Cos'è un'app di collaborazione?
Le app di collaborazione stanno cambiando il modo in cui le persone lavorano, ed è giunto il momento.
Un'app di collaborazione è un qualsiasi software che aiuta le persone a lavorare insieme.
Queste app ci evitano di dover inviare e-mail a vicenda, bussare alle porte e lasciare messaggi vocali ogni volta che concludiamo un lavoro e lo passiamo alla persona successiva.
Consentono alle persone di conoscere l'attività lavorativa che li riguarda.
Garantiscono che le persone giuste abbiano accesso alle risorse di cui hanno bisogno.
Queste app per la produttività enfatizzano e consentono il lavoro di squadra e in particolare il lavoro di squadra a distanza, una funzione di fondamentale importanza ora che molti di noi lavorano da casa e non sono in grado di parlare semplicemente con i colleghi di persona.
La tendenza attuale nelle app di collaborazione è quella di utilizzare software basato su cloud a cui più persone accedono tramite i propri dati di accesso, in modo simile a qualsiasi app di social media che potresti utilizzare.
Diamine, anche Facebook potrebbe essere considerata un'app di collaborazione se la usi con altre persone per realizzare qualcosa, come organizzare una festa o raccogliere foto per un album.
In effetti, esiste una versione specifica per il lavoro di Facebook chiamata Workplace di Facebook.
Una parola sulle categorie sovrapposte
Il "software di collaborazione" non è esattamente una categoria netta perché si sovrappone anche a tante altre categorie di software, dalle app di messaggistica del team come Slack ai servizi di videoconferenza come Zoom.
Ai fini di questo articolo, includiamo app di categorie strettamente sovrapposte, come software di gestione dei progetti, app per elenchi di cose da fare (a condizione che abbiano ampie funzionalità di condivisione e collaborazione) e app kanban.
Le migliori app per la gestione dei progetti per la collaborazione
Di queste categorie sovrapposte, il software di gestione dei progetti è il più competitivo.
Daxdi ha tre scelte degli editori in quella categoria, che sono tutte arrivate a questo elenco delle migliori app di collaborazione.
Sono:
LiquidPlanner per organizzazioni molto grandi che hanno bisogno di gestire sia progetti che risorse,
Zoho Projects per piccole imprese in crescita con un budget limitato e
Teamwork (ex Teamwork Projects) per piccole e medie imprese che hanno bisogno di iniziare rapidamente con la gestione dei progetti.
Tuttavia, diversi artisti ad alto rendimento nella categoria della gestione dei progetti sono stati esclusi di misura e meritano una menzione d'onore.
Sono: Wrike, ProofHub, Celoxis, TeamGantt e GanttPRO.
Le migliori app multiuso
Alcune delle voci di questo elenco non si adattano perfettamente a nessuna una categoria.
In un certo senso, questo è ciò che li rende speciali.
Sono strumenti flessibili, personalizzabili e multiuso.
Podio è uno.
È un hub online in cui qualsiasi organizzazione o team può svolgere qualsiasi tipo di lavoro e comunicazione.
Quando crei un account, scegli i tipi di app che desideri ottenere da una varietà di scopi aziendali, come risorse umane, gestione, vendite, IT e così via.
Se non c'è un'app che soddisfa le tue esigenze, puoi crearla o semplicemente utilizzare una delle app esistenti come punto di partenza e modificarne le parti.
Un altro esempio è Asana.
Asana è nato come strumento di gestione delle attività, ma è cresciuto fino a includere eccellenti opzioni per la gestione di flussi di lavoro, idee, progetti e altro ancora.
Basecamp appartiene anche alle migliori app multiuso.
È una delle app più potenti quando si tratta di bilanciare la gestione del lavoro e la comunicazione.
Inoltre, c'è molta flessibilità su ciò che usi Basecamp per.
Puoi gestire progetti o lavori non di progetto.
È anche un ottimo posto per avere discussioni asincrone con colleghi interni e partner esterni, come appaltatori e clienti.
Tutto dipende da cosa ti serve lo strumento per fare.
Miglior elenco collaborativo di cose da fare
Todoist è il vincitore di Daxdi Editors 'Choice per le app con elenchi di cose da fare, ma è anche uno strumento di collaborazione di grande valore se il tuo team ha bisogno di uno strumento economico che aiuti un gruppo di persone a scrivere, dare priorità e gestire tutto ciò che devono fare.
Cosa rende Todoist migliore di altre app collaborative da fare? Per i principianti, ha app per tutte le principali piattaforme che funzionano in modo affidabile e si sincronizzano senza sforzo.
Inoltre, Todoist ti offre un sacco di strumenti per organizzare le attività, come classificazioni di priorità ed etichette, senza creare un'interfaccia ingombra.
Ciò mantiene l'app facile da usare e altamente accessibile ai nuovi arrivati.
Ideale per lavorare con i database
Due app in questo elenco sono specializzate nel cambiare il modo in cui gestisci e interagisci con i database relazionali.
Sono Airtable e Smartsheet.
Prima che la parola "database" ti allontani, sappi che Airtable è uno strumento di collaborazione completamente accessibile con una varietà di usi.
Puoi configurarlo per gestire le informazioni, come un calendario editoriale o qualsiasi tipo di raccolta, come l'inventario o una collezione di dischi in vinile personale.
Puoi usarlo per tracciare e monitorare il lavoro mentre attraversa un processo o un flusso di lavoro, in cui un pezzo di lavoro si sposta da una persona all'altra per modifiche o approvazioni e così via.
È sorprendentemente facile da usare, altamente personalizzabile e decisamente versatile.
Smartsheet è un'altra app che ti consente di lavorare con database relazionali, anche se è un po 'più robusto di Airtable.
In Daxdi, in realtà abbiamo incrociato Smartsheet con il software di gestione dei progetti perché può fare anche questo.
Ciò che rende Smartsheet potente, tuttavia, è il suo supporto per le automazioni, qualcosa come "quando X si verifica, fallo Y.
"Ad esempio," quando nuove informazioni arrivano tramite un modulo di assunzione del cliente, avvisa il manager del team e assegna automaticamente al membro del team junior un'attività da seguire con il nuovo cliente entro tre giorni.
"Utilizzando questo esempio, puoi configurare una regola in Smartsheet in modo che non appena arriva un modulo di assunzione del cliente, il resto avviene automaticamente.
Quando si automatizzano le attività meccaniche, si risparmia all'intero team il tempo che può dedicare a lavori più importanti.
Ideale per Kanban
Kanban è un sistema per lavorare utilizzato in una varietà di campi, sebbene sia particolarmente popolare tra gli sviluppatori di software e altri tipi di lavoratori tecnici.
Senza spiegare il kanban troppo a fondo, utilizza un tabellone e le carte su quel tabellone per rappresentare compiti o idee.
La lavagna contiene colonne e ogni colonna è (di solito) una fase o un passaggio nel processo di lavoro.
Quindi potresti avere una bacheca con le colonne To Do, Doing, Done.
Scrivi tutte le attività che devono essere svolte e inseriscile nella colonna Da fare.
Quando avvii un'attività (simboleggiata da una scheda che contiene il nome dell'attività e altri dettagli su di essa), sposti la sua scheda nella colonna In corso.
Quando hai finito, metti la carta nella colonna Fatto.
Trello è uno degli strumenti kanban più amichevoli sul mercato.
Chiunque può registrarsi per un account e iniziare a usarlo rapidamente.
Non è particolarmente ricco di funzionalità, ma con un account a pagamento puoi scegliere Powerups o funzionalità aggiuntive per renderlo più potente.
Molte app di collaborazione hanno iniziato ad aggiungere visualizzazioni kanban in modo da avere sempre la possibilità di lavorare in kanban, se lo desideri.
Asana, Zoho Projects, Teamwork e persino Todoist hanno tutti una sorta di funzionalità di bordo ora.
La cultura è la chiave
Un punto importante di tutti gli strumenti di collaborazione e comunicazione è che devono avere alle spalle una cultura aziendale.
Lanciare un nuovo strumento a un gruppo di persone e dire loro di usarlo al posto dell'email non funziona.
Per iniziare a utilizzare uno strumento di collaborazione con successo, tutti gli attori chiave del team devono acquistarlo.
Deve diventare parte della cultura.
Quando sei attivo e funzionante con un'app di collaborazione che si adatta alle tue esigenze e tutto inizia a fare clic, potresti rimanere stupito di quanto sia diventato più produttivo e organizzato il tuo team.
