Cos'è il software di gestione dei documenti?
Il software di gestione dei documenti (DM) comprende un'ampia gamma di caratteristiche e funzionalità, molte delle quali sono fondamentali per la gestione efficace di un'azienda.
Molte piccole e medie imprese (PMI), come studi legali, aziende creative o organizzazioni di media ed editoria, mirano a non utilizzare più la carta e sono alla ricerca dello strumento giusto per farlo.
Le aziende generano molti dati a prescindere, quindi la scelta di un sistema DM affidabile e scalabile è la chiave per razionalizzare e automatizzare i flussi di lavoro.
Per le PMI, un sistema DM efficiente può migliorare le prestazioni complessive per diversi motivi.
Il motivo principale è avere un posto dove archiviare e organizzare i documenti.
Il controllo della versione, i flussi di lavoro, le autorizzazioni di accesso, il backup e la protezione dei dati possono essere gestiti anche da una soluzione DM.
È il punto di partenza per archiviare, proteggere e condividere vari documenti aziendali.
La capacità di classificare i dati è un'altra funzionalità di DM che può cambiare completamente il modo in cui l'organizzazione mappa i propri flussi di lavoro.
Con tutto questo potere, non sorprende che i progetti di entrate mondiali per i sistemi di DM e di gestione dei contenuti aziendali (ECM) siano costantemente monitorati, come mostrato nel grafico sottostante dalla società di ricerche di mercato Statista.
Entrate mondiali ECM, 2017-2027 (miliardi di dollari)
Oltre alla nuova efficienza, i sistemi di DM possono anche fungere da strumenti di collaborazione, che combinano nuovi modi di comunicare con la stessa attenzione prestata alle legittime esigenze normative.
Per i principianti, l'archiviazione di file tradizionale rende la sicurezza difficile da gestire e mantenere.
Sebbene siano disponibili alcune funzionalità per impostare le autorizzazioni su un file o una cartella, queste autorizzazioni possono essere rapidamente degradate o completamente annullate semplicemente spostando i file da una cartella all'altra.
Tenere traccia delle modifiche a un documento archiviato in una cartella condivisa su un server aziendale è quasi impossibile per gli utenti, così come mantenere e valutare un audit trail.
Anche in termini di collaborazione, è possibile ottenere miglioramenti significativi semplicemente abbandonando la tradizionale condivisione di file aziendali.
E siamo chiari: quando parliamo di DM in questa carrellata di recensioni, ci concentriamo sui sistemi DM in grado di offrire la gestione dei file a livello aziendale, inclusi il routing, la conservazione e talvolta anche il supporto per la gestione dei file cartacei, inclusi l'archiviazione offsite e l'assicurazione .
Se stai semplicemente cercando spazio di archiviazione online sulla scia di Dropbox Business o Google Drive for Work, puoi leggere le nostre recensioni di questi prodotti nella nostra raccolta dei migliori provider di archiviazione cloud e condivisione file.
Archiviazione e collaborazione
Anche nella sua forma più elementare, un sistema DM dovrebbe essere in grado di archiviare documenti in un'ampia varietà di tipi di file, anche se dovresti controllare attentamente i requisiti della tua organizzazione a questo proposito e confrontarli con qualsiasi potenziale sistema prima dell'acquisto.
Ancora oggi esistono alcuni tipi di file proprietari, soprattutto nelle applicazioni line of business (LOB) personalizzate, che non tutti i sistemi DM possono supportare.
A parte questo, il sistema DM dovrebbe anche fornire strumenti per organizzare questi file e trovare quelli che soddisfano determinati criteri definiti dall'utente, con un minimo sforzo o risorse di sistema.
Molto spesso, ciò avverrà sotto forma di una funzione di "ricerca intelligente"; questa è un'altra caratteristica chiave che dovresti testare durante la fase di valutazione.
Funzionalità come tag e campi chiave personalizzabili sono importanti per trovare i file dopo che la loro posizione di archiviazione è caduta dalla memoria aziendale.
Alcune soluzioni, come Microsoft SharePoint Online, forniscono funzionalità che classificheranno o contrassegneranno automaticamente i documenti in base alle regole configurate.
Ciò non solo migliora l'affidabilità dei dati dietro i tuoi documenti, ma migliora anche le probabilità che gli utenti possano rintracciare i documenti di cui hanno bisogno.
Molti dei sistemi DM che abbiamo esaminato includono una certa quantità di spazio di archiviazione nel cloud online, come Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online.
Tuttavia, non dovresti considerare questo come un criterio di acquisto chiave perché lo stoccaggio è la parte facile.
Per la maggior parte delle organizzazioni, questo non sarà il fattore più importante nella valutazione di un sistema DM.
Gli sforzi di collaborazione, come la condivisione di documenti, la visualizzazione delle modifiche (come in una cronologia delle revisioni organizzata) o il lavoro simultaneo su un documento con un altro utente (disponibile sia in Ascensio System OnlyOffice che in Microsoft SharePoint Online), sono il tipo di funzionalità che miglioreranno il tuo l'efficienza delle squadre.
Un altro scenario comune è l'integrazione del sistema DM con altre app aziendali.
Poiché gestiscono i documenti, che sono spesso centrali in molti processi aziendali, i sistemi DM possono fungere da fulcro per altri processi aziendali alimentando i propri dati e funzionalità in altre app.
I contenuti Web possono essere creati, modificati ed elaborati in alcuni di questi sistemi, quindi monitorati o persino pubblicati tramite un sistema di automazione del marketing.
Un altro scenario comune è l'integrazione di una soluzione DM front-end con una soluzione di archiviazione e condivisione di file aziendali diversa o personalizzata; gli esempi includono Egnyte o Microsoft OneDrive for Business.
Ciò potrebbe essere fatto semplicemente perché altri dati aziendali si trovano in tale repository o perché il servizio dedicato offre migliori funzionalità di sicurezza, in particolare per quanto riguarda il controllo degli accessi e la crittografia dei file.
Se questo potrebbe essere importante per te, la tua fase di valutazione dovrà concentrarsi su eventuali integrazioni predefinite offerte da un potenziale fornitore e sull'utilità della sua API (Application Programming Interface), o se ne ha una.
Come sempre, se puoi provare prima di acquistare, allora è il modo migliore per farlo.
La maggior parte di questi fornitori offre almeno una prova gratuita di 14 giorni, mentre molti offrono 30 giorni interi.
Alcuni fornitori offrono anche un livello gratuito, anche se di solito viene fornito con un numero ridotto di utenti e funzionalità limitate, che possono vanificare lo scopo della valutazione del sistema.
Approvazioni, condivisione e firme
Ci sono scenari in cui un'azienda creerà un documento solo per averlo.
Ma, nella maggior parte dei casi, i documenti devono essere condivisi e di solito condivisi spesso.
Pertanto, un'area di interesse per qualsiasi sistema DM dovrebbero essere gli strumenti che fornisce per la gestione di tali file.
Come minimo, queste capacità esistono per semplificare questa comunicazione e migliorare i rendimenti, sia dal punto di vista dell'efficienza che del cliente.
In alcuni casi, questi strumenti di comunicazione supportano anche il monitoraggio delle comunicazioni e il reporting su di esse nel tempo; questa è una caratteristica che può essere particolarmente critica per i documenti che hanno ripercussioni legali o di conformità.
Dal punto di vista del flusso di lavoro, essere in grado di instradare tipi specifici di documenti al personale che deve completarli o approvarli è un livello di funzionalità di base.
Il rendering del documento in un formato modificabile che diventa definitivo in un tipo di file non modificabile, come PDF, è un'altra buona caratteristica.
Infine, le firme elettroniche sono diventate un requisito più comune in molti scenari aziendali, non solo per finalizzare gli impegni con partner o clienti, ma anche per verificare il flusso di lavoro tra il personale interno.
Alcuni sistemi DM, come Adobe Document Cloud Standard, dispongono di funzionalità di firma elettronica incorporate, mentre altri devono integrare tale funzionalità da una fonte esterna.
Qualunque sia il metodo, la valutazione di un sistema DM spesso richiederà di definire sia l'implementazione che la funzionalità, quindi assicurati di chiedere informazioni a un rappresentante di vendita durante la demo del prodotto.
Anche le funzionalità di collaborazione sono importanti.
Avere un'opzione di check-in e check-out che blocca l'accesso quando un utente ha scaricato un file impedisce la sovrapposizione delle modifiche e potrebbe rivelarsi un risparmio di sanità mentale.
La cronologia delle versioni è un ottimo modo per tenere traccia di chi ha modificato i file e quando, ed essere in grado di tornare a una versione precedente se il file viene danneggiato o se vengono introdotti errori.
Alcuni programmi richiedono l'integrazione con Microsoft Office 365 o Google Drive for Work per modificare i documenti online, mentre altri forniscono i propri kit di strumenti per l'elaborazione di testi e la pubblicazione di documenti per lo stesso scopo.
Conformità e sicurezza
La sicurezza è motivo di preoccupazione per qualsiasi azienda ed è spesso la priorità quando si cercano e si valutano nuove soluzioni aziendali.
Le PMI e le startup potrebbero non vedere la necessità immediata di conformità o problemi legali, ma è utile pensare al futuro.
Avranno il vantaggio i sistemi che possono crescere con le esigenze di un'azienda con autorizzazioni di base e funzioni di controllo della versione.
Considera una soluzione in grado di soddisfare i requisiti di conformità su tutta la linea.
Investire in funzionalità di backup e sicurezza avanzate e ridondanti può solo aiutare a rendere la tua azienda a prova di futuro.
Le aziende con problemi di conformità o legali, comprese società finanziarie, enti governativi, studi medici e scuole, vorranno davvero concentrarsi sulla sicurezza come criterio primario.
Funzionalità di sicurezza più avanzate, come audit trail, capacità di autorizzazione avanzate o strumenti di autenticazione aziendale come l'autenticazione a più fattori (MFA) o l'integrazione con un sistema di gestione dei dispositivi, sono meno di una caratteristica "piacevole da avere" e dovrebbero anche essere considerato obbligatorio in alcuni casi.
La conservazione dei file è un'altra area correlata alla sicurezza supportata dalla maggior parte dei sistemi DM che abbiamo esaminato, sebbene gli strumenti e le funzionalità relative alla conservazione dei file variano tra le diverse piattaforme.
Molte aziende devono conservare legalmente i record per un periodo di tempo predeterminato.
Il sistema DM dovrebbe fornire strumenti per impedire l'eliminazione permanente dei file.
Idealmente, ti offrirebbe una soluzione di archiviazione per facilitare la corretta identificazione dei file obsoleti senza comprometterti legalmente.
Le considerazioni sulla conformità dovrebbero far parte della valutazione di ogni aspetto del sistema DM.
Nei casi in cui vengono gestiti documenti contenenti pazienti o altre informazioni sui clienti o sono in gioco altri fattori di conformità, le funzionalità di collaborazione devono essere gestite con molta attenzione.
Molti sistemi DM possono impedire agli utenti di condividere file con utenti esterni (Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online) o di salvarli su un dispositivo mobile.
Microsoft SharePoint Online fa un ulteriore passo avanti rispetto alla concorrenza offrendo set di regole su misura per la conformità, con leggi e regolamenti specifici basati sulla geografia.
Microsoft ha anche il vantaggio di poter offrire funzionalità di protezione dei dati a livello di sistema operativo (OS) come i controlli di accesso impostati a livello individuale e di gruppo e in particolare la crittografia dei dati.
Tuttavia, sebbene Microsoft sia in grado di offrire queste funzionalità in gran parte grazie al suo sistema operativo Windows, non è l'unico modo in cui l'azienda può offrire questi vantaggi; non è nemmeno l'unico modo in cui la sua concorrenza può fornirli.
Nel frattempo, soluzioni come Adobe Document Cloud Standard offrono la conformità a normative come l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), che protegge i documenti relativi all'istruzione degli studenti.
Assicurati di chiedere in che modo un potenziale sistema di DM può fornire funzionalità di sicurezza avanzate e scoprirai che alcuni le forniranno attraverso qualsiasi sistema operativo supportato, mentre altri lo faranno ...
