimentare le versioni gratuite che la maggior parte offre.
Ad esempio, potresti decidere che è importante taggare le immagini durante la scansione, ad esempio per categoria (ricevuta di viaggio, forniture per ufficio) o progetto (Cliente A).
La facilità d'uso di questa funzione è ovunque, da "meh" (Abbyy FineScanner) al programma pronto per la contabilità (Shoeboxed).
Ma a volte compensano in altre aree.
Non aspettarti nemmeno il riconoscimento immediato del testo.
I file vengono solitamente caricati sul fornitore per eseguire l'OCR, dopodiché salvano il file in una destinazione a tua scelta.
Ciò è principalmente dovuto al fatto che l'OCR accurato è un'attività che richiede molta CPU e il silicio nella maggior parte degli smartphone riproduce Sling Blade sul Real Genius del server medio.
Ciò consente di ottenere risultati OCR molto più accurati, ma può rappresentare un ritardo fino a 24 ore tra il momento in cui hai eseguito la scansione e il momento in cui hai una versione completa e OCR del documento.
Microsoft Office Lens esegue un OCR impressionante anche con immagini imperfette e angolate in modo da poter iniziare a modificare in Word Mobile in pochi secondi.
Con alcune app che eseguono l'operazione OCR localmente, c'è generalmente un notevole compromesso in termini di qualità e precisione, come con Intsig CamScanner.
Infine, valuta se devi aggiungere qualcosa alle tue scansioni.
Forse devi firmare un documento, aggiungere una filigrana o una data o disegnare una grande X grassa su un disegno.
Ricorda, questa è una categoria di prodotti in cui le tue esigenze funzionali definiscono ciò che è meglio per te, piuttosto che l'eccellenza complessiva di un prodotto.
