Cos'è l'Asset Management?
La gestione delle risorse IT ruota attorno al monitoraggio dei computer e, negli ultimi anni, a un'ampia varietà di dispositivi mobili: qualsiasi notebook, tablet e telefono che l'azienda possiede e possiede sul campo, essendo gestito dai dipendenti.
Ma l'IT deve anche tenere traccia delle risorse virtuali, in genere licenze software, e recentemente è diventata un'attività orientata all'abbonamento poiché gli amministratori IT devono sapere quali abbonamenti ai servizi cloud sono attivi, inattivi o in qualche altro stato sospeso.
Tuttavia, l'IT non è l'unico dipartimento che deve tenere traccia dei propri beni capitali.
Dalle fotocopiatrici ai camion, la maggior parte degli oggetti che la tua azienda possiede deve essere monitorata da diversi aspetti dell'attività, dalla contabilità alla gestione delle strutture.
Fino a poco tempo, questo processo veniva solitamente gestito utilizzando fogli di lavoro, con un inventario manuale da aggiornare ogni volta che qualcosa cambiava.
Qualcuno genererebbe il rapporto sulle risorse per scopi contabili e, se sei fortunato, il tuo foglio di calcolo supportava formule e macro per semplificare le cose.
Le aziende oggi hanno più risorse da gestire che mai, soprattutto con l'aumento dei dispositivi mobili utilizzati sul posto di lavoro.
Abbiamo anche tecnologie cloud sempre più complesse, software basato su licenza e basato sull'utilizzo e aggiornamenti che avvengono più rapidamente.
Poiché la permanenza media dei dipendenti si riduce e più dispositivi sono mobili, anche la sicurezza dei dati delle aziende è una priorità fondamentale.
I manager e i loro team di supporto che lavorano sul campo potrebbero aver bisogno di reportistica, personalizzazione e funzionalità specializzate che non sono immediatamente visibili ai dipendenti assegnati a risorse aziendali specifiche.
È qui che il software di gestione delle risorse di oggi può essere d'aiuto.
I moderni sistemi di gestione delle risorse ospitati nel cloud consentono alle aziende di gestire le risorse senza i costi e la manutenzione di possedere un server.
La prima cosa da considerare quando si restringono le opzioni dell'applicazione di gestione delle risorse è capire esattamente quali risorse è necessario monitorare.
oppure, ad esempio, potrebbe essere necessario tenere traccia delle risorse immobiliari non solo in ogni singola organizzazione immobiliare, ma anche in una holding ombrello.
Oppure potresti voler gestire un gran numero di veicoli come parte di un'operazione di gestione della flotta.
Pensa in particolare ai beni che costano i soldi della tua azienda, in particolare quelli che si deprezzano nel tempo.
Hai un laboratorio di dispositivi mobili o un numero di dipendenti in viaggio che hanno telefoni aziendali che devi monitorare? Se ti occupi principalmente di server, desktop e laptop, devi anche gestire le licenze software, gli aggiornamenti e garantire una distribuzione efficiente di tali licenze? Una volta identificato il problema da risolvere, è possibile selezionare il sistema di gestione delle risorse che offre il miglior valore a lungo termine.
Esistono due raggruppamenti principali di sistemi di gestione delle risorse ospitati nel cloud da considerare.
Alcune soluzioni fanno parte di una soluzione globale di help desk IT.
Questa prima classe di prodotti può integrarsi con i ticket di supporto, fornire portali per gli utenti finali e agire come un modulo in una soluzione più ampia volta a supportare il personale e le tecnologie dell'azienda.
La seconda classe di prodotti è un software specializzato volto a risolvere un problema aziendale che va oltre il supporto IT ma che consente anche la gestione delle risorse.
Help Desk IT Plus Asset Management
Asset Panda, BMC Track-It! E SysAid sono tutti esempi di soluzioni complete di helpdesk IT che consentono anche la gestione delle risorse.
Quando si tratta di tracciare i computer in rete, è necessario considerare quali piattaforme utilizzerai per tracciare le tue risorse e anche le piattaforme che gli amministratori ei professionisti IT utilizzeranno per assegnare le risorse, eseguire l'inventario ed eseguire i rapporti.
Alcuni strumenti includono il rilevamento della rete tramite scansione, mentre altri utilizzano l'importazione di fogli di calcolo o l'immissione manuale.
Altri utilizzano agenti come l'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) aperta in Asset Panda; in altri puoi modificare dopo aver scansionato i codici delle etichette, come in GoCodes.
È importante considerare cosa ha senso per il tuo budget.
Gli strumenti di gestione sono disponibili a diversi livelli di prezzo.
Desideri un acquisto una tantum o un abbonamento mensile per il supporto? Non tutti gli strumenti possono gestire lo stesso numero di risorse, quindi non ha senso pagare per una capacità superiore a quella necessaria.
L'acquisto di un numero elevato di risorse e account utente per l'anno può qualificarti per ulteriori sconti in alcune soluzioni, come GoCodes.
Altri, come Asset Panda, offrono sconti forfettari e offerte speciali come offerte a tempo limitato per aiutare i team a iniziare.
Sebbene ogni soluzione di gestione delle risorse che ho recensito sia in grado di monitorare i tuoi sistemi informatici, i loro punti di forza variano ampiamente.
Le tue priorità determineranno ciò che è giusto per la tua azienda.
Se la sicurezza è una priorità assoluta, quale tipo di sicurezza ti piace? In particolare, vuoi prevenire i furti come priorità assoluta? GoCodes offre un sistema di adesivi a prova di manomissione tracciabile fisicamente che contrassegna la risorsa e ti consente di trovarla in tempo reale in base alla geolocalizzazione.
La capacità fisica di applicare l'adesivo significa che ci sono pochi limiti su ciò che puoi monitorare.
Tuttavia, non fornisce alcun dettaglio riguardo a quali licenze software sono installate su quel laptop con adesivo, quale versione è in esecuzione o quanto spesso è stata utilizzata.
È possibile utilizzare un diverso sistema di gestione delle risorse per una notifica più dettagliata quando viene avviata un'app specifica, ma se si dispone di un macchinario personalizzato non rappresentato sulla rete, non è possibile tenere traccia di tale elemento.
La scelta dei nostri redattori MMSoft Pulseway offre sicurezza richiedendo l'autenticazione a due fattori (2FA) con crittografia dai dispositivi mobili.
Limitando le risorse immesse ai dispositivi in ??rete, le macchine fantasma vengono gestite rapidamente.
Per ottenere aggiornamenti così dettagliati e tempestivi, rinuncia a una certa flessibilità; per una precisione in tempo reale non è possibile aggiungere manualmente risorse se non sono collegate in rete in qualche modo.
Cosa stai monitorando?
Lo stato in tempo reale dei tuoi server, ambienti cloud o siti web è più importante del monitoraggio fisico delle tue risorse? Se lo stato attuale della rete è più importante della geolocalizzazione di un dispositivo fisico, MMSoft Pulseway potrebbe essere un buon investimento nonostante il costo più elevato.
Se si considera il sollievo della capacità di un dipendente di accedere in remoto ai dispositivi di rete da qualsiasi luogo, i guadagni in termini di affidabilità e la felicità del personale di supporto potrebbero rendere irrilevante il prezzo più alto se si tiene conto della possibile perdita di produttività.
La facilità d'uso potrebbe essere più importante per te, a seconda delle capacità tecniche di coloro che configurano gli strumenti.
Se hai professionisti IT esperti e anche pochi sviluppatori nello staff, alcune delle soluzioni offrono API con la loro piattaforma di gestione delle risorse, rendendola facilmente personalizzabile per i programmatori.
Hai risorse informatiche non in rete? In tal caso, una caratteristica chiave per te potrebbe essere la possibilità di aggiungere risorse utilizzando mezzi diversi dagli agenti di rilevamento della rete.
BMC Track-It! e SysAid sono esempi di sistemi personalizzabili che potrebbero essere una buona soluzione perché offrono personalizzazione e API; altri sistemi sono configurabili senza alcuna codifica.
Ciò significa che il miglior valore per la tua azienda dipenderà dalle risorse che stai monitorando e dalle capacità delle persone che hai che lavorano per te.
Dipenderà anche dalla loro disponibilità a personalizzare il prodotto ed eseguire la configurazione.
Asset Panda offre supporto a tutti i livelli di acquisto, fornendo alle piccole imprese le risposte di cui hanno bisogno.
Asset Panda si trova tra una soluzione che quasi chiunque può utilizzare (come GoCodes) e un sistema in cui potrebbe essere necessaria la capacità di codifica per sfruttare appieno le funzionalità disponibili.
Alcuni dei sistemi sono più facili da usare perché il loro unico scopo è la gestione delle risorse.
MMSoft Pulseway è stata la configurazione complessiva più semplice che abbiamo provato.
GoCodes è estremamente semplice da usare, ma considera che devi ricordarti di applicare e scansionare negli adesivi.
È necessario applicare gli adesivi per tenere traccia delle risorse.
Fornisci una lista di controllo e il tuo personale di formazione può farlo.
SysAid e BMC Track-It! sono strumenti di supporto dell'helpdesk completi, ciascuno comprendente un portale rivolto agli utenti per la segnalazione e il monitoraggio dei ticket dell'helpdesk.
Le interfacce utente (UI) sono più complicate, tuttavia, poiché implicano concetti di nidificazione che rendono più difficile vedere tutte le risorse in un'unica vista.
Un sistema di helpdesk completamente integrato per completare la tua gestione delle risorse potrebbe valere il compromesso di un'interfaccia utente semplificata per la tua azienda.
Investire nello strumento giusto
Con qualsiasi investimento, il costo iniziale ei costi per personalizzare (se necessario) e formare il personale sono considerazioni.
Vuoi essere sicuro non solo di acquistare il software giusto, ma anche di avere il livello di supporto di cui hai bisogno.
Per alcuni gruppi sarà sufficiente un video tutorial.
Altre squadre potrebbero aver bisogno di una formazione completa in aula.
Coloro che eseguono una personalizzazione profonda e utilizzano le API potrebbero aver bisogno del supporto live degli sviluppatori.
Per altri gruppi, la documentazione API insieme ai forum degli utenti potrebbe essere sufficiente.
Una considerazione importante per quanto riguarda il ritorno sull'investimento in software di gestione patrimoniale è quanto tempo risparmierai in ogni fase del processo.
Quanto tempo è necessario per inserire nuove risorse o importare risorse esistenti e aggiungerle al tuo inventario? Poi c'è il tempo che risparmi utilizzando le notifiche per rilevare le interruzioni e rispondere rapidamente ai problemi che si verificano una volta che i tuoi server sono attivi.
Devono essere considerati anche i rapporti, l'ammortamento e l'esportazione, inclusa la compatibilità con le tue esigenze contabili specifiche.
Seleziona il miglior strumento di gestione delle risorse per la tua azienda confrontando i prezzi, le caratteristiche e il possibile risparmio di tempo di avere i dati delle tue risorse in un unico posto.
Dopo aver identificato le soluzioni ospitate nel cloud che si adattano meglio alle tue priorità, provale sui tuoi dispositivi prima di prendere una decisione finale.
Il risparmio, sia in termini di tempo che di denaro, per acquistare e ospitare un sistema di gestione patrimoniale potrebbe essere stato proibitivo in passato.
Tuttavia, a causa dei prezzi più bassi e della complessità delle funzionalità avanzate offerte dalle soluzioni meno recenti, nonché dalle soluzioni più recenti e automatizzate, la gestione delle risorse è cambiata.
La flessibilità, il basso costo iniziale e l'impegno più breve valgono la pena dare agli strumenti di gestione delle risorse Software-as-a-Service (SaaS) un aspetto nuovo.
