Cos'è il software di gestione dei progetti?
Diciamo che stai costruendo una casa.
È un processo complesso in cui alcune attività devono essere eseguite in un ordine particolare.
Non puoi installare Windows se non hai ancora montato i muri.
Probabilmente hai anche dozzine di persone che ti aiutano a costruire la casa, e devi sapere in quali giorni le persone sono disponibili per gettare le fondamenta, posare le piastrelle e così via.
Il modo per tenere traccia di tutti i lavori che devono essere eseguiti in un progetto complesso e delle persone che li svolgono è utilizzare un software di gestione del progetto.
Il software di gestione dei progetti è un tipo di app online e collaborativa in cui tutti coloro che stanno lavorando a un progetto possono andare a vedere chi sta facendo cosa quando e se ogni lavoro è sulla buona strada per essere svolto in tempo.
Tutti vedono quali compiti sono loro assegnati e quando iniziare a lavorare.
La persona che gestisce il progetto e che assegna il lavoro può vedere cosa deve essere fatto e chi è potenzialmente libero di farlo.
Tutte le persone coinvolte forniscono aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle loro attività secondo necessità e contrassegnano le attività una volta completate.
Per questo riepilogo, ci atteniamo alle tradizionali app di gestione dei progetti, che offrono tutte diagrammi di Gantt tra gli altri strumenti per il monitoraggio, l'organizzazione e la pianificazione del lavoro del progetto.
Cosa puoi fare con un'app per la gestione dei progetti?
Le app di gestione dei progetti ti consentono di monitorare quasi tutti i tipi di progetti, che si tratti di lanciare una campagna di marketing, creare un nuovo prodotto o costruire una casa o un sito web.
I team che utilizzano app per la gestione dei progetti in genere tengono traccia di più di un progetto alla volta.
Il software li aiuta a capire quando programmare il lavoro in base a quando le cose devono essere fatte e alle risorse umane disponibili per farlo.
Le migliori app per la gestione dei progetti aiutano i team a gestire i problemi comuni, come scadenze slittate, emettendo un avviso prima che una scadenza scada e offrendo di riprogrammare automaticamente le attività che sono interessate in futuro.
Generano report che forniscono ai manager informazioni su quali membri del team hanno troppo o troppo poco lavoro da fare.
Molti ti consentono di tenere traccia anche dei budget di progetto e di registrare le ore fatturabili in modo da poter fatturare ai clienti il ??tempo lavorato.
La cosa più importante da sapere sulle app per la gestione dei progetti, a differenza di altri tipi di app per la gestione del lavoro, è che sono per i progetti.
Potrebbe sembrare una tautologia, ma è importante.
Progetti vs.
altri tipi di lavoro
I progetti sono un tipo specifico di lavoro.
Sono insiemi di attività che hanno una data di inizio, una data di fine e un deliverable.
Costruire una casa è un progetto.
Il lancio di un nuovo sito web è un progetto.
Allora cosa non un progetto? Mantenere un sito web non è un progetto.
Invece, è un esempio di lavoro in corso senza una data di inizio o di fine chiara e tanto meno un risultato finale.
Rispondere alle e-mail di aiuto dei clienti è un lavoro continuo.
Scrivere contenuti quotidiani per un blog potrebbe tecnicamente essere considerato un progetto: ogni post ha un chiaro inizio, fine e consegna, ma è un progetto così semplice che la maggior parte delle persone non ha bisogno di creare una pianificazione per gestirlo.
Ogni volta che hai un lavoro con tempi di consegna brevi, vale la pena chiedersi se metterlo in un software di gestione dei progetti su vasta scala sarebbe eccessivo.
Il lavoro non è sempre in bianco e nero, progetto o non progetto.
A volte c'è una sovrapposizione o il tuo team deve svolgere contemporaneamente sia il lavoro di progetto che quello non di progetto.
Per questo motivo, alcune app di gestione dei progetti ti aiutano a gestire altri tipi di lavoro oltre ai progetti (spesso si tratta di rilevamento di bug o di rilevamento di problemi).
Esistono altri tipi di app di collaborazione che sono migliori per la gestione del lavoro non legato al progetto, come Trello, Asana, Basecamp e Airtable.
Anche con alcune di queste app, puoi gestire anche progetti leggeri.
Vedere? Molte sovrapposizioni.
Il miglior software gratuito per la gestione dei progetti
Alcuni dei migliori sistemi software di gestione dei progetti hanno versioni gratuite.
Di solito, queste versioni gratuite sono fortemente limitate in qualche modo.
Ad esempio, potresti essere autorizzato a gestire solo uno o due progetti con la versione gratuita o invitare una manciata di persone a lavorare al tuo fianco.
Inoltre, di solito non ottieni tutte le migliori funzionalità dell'app nella versione gratuita.
Tuttavia, se hai un piccolo team e devi gestire solo uno o due progetti, potrebbe funzionare.
Puoi ottenere un account gratuito da Zoho Projects, Teamwork, Wrike, TeamGantt, ProofHub e pochi altri che non hanno fatto questo elenco, come Volerro e AceProject.
Redmine è un'app di gestione dei progetti gratuita al 100%, ma devi installarla e mantenerla da solo.
Non è un prodotto standard, ma piuttosto un'alternativa open source.
Le migliori app per la gestione dei progetti per le piccole imprese
Se il tuo team ha bisogno di gestire e tenere traccia di un paio di progetti, ma sei meno interessato alla pianificazione dei dipendenti, alla raccolta di schede attività per fatturare i clienti e al confronto dell'avanzamento di dozzine di progetti in fase di sviluppo, uno strumento a basso costo come Zoho Projects ( circa $ 3- $ 6 a persona al mese) o Lavoro di squadra ($ 12,50 a persona al mese) è la soluzione migliore.
Ci piacciono anche GanttPRO e TeamGantt per piccoli team con un budget limitato.
Non è necessario spendere più di circa $ 15 a persona al mese se non si intendono utilizzare gli strumenti esclusivi di software più costosi, quindi attenersi a qualcosa di più modesto.
Potrebbe essere perfettamente adeguato alle tue esigenze.
Le migliori app di gestione dei progetti per grandi organizzazioni
Le grandi organizzazioni hanno esigenze completamente diverse rispetto alle piccole imprese.
Le organizzazioni con centinaia o migliaia di dipendenti e centinaia di progetti utilizzano app di gestione dei progetti per la pianificazione, approfondimenti sulle loro risorse, monitoraggio del budget, proiezione dei ricavi, monitoraggio del tempo per scopi di fatturazione, tra gli altri motivi.
Per una grande azienda, è importante essere in grado di gestire non solo individui, ma anche team.
Se hai 15 ore di lavoro per un designer junior, e non importa quale designer junior lo fa, vuoi essere in grado di vedere quanto lavoro hanno assegnato loro tutti i designer junior e se puoi liberarne uno loro per il compito.
Per lo stesso motivo, tutti i manager e i responsabili del team della tua azienda dovrebbero essere in grado di vedere quali compiti hanno la massima priorità e quali progetti rischiano di scivolare in modo da poter valutare di conseguenza.
Per le grandi organizzazioni che gestiscono progetti complessi e molti membri del team, la nostra prima scelta è LiquidPlanner, con Celoxis non molto distante.
La migliore app per la gestione dei progetti con funzionalità speciali
I team che non sono piccole imprese, ma che non sono nemmeno grandi organizzazioni possono avere esigenze speciali che desiderano che il loro software di gestione dei progetti soddisfi.
Ad esempio, per gestire sia il progetto che il lavoro non di progetto, consigliamo Wrike o Celoxis.
(Anche LiquidPlanner è una buona scelta, ma è la soluzione migliore per i grandi gruppi.) Se il tuo team trascorre molto tempo a discutere e iterare risorse visive, ProofHub è un'ottima scelta.
Volerro ha anche alcuni strumenti per la correzione, sebbene non abbia ottenuto un punteggio abbastanza alto per fare questo riepilogo.
Smartsheet è utile per creare automazioni nella gestione dei tuoi progetti.
E Paymo, un'altra app che non ha avuto successo per questo riepilogo, viene fornito con un software di fatturazione e fatturazione integrato.
Scegliere ciò che è meglio per la tua squadra
La scelta del giusto software di gestione dei progetti può richiedere tempo.
È importante considerare che tipo di lavoro fa il tuo team, quante persone ci sono nell'organizzazione e come vuoi gestire la tua attività.
Ci sono molte opzioni eccellenti per tutte le tasche.
Con un'app affidabile per la gestione dei progetti, le persone possono collaborare con maggiore facilità al lavoro del progetto.
Inoltre, gli imprenditori ei team manager possono ottenere informazioni utili su come lavorano i loro team, se i progetti sono sulla buona strada e come riportarli a un luogo di successo quando scivolano.
