Cos'è la videoconferenza?
Per molti lavoratori orientati all'informazione, in particolare quelli nelle aree metropolitane più grandi degli Stati Uniti, il lavoro da casa diventerà probabilmente una tendenza a lungo termine che durerà fino al 2021 e oltre.
Un importante contributo al successo di questa strategia è stata la videoconferenza.
Molto più di una semplice riunione occasionale e strumento di marketing, la videoconferenza si è evoluta in qualcosa che è diventato onnipresente come il telefono per le persone che lavorano da casa.
Per farlo funzionare, osserverai componenti hardware diversi da quelli che hai implementato nelle tue sale conferenze per realizzare un lavoro di telelavoro abilitato per video su larga scala, ma i fornitori di servizi di back-end rimarranno simili.
Inoltre, i servizi di videoconferenza di solito offrono più di semplici interazioni faccia a faccia.
I migliori servizi di videoconferenza consentono agli utenti di condividere i propri schermi, accedere in remoto ai desktop degli altri, chattare tramite testo, scambiare file, comunicare tramite lavagne digitali e persino trasmettere conferenze a grandi gruppi di spettatori passivi.
Alcuni fanno parte di pacchetti VoIP (Voice-over-IP) orientati al business, che consentono di modificare dinamicamente le chiamate vocali in videochiamate e riunioni condivise con il semplice tocco di un pulsante senza stabilire nuove connessioni.
Tutti questi sono fantastici aiuti alla comunicazione per scenari di lavoro a casa, specialmente se visti attraverso una lente a lungo termine.
Ma la videoconferenza ha anche funzioni diverse dal mantenere connessi i dipendenti distribuiti.
Per prima cosa, è un modo efficiente per assumere compiti come rispondere alle domande di supporto dei clienti dal vivo, interagire con i clienti in webinar in tempo reale o altri eventi di marketing e persino contattare i partner.
Queste capacità sono passate un po 'in secondo piano dall'inizio della pandemia di coronavirus, che ha causato un aumento della crescita delle videoconferenze in gran parte nei suoi marchi orientati al consumatore, come mostrato nel recente sondaggio tracciato di seguito dalla società di ricerche di mercato Statista.
Crescita dei sistemi di videoconferenza più diffusi durante COVID 19, 2020
Anche così, per i lavoratori IT, in particolare, il telelavoro è in forte espansione.
Anche prima della pandemia, secondo un rapporto di FlexJobs, 3,9 milioni di dipendenti dagli Stati Uniti lavorano da casa almeno la metà del tempo.
Si tratta di un aumento del 115% rispetto al 2005.
Ciò significa che in alcuni casi la videoconferenza rappresenta l'unica interazione visibile che i dipendenti avranno con i loro datori di lavoro.
Soprattutto per coloro che occupano posizioni influenti, essere in grado di essere visti può spesso significare la differenza tra essere capiti o meno.
Riduzione dei costi con le videoconferenze
Pandemia a parte, le aziende si stanno allontanando ulteriormente e lo fanno da tempo.
In altre parole, molte piccole e medie imprese (PMI) si stanno diffondendo in molte aree geografiche, il che comporta sfide complesse per la comunicazione, anche per i dipendenti che lavorano internamente.
Aggiungi clienti e partner al mix ed è difficile pensare di parlare con tutte queste persone senza lunghi viaggi, il che comporta costi restrittivi.
È qui che le videoconferenze possono dare un serio impulso ai profitti della tua azienda.
Invece di spendere metà della tua vita nelle linee aeroportuali, dai vita alle tue riunioni utilizzando un servizio di videoconferenza.
In questo modo, il presentatore non è solo una voce al telefono, ma una presenza sullo schermo che è in grado di vedere e interagire con altri partecipanti, condividere presentazioni e altro ancora.
Per le riunioni collaborative, l'ospite può abbozzare idee su una lavagna in linea e invitare i partecipanti a partecipare.
Alcuni servizi di videoconferenza consentono ai relatori di trasferire il controllo a un altro partecipante che può continuare la riunione senza interruzioni.
Altri consentono agli host di negare l'accesso ai ritardatari per evitare ulteriori interruzioni.
Il nostro servizio di videoconferenza Editors 'Choice per videoconferenze generali è Cisco WebEx Meetings e il nostro servizio di videoconferenza Editors' Choice per webinar e presentazioni è ClickMeeting, entrambi prodotti robusti che rendono le riunioni video (quasi) divertenti per il tuo personale.
Come per tutti i servizi software, prezzi e pacchetti sono una considerazione importante quando si tratta di videoconferenze.
I prezzi indicati e le descrizioni dei prodotti in questo riepilogo di recensioni si riferiscono in genere al livello di servizio più basso per utente al mese.
(Per ulteriori informazioni sui prezzi, fare clic sulle singole recensioni.) Tutti i servizi di videoconferenza testati tranne uno offrono prove gratuite (la maggior parte sono per 30 giorni) e molti non richiedono una carta di credito in archivio.
Ciò significa che non devi preoccuparti di essere addebitato automaticamente al termine del periodo di prova.
Ad esempio, join.me offre un piano gratuito con funzionalità limitate, che è utile per le aziende piccole o anche con un solo dipendente.
Molti servizi sono scalabili a seconda del numero di host e partecipanti di cui hai bisogno.
Consiglio di provare alcuni dei nostri migliori servizi di videoconferenza prima di impegnarti in uno in particolare; prova alcune delle funzionalità per capire di cosa hai veramente bisogno e cosa è eccessivo.
Un'altra considerazione importante è se il prezzo del servizio è scalabile in base all'ospite o al partecipante.
Quelli con un prezzo per host tendono a fare meglio per gli ambienti di tipo webinar, mentre quelli con un prezzo per partecipante tendono ad avere un prezzo più interessante per gli impegni in stile collaborativo in cui chiunque potrebbe essere un host.
Microsoft Teams, ad esempio, è un costo irrecuperabile se stai già utilizzando Microsoft Office 365, quindi è un'opzione molto interessante.
Tuttavia, se conduci regolarmente webinar, ClickMeeting, che ha un prezzo per host, è un percorso eccellente da prendere.
Facilità d'uso e collaborazione
Una volta trovati i pacchetti nella tua fascia di prezzo, la considerazione più importante è la facilità d'uso.
Ovviamente, se l'interfaccia utente (UI) è difficile da navigare e utilizzare per te e i tuoi colleghi, causerà ritardi nell'orario di inizio della riunione, il che frustrerà tutti.
Per ogni revisione, discutiamo della facilità di registrazione, creazione di una riunione, invito dei partecipanti e configurazione dei controlli audio e video.
Analizziamo anche l'esperienza utente (UX) dal punto di vista degli invitati alla riunione, che può creare o interrompere una riunione.
Testiamo le caratteristiche principali di ogni servizio, ma sta a te decidere se hai bisogno o meno di numeri di accesso esterno, supporto VoIP o entrambe le opzioni per il tuo audio e se hai bisogno o meno di videochiamate oltre alla condivisione dello schermo.
Alcuni servizi offrono sia teleconferenze con numeri dial-in (locali o gratuiti) che chiamate VoIP, mentre alcuni offrono solo l'uno o l'altro.
Alcuni offrono numeri di accesso internazionali.
Tutti i prodotti recensiti offrono videochiamate tramite webcam.
In tutte queste revisioni, abbiamo ospitato e partecipato a riunioni per testare l'esperienza degli utenti registrati e non registrati.
Ci siamo assicurati di delineare quanto sia facile partecipare a una riunione, incluso se un partecipante deve scaricare il software prima di partecipare a una riunione online (il che potrebbe causare un ritardo).
In questo caso, è importante comunicare con i dipendenti sulla compatibilità hardware e sul browser preferito.
Altri servizi richiedono semplicemente che i partecipanti immettano un codice per accedere alla riunione.
Le nostre recensioni riguardano anche le funzionalità di amministrazione dell'host.
I migliori servizi consentono di impostare diversi tipi di riunioni, come una riunione in stile lezione in cui l'audio di tutti i partecipanti è disattivato o una discussione o una modalità di domande e risposte in cui i relatori possono disattivare e riattivare i partecipanti in base alle necessità o consentire a tutti i partecipanti di parlare.
Se sei mai stato distratto dal suono di qualcuno che digita o di un cane che abbaia in sottofondo, apprezzerai questi controlli.
Altre opzioni includono l'attivazione e la disattivazione delle webcam, il blocco dei ritardatari fuori da una riunione, la creazione di una sala d'attesa durante la preparazione per la riunione e l'autorizzazione di sessioni di breakout.
Per le presentazioni, la condivisione dello schermo è importante così come le opzioni granulari come la possibilità di condividere una sola applicazione (Microsoft PowerPoint, ad esempio), un documento o un'immagine o condividere l'intero desktop.
La maggior parte dei servizi di videoconferenza in questa carrellata offre anche uno strumento di lavagna, che puoi utilizzare per abbozzare idee o prendere appunti durante la riunione affinché tutti possano vederli.
È inoltre necessario considerare ciò che i partecipanti sono in grado di fare, come condividere lo schermo, abilitare la webcam, disegnare su una lavagna condivisa e persino prendere in carico la presentazione.
Pensa a quanta collaborazione effettiva vorresti nelle tue riunioni.
Altre caratteristiche che abbiamo esaminato includono il numero di partecipanti consentiti a una chiamata e il numero di feed video consentiti contemporaneamente.
Alcuni generosi offrono partecipazioni illimitate mentre altri offrono solo quattro partecipanti alla volta.
Considera quanto è importante per la tua azienda.
La maggior parte dei servizi ti consente di registrare le riunioni e alcuni ti consentono di modificare la registrazione direttamente all'interno del software.
Queste riunioni registrate possono quindi essere utilizzate per i tuoi record o come webinar per chiunque abbia perso la riunione o per i nuovi dipendenti.
Risoluzione dei problemi e supporto
Sfortunatamente, lavorare con qualsiasi app dipendente dal flusso, in particolare le videoconferenze, diventa più complicato quanto più grande è la rete e più app competono per la larghezza di banda della rete.
Ciò significa che se stai eseguendo tutta o parte della tua soluzione su una rete più ampia, come la maggior parte delle aziende, preparati a gestire alcune modifiche.
Sebbene la configurazione di base sia sufficiente per eseguire una sessione, assicurati di collaborare con il personale IT per verificare cosa accade quando sono aperti più flussi.
Stai cercando artefatti o buffering eccessivo che interrompa lo streaming, cosa che può accadere se il video sollecita i limiti di larghezza di banda della tua rete o della tua connessione Internet.
Inoltre, se hai utenti remoti che si connettono a Internet utilizzando una rete privata virtuale (VPN), tieni presente che questi servizi spesso causano anche problemi di larghezza di banda che possono influire sulle prestazioni dello streaming video.
Per aiutare, dovrai esaminare diverse offerte VPN per tali connessioni remote e, potenzialmente, collaborare con il tuo professionista IT per implementare la qualità del servizio (QoS) sulla tua rete che proteggerà la larghezza di banda utilizzata dalle videoconferenze mentre si svolgono .
Se stai già utilizzando un sistema VoIP basato su cloud PBX per le tue telefonate, il personale IT avrà già una buona idea di come proteggere il traffico in questo modo poiché i requisiti sono molto simili.
Per le volte in cui qualcosa va storto, hai bisogno di solide risorse di supporto.
I migliori servizi di videoconferenza offrono supporto telefonico, email e chat oltre a un'ampia documentazione in linea.
Anche le comunità di utenti attivi sono una buona risorsa da avere a disposizione.
Infine, ti consigliamo di verificare la compatibilità con i browser e i requisiti di sistema.
Tutti i servizi testati funzionano su PC, mentre alcuni funzionano su Mac e alcuni funzionano con Linux.
La maggior parte è ampiamente compatibile con i browser Web, ma sarà necessario eseguire l'aggiornamento a una delle versioni più recenti.
Ancora più di alcuni richiedono plug-in o app scaricabili per ottenere il massimo livello di valore.
Questo può spesso essere un punto critico quando sono in gioco policy IT aziendali che limitano ciò che può essere installato; I negozi solo di Internet Explorer sono ...
