Con la pandemia che sposta i lavoratori dagli uffici centrali a case e appartamenti ampiamente distribuiti, l'estensione delle comunicazioni telefoniche aziendali a così tante nuove sedi può essere una vera sfida per i reparti IT più piccoli.
Fortunatamente, è qui che i provider VoIP (Voice over IP) serviti da cloud possono brillare.
Con il cloud VoIP (a volte chiamato sistema cloud PBX), puoi spostare le estensioni dirette in nuove posizioni geografiche semplicemente facendo clic con il mouse.
I dispositivi possono anche cambiare con la stessa facilità con un download del software o semplicemente riconfigurando l'inoltro di chiamata.
Con molti di questi sistemi che aggiungono anche un'ampia varietà di funzionalità di collaborazione in team, il cloud VoIP è probabilmente il miglior investimento COVID-19 che un'azienda possa fare.
Tuttavia, la pandemia non durerà per sempre, quindi è importante anche tenere a mente i criteri VoIP di base.
Ciò significa fornire comunicazioni vocali ai dipendenti alle loro scrivanie una volta che i lavoratori iniziano a tornare in ufficio.
I sistemi VoIP potrebbero anche dover supportare un call center per le vendite, il servizio clienti e il supporto; e spesso hanno bisogno di connettersi con e attraverso una miriade di altri canali di comunicazione, come fax, videoconferenze, chiamate in conferenza, comunicazioni mobili, telefoni wireless e messaggi di testo.
Inoltre, spesso ci si aspetta che forniscano funzionalità più avanzate tramite software, come la collaborazione condivisa per riunioni, la trascrizione da posta vocale a posta elettronica e la registrazione delle chiamate.
E non dimentichiamolo, molte aziende hanno ancora bisogno di un servizio che si connetterà alla rete telefonica pubblica (PSTN).
Poiché lavorano su una tale moltitudine di canali, molti dei sistemi telefonici odierni adottano il soprannome di Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Si tratta generalmente di PBX virtuali basati su cloud (scambi di filiali private) che includono almeno uno, solitamente più, client software per migliorare la loro funzionalità su Web, desktop e una varietà di dispositivi mobili.
I sistemi UCaaS hanno un'ampia varietà di set di funzionalità basati sul vero e collaudato VoIP.
Anche i sistemi VoIP residenziali sono dotati di funzionalità che sono semplicemente impossibili con un sistema telefonico convenzionale.
Un'attrazione chiave del VoIP è che offre a questi sistemi la flessibilità di lavorare in un'ampia varietà di ambienti, dai telefoni analogici da scrivania ai softphone che si collegano a un telefono cellulare.
Questi sistemi spesso possono anche integrare tutti o parte dei loro client softphone in altre applicazioni di back-office, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o le piattaforme di help desk.
Immagina semplicemente l'interfaccia standard di un'app del genere che improvvisamente sfoggia un tastierino e alcuni pulsanti funzione come uno schermo pop-up e avrai un'idea molto semplice di come funziona.
Inoltre, questi sistemi basati su cloud possono avere una varietà di numeri di telefono in località globali, in modo che i tuoi clienti possano avere accesso gratuito al tuo telefono a un costo minimo o gratuito.
Inizio del processo di selezione
Prima di poter iniziare a considerare un sistema telefonico, è necessario capire per cosa verrà utilizzato e quanto sarà coinvolta la tua attività.
Devi guardare il tuo sistema telefonico esistente e decidere se vuoi semplicemente tenerlo tutto e aggiungere alcune funzionalità VoIP, conservarne solo una parte o sostituire l'intera cosa.
Spesso, una sostituzione totale non è nelle schede se non altro perché alcune parti del sistema telefonico esistente non possono essere facilmente sostituite con softphone o persino telefoni VoIP desktop.
Ad esempio, se hai un ambiente di produzione pesante con attività all'aperto, come un cantiere di fabbricazione di acciaio o anche un'azienda di paesaggistica, i tuoi vecchi telefoni esterni potrebbero essere esattamente ciò di cui hai bisogno.
È inoltre necessario decidere quali funzionalità del sistema telefonico esistente sono richieste e quali funzionalità di un sistema telefonico futuro si ritiene siano necessarie da portare in futuro.
Quando prendi in considerazione un nuovo sistema telefonico VoIP per la tua azienda, è importante includere le parti interessate di tutte le parti chiave della tua attività nel processo di pianificazione e decisione.
Sì, questo include in particolare il personale IT e gli addetti alla sicurezza dei dati poiché le comunicazioni vocali ora saranno dati.
Ma deve anche includere persone che useranno il sistema per portare a termine il lavoro, in particolare il lavoro che genera entrate e coinvolge i clienti.
Queste persone hanno intuizioni inestimabili su ciò che è veramente necessario rispetto a ciò che è semplicemente bello e nuovo.
Inoltre, avrai bisogno del loro contributo per selezionare un sistema telefonico che possa effettivamente portare avanti la tua attività e adattarsi al tuo ambiente IT.
Una parte fondamentale della discussione con il personale IT sarà se la rete dati esistente è in grado di gestire il carico aggiuntivo che verrà imposto su di essa dal nuovo sistema telefonico.
Avrai bisogno di una rete in grado di gestire funzionalità di gestione della rete più avanzate, inclusi strumenti per combattere jitter e latenza, nonché per fornire qualità del servizio (QoS) e diversi tipi di segmentazione della rete, in particolare LAN virtuali (VLAN).
Solo strumenti come questi possono aiutare a liberare la tua rete da troppa congestione, che può causare la diminuzione della qualità delle chiamate o addirittura bloccare completamente il sistema VoIP.
Dal punto di vista fisico, dovrai anche pianificare la fornitura di collegamenti Ethernet a tutti i nuovi telefoni desktop che posizionerai sulle scrivanie degli utenti o persino aggiungere capacità alla tua rete Wi-Fi se decidi di utilizzare le chiamate wireless.
Per molte organizzazioni una rete separata è spesso la soluzione preferita.
Se questo è ciò che accade nel tuo caso, avrai bisogno di un gateway VoIP separato.
Avrai anche bisogno di una sicurezza che capisca i protocolli vocali e avrai bisogno anche di switch e router che capiscano il VoIP.
Quando hai coperto tutte queste basi, una rete separata è spesso la soluzione più efficace piuttosto che tentare non solo di installare ma anche di integrare tante nuove apparecchiature in una LAN esistente.
Il personale IT capirà le basi di ciò che è necessario fare prima di poter selezionare e installare un sistema VoIP.
Ciò includerà test di capacità sulle tubazioni attuali e un controllo approfondito delle capacità di gestione della rete della tua organizzazione per assicurarti che possano supportare e proteggere il nuovo flusso di dati VoIP.
Ma per gli utenti di livello aziendale, la selezione di un sistema telefonico che li aiuti a far avanzare i vari processi, in particolare quelli rivolti al cliente, inizia con la comprensione di cosa sia realmente il VoIP.
Credito immagine: Green.ch Cos'è il VoIP?
VoIP è un metodo per digitalizzare i segnali vocali e quindi inviare le informazioni vocali digitali su una rete IP.
A tale scopo, le informazioni vocali analogiche vengono codificate utilizzando un software chiamato codec.
Quando arriva il momento di riportare il segnale digitale in analogico in modo che sia comprensibile, un altro codec fa il lavoro.
Perché un sistema VoIP funzioni, ha bisogno di un mezzo per instradare le chiamate tra utenti o verso il mondo esterno.
In un sistema basato su cloud, un PBX virtuale fa quel lavoro.
Ciò che significa per te è che il provider sta eseguendo una grande operazione PBX in un data center da qualche parte e ne taglia un po 'da dedicare alla tua organizzazione in cambio dei tuoi soldi.
Stai essenzialmente condividendo un grande PBX con gli altri clienti di quel provider, ma poiché queste aziende utilizzano la segmentazione multi-tenant, il tuo PBX apparirà dedicato a te.
Questo motore si occuperà di instradare le chiamate sulla tua rete VoIP.
Tuttavia, per molte aziende è necessario instradare le chiamate alla PSTN e ad altri telefoni analogici che potrebbero rimanere in uso.
Ciò può significare un gateway PSTN o anche un PBX ibrido, in cui è presente almeno un piccolo commutatore telefonico situato in loco.
Tieni presente che oggigiorno un PBX è esattamente come gli altri server nel tuo data center, tranne che con un mezzo collegato per gestire i telefoni locali e analogici.
Molte piccole imprese, tuttavia, stanno evitando i PBX locali in parte a causa dei risparmi sui costi e in parte perché le funzionalità offerte dai sistemi all-cloud sono più che sufficientemente avanzate per le loro esigenze.
Alcuni PBX cloud virtuali possono gestire la connettività PSTN senza requisiti hardware in loco.
Se tutto questo inizia a sembrare più complesso di quanto valga la pena, ricorda che trasformare il tuo PBX in una soluzione software significa una significativa opportunità di flessibilità e integrazione che semplicemente non puoi ottenere in nessun altro modo.
Dopo tutto, i programmatori ora possono trattare il tuo telefono come un'app.
Ciò che ci ha portato è il paradigma UCaaS in rapida evoluzione (ne parleremo più avanti).
Qui, i provider VoIP tradizionali, come quelli che esaminiamo come parte di questo riepilogo di recensioni, forniscono funzionalità software aggiuntive che sono tutte implementate e gestite da un'unica console unificata.
Sebbene le caratteristiche esatte offerte in una particolare soluzione UCaaS possano cambiare radicalmente da fornitore a fornitore, la maggior parte include opzioni per videoconferenze, riunioni condivise e strumenti di collaborazione per documenti, fax integrato, integrazione VoIP mobile e client softphone indipendenti dal dispositivo.
Tutte queste opzioni consentono ai clienti di guardare le comunicazioni in un modo completamente nuovo, ovvero in un modo in stile menu in cui possono implementare solo quelle funzionalità di cui hanno bisogno la loro azienda e quindi accedervi ogni volta che vogliono e in qualsiasi combinazione.
Questo nuovo approccio alla comunicazione aziendale è cresciuto costantemente tra i clienti negli ultimi anni, come confermano le recenti ricerche di Statista.
UCaaS prevede la crescita del mercato negli Stati Uniti fino al 2024 Cos'è SIP?
Il Session Initiation Protocol (SIP) è un protocollo basato su testo simile all'HTML.
È lo standard più comunemente utilizzato per impostare e controllare le chiamate telefoniche nella maggior parte dei sistemi VoIP.
Incontrerai riferimenti a SIP nella maggior parte delle cose che fai con questi tipi di sistemi telefonici, specialmente quando selezioni l'hardware del telefono che desideri utilizzare.
Sebbene esistano ancora alcuni altri protocolli legacy e alcuni standard non SIP, come H.232, SIP è ciò che viene utilizzato per la stragrande maggioranza dei moderni sistemi telefonici VoIP.
L'uso più comune che ho visto per H.232 è stato in sistemi di videoconferenza dedicati.
SIP, nel frattempo, gestisce perfettamente il servizio telefonico, le videoconferenze e molte altre attività, motivo per cui il suo utilizzo è così diffuso.
Dove ha problemi è con la sicurezza dei dati, ma ne riparleremo tra poco.
Ciò che rende SIP così popolare non è solo il fatto che è profondo e flessibile, ma anche perché è stato progettato appositamente per impegnarsi in comunicazioni multimediali (ovvero non solo audio ma anche video e persino testo) su reti TCP / IP.
Per le chiamate VoIP, SIP può impostare chiamate utilizzando una serie di protocolli relativi a IP, tra cui il protocollo SCTP (Stream Control Transmission Protocol), TCP (Transmission Control Protocol) e UDP (User Datagram Protocol).
Ma può anche gestire altre funzioni, inclusa la configurazione della sessione (avvio di una chiamata all'endpoint di destinazione, il telefono che stai chiamando), la gestione della presenza (fornendo un indicatore se un utente è "disponibile", "assente" ecc.) , gestione della posizione (registrazione del target), monitoraggio delle chiamate e altro ancora.
Nonostante tutte queste capacità, SIP è semplice rispetto ad altri protocolli VoIP principalmente ...
Con la pandemia che sposta i lavoratori dagli uffici centrali a case e appartamenti ampiamente distribuiti, l'estensione delle comunicazioni telefoniche aziendali a così tante nuove sedi può essere una vera sfida per i reparti IT più piccoli.
Fortunatamente, è qui che i provider VoIP (Voice over IP) serviti da cloud possono brillare.
Con il cloud VoIP (a volte chiamato sistema cloud PBX), puoi spostare le estensioni dirette in nuove posizioni geografiche semplicemente facendo clic con il mouse.
I dispositivi possono anche cambiare con la stessa facilità con un download del software o semplicemente riconfigurando l'inoltro di chiamata.
Con molti di questi sistemi che aggiungono anche un'ampia varietà di funzionalità di collaborazione in team, il cloud VoIP è probabilmente il miglior investimento COVID-19 che un'azienda possa fare.
Tuttavia, la pandemia non durerà per sempre, quindi è importante anche tenere a mente i criteri VoIP di base.
Ciò significa fornire comunicazioni vocali ai dipendenti alle loro scrivanie una volta che i lavoratori iniziano a tornare in ufficio.
I sistemi VoIP potrebbero anche dover supportare un call center per le vendite, il servizio clienti e il supporto; e spesso hanno bisogno di connettersi con e attraverso una miriade di altri canali di comunicazione, come fax, videoconferenze, chiamate in conferenza, comunicazioni mobili, telefoni wireless e messaggi di testo.
Inoltre, spesso ci si aspetta che forniscano funzionalità più avanzate tramite software, come la collaborazione condivisa per riunioni, la trascrizione da posta vocale a posta elettronica e la registrazione delle chiamate.
E non dimentichiamolo, molte aziende hanno ancora bisogno di un servizio che si connetterà alla rete telefonica pubblica (PSTN).
Poiché lavorano su una tale moltitudine di canali, molti dei sistemi telefonici odierni adottano il soprannome di Unified Communications-as-a-Service (UCaaS).
Si tratta generalmente di PBX virtuali basati su cloud (scambi di filiali private) che includono almeno uno, solitamente più, client software per migliorare la loro funzionalità su Web, desktop e una varietà di dispositivi mobili.
I sistemi UCaaS hanno un'ampia varietà di set di funzionalità basati sul vero e collaudato VoIP.
Anche i sistemi VoIP residenziali sono dotati di funzionalità che sono semplicemente impossibili con un sistema telefonico convenzionale.
Un'attrazione chiave del VoIP è che offre a questi sistemi la flessibilità di lavorare in un'ampia varietà di ambienti, dai telefoni analogici da scrivania ai softphone che si collegano a un telefono cellulare.
Questi sistemi spesso possono anche integrare tutti o parte dei loro client softphone in altre applicazioni di back-office, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o le piattaforme di help desk.
Immagina semplicemente l'interfaccia standard di un'app del genere che improvvisamente sfoggia un tastierino e alcuni pulsanti funzione come uno schermo pop-up e avrai un'idea molto semplice di come funziona.
Inoltre, questi sistemi basati su cloud possono avere una varietà di numeri di telefono in località globali, in modo che i tuoi clienti possano avere accesso gratuito al tuo telefono a un costo minimo o gratuito.
Inizio del processo di selezione
Prima di poter iniziare a considerare un sistema telefonico, è necessario capire per cosa verrà utilizzato e quanto sarà coinvolta la tua attività.
Devi guardare il tuo sistema telefonico esistente e decidere se vuoi semplicemente tenerlo tutto e aggiungere alcune funzionalità VoIP, conservarne solo una parte o sostituire l'intera cosa.
Spesso, una sostituzione totale non è nelle schede se non altro perché alcune parti del sistema telefonico esistente non possono essere facilmente sostituite con softphone o persino telefoni VoIP desktop.
Ad esempio, se hai un ambiente di produzione pesante con attività all'aperto, come un cantiere di fabbricazione di acciaio o anche un'azienda di paesaggistica, i tuoi vecchi telefoni esterni potrebbero essere esattamente ciò di cui hai bisogno.
È inoltre necessario decidere quali funzionalità del sistema telefonico esistente sono richieste e quali funzionalità di un sistema telefonico futuro si ritiene siano necessarie da portare in futuro.
Quando prendi in considerazione un nuovo sistema telefonico VoIP per la tua azienda, è importante includere le parti interessate di tutte le parti chiave della tua attività nel processo di pianificazione e decisione.
Sì, questo include in particolare il personale IT e gli addetti alla sicurezza dei dati poiché le comunicazioni vocali ora saranno dati.
Ma deve anche includere persone che useranno il sistema per portare a termine il lavoro, in particolare il lavoro che genera entrate e coinvolge i clienti.
Queste persone hanno intuizioni inestimabili su ciò che è veramente necessario rispetto a ciò che è semplicemente bello e nuovo.
Inoltre, avrai bisogno del loro contributo per selezionare un sistema telefonico che possa effettivamente portare avanti la tua attività e adattarsi al tuo ambiente IT.
Una parte fondamentale della discussione con il personale IT sarà se la rete dati esistente è in grado di gestire il carico aggiuntivo che verrà imposto su di essa dal nuovo sistema telefonico.
Avrai bisogno di una rete in grado di gestire funzionalità di gestione della rete più avanzate, inclusi strumenti per combattere jitter e latenza, nonché per fornire qualità del servizio (QoS) e diversi tipi di segmentazione della rete, in particolare LAN virtuali (VLAN).
Solo strumenti come questi possono aiutare a liberare la tua rete da troppa congestione, che può causare la diminuzione della qualità delle chiamate o addirittura bloccare completamente il sistema VoIP.
Dal punto di vista fisico, dovrai anche pianificare la fornitura di collegamenti Ethernet a tutti i nuovi telefoni desktop che posizionerai sulle scrivanie degli utenti o persino aggiungere capacità alla tua rete Wi-Fi se decidi di utilizzare le chiamate wireless.
Per molte organizzazioni una rete separata è spesso la soluzione preferita.
Se questo è ciò che accade nel tuo caso, avrai bisogno di un gateway VoIP separato.
Avrai anche bisogno di una sicurezza che capisca i protocolli vocali e avrai bisogno anche di switch e router che capiscano il VoIP.
Quando hai coperto tutte queste basi, una rete separata è spesso la soluzione più efficace piuttosto che tentare non solo di installare ma anche di integrare tante nuove apparecchiature in una LAN esistente.
Il personale IT capirà le basi di ciò che è necessario fare prima di poter selezionare e installare un sistema VoIP.
Ciò includerà test di capacità sulle tubazioni attuali e un controllo approfondito delle capacità di gestione della rete della tua organizzazione per assicurarti che possano supportare e proteggere il nuovo flusso di dati VoIP.
Ma per gli utenti di livello aziendale, la selezione di un sistema telefonico che li aiuti a far avanzare i vari processi, in particolare quelli rivolti al cliente, inizia con la comprensione di cosa sia realmente il VoIP.
Credito immagine: Green.ch Cos'è il VoIP?
VoIP è un metodo per digitalizzare i segnali vocali e quindi inviare le informazioni vocali digitali su una rete IP.
A tale scopo, le informazioni vocali analogiche vengono codificate utilizzando un software chiamato codec.
Quando arriva il momento di riportare il segnale digitale in analogico in modo che sia comprensibile, un altro codec fa il lavoro.
Perché un sistema VoIP funzioni, ha bisogno di un mezzo per instradare le chiamate tra utenti o verso il mondo esterno.
In un sistema basato su cloud, un PBX virtuale fa quel lavoro.
Ciò che significa per te è che il provider sta eseguendo una grande operazione PBX in un data center da qualche parte e ne taglia un po 'da dedicare alla tua organizzazione in cambio dei tuoi soldi.
Stai essenzialmente condividendo un grande PBX con gli altri clienti di quel provider, ma poiché queste aziende utilizzano la segmentazione multi-tenant, il tuo PBX apparirà dedicato a te.
Questo motore si occuperà di instradare le chiamate sulla tua rete VoIP.
Tuttavia, per molte aziende è necessario instradare le chiamate alla PSTN e ad altri telefoni analogici che potrebbero rimanere in uso.
Ciò può significare un gateway PSTN o anche un PBX ibrido, in cui è presente almeno un piccolo commutatore telefonico situato in loco.
Tieni presente che oggigiorno un PBX è esattamente come gli altri server nel tuo data center, tranne che con un mezzo collegato per gestire i telefoni locali e analogici.
Molte piccole imprese, tuttavia, stanno evitando i PBX locali in parte a causa dei risparmi sui costi e in parte perché le funzionalità offerte dai sistemi all-cloud sono più che sufficientemente avanzate per le loro esigenze.
Alcuni PBX cloud virtuali possono gestire la connettività PSTN senza requisiti hardware in loco.
Se tutto questo inizia a sembrare più complesso di quanto valga la pena, ricorda che trasformare il tuo PBX in una soluzione software significa una significativa opportunità di flessibilità e integrazione che semplicemente non puoi ottenere in nessun altro modo.
Dopo tutto, i programmatori ora possono trattare il tuo telefono come un'app.
Ciò che ci ha portato è il paradigma UCaaS in rapida evoluzione (ne parleremo più avanti).
Qui, i provider VoIP tradizionali, come quelli che esaminiamo come parte di questo riepilogo di recensioni, forniscono funzionalità software aggiuntive che sono tutte implementate e gestite da un'unica console unificata.
Sebbene le caratteristiche esatte offerte in una particolare soluzione UCaaS possano cambiare radicalmente da fornitore a fornitore, la maggior parte include opzioni per videoconferenze, riunioni condivise e strumenti di collaborazione per documenti, fax integrato, integrazione VoIP mobile e client softphone indipendenti dal dispositivo.
Tutte queste opzioni consentono ai clienti di guardare le comunicazioni in un modo completamente nuovo, ovvero in un modo in stile menu in cui possono implementare solo quelle funzionalità di cui hanno bisogno la loro azienda e quindi accedervi ogni volta che vogliono e in qualsiasi combinazione.
Questo nuovo approccio alla comunicazione aziendale è cresciuto costantemente tra i clienti negli ultimi anni, come confermano le recenti ricerche di Statista.
UCaaS prevede la crescita del mercato negli Stati Uniti fino al 2024 Cos'è SIP?
Il Session Initiation Protocol (SIP) è un protocollo basato su testo simile all'HTML.
È lo standard più comunemente utilizzato per impostare e controllare le chiamate telefoniche nella maggior parte dei sistemi VoIP.
Incontrerai riferimenti a SIP nella maggior parte delle cose che fai con questi tipi di sistemi telefonici, specialmente quando selezioni l'hardware del telefono che desideri utilizzare.
Sebbene esistano ancora alcuni altri protocolli legacy e alcuni standard non SIP, come H.232, SIP è ciò che viene utilizzato per la stragrande maggioranza dei moderni sistemi telefonici VoIP.
L'uso più comune che ho visto per H.232 è stato in sistemi di videoconferenza dedicati.
SIP, nel frattempo, gestisce perfettamente il servizio telefonico, le videoconferenze e molte altre attività, motivo per cui il suo utilizzo è così diffuso.
Dove ha problemi è con la sicurezza dei dati, ma ne riparleremo tra poco.
Ciò che rende SIP così popolare non è solo il fatto che è profondo e flessibile, ma anche perché è stato progettato appositamente per impegnarsi in comunicazioni multimediali (ovvero non solo audio ma anche video e persino testo) su reti TCP / IP.
Per le chiamate VoIP, SIP può impostare chiamate utilizzando una serie di protocolli relativi a IP, tra cui il protocollo SCTP (Stream Control Transmission Protocol), TCP (Transmission Control Protocol) e UDP (User Datagram Protocol).
Ma può anche gestire altre funzioni, inclusa la configurazione della sessione (avvio di una chiamata all'endpoint di destinazione, il telefono che stai chiamando), la gestione della presenza (fornendo un indicatore se un utente è "disponibile", "assente" ecc.) , gestione della posizione (registrazione del target), monitoraggio delle chiamate e altro ancora.
Nonostante tutte queste capacità, SIP è semplice rispetto ad altri protocolli VoIP principalmente ...
