La maggior parte dei rapporti d'affari inizia con un contratto che specifica come verranno svolti gli affari.
Potrebbe essere un contratto formale, come quello redatto da un team di avvocati, oppure informale, come l'accordo tra un cliente e un rivenditore di e-commerce.
I contratti spiegano come verranno generate le entrate e quale sarà il ricorso di ciascuna parte se i risultati attesi non si verificano.
Tuttavia, anche se i contratti sono così importanti, è ancora sorprendente quante aziende gestiscono i propri processi contrattuali utilizzando una maldestra combinazione di e-mail e documenti stampati.
I file possono avere tutti formati di documento diversi o persino essere archiviati in più posizioni, molte delle quali sono note solo a coloro che sono direttamente coinvolti nel rapporto commerciale.
Le piattaforme Software-as-a-Service (SaaS) hanno rivoluzionato questo processo, creando l'industria odierna della gestione dei contratti.
Il software di gestione dei contratti unifica tutte le parti, i contratti e le versioni coinvolte nelle negoziazioni dei contratti in un mezzo affidabile in cui tutte le parti vedono le modifiche e possono tenere traccia della sequenza temporale di un contratto dall'inizio alla firma.
Le migliori piattaforme, come molte di quelle incluse in questa raccolta di recensioni, forniscono anche rapporti e analisi dettagliati, notifiche intelligenti e una vasta gamma di funzioni di gestione continua e automazione del flusso di lavoro da avviare.
Questi servizi digitali variano anche in complessità.
Alcune piattaforme hanno un'applicabilità più ampia e possono essere completamente personalizzate a seconda delle esigenze di un'organizzazione.
Altri si concentrano sulla semplicità, servendo alcuni casi d'uso selezionati per la gestione dei contratti e verticali aziendali.
In questa carrellata di recensioni, abbiamo incluso prodotti su entrambe le estremità dello spettro.
A seconda dei requisiti organizzativi e delle esigenze di gestione dei contratti, ognuna di queste piattaforme ha il potenziale per trasformare il modo in cui la tua azienda gestisce i contratti.
Che cos'è il software di gestione dei contratti?
In passato, i responsabili dei contratti spesso tenevano tutti i loro documenti in archivi fisici e mantenevano elenchi o fogli di calcolo dei diversi accordi di un'entità, con alcuni termini e date chiave annotati.
Questo stile di gestione dei contratti può portare a una serie di problemi.
I contratti potrebbero essere archiviati in modo errato o prelevati dall'armadio e non restituiti mai.
Il responsabile del contratto potrebbe lasciare l'organizzazione dopo aver implementato un sistema che non ha senso per i futuri manager.
Gli audit potrebbero paralizzare il manager con una quantità di lavoro straordinaria.
I record potrebbero essere troppo numerosi per essere gestiti in modo efficace.
Ciò potrebbe comportare rinnovi costosi e non intenzionali per l'entrata in vigore automatica o la scadenza di alcuni diritti di proprietà intellettuale (PI).
Il pesante fardello della gestione dei contratti, e il rischio rappresentato dalla gestione puramente umana, ha portato molte entità a implementare sistemi di gestione dei contratti.
Questi servizi spesso promettono risparmi di tempo per i manager, riduzione dei costi a lungo termine, maggiore verificabilità, stabilità futura e riduzione del rischio.
In risposta all'aumento della domanda, sono entrati nel mercato numerosi sistemi di gestione dei contratti.
Ora esistono centinaia di sistemi di gestione dei contratti.
Offrono tutti servizi che aiutano a distinguerli dalla concorrenza, garantendo nel contempo che le esigenze fondamentali di un responsabile del contratto siano soddisfatte.
Nozioni di base e funzioni principali
Nel mercato odierno, i sistemi di gestione dei contratti possono assumere molte forme.
Alcuni sono per l'unico proprietario che sta cercando di tenere traccia dei pochi contratti fondamentali che mantengono a galla la sua attività.
Altri sono per grandi team che mantengono le migliaia o addirittura milioni di contratti che accompagnano i colossi multinazionali.
Non sorprende che i reparti finanziari e legali siano gli utenti più diffusi del software di gestione dei contratti.
Tuttavia, queste soluzioni si estendono anche a una serie di altri scenari aziendali.
I team di vendita potrebbero integrare un sistema di gestione dei contratti con la loro piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per gestire i rinnovi dei contratti di vendita e le negoziazioni su qualsiasi cosa, dai contratti di produzione ai leasing di auto.
Le aziende potrebbero utilizzare un software di gestione dei contratti nella catena di fornitura per gestire gli accordi di fornitura e distribuzione con i fornitori o legarsi a tutti i contratti che mantengono l'inventario immagazzinato e le operazioni di vendita al dettaglio senza intoppi.
Tutti i sistemi di gestione dei contratti aiutano i reparti legati alle loro operazioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) a gestire gli accordi con terze parti.
Il reparto risorse umane (HR) di un'azienda potrebbe integrare il proprio sistema informativo HR (HRIS) con una piattaforma di gestione dei contratti per gestire automaticamente i contratti di lavoro, le risoluzioni e gli accordi di lavoro e benefici.
I casi d'uso vanno avanti e avanti.
La gestione dei contratti è utile praticamente ovunque in un'azienda.
Nella sua forma più elementare, la gestione dei contratti spesso si concentra su quattro funzioni chiave: i contratti devono essere archiviati, le disposizioni chiave devono essere tracciate, deve esistere un sistema per trovare un contratto basato su criteri specifici e le informazioni contenute all'interno o implicate nei contratti devono essere comprensibili o segnalabile.
La versione ridotta: i contratti devono essere archiviati, tracciati, cercati e riportati.
Queste funzionalità fondamentali sono spesso ciò che guida le caratteristiche dei diversi sistemi di gestione dei contratti sul mercato.
Quasi tutti i sistemi offrono un ampio archivio che contiene copie dei contratti (spesso in remoto) in archivi virtuali in modo che i documenti non possano mai essere persi.
I sistemi spesso offrono la possibilità di inserire i dati relativi al contratto in tag e termini chiave in modo che le informazioni possano essere scoperte rapidamente e gli avvisi possano essere impostati per avvertire i gestori di eventi importanti e imminenti.
I dati aggiunti al sistema per scopi di tracciamento di solito hanno anche uno scopo aggiuntivo: facilitare la ricerca di particolari contratti o gruppi di contratti che soddisfano determinati criteri.
Infine, i dati sui contratti possono essere aggregati in numerosi modi per aiutare a fornire una visione d'insieme dello stato dei contratti dell'entità.
Per i sistemi di gestione dei contratti che abbiamo esaminato, la massima enfasi in ciascuna revisione è stata posta su queste funzioni principali.
Tutte le seguenti domande hanno aiutato a guidare il processo di revisione al fine di fornire un nucleo comune su cui valutare.
Vale a dire:
- Il sistema offre l'archiviazione del contratto? In caso affermativo, in che modo?
- I dati inseriti sui contratti possono essere personalizzati in base alle esigenze dell'utente?
- È possibile impostare avvisi per notificare al manager che un contratto si rinnova o scade automaticamente o che una disposizione chiave stava entrando in vigore?
- I campi dati inseriti dall'utente erano ricercabili? A che livello potrebbe essere filtrata e raffinata la ricerca?
- La ricerca potrebbe essere salvata per un utilizzo futuro?
- È possibile cercare il contratto effettivo?
- I risultati di una ricerca possono essere esportati o trasformati in un rapporto?
- Il sistema potrebbe generare report visivi o solo dati / numerici?
Gestione dell'intero ciclo di vita del contratto
Tuttavia, al di là di queste funzioni principali, le piattaforme di gestione dei contratti si sono evolute molto dalla prima volta che abbiamo testato questi prodotti.
Queste piattaforme sono diventate soluzioni full contract per la gestione del ciclo di vita.
Funzionalità di gestione dei contratti più avanzate che ora hanno includono funzionalità avanzate di modifica, formattazione e gestione dei documenti, nonché modelli personalizzabili per la creazione di contratti ripetibili.
Molte delle piattaforme offrono esperienze utente (UX) più raffinate con funzionalità di trascinamento della selezione, trigger basati sull'azione e logica automatizzata per facilitare flussi di lavoro e notifiche più intelligenti.
Inoltre, molti offrono un controllo degli accessi granulare per vari utenti e parti.
Anche la verificabilità e la collaborazione dinamica tra più parti sono fondamentali e incluse in molti di questi sistemi.
Il miglior software di gestione dei contratti offre sia agli utenti interni che alle parti esterne autorizzate la possibilità di apportare modifiche a diverse versioni di contratti, chattare e commentare disposizioni specifiche per negoziare i termini e seguire il processo di firma ed esecuzione, tutto in un unico posto.
Per fare ciò, tuttavia, è necessario un audit trail completo.
Questo audit trail dovrebbe includere la gestione e l'annotazione delle modifiche in linea, il controllo della versione e un registro delle transazioni completo che mostri ogni modifica apportata a ogni singolo contratto e da chi.
Abbiamo scoperto che anche il modo in cui ciascuna piattaforma affronta la firma elettronica può variare.
Alcune soluzioni offrono la firma elettronica nativa all'interno del prodotto, mentre altre offrono integrazioni con servizi come Adobe Sign e DocuSign.
Altri fornitori ancora offrono entrambe le opzioni e lasciano che le organizzazioni scelgano l'opzione di firma elettronica che funziona meglio per loro.
Gestione dei contratti e risultati economici
Una cattiva gestione dei contratti potrebbe costare i soldi della tua azienda.
Secondo un rapporto di SpringCM, il 64% delle aziende afferma che i processi di approvazione dei contratti stanno causando lo stallo degli accordi.
Il più grande ostacolo affrontato dalle aziende, secondo l'indagine, è la mancanza di processi per gestire e spostare i contratti.
Il 60% delle aziende utilizza la posta elettronica per gestire i contratti, mentre solo il 32% delle aziende utilizza uno strumento di gestione dei contratti.
Il 6% delle aziende afferma di non disporre affatto di un processo di gestione dei contratti.
SpringCM ha intervistato 1.409 intervistati, il 32% dei quali proviene da aziende con meno di 100 dipendenti e il 16% da aziende con più di 8.000 dipendenti.
Secondo gli intervistati, il novantadue per cento degli errori di gestione dei contratti sono attribuiti agli esseri umani.
Pertanto, più automatizzato è il tuo sistema di gestione dei contratti e più aspetti del ciclo di vita del contratto end-to-end può supervisionare, minori saranno le possibilità di un intoppo che ostacola il processo di approvazione.
La durata del ciclo contrattuale tipico per gli intervistati era compresa tra uno e due mesi (33%).
Il 22% degli intervistati afferma che il ciclo contrattuale dura più di quattro mesi.
Il 20% degli intervistati afferma che l'utilizzo di software per la gestione dei contratti ha consentito di risparmiare i propri affari.
Credito immagine: SpringCM
Contratti intelligenti all'orizzonte
L'elefante nella sala di gestione dei contratti è blockchain.
Questa tecnologia di elaborazione distribuita fornisce una base immutabile su cui viene costruita una nuova generazione di sistemi.
Offre a tutte le parti in qualsiasi tipo di transazione digitale parità di condizioni.
Tutti sono d'accordo sulle regole.
Inoltre, ogni singola risorsa o transazione su quel campo ha una firma crittografica unica che è archiviata in una rete mondiale.
All'interno di questa rete, tutti vedono la stessa prova di ciò che è accaduto.
Ogni transazione include la storia immutabile di ciò che è avvenuto prima.
Pensa alla blockchain come a una sorta di sistema operativo distribuito (OS) per i dati: un tessuto storico al di sotto di tutto ciò che fai online.
In cima a questo sistema operativo ci sono le app killer della blockchain: i contratti intelligenti.
I contratti intelligenti sono un insieme di regole valutate da un sistema automatizzato in cui tutte le parti concordano su un insieme di regole comune.
Sono una versione computerizzata di un contratto cartaceo in lingua inglese, con un livello di automazione che essenzialmente fornisce l'aggiudicazione come servizio.
Blockchain e contratti intelligenti non hanno ancora raggiunto l'adozione mainstream.
Tuttavia,...
