Tutti amano il giorno di paga, tranne, cioè, l'amministratore del libro paga.
Il pagamento dei dipendenti (così come degli appaltatori e dei liberi professionisti) è l'elemento più complesso della contabilità delle piccole imprese.
È anche il più spaventoso.
Non solo devi produrre assegni e depositi diretti accurati al 100%, ma devi anche assicurarti che anche i calcoli sottostanti - tasse, benefici e altre ritenute - siano corretti fino al centesimo.
Inoltre, devi presentare tasse e dichiarazioni all'IRS e ad altre agenzie fiscali.
Le applicazioni per il libro paga basate su cloud possono aiutare a garantire che tutti questi obblighi siano rispettati con precisione e tempestività.
Abbiamo esaminato otto dei più popolari servizi di contabilità online per piccole imprese.
Alcuni esistono da anni, tra cui Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll e SurePayroll.
La novità della nostra carrellata di quest'anno è Hourly, un servizio di buste paga progettato per gli appaltatori ma adatto ad altre piccole imprese.
Nota che è disponibile solo per la California in questo momento.
Workful è un altro nuovo sito web sui salari, che appare qui solo per la seconda volta; è costruito per monitorare i dipendenti orari.
Quest'anno, stiamo assegnando Editors 'Choices a due siti web sui salari: Gusto è un vincitore di ritorno; offre un'esperienza utente eccezionale e quattro diversi livelli di abbonamento, in modo che le aziende possano crescere con esso.
Lo consigliamo vivamente sia per gli amministratori alle prime armi che per quelli esperti.
Il nostro secondo Editors 'Choice, OnPay, è una scelta eccellente anche per le piccole imprese, ma supporta anche settori verticali come l'agricoltura e le organizzazioni non profit in modo molto efficiente, nonché le aziende con più di 100 dipendenti.
Cosa non c'è qui
Ci sono dozzine di siti web sui salari che avremmo potuto esaminare, alcuni di nomi familiari come ADP e Paychex.
Entrambe queste società offrono servizi di libro paga fai-da-te di livello base.
Tuttavia, mancano di alcune delle funzionalità trovate nei siti che abbiamo esaminato e sono leggermente più costosi (entrambi fanno pagare $ 59 al mese più $ 4 per dipendente al mese).
ADP limita il suo sito per le buste paga di fascia bassa a due dipendenti ed entrambi richiedono che tu fornisca loro molte informazioni sulla tua attività prima che ti forniscano un preventivo per servizi più ampi.
Tuttavia, sono in grado di crescere facilmente, quindi possono essere una buona scelta per le aziende più grandi o per coloro che si aspettano di crescere rapidamente o per le aziende che vogliono semplicemente avere un nome ben noto.
Detto questo, sono costosi e iniziare può essere un'impresa considerevole, soprattutto con ADP.
All'altro estremo dello spettro ci sono i siti per le aziende che hanno esigenze di libro paga più complesse o desiderano ottenere il loro libro paga come parte di un software globale per le risorse umane o di un servizio di amministrazione dei vantaggi.
L'increspatura è uno dei migliori di questi.
È sorprendentemente conveniente e offre un'esperienza utente eccezionale.
Fornisce inoltre tutti gli strumenti necessari per l'onboarding, l'elaborazione delle buste paga, la dichiarazione dei redditi e la rendicontazione.
Le funzionalità avanzate includono la determinazione dei costi del lavoro, rapporti altamente personalizzabili e buste paga globali.
Zenefits, inoltre, sarebbe una buona scelta anche per un libro paga inesperto o un responsabile delle risorse umane che deve rimanere aggiornato con la miriade di problemi di conformità che esistono nel posto di lavoro di oggi.
Sia Rippling che Zenefits sono vincitori di Editors 'Choice.
Questi sono servizi eccellenti, ma se vuoi solo ottenere il libro paga, potrebbero essere più del necessario.
Abbiamo scelto di esaminare i servizi che riteniamo più adatti per le piccole imprese che elaborano compensi per 10 lavoratori o meno, aziende, inoltre, che hanno modeste esigenze di risorse umane e benefici amministrativi.
La precisione è fondamentale
Se stai ancora facendo manualmente il libro paga della tua azienda, sei ben consapevole di quanto sia complesso, esigente e basato su scadenze questo processo.
I tuoi dipendenti contano su di te per inviare i loro stipendi e autorizzare i depositi diretti nei giorni di paga programmati.
Si aspettano che tu sappia quanto trattenere per tutte le tasse che devi e per i vantaggi che offri.
C'è un'enorme quantità di dettagli da monitorare, soprattutto se stai cercando di fare tutto su carta.
Gli errori non sono tollerati bene da chiunque sia coinvolto.
Le agenzie fiscali possono valutare multe rigide se le dichiarazioni sui salari e le tasse non vengono ricevute entro le date programmate.
I fornitori di benefici possono interrompere servizi come l'assicurazione sanitaria se rimani in ritardo con i pagamenti.
Semplificare il complesso
Le soluzioni per la gestione delle retribuzioni basate su cloud possono aiutarti a organizzare e automatizzare questo compito oneroso.
Alcuni di essi offrono procedure guidate passo passo per guidarti attraverso il processo che richiede molto tempo per creare record per i dipendenti e fornire le informazioni necessarie per la ritenuta alla fonte.
Ti consentono di stabilire i tuoi programmi dei salari.
Fanno tutti i calcoli richiesti e la maggior parte di loro invia effettivamente le tasse e le dichiarazioni sui salari alle agenzie appropriate.
Questi siti ti guidano attraverso ogni esecuzione del libro paga e ti dicono quanto ti costerà ciascuno.
Forniscono modelli di report e offrono portali online e app mobili per i dipendenti che visualizzano dati correnti e storici sulle buste paga e, in alcuni casi, altro ancora.
Non sorprende che siano dotati di generose opzioni di supporto.
E non sono eccessivamente costosi: per lo più corrono tra $ 25 e $ 40 al mese per la tariffa di base e addebitano qualche dollaro extra al mese per ogni dipendente.
I vantaggi sono evidenti.
Risparmi tempo e riduci al minimo la frustrazione.
Non è necessario tenere il passo con le tabelle delle imposte sui salari né affrontare la miriade di problemi di conformità associati alla retribuzione dei dipendenti.
Puoi modificare i tuoi record rapidamente e hai accesso immediato ai dettagli più piccoli.
È molto meno probabile che commetti errori utilizzando uno di questi servizi.
Impostazione del tuo libro paga
Sebbene ogni sito di paghe che abbiamo esaminato offra la propria esperienza utente unica, condividono tutti strutture simili.
Iniziano con il processo di configurazione, che è di gran lunga l'elemento più laborioso e attento ai dettagli per pagare il personale.
Sebbene l'ordine esatto vari, alcuni ti guidano attraverso pagine di domande in modo ordinato e graduale.
Altri forniscono procedure guidate di configurazione parziali e lasciano il resto a te.
Patriot Software offre il processo più completo di quelli che abbiamo testato.
Queste procedure guidate di configurazione richiedono informazioni sulla tua azienda, come il suo indirizzo e il numero di identificazione del dipendente (EIN).
Seleziona la pianificazione del tuo libro paga (di solito settimanale o bisettimanale) e nomina l'amministratore del libro paga e il firmatario.
Se la tua azienda offre vantaggi quali assicurazione sanitaria e piani pensionistici, puoi creare record per loro che contengono informazioni sul costo per i dipendenti e su eventuali contributi aziendali.
I fondi verranno quindi detratti durante il processo di libro paga.
È inoltre necessario creare record dettagliati per ciascun dipendente, come le informazioni di contatto, la data di nascita, il numero di previdenza sociale, lo stipendio o la tariffa oraria e il numero di indennità dal modulo W-4.
Poiché la maggior parte di questi siti invia le tasse sui salari e supporta il deposito diretto del risarcimento, è necessario fornire le informazioni sul conto bancario per stabilire una connessione.
È inoltre necessario inserire la cronologia dei salari esistente se hai già retribuito i dipendenti.
Questo può essere un compito arduo, che potrebbe richiedere l'assistenza degli specialisti di onboarding del sito.
Se offri tipi di libro paga aggiuntivi come Paid Time Off (PTO) e indennità di malattia, puoi definire le tue politiche per accumulare questi benefici; i servizi ne tengono traccia per te.
I bonus e le commissioni possono anche essere pagati durante una normale esecuzione degli stipendi, oppure è possibile emetterli creando un libro paga "fuori ciclo".
Necessità di includere pignoramenti come il mantenimento dei figli sugli stipendi? Questi siti supportano tale ritenuta.
In effetti, la maggior parte offre tipi di pagamento personalizzati, quindi puoi crearne uno tuo, a volte anche quando sei nel bel mezzo di una corsa di pagamento.
Gestire il tuo libro paga
Una volta completata la configurazione, in genere non è possibile tornare agli strumenti di configurazione dedicati, quindi è importante farlo bene la prima volta.
Detto questo, ogni servizio che abbiamo testato ha una sezione completa delle impostazioni in cui puoi modificare e aggiungere alle informazioni sul libro paga che hai già inserito.
Configurazione completata, sei pronto per eseguire il tuo primo libro paga.
Questa è la parte facile.
Sebbene ci siano alcune differenze, questi siti funzionano in modo simile durante il ciclo di pagamento effettivo.
Quando si avvia un libro paga, viene visualizzato un elenco di dipendenti insieme alle relative tariffe salariali.
Per prima cosa assicurati che il periodo di pagamento e la data di pagamento siano corretti.
Quindi, inserisci semplicemente il numero di ore lavorate (dove applicabile) nelle caselle appropriate del tipo di paga (regolare, straordinario, ferie e così via).
La maggior parte dei siti ti consente di aggiungere dollari per altri tipi di guadagni e rimborsi su questa stessa pagina.
Dopo aver inserito tutto il necessario, vedrai un'anteprima del tuo libro paga.
I vari servizi gestiscono questo in modo leggermente diverso, ma sarai in grado di vedere la retribuzione lorda e netta di ogni dipendente; vedi anche trattenute per tasse, benefici ed eventuali contributi aziendali.
Il sito del libro paga ti mostra quindi l'importo totale che verrà prelevato dal tuo conto bancario per depositi diretti e tasse, nonché la data esatta in cui verrà addebitato.
Dopo aver approvato il tuo libro paga, tabelle o rapporti aggiuntivi possono visualizzare assolutamente ogni dettaglio della corsa paga.
Se hai pochi dipendenti o un libro paga molto semplice, non dovrebbero essere necessari più di pochi minuti per eseguire l'effettiva elaborazione.
A seconda del sito che stai utilizzando, potresti essere in grado di consentire l'elaborazione automatica delle buste paga (supponendo, ovviamente, che non ci siano modifiche rispetto all'esecuzione precedente).
Alcuni offrono persino buste paga lo stesso giorno.
Miglioramento del supporto delle risorse umane
Nelle aziende più grandi, il libro paga e l'amministrazione dei benefit sono generalmente gestiti da reparti separati.
Nella tua piccola impresa, tuttavia, entrambe queste responsabilità possono ricadere sulla tua scrivania o su quella di un altro dipendente.
Fortunatamente, la maggior parte dei siti di gestione delle retribuzioni che abbiamo esaminato offre componenti di base per le risorse umane, come i moduli W-4 e I-9 online, rapporti sui nuovi assunti, modelli di documenti e archiviazione dei documenti.
Le firme elettroniche sono spesso consentite, così come la partecipazione dei dipendenti al processo di immissione dei dati.
OnPay ha potenziato le sue capacità HR dalla nostra ultima revisione, aggiungendo audit di conformità, una libreria di risorse HR, flussi di onboarding automatizzati e messaggistica diretta.
QuickBooks Payroll ha collaborato con SimplyInsured per offrire opzioni di assicurazione medica, dentale e della vista, nonché amministrazione dei benefici.
Gusto offre un servizio simile.
Supporto COVID-19
Gli sviluppatori di siti web sui salari hanno dovuto davvero darsi da fare la scorsa primavera e l'estate per stare al passo con il mutevole panorama del libro paga causato dalla pandemia COVID-19.
Nuove regole legislative dovevano essere incorporate nelle strutture esistenti dei salari di questi siti.
Ad esempio, qualsiasi azienda che ha ricevuto un prestito del Programma di protezione dello stipendio (PPP), parte del Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), doveva essere in grado di eseguire i rapporti speciali richiesti.
Alcuni servizi di libro paga inclusi qui sono stati anche prestatori di questi prestiti o hanno collaborato con istituti di credito di terze parti in modo che gli utenti potessero fare domanda direttamente tramite loro.
Altre normative dovevano essere integrate nel ...
