Che cos'è la contabilità aziendale e i dati finanziari?
La maggior parte degli operatori di piccole imprese avrà familiarità con il software di contabilità destinato a quel segmento, il più popolare dei quali potrebbe essere probabilmente Intuit QuickBooks.
Sebbene questo sia un ottimo software, può avere problemi di fronte a requisiti tipicamente gestiti da organizzazioni più grandi, tra cui un'ampia base di utenti, maggiori requisiti di sicurezza, riconciliazione tra più aree geografiche e soprattutto integrazione con altri pacchetti operativi orientati all'azienda, come la gestione delle risorse o monitoraggio dell'inventario su larga scala.
Ai fini di questo riepilogo di recensioni, invece di relegare queste recensioni solo alle medie imprese, utilizzeremo invece la descrizione del segmento sempre più popolare "Software PMI", da piccola a media impresa contabilità.
E la metrica che utilizzeremo per determinare se un particolare sistema contabile rientra in questa categoria è la sua capacità di gestire funzioni aziendali complesse.
Più che semplice contabilità
Il motivo per utilizzare questo particolare approccio è semplice: negli ultimi dieci anni circa, il business è cambiato drasticamente.
Con Internet che promuove le vendite globali, gli inventari in più località e paesi e uno sconcertante miscuglio di valute e tasse, anche un'azienda con pochi dipendenti può richiedere il tipo di complessità del sistema finanziario una volta riservato esclusivamente alle multinazionali multimiliardarie.
Queste multinazionali potrebbero permettersi di spendere centinaia di migliaia di dollari per l'acquisizione, l'implementazione e il supporto del sistema finanziario e IT su base continuativa, ma la maggior parte delle PMI non può farlo.
L'obiettivo del software per le PMI è presentare una buona parte di questa capacità al prezzo e all'usabilità che un'azienda di dimensioni modeste può permettersi.
In questa carrellata di recensioni, testiamo 10 sistemi di contabilità per PMI che, per la maggior parte, esistono nel cloud, sia come servizi gestiti che come sistemi ospitati.
Molti dei sistemi finanziari che abbiamo esaminato sono in realtà parte di suite più grandi, inclusi moduli aggiuntivi che coprono un'ampia varietà di funzionalità come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la business intelligence (BI), la gestione dei progetti, il data mining, il reporting finanziario, il budget complesso e previsione e qualsiasi numero di altre aree.
Per questo motivo, abbiamo dovuto limitare ciò che guardavamo e, per ora, ci siamo attenuti alla contabilità di contabilità generale.
Cerca di esaminare alcuni di questi altri moduli in modo più dettagliato in un prossimo riepilogo che copre le app ERP (Enterprise Resource Planning) per le PMI.
Personalizzabilità PMI
A causa del loro approccio modulare alla consegna del software, i sistemi di contabilità per le PMI che esaminiamo qui per la maggior parte consentono ai clienti di creare i propri sistemi finanziari in base a ciò che richiedono le loro operazioni.
Mentre esaminiamo la capacità di contabilità generale di base, questi sistemi spesso offrono anche versioni di mercato verticale su misura per tipi specifici di attività, come entità senza scopo di lucro, società di produzione, attività di distribuzione o gestione immobiliare, ad esempio.
In genere, si tratta di moduli aggiuntivi che si installano sul software di contabilità di base.
Ad esempio, le attività di produzione, magazzinaggio e distribuzione hanno tutte esigenze di inventario molto diverse e questo diventa ancora più complesso quando l'azienda ospita inventari di diverso tipo in più località o paesi.
Una delle aree che abbiamo esaminato, ma non testato, era la capacità di un fornitore di soddisfare queste varie complessità di inventario, tra cui l'elaborazione della distinta base (BOM), il kitting (sottocomponenti di inventario di un prodotto finito) e la gestione della catena di fornitura.
Altre caratteristiche dei sistemi contabili di livello superiore includono la capacità di gestire più società e divisioni, spesso con transazioni intercompany o interdivisionali; capacità multivaluta, maggiore sicurezza e funzionalità come il libro paga self-service in cui il dipendente può accedere direttamente alle proprie informazioni e apportare modifiche limitate come l'aumento o la diminuzione del numero di dipendenti.
Contabilità su scala cloud
Un'altra caratteristica importante del software per le PMI è la scalabilità.
Questo è più un problema con i sistemi interni che con la contabilità basata su cloud, perché la scalabilità è principalmente limitata dall'infrastruttura su cui è in esecuzione il sistema.
Nel tuo data center quel limite di infrastruttura può essere raggiunto rapidamente, limitando così la tua scala.
Nel cloud, hai tutta l'infrastruttura che desideri pagare in un dato momento.
In termini di contabilità per le PMI, la scalabilità può essere vista come la possibilità di aggiungere utenti simultanei.
Man mano che l'azienda cresce e il sistema finanziario cresce oltre la contabilità in altre aree di utilità finanziaria e gestionale, la necessità di far crescere la sua base di utenti rapidamente e facilmente è di fondamentale importanza.
Tuttavia, poiché si tratta di sistemi di fascia alta, soprattutto quando si entra in sistemi finanziari ed ERP interni, la scalabilità per più utenti può significare costi di licenza sostanzialmente aumentati, costi di manutenzione più elevati e la necessità di hardware di fascia più alta (se si stai eseguendo il sistema internamente anziché come servizio cloud gestito).
Un altro fattore limitante nella scalabilità contabile delle PMI è il database sottostante.
La maggior parte delle app di contabilità entry-level utilizza un database proprietario o un'offerta di terze parti con una tariffa di licenza economica.
Entrambi i modelli, tuttavia, possono limitare il numero di utenti.
D'altra parte, è probabile che i veri sistemi finanziari aziendali utilizzino database costosi, come IBM DB2, Oracle o SAP, ognuno dei quali può aumentare notevolmente i costi di licenza, implementazione e manutenzione.
Tra questi due estremi, troverai app che utilizzano Microsoft SQL Server (sebbene questo si stia rapidamente avvicinando al territorio del database di fascia alta in termini di funzionalità e complessità delle licenze), MySQL o PostgreSQL.
Sebbene il personale addetto alla contabilità probabilmente non abbia bisogno di sapere quale sia il database sottostante della loro app di contabilità, è sicuramente qualcosa che il tuo reparto IT deve sapere e tenere in considerazione nella loro pianificazione a lungo termine, indipendentemente dal fatto che il sistema generale sia ospitato su -site o nel cloud.
Fortunatamente, il tuo reparto IT non dovrà lavorare da solo quando si tratta di implementare questi sistemi di contabilità per le PMI.
Questo perché, per la maggior parte, i sistemi di contabilità per le PMI non sono offerti per l'installazione da parte dei clienti, ma solo tramite rivenditori a valore aggiunto (VAR), la maggior parte dei quali renderà l'installazione parte del pacchetto.
Nessuna delle app che abbiamo testato è un prodotto in scatola al dettaglio standard, sia che venga eventualmente ospitata in loco o nel cloud.
Tuttavia, sebbene questi servizi possano far aumentare i costi, possono anche essere di grande valore.
A seconda della complessità della tua attività, l'installazione, la selezione delle funzionalità, l'onboarding e persino il supporto continuo possono far risparmiare molto tempo, sia in fase di implementazione che in caso di problemi.
Una buona pianificazione e coordinamento tra il tuo personale, il rivenditore e il tuo commercialista sono indispensabili difficili, ma possono pagare grandi dividendi su tutta la linea.
Valutazione della contabilità delle PMI
Nelle nostre recensioni, abbiamo testato utilizzando un account di test completamente funzionale fornito dai fornitori, tranne quando un account basato su cloud o ospitato non era disponibile.
In questi pochi casi, abbiamo installato la versione interna con l'aiuto del fornitore o di un rivenditore designato.
Molte delle app di contabilità che abbiamo testato includono l'accesso mobile.
Con queste app, abbiamo testato le operazioni remote disponibili utilizzando un iPad Air, un tablet Android Lenovo e un Microsoft Surface 3, oltre a un PC desktop (che era la nostra piattaforma di test principale).
Quando provi tu stesso questi sistemi, ricorda che, sebbene i sistemi di contabilità per le PMI siano app estremamente potenti, quella che scegli dovrebbe adattarsi il più possibile al modo in cui la tua azienda funziona.
Ciò significa che devi svolgere un lavoro reale per comprendere i flussi di lavoro della tua azienda, non solo le varie pratiche contabili, ma anche il modo in cui il tuo inventario è realmente gestito, ad esempio, o come avviene la fatturazione per diversi tipi di clienti.
Incontra i principali responsabili dei processi aziendali e segui tutti i principali flussi di lavoro della tua azienda prima di decidere su una piattaforma di contabilità per le PMI.
È necessario essere consapevoli di dove vengono generati i dati, per cosa vengono utilizzati e come potrebbero interagire con altre app oltre al sistema di contabilità.
Migliore è la comprensione di queste sfumature e maggiore è la possibilità di abbinare le funzionalità dell'app a ciò di cui hai bisogno, maggiore sarà il successo della tua implementazione.
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