Qualsiasi entità basata sui membri, che si tratti di un club, un'associazione di categoria, una camera di commercio, una sezione locale o un gruppo di alumni o la tua palestra dietro l'angolo, ha bisogno di un sistema semplice per gestire tutti i suoi membri, eventi, denaro e contenuti associati a mantenendo quell'organizzazione senza intoppi.
I servizi di gestione degli abbonamenti online semplificano questa operazione.
Questi strumenti SaaS (Software-as-a-Service) basati su cloud sono progettati per soddisfare specifiche esigenze di gestione dei dati e delle persone di club, associazioni e altre organizzazioni.
A seconda del prodotto e del pubblico, queste piattaforme combinano una serie di funzionalità diverse tra cui la gestione del database dei membri, la gestione dei documenti, e-commerce, marketing tramite posta elettronica, creazione di siti Web, un sistema di gestione dei contenuti (CMS), raccolta di donazioni ed elaborazione dei pagamenti, pianificazione e gestione di eventi e una serie di altre funzioni.
A differenza della maggior parte dei tipi di prodotti SaaS che mirano a fornire un set universale di strumenti, il software di gestione delle adesioni è spesso specializzato per gestire solo le esigenze di particolari tipi di organizzazioni.
Prima di poter scegliere la soluzione di gestione delle adesioni più adatta alla tua organizzazione, devi avere un'idea chiara di quali attività hai bisogno per supervisionare e facilitare questa piattaforma.
Questa carrellata di recensioni spiegherà i tipi di strumenti disponibili e le funzionalità che offrono, i fattori da considerare quando si investe in una piattaforma di gestione degli abbonamenti e in che modo il tipo di pubblico e il livello di personalizzazione richiesti possono fare la differenza.
Cos'è la gestione dei soci?
I giorni analoghi sono finiti: non è necessario eseguire le informazioni ei programmi dei membri dell'intera organizzazione attraverso montagne di carta negli archivi o lo stesso foglio di calcolo Microsoft Excel che utilizzi dagli anni '90.
A livello di base, la gestione dell'iscrizione richiede la capacità di tenere traccia delle informazioni di base sull'appartenenza, comunicare con membri e potenziali clienti e pianificare eventi.
Per raccogliere donazioni, quote e commissioni e per elaborare i pagamenti, sono necessari anche alcuni software di contabilità.
Oltre alle nozioni di base ea seconda dell'organizzazione che stai gestendo, la dashboard dell'amministratore o il centro di comando dell'abbonamento possono anche presentare una serie di altre funzionalità.
Lo strumento potrebbe aiutarti a gestire il tuo negozio online, gestire i documenti e condurre sondaggi tra i membri e sondaggi online.
Lo strumento potrebbe persino creare il tuo sito web, aiutandoti a personalizzare l'aspetto, la sensazione e l'esperienza utente (UX) per amministratori e membri che utilizzano il sito web.
A metà degli anni '80, io (Theresa) ero il presidente di una sezione locale di un'associazione nazionale di consulenti informatici.
In qualità di presidente del capitolo, ho fatto affidamento sul nostro tesoriere per mantenere i registri dei membri, cosa che ha realizzato utilizzando un foglio di calcolo piuttosto primitivo.
Le informazioni chiave che dovevamo tenere traccia includevano l'ovvio come nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.
Il punto in cui ci siamo impantanati era nella data di fatturazione delle quote annuali di ciascun membro e nel determinare quando dovevamo abbandonare un membro per mancato pagamento.
Anche se abbiamo scritto una serie di macro per fogli di calcolo per aiutare con questo compito, alla fine il nostro tesoriere ha dovuto ricorrere alla lettura dell'intero database, riga per riga, per assicurarsi che nessuno fosse perso.
Una volta all'anno, abbiamo stampato (sì, stampato, su carta!) Il nostro database dei membri in modo da poterci trovare l'un l'altro, supponendo che si potesse trovare il libretto della directory stesso.
Oggi, i servizi software di gestione degli abbonamenti basati su cloud disponibili avrebbero reso questa attività un gioco da ragazzi.
I 10 contendenti
In questa carrellata di recensioni, diamo uno sguardo a 10 servizi di gestione dell'iscrizione: 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot e Zen Planner - e introduciamo concetti chiave per facilitare la tua decisione di acquisto.
Ma, prima di decidere quale funzionerà meglio per il tuo club, organizzazione, struttura sportiva o campo, dovrai dare la priorità alle attività che desideri completare e definire un budget.
Il tuo primo passo è capire cosa sta causando i maggiori problemi alla tua associazione dato il tuo attuale sistema di gestione (che può essere un foglio di calcolo, una scatola di schede o una pila di fogli ingombrante).
Di quali risposte hai bisogno di cui il tuo attuale sistema non fornisce abbastanza? Identifica i principali punti deboli e trova la soluzione che li allevia per primi.
Le restanti funzionalità, incluso il prezzo che pagherai, verranno allineate.
Come la maggior parte dei servizi software basati su cloud, pagherai una tariffa mensile in base al numero di persone che accederanno e a quelle che fungeranno da amministratori.
La maggior parte di questi servizi ha anche un limite al numero di membri che la tua associazione può portare in base al livello di prezzo.
La maggior parte degli strumenti che abbiamo testato, inclusi ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot e Zen Planner, hanno il prezzo in questo modo, con livelli chiaramente delineati in base al volume dei contenuti, alla capacità dei membri e alla scala del sito web.
Alcuni servizi, come ClubExpress, hanno un prezzo più flessibile in base all'utilizzo, mentre quelli come 360Alumni hanno un preventivo personalizzato.
Il software di gestione delle adesioni aMember Pro viene venduto con una licenza una tantum.
Ci sono alcuni costi aggiuntivi per la maggior parte dei sistemi (come le commissioni di transazione) quando i membri pagano le loro quote o acquistano biglietti per eventi o inviano un'e-mail o un messaggio di testo, a seconda del numero di contatti.
Il valore di Sumac si basa quasi interamente sul suo elenco di componenti aggiuntivi disponibili per casi d'uso specializzati, oltre alle tariffe di integrazione per l'aggiunta di funzionalità di gestione degli abbonamenti al tuo sito web esistente.
La creazione e la personalizzazione del sito Web ti costerà sempre, a seconda di quanto lavoro di codifica hai bisogno o di quanta personalizzazione è self-service utilizzando widget o un CMS plug-and-play come un sito Web WordPress.
Il sito Web personalizzato e le esigenze organizzative di ogni capitolo, gruppo o istituto sono diversi, quindi spiegali prima di acquistare.
Considerando i budget e le funzionalità, dai un'occhiata al software che stai utilizzando ora per attività come la contabilità e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e verifica se i pacchetti disponibili possono essere collegati ad essi.
La maggior parte dei fornitori ha interfacce di programmazione dell'applicazione (API) che consentono il passaggio di dati avanti e indietro, ma alcuni preferirebbero che convertissi tutto ciò che stai facendo nel loro sistema.
Costo di personalizzazione
C'è un compromesso che dovrai considerare tra la funzionalità del software nel suo stato generico e i costi di personalizzazione in base alle esigenze della tua organizzazione.
Molte associazioni più piccole, in particolare quelle nuove che non hanno ancora impostato i loro processi, potrebbero essere soddisfatte del software standard (o basato sul web).
Le organizzazioni più grandi che esistono da anni e che hanno modi specifici di fare affari, potrebbero fare meglio a raccogliere fondi aggiuntivi per personalizzare la piattaforma.
Tuttavia, la personalizzazione ha un costo.
Ci vorranno diverse conversazioni con i loro venditori per avere un quadro completo della tua possibile fattura.
360Alumni crea un sito Web personalizzato per ogni college o istituto di istruzione superiore che fornisce servizi, ma questo ha un costo una tantum di personalizzazione del sito Web relativamente elevato.
La maggior parte di questi sistemi offre funzionalità aggiuntive come l'elaborazione dei pagamenti, l'emissione di biglietti per eventi e l'email marketing: alcuni sono disponibili gratuitamente mentre altri hanno un costo aggiuntivo.
Esistono anche pacchetti di e-commerce che ti consentono di vendere le magliette della tua organizzazione online, accettare donazioni online o aggiungere periodicamente nuovi campanelli e fischietti al tuo sito web (in modalità self-service o richiedendo la personalizzazione al fornitore di gestione delle iscrizioni).
Zen Planner, ad esempio, offre un pacchetto mensile significativamente più costoso per il suo pacchetto di siti Web per creare e mantenere il tuo sito Web.
ClubExpress addebita una commissione di avvio una tantum che va da $ 150 a quasi $ 2.000 a seconda del livello di codifica e personalizzazione del sito Web richiesto.
La quota di avvio una tantum di ChamberMaster varia da $ 600 a $ 7.000.
Wild Apricot, d'altra parte, include la creazione gratuita di siti Web, hosting Web, accesso API e integrazione con WordPress a tutti i livelli.
Poi ci sono strumenti come MemberPlanet, che offrono poca o nessuna personalizzazione ma hanno un costo complessivo di gran lunga inferiore.
Sumac non include la creazione di siti Web o la gestione dei contenuti, ma è comunque prevista una tariffa una tantum di $ 700 più $ 50 al mese per l'integrazione di un sito Web con il suo software.
Non appena aggiungi denaro al sistema, però, devi anche scegliere un processore di pagamento.
Queste società fungono da intermediari tra il tuo sito web e le banche e le carte di credito dei tuoi membri, elaborando in modo sicuro i pagamenti.
Tuttavia, prendono una percentuale da ogni transazione, in media circa il 2,5%.
Molti incorrono anche in commissioni per transazione da 20 a 50 centesimi.
Controlla le funzionalità e gli addebiti per l'elaborazione dei pagamenti prima di collegarne uno alla tua piattaforma di gestione degli abbonamenti, soprattutto se le tue commissioni sono basse o se accetti pagamenti rateali.
Quelle commissioni per transazione prenderanno un grosso morso dai piccoli pagamenti.
Un ultimo fattore importante da considerare è la funzionalità mobile.
Alcune soluzioni di gestione degli abbonamenti offrono app dedicate per Android e iOS.
Altri l'hanno fatto siti web reattivi che si ridimensiona dinamicamente a seconda delle dimensioni dello schermo del tuo smartphone o tablet; altre piattaforme come Sumac forniscono ancora solo accesso desktop.
I migliori qui sono ChamberMaster, MemberPlanet e Zen Planner, che non solo offrono app mobili, ma hanno creato app separate e dedicate per il personale e per i membri.
Nelle app di Zen Planner, ad esempio, i membri possono visualizzare i programmi e registrarsi per le lezioni, pagare le bollette e persino tenere traccia dei risultati degli allenamenti e delle classifiche giornaliere come parte dell'esperienza di gioco dei membri della piattaforma.
Nell'app dello staff, gli amministratori possono tenere traccia delle presenze; creare, gestire e contattare i profili dei membri; o facilitare transazioni sicure di fatturazione o documenti all'interno della loro app.
Anche le app mobili ClubExpress meritano una menzione qui.
L'azienda non separa le app dell'amministratore e quelle dei membri, ma costruirà e marcherà un'app mobile per ogni club e pubblicherà l'app nell'App Store e nel Google Play Store come parte di una tariffa una tantum di $ 100 (più $ 2 per membro da scaricare).
Al contrario, molti dei prodotti esaminati in questa carrellata non offrono un accesso ottimizzato per i dispositivi mobili.
Se le solide capacità mobili sono un fattore importante per la tua organizzazione, tienilo a mente quando consideri uno strumento solo desktop e incentrato sull'e-commerce come aMember Pro.
Pubblico diverso
Le piattaforme di gestione dei soci che esaminiamo qui servono un numero di segmenti di pubblico diversi e specifici, dalle palestre e dai campi estivi alle associazioni professionali e ai servizi di formazione professionale.
Queste nove piattaforme supportano esigenze diverse in quanto una palestra non avrebbe bisogno di funzionalità per i candidati a cariche pubbliche, ad esempio.
Wild Apricot copre una varietà di tipi di club e associazioni, comprese associazioni senza scopo di lucro e club che devono tenere sotto controllo i propri membri e fatturare quote ed eventi.
MemberPlanet supporta la gestione degli abbonamenti in organizzazioni più piccole come non-profit ...
