Il software ERP (Enterprise Resource Planning) è stato originariamente sviluppato per le grandi organizzazioni per gestire l'intera operazione da un'unica console software.
Durante i loro primi giorni, richiedevano un sacco di server in loco e molte personalizzazioni software personalizzate.
Le implementazioni ERP odierne, tuttavia, sono per lo più fornite come servizi cloud, il che le rende non solo accessibili ma anche attraenti per le piccole e medie imprese (PMI).
Soprattutto per questo pubblico, abbiamo esaminato 10 soluzioni software di contabilità generale di livello aziendale di fornitori che sono anche in grado di estendere le loro suite di prodotti alla funzionalità ERP completa.
Queste suite sono progettate in modo modulare per la maggior parte, il che significa che puoi acquistare solo le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.
Le suite si rivolgono anche direttamente al mercato delle piccole e medie imprese (PMI).
In genere, esaminiamo i prodotti destinati alle PMI o alle organizzazioni aziendali.
Il designatore di PMI è un'indicazione meno delle dimensioni che della complessità del business.
Per rendere proficuo un investimento in software ERP, un'azienda dovrebbe avere bisogno di processi aziendali personalizzati, commercio multinazionale, produzione piuttosto complessa o requisiti complessi della catena di fornitura.
È qui che le PMI diventano l'indicatore migliore piuttosto che le PMI.
Una PMI può ancora avere all'incirca le stesse dimensioni di una PMI di fascia alta (cifra che in genere le PMI cresceranno tra 100 e 1.000 dipendenti), ma è un'azienda con sufficiente complessità e requisiti di fascia alta che renderanno il passaggio all'ERP un buon investimento .
Che cos'è la pianificazione delle risorse aziendali (ERP)?
ERP descrive generalmente una soluzione software modulare che incorpora l'aspetto finanziario dell'azienda e quindi aggiunge moduli di app strettamente integrati che affrontano altre aree del business, tra cui business intelligence (BI), gestione delle relazioni con i clienti (CRM), gestione delle risorse dei materiali (MRP) e Supply Chain Management (ovvero logistica).
MRP include funzionalità come la gestione delle risorse fisse, l'inventario Just-in-Time (JIT), i sistemi POS (point-of-sale) e la gestione dei progetti.
In sostanza, ERP è un approccio sistemico alla gestione dell'intera azienda, non solo delle sue finanze.
Integrando tutti questi moduli in un unico insieme coeso, i clienti possono ottenere nuove informazioni e creare nuovi processi che non erano possibili utilizzando strumenti separati.
Ad esempio, la maggior parte dei sistemi ERP migliora anche la contabilità e la gestione generale aggiungendo funzionalità o capacità per migliorare uno strumento di base per il libro paga in un framework di gestione delle risorse umane (HR) più completo o per espandere la gestione dell'inventario per adattarsi più da vicino al tipo specifico di attività il cliente opera, come le aziende che si concentrano sullo stoccaggio o sulla distribuzione.
A volte di più è meglio
Quando si esamina il portafoglio di sistemi informativi di gestione di un'azienda, a volte non è ovvio che un'app generica potrebbe non essere l'approccio migliore.
Un buon esempio di questo è il libro paga.
Il libro paga per un'organizzazione di servizi, ad esempio, include la gestione del tempo e della fatturazione e possibilmente delle spese; è notevolmente diverso dal libro paga che dovrebbe essere utilizzato per un'organizzazione di ristorazione e ospitalità, che richiede che l'azienda tenga traccia dei suggerimenti dei dipendenti.
E questo è molto diverso dal libro paga di una società di costruzioni, che spesso richiede più tariffe per lo stesso dipendente a seconda del lavoro che sta svolgendo (e deve anche riferire a più sindacati).
L'inventario è un'altra area in cui le funzionalità necessarie differiscono a seconda del tipo di attività.
Ad esempio, l'inventario di una società di produzione potrebbe richiedere il tracciamento dei componenti utilizzando codici a barre per identificare i contenitori delle parti e la distinta base per l'elaborazione dei materiali (BOMP) che fornisce un elenco di tutte le parti e i sottoassiemi necessari per costruire un particolare prodotto, o anche il kit , che consiste nell'inventare e tenere traccia di sottoassiemi piuttosto che di parti separate.
Il punto è che, poiché le piattaforme ERP sono (a) modulari e (b) così ampie in termini di situazioni che affrontano e di caratteristiche che forniscono, il processo di pianificazione per la scelta della giusta soluzione ERP inizia a casa, molto prima che tu parli effettivamente con un venditore.
Devi iniziare il tuo processo di selezione sedendoti con i manager in prima linea di tutti i tuoi processi aziendali chiave e mappando esattamente come la tua azienda fa affari.
Esattamente come fanno i tuoi clienti web a passare da una transazione con carta di credito a una scatola di spedizione che arriva alla loro porta di casa? Come vengono elaborati i pagamenti, gli ordini evasi, i magazzini gestiti, l'inventario spostato e tracciato e gli ordini di spedizione prelevati e consegnati? Come vengono utilizzate tutte queste informazioni per fornire una BI continua per l'organizzazione? Che tipo di informazioni non stai ottenendo di cui hai veramente bisogno? L'elenco delle domande appropriate diventerà molto più profondo nel mondo reale e si estenderà ben oltre le tipiche domande IT che vengono poste prima di installare il software SMB (come i server richiesti, i costi di licenza per postazione, ecc.), Sebbene tali domande si applichino ancora all'ERP anche.
Il motivo per cui è necessario ottenere una comprensione completa di come la propria azienda fa affari è perché i sistemi ERP non solo eseguono la gamma di funzionalità dei processi aziendali (come discusso in precedenza), ma forniscono anche vari gradi di integrazione tra i vari moduli.
Con il software SMB standard, è raro trovare sinergie di funzionalità dirette tra la gestione del magazzino e il framework delle risorse umane, ad esempio.
Ma con un sistema ERP, non solo è possibile, ma puoi anche modificare tale integrazione per lavorare in modo ancora più efficace per la tua organizzazione.
Per i magazzini specializzati che immagazzinano inventario specializzato (come prodotti chimici pericolosi, ad esempio), il sistema delle risorse umane può attivare automaticamente le sue capacità di gestione dei turni per assicurarsi che, quando tali prodotti chimici arrivano in un particolare magazzino, il personale giusto che abbia le competenze necessarie per gestire quei prodotti chimici sono lì per riceverli e immagazzinarli.
Questo è solo un esempio tra una miriade di possibilità.
Ciò che è possibile per la tua organizzazione dipende interamente dalle capacità della piattaforma ERP e dalla tua comprensione di come funziona realmente la tua azienda.
Perdi un po ', guadagna un po'
Nella nostra revisione iniziale delle suite software, abbiamo esaminato il lato finanziario, concentrandoci sulla contabilità generale ed esaminando l'usabilità, la navigazione e il flusso di lavoro complessivi.
In questo ciclo, siamo tornati all'offerta di ciascun fornitore e l'abbiamo esaminata per la funzionalità ERP complessiva e la disponibilità di moduli che migliorano gli aspetti di gestione finanziaria del sistema (e lo estendono ad altre aree delle operazioni aziendali).
In tal modo, abbiamo apportato alcune modifiche ai fornitori e ai prodotti coperti.
Nella serie iniziale di revisioni della contabilità finanziaria, abbiamo incluso sia Intacct (Visit Site at Sage Intacct) che Intuit QuickBooks Online Plus.
Nessuno di questi ha una vera edizione ERP, quindi li abbiamo esclusi da questo round di recensioni.
Prezzi ERP e cloud
ERP esiste come categoria di software dalla fine degli anni '90.
In quel periodo, si è evoluto in molti modi importanti, in particolare il fatto che molti sono diventati abilitati al cloud.
Il vantaggio per i clienti qui si riduce principalmente a costi e scalabilità.
Poiché i sistemi ERP sono modulari, i sistemi ERP tradizionali spesso richiedevano più server per funzionare completamente.
Potrebbe esserci un server per il modulo finanziario, uno per il database back-end, uno per il sistema di gestione dell'inventario e così via.
Ora punta su server ridondanti per affidabilità e prestazioni migliorate e presto vedrai un prezzo per hardware e infrastruttura che può superare il costo del software.
Per commercializzare questa tecnologia in modo efficace ai clienti delle PMI, i fornitori utilizzano il cloud per potenziare le proprie soluzioni e il modello SaaS (Software-as-a-Service) per implementarlo.
Ciò significa che i clienti hanno costi hardware iniziali molto bassi (spesso zero): tutti i server sono nel cloud.
Ciò può rappresentare un'enorme riduzione del costo totale di proprietà (TCO) complessivo di una soluzione ERP.
Ma, come ulteriore vantaggio, questo modello di distribuzione consente anche una scalabilità immediata ed estremamente conveniente.
Se la tua azienda gestisce un'operazione di vendita al dettaglio sul web, potrebbe optare per un modulo di e-commerce nella sua soluzione ERP.
Ma durante le festività natalizie, il traffico attraverso il sistema di e-commerce potrebbe aumentare.
In una configurazione di infrastruttura tradizionale, la società avrebbe bisogno di acquistare server aggiuntivi e configurarli come cluster ridondanti per gestire l'aumento del traffico.
Quindi, quando le vacanze sono finite, quei server verrebbero semplicemente spenti e la società dovrebbe sopportare il costo di un investimento hardware inutilizzato.
Tramite il cloud, i clienti possono semplicemente avviare nuovi server nel cloud per gestire questo aumento del carico, pagare per l'uso solo durante il periodo delle vacanze e quindi dissolverli una volta terminate le vacanze (pagando quindi solo ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno ).
Un vantaggio finale del cloud è il costo della licenza.
In un modello locale, la tua azienda pagherebbe una tariffa di configurazione iniziale e la "X" dollari (di solito tra $ 1.000 e $ 5.000) per utente o postazione.
Tale licenza si estenderebbe e generalmente durerà fino a quando il software non verrà aggiornato in modo significativo.
In un modello cloud, la tariffa di configurazione iniziale non esiste o è in genere molto inferiore e i costi di licenza sono valutati a "X" dollari per utente al mese (in genere ovunque da $ 90 per utente al mese fino a $ 500 per utente per mese).
Per coloro che fanno i conti con attenzione, questo tipo di licenza basata su abbonamento può essere significativamente più economico di un tradizionale schema locale per postazione.
Un'area in cui probabilmente non risparmierai denaro rispetto alla distribuzione ERP locale standard è il partner di terze parti.
La maggior parte dei fornitori che abbiamo testato richiedono (o almeno suggeriscono fortemente) di acquistare e implementare il proprio software utilizzando un partner a valore aggiunto di terze parti.
Questa entità gestirà l'acquisto, la distribuzione iniziale e (cosa più importante) la configurazione iniziale, che, per alcune di queste piattaforme, può durare da diversi mesi fino a un anno intero.
Questo perché è il partner che fa il lavoro pratico di personalizzazione di queste piattaforme in modo che funzionino come necessario per la tua attività specifica.
Intervistano quei manager aziendali in prima linea (se non l'hai già fatto), eseguono codifica o scripting personalizzati per creare connessioni middleware tra i moduli se quelli giusti non esistono immediatamente, si assicurano che le funzionalità giuste vengano cambiate spento o bloccato; e gestiscono la manutenzione continua, la risoluzione dei problemi e la formazione dei dipendenti.
Tutto ciò costa notevoli dollari aggiuntivi, che possono certamente eguagliare o addirittura superare il costo del software, a seconda di come lo stai pagando.
Quindi, assicurati che (a) hai davvero bisogno di un partner di terze parti per configurare il tuo software e (b) ottieni una stima accurata di quanto ti costeranno i loro servizi.
La lezione è chiara: fai i compiti prima di tentare di valutare qualsiasi sistema ERP.
È probabile che collaborerai con un rivenditore per gestire l'adattamento tra la tua azienda e il software.
Ma il...
