Mantieni il tuo business in esecuzione con un sito web di contabilità per piccole imprese
Decine di migliaia di piccole imprese negli Stati Uniti hanno chiuso definitivamente da quando è iniziata la chiusura di COVID-19 a marzo.
E ora che il clima sta diventando più freddo e le persone staranno di più in casa, potremmo continuare a vedere più ondate del virus che si diffondono in tutto il paese.
Indipendentemente dal fatto che ciò comporti o meno un ritorno alle chiusure, le piccole imprese continueranno senza dubbio a soffrirne.
Se possiedi una piccola impresa che ha perso clienti e vendite nel 2020, hai bisogno di tutto l'aiuto che puoi ottenere per sopravvivere.
I siti web di contabilità per piccole imprese certamente non sono una panacea, ma se ne usi uno in modo religioso, dovresti sentirti più in controllo delle tue finanze ed essere in grado di prendere decisioni migliori.
Mentre sei alle prese con lo stato attuale delle tue entrate e uscite, puoi fare piani più intelligenti per il tuo futuro.
Classifichiamo ampiamente questi prodotti contabili in due gruppi: quelli migliori per le piccole imprese e quelli migliori per le imprese individuali e i liberi professionisti.
La prima categoria di siti include Intuit QuickBooks Online, vincitore di Editors 'Choice, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero e Zoho Books.
Il secondo gruppo comprende FreshBooks, vincitore di Editors 'Choice, GoDaddy Bookkeeping, QuickBooks Self-Employed, Sunrise e Wave.
Differenziamo quest'ultima categoria in una sezione successiva di questa carrellata.
Cosa possono fare questi servizi
La contabilità finanziaria è complicata e richiede tempo.
I proprietari delle aziende trovano abbastanza impegnativo coprire le basi, pagare le bollette e tenere traccia delle entrate in entrata, figuriamoci rispondere a domande critiche come: siamo redditizi? Perché o perché no? Possiamo effettuare il pagamento delle tasse richieste? Dobbiamo investire in nuove attrezzature? Dobbiamo esplorare il finanziamento? Raggiungeremo i nostri numeri di budget? Dove possiamo tagliare le spese? I membri del team appropriato possono accedere a tutti i nostri dati contabili online, se devono lavorare da casa?
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Un buon sito web di contabilità per piccole imprese può fornire informazioni in pochi secondi che ti aiuteranno a rispondere a queste domande, in base agli input che fornisci.
Dopo aver popolato un sito con informazioni sui tuoi conti finanziari; i tuoi clienti e fornitori; e i prodotti o servizi che vendi, puoi utilizzare tali dati per creare transazioni che il sito può, a sua volta, utilizzare per creare approfondimenti.
Gli strumenti di ricerca istantanea e i rapporti personalizzabili ti aiutano a rintracciare i dettagli più piccoli e visualizzare panoramiche sul rendimento della tua attività.
Le app Android e iOS per i siti ti danno accesso alle tue finanze dai tuoi dispositivi mobili.
Impostazione della contabilità
A seconda della durata della tua attività, iniziare con un sito Web di contabilità per piccole imprese può richiedere da cinque minuti a diverse ore dopo la registrazione di un account.
I siti di contabilità per piccole imprese addebitano canoni di abbonamento mensili e di solito offrono periodi di prova gratuiti.
Più ne hai bisogno, più tempo impiegheranno le tue attività di configurazione (e più alto sarà il pagamento mensile, in generale).
Innanzitutto, devi fornire i tuoi dati di contatto.
Se desideri che il tuo logo appaia sui moduli di vendita e acquisto, puoi semplicemente caricarlo.
Alcuni siti di contabilità per piccole imprese chiedono se prevedi di utilizzare funzionalità specifiche come ordini di acquisto e monitoraggio dell'inventario, in modo che possano attivarli o disattivarli.
Potrebbero anche chiederti quando inizia il tuo anno fiscale, ad esempio, e se utilizzi i numeri di conto.
Vuoi accedere alle transazioni che hai memorizzato nei conti finanziari online (assegni, carte di credito e così via)? Inserisci le tue credenziali di accesso per quell'account e il sito di contabilità per piccole imprese importerà le transazioni recenti (di solito per un valore di 90 giorni) e le aggiungerà a un registro online.
Vorresti far pagare ai clienti con carte di credito e prelievi bancari? Dovrai registrarti con un processore di pagamento come PayPal (verranno applicati costi aggiuntivi) o Stripe.
Le tue persone, le tue cose
Uno dei grandi vantaggi dell'utilizzo di un sito Web di contabilità per piccole imprese è che riduce l'immissione ripetitiva di dati.
Dopo aver riempito gli spazi vuoti per creare un record cliente, ad esempio, non è più necessario cercare di nuovo quel codice postale.
Quando è necessario fare riferimento a un cliente in una transazione, verrà visualizzato in un elenco.
Lo stesso vale per fornitori, articoli o servizi e dipendenti.
Non dovrai più compilare file di carte o fogli di calcolo disordinati.
Dopo aver completato un record cliente e iniziato a creare fatture, inviare estratti conto e registrare le spese fatturabili, di solito è possibile accedere a quelle attività storiche all'interno del record stesso.
Alcuni siti, come Zoho Books, visualizzano una mappa della posizione dell'individuo o dell'azienda e ti consentono di creare i tuoi campi in modo da poter tenere traccia delle informazioni aggiuntive importanti per te (cliente da, compleanno e altri campi simili).
Se hai dipendenti che hai pagato tramite un altro metodo, potresti avere la possibilità di utilizzare una soluzione di retribuzione interna o una offerta da un'altra azienda.
L'impostazione della busta paga può richiedere tempo e impegno poiché è necessario fornire le informazioni sulla cronologia delle buste paga (il personale di supporto del sito Web può aiutare in questo).
Anche quando inizi da zero con la retribuzione dei dipendenti, c'è molto da fare.
Il sito necessita di dettagli precisi su cose come i requisiti fiscali sui salari, i vantaggi forniti e i cicli di paga.
Molti siti di contabilità per piccole imprese offrono assistenza personale con questa attività e tutti chiariscono esattamente cosa è necessario fare prima di eseguire il primo libro paga.
È possibile eseguire una configurazione minima e quindi passare alla creazione di fatture, al pagamento di bollette e all'accettazione di pagamenti.
Tutti i servizi inclusi qui consentono di aggiungere clienti, fornitori e prodotti durante il processo di completamento delle transazioni (è necessario farlo comunque man mano che si cresce e si aggiungono ai database dei contatti e dell'inventario).
Devi solo decidere se vuoi dedicare il tempo in anticipo alla creazione dei tuoi record o prenderti del tempo quando sei nel mezzo delle vendite o dei moduli di acquisto.
La maggior parte dei siti di contabilità per piccole imprese offre la possibilità di importare elenchi esistenti in formati come CSV e XLS.
Forniscono strumenti di mappatura per assicurarsi che tutto arrivi correttamente.
Questa procedura funziona meglio su alcuni siti rispetto ad altri.
Spostare denaro e prodotti
I contabili adorano usare frasi come contabilità clienti e conti fornitori per descrivere gli elementi primari della contabilità: registrare e monitorare entrate e spese o monitorare vendite e acquisti.
I siti di contabilità per piccole imprese sono progettati per attirare le persone che non usano lo stesso tipo di linguaggio dei professionisti della contabilità ed evitano tale terminologia.
I siti Web consentono di creare facilmente qualsiasi transazione necessaria per una piccola impresa.
I più comuni di questi sono fatture e fatture e tutti i servizi che abbiamo esaminato li supportano.
Siti come Xero e Zoho Books vanno oltre, consentendo di produrre moduli più avanzati, come ordini di acquisto, ricevute di vendita, note di credito ed estratti conto.
Forniscono modelli per questi moduli online che assomigliano alle loro controparti cartacee.
Tutto quello che devi fare è riempire gli spazi e selezionare da elenchi di variabili come clienti e articoli.
Dopo aver completato una fattura, ad esempio, hai diverse opzioni.
Puoi salvarlo come bozza o versione finale e stamparlo o inviarlo tramite posta elettronica.
Se si esegue quest'ultima operazione e si è stabilito un rapporto con un elaboratore di pagamenti, la fattura può contenere una matrice che spiega come il cliente può restituire il pagamento tramite carta di credito o prelievo bancario.
È possibile creare una versione PDF della fattura, copiarla, registrare un pagamento su di essa e configurarla in modo che si ripresenti regolarmente.
Tutti i moduli in questi siti funzionano in modo simile.
Questi siti prestano inoltre particolare attenzione alle spese della tua azienda, non alle bollette che inserisci e paghi, ma ad altri acquisti che effettui.
Questa è un'area delle tue finanze che può facilmente sfuggire al controllo se non viene monitorata.
Quindi, i siti di contabilità per piccole imprese ti parlano di loro, dividendoli in tipi di spesa e confrontandoli con il tuo reddito utilizzando totali e grafici colorati.
Se sei in viaggio e hai numerose spese correlate per strada, ad esempio, puoi scattare foto di ricevute con il tuo smartphone.
Alcuni siti allegano semplicemente queste ricevute a un modulo di spesa inserito manualmente.
Altri, come Intuit QuickBooks Online, leggono effettivamente le ricevute e trasferiscono alcuni dei loro dati (come data, fornitore e importo) in un modulo di spesa utilizzando la tecnologia OCR.
Come accennato in precedenza, una delle attività di configurazione prevede la creazione di record che contengono informazioni sui prodotti e servizi che vendi in modo da poterli utilizzare nelle transazioni.
Questi variano in complessità, quindi è necessario comprendere le differenze prima di andare con un sito o un altro.
Alcuni, come Kashoo, ti consentono semplicemente di mantenere record descrittivi.
Altri, come Intuit QuickBooks Online, vanno oltre.
Chiedono quanti prodotti hai in inventario quando crei un record ea che punto dovresti essere avvisato di riordinare.
Quindi monitorano effettivamente i livelli di inventario, il che fornisce informazioni sui modelli di vendita e ti impedisce di rimanere bassi.
Transazioni e attività bancarie
Sebbene gran parte del tuo lavoro quotidiano di contabilità implichi probabilmente il pagamento di bollette, l'invio di fatture e la registrazione dei pagamenti, devi anche tenere d'occhio l'attività della tua banca e della carta di credito.
Se hai collegato i tuoi conti finanziari al tuo sito di contabilità, questo è facile da realizzare.
Per prima cosa, i loro saldi appariranno spesso sulla dashboard (homepage).
Puoi anche visualizzare il registro online di ogni conto, che contiene le transazioni che hanno cancellato la tua banca e sono state importate nella tua soluzione contabile (insieme a quelle che hai inserito manualmente).
Puoi fare molto con queste transazioni una volta che appaiono in un registro.
Per prima cosa, dovrebbero essere classificati (spese di ufficio, tasse sui salari, viaggi e costi dei pasti sono alcuni esempi) in modo da sapere da dove vengono i tuoi soldi e dove stanno andando.
Ogni sito ipotizza come almeno alcune transazioni potrebbero essere classificate.
Puoi modificarli se non sono corretti e aggiungere il tuo.
La categorizzazione coscienziosa si tradurrà in report e dichiarazioni dei redditi più accurati.
È inoltre possibile abbinare le transazioni correlate, come una fattura immessa nel sistema e un pagamento corrispondente che è stato effettuato.
Di nuovo, alcuni siti fanno ipotesi plausibili qui.
Puoi dividere le transazioni che dovrebbero essere assegnate a più categorie, prendere appunti e riconciliare i tuoi conti con gli estratti conto della tua banca e della carta di credito.
Leggilo in un rapporto
I rapporti sono la tua ricompensa per tenere il passo con il tuo lavoro quotidiano e completarlo correttamente.
Ogni sito di contabilità per piccole imprese viene fornito con modelli per numerosi tipi di output approfonditi.
Ne selezioni uno, lo personalizzi utilizzando il filtro e le opzioni di visualizzazione fornite e lasci che il sito vi inserisca i dati della tua azienda.
Sono necessari solo pochi secondi per generare un rapporto dopo averlo definito.
Esistono due tipi principali di report.
La maggior parte di loro sono i ...
