Che cos'è un servizio di posta elettronica in hosting?
L'email non sparirà presto.
Nonostante l'aumento dell'adozione di piattaforme di comunicazione basate sulla collaborazione come Microsoft Teams o Slack, l'86% dei professionisti preferisce utilizzare la posta elettronica per scopi aziendali.
Il modo in cui le aziende ospitano, archiviano e distribuiscono la posta elettronica: questa è l'area che ha subito un'enorme trasformazione.
Le aziende si stanno allontanando dai costosi server di posta elettronica in loco che eseguono prodotti come Microsoft Small Business Server e guardano invece al cloud con soluzioni di posta elettronica ospitate.
Le aziende di tutte le dimensioni hanno capito la saggezza di optare per una soluzione SaaS (Software-as-a-Service) in hosting scalabile e sicura con tempi di attività garantiti che scompongono i prezzi in tariffe flessibili per utente.
L'esecuzione di server di posta elettronica interni offre un maggiore controllo e una più ampia personalizzazione, nonché monitoraggio e conformità per le piccole e medie imprese (PMI).
Ma richiedono personale IT specializzato in loco, nonché la necessità di gestire e supportare manualmente sia l'hardware che il software.
Un servizio di posta elettronica ospitato da terze parti soddisfa molti dei vantaggi della posta elettronica interna senza il costoso investimento iniziale.
La capacità di gestire il numero di utenti, accedere ai protocolli di sicurezza più recenti e godere della facilità di connettività e implementazione di soluzioni ospitate lo rende un'opzione praticabile e competitiva.
Anche le aziende con personale IT dedicato in loco hanno visto la saggezza di spostare il proprio servizio di posta elettronica.
I vantaggi includono costi medi per persona, sicurezza all'avanguardia, archiviazione e-mail economica e semplicità di connettività e implementazione.
Sebbene questi vantaggi siano validi per la maggior parte delle organizzazioni, non ci sono solo eccezioni ma anche "trucchi" nascosti che dovresti cercare prima di selezionare un provider di posta elettronica ospitato nel cloud.
Conosci i tuoi costi e i tuoi utenti
Il costo è probabilmente il driver più popolare per le aziende che spostano la posta elettronica nel cloud.
In media, è semplicemente più economico per utente se si tiene conto non solo del costo dell'hardware e della connettività del server, ma anche dei prodotti di sicurezza aggiuntivi e del personale competente necessario per eseguirli.
Ma c'è anche il menu di opzioni à la carte.
La posta elettronica ospitata spesso fa parte di un altro servizio, come il web hosting o Infrastructure-as-a-Service (IaaS).
Dal momento che ciò significa che ci saranno molti extra disponibili con questi servizi, è inevitabile che pagherai per quegli extra in qualche modo.
Acquistarli di solito significa un leggero aumento del prezzo per utente.
Molte aziende scoprono che, una volta che hanno finito di selezionare tutti gli "extra opzionali" necessari, il loro prezzo finale può spesso raggiungere i $ 10 o più per utente.
Questo può iniziare a sommarsi per le squadre più grandi.
È un po 'come acquistare un servizio via cavo: a volte devi pagare per i canali che non desideri ricevere un paio di canali di cui hai bisogno.
C'è anche il vecchio adagio che "ottieni quello per cui paghi" quando si tratta di qualità.
Questo è quasi sempre vero quando si considera un host di posta elettronica.
Il rovescio della medaglia è la specializzazione.
Molti operatori ritengono che i servizi di posta elettronica in hosting siano utili principalmente alle aziende interessate solo all'uso generico della posta elettronica e che qualsiasi applicazione specializzata richieda una distribuzione interna.
Ciò potrebbe essere vero a seconda dell'app, ma potrebbe non dipendere dalle funzionalità offerte dal provider di posta elettronica ospitato.
Emarketing per posta è un ottimo esempio.
Alcuni provider di posta elettronica ospitati dispongono di suite di servizi speciali rivolte specificamente agli operatori di email marketing, molti dei quali possono inviare migliaia di email al mese, incentrate non tanto sulla comunicazione quanto sul marketing.
Questi fornitori di servizi offrono anche più del semplice volume, poiché offrono anche strumenti personalizzati per la creazione di e-mail e sofisticate metriche di marketing e monitoraggio.
Anche i modelli di utilizzo della posta elettronica stanno cambiando
Insieme agli usi specializzati per la posta elettronica, è necessario esaminare il modo in cui gli utenti inviano messaggi di posta elettronica su base giornaliera.
La posta elettronica ha fatto molta strada in 40 anni e il modo in cui le persone la utilizzano si è notevolmente evoluta.
Questo è importante perché avrà un impatto sugli strumenti e sulle funzionalità che devi cercare nel software client del tuo provider di posta elettronica ospitato.
Certo, Microsoft Outlook è ancora il client di posta elettronica in loco più popolare, ma un numero in rapida crescita di utenti di posta elettronica odierni sta optando per altri client di posta elettronica, come Thunderbird, o client tutto Web, come Gmail, il popolarissimo Gmail.
Questi client possono essere molto sofisticati e, a seconda di ciò che i tuoi utenti fanno con la posta elettronica, possono avere un grande impatto sul tuo processo aziendale quotidiano.
Un esempio qui è il trend in rapida crescita di "posta in arrivo zero".
In realtà è conosciuto con una varietà di nomi, ma si riferisce alla pratica di mantenere il conteggio della posta in arrivo a zero e-mail memorizzate.
In sostanza, si occupa di tutte le e-mail che arrivano e quindi le cancella o le archivia in modo che la tua casella di posta sia sempre vuota.
Ciò si riduce a un cambiamento fondamentale nel modo in cui gli utenti utilizzano le loro caselle di posta elettronica.
Grafica Posta in arrivo Zero sopra da ReachMail Media Services.
Un sondaggio condotto (vedere il grafico sopra; fare clic per ingrandire) dal fornitore di software di email marketing e dal servizio di consulenza ReachMail Media Services di oltre 1.000 intervistati ha rilevato che percentuali variabili di diverse generazioni di lavoratori hanno tentato di aderire alla "casella di posta zero", mentre altre generazioni preferivano utilizzare le loro caselle di posta come gestori di informazioni personali.
Questa è una grande differenza, con "posta in arrivo zero" che richiede un client di posta elettronica con un'eccellente archiviazione che funzioni su più tipi di dispositivi.
Nel frattempo, all'altra estremità dello spettro, i gestori delle informazioni personali hanno bisogno di qualcosa di più simile a Microsoft Outlook, con eccellenti capacità di ricerca e un buon contratto di archiviazione sul lato hosting perché questi tipi di caselle di posta sono spesso decine di gigabyte (GB) per utente.
Configurazione e compatibilità
Il cloud rende certamente più facile la consegna della posta elettronica ai tuoi utenti ma, per la stragrande maggioranza delle organizzazioni, ci sarà ancora bisogno di qualche configurazione oltre alla semplice attivazione del servizio.
Come minimo, è necessario acquistare e configurare un dominio in modo che punti al nuovo host di posta elettronica.
Il fornitore di servizi può rendere questo processo molto semplice o può renderlo piuttosto difficile; questo è qualcosa che dovresti controllare nei forum di assistenza clienti del provider e nelle nostre recensioni.
Nella maggior parte dei casi, esiste una fase di convalida che richiederà una certa familiarità tecnica, sebbene alcuni fornitori arrivino al punto di accompagnare passo dopo passo anche gli utenti neofiti.
Altri servizi solidi supportano un supporto eccellente con articoli tutorial e video che ti guidano attraverso il processo.
Il peggio ti lascerà a capirlo da solo.
Dopo la configurazione iniziale, una delle preoccupazioni principali sarà il problema di accesso.
Se la tua organizzazione sta bene con un accesso separato per il tuo provider di posta elettronica, questo passaggio sarà rapido.
Tuttavia, questo non è in genere ciò che le aziende vogliono o gli utenti si aspettano.
In generale, gli utenti si aspettano di accedere ai loro desktop e che i loro accessi alla condivisione di posta e file avvengano come parte di quel processo in un'unica fase.
Non a caso, questo si chiama Single Sign-On (SSO) ed è abilitato in uno dei tre modi seguenti: attraverso l'uso di un servizio di directory back-end come Microsoft Active Directory (AD); un servizio di gestione delle identità, come Okta (uno dei i vincitori dei nostri Editors 'Choice in quella categoria); o diversi servizi Web compatibili che includono SSO insieme ad altre app e servizi di posta elettronica, come Google G Suite Attività commerciale e Microsoft Office 365 Business Premium (due dei principali provider recensiti qui).
Il metodo che scegli dipende da come la tua azienda è configurata oggi e dalla tua strategia di servizi cloud a lungo termine.
È sicuramente una conversazione che dovrai avere con il tuo personale IT interno o con il tuo IT esterno consulente.
La tua prossima preoccupazione principale sarà la compatibilità.
Non è uno shock che la maggior parte delle aziende utilizzi Microsoft Windows e utilizzi una qualche forma di Microsoft Office.
Essere in grado di utilizzare client comuni di terze parti come Microsoft Outlook può spesso essere un problema e ancora oggi la compatibilità con Microsoft Outlook non è necessariamente garantita.
Ciò è particolarmente vero quando si inviano e si ricevono inviti a riunioni.
Basta un invito a una riunione confuso per rendersi conto di quanto possa essere frustrante nel mondo reale.
Anche se l'utilizzo di Microsoft Outlook non è un problema, lo è la portabilità.
Se il servizio è interamente basato sul Web, esiste un mezzo per portare offline la mia posta e inviare e-mail quando Io connetto?
È inoltre necessario studiare le alternative di posta elettronica come parte del piano di configurazione del servizio di posta elettronica.
La posta elettronica è il modo standard per comunicare ed è familiare alla maggior parte degli utenti, ma non è sempre il metodo più efficace o conveniente.
La posta elettronica può essere lenta, provocare risposte ritardate e raramente i messaggi vengono letti fino al completamento.
Per questo motivo, molte aziende richiedono ulteriori strumenti di "collaborazione", inclusi anche vari servizi di posta elettronica, al fine di colmare le lacune di comunicazione in modo più efficace.
Esempi di questo includono cose come messaggistica istantanea (IM) e strumenti di chat di gruppo, software di videoconferenza, strumenti di collaborazione per riunioni online, siti intranet di team condivisi e altro ancora.
Alcuni si integrano addirittura con strumenti di terze parti come Slack, uno strumento di collaborazione molto popolare che combina "canali" di chat personalizzabili con condivisione di file e gestione dei progetti.
Per coloro che desiderano integrarsi con determinate app in modo più profondo o integrarsi con app sviluppate su misura che hanno costruito internamente, molti servizi di posta elettronica di grandi nomi forniranno interfacce di programmazione di applicazioni (API) robuste che consentiranno ai tuoi sviluppatori o consulenti interni soddisfare tali esigenze.
Tuttavia, dovranno essere coinvolti nel processo di selezione del servizio di posta elettronica, poiché questa è una considerazione importante durante il periodo di valutazione.
Il fattore mobilità
Uno dei fattori di compatibilità più importanti da considerare con la posta elettronica è la questione della mobilità.
Con che frequenza i tuoi dipendenti devono accedere alla posta elettronica tramite dispositivi mobili? Questo è un problema importante perché la maggior parte dei provider di hosting di posta elettronica fornisce un tipo di client Web utilizzabile come casella di posta predefinita.
È possibile accedere a quasi tutti questi tramite un dispositivo mobile, quindi se i tuoi dipendenti non hanno bisogno di accedere alle loro e-mail in viaggio, allora probabilmente i clienti mediocri stanno bene.
Le cose sono probabilmente più complicate di così, però.
Come mostra chiaramente un recente sondaggio condotto dalla società di ricerche di mercato Statista, la posta elettronica è una delle app per dispositivi mobili più popolari nella maggior parte delle organizzazioni e persino nei consumatori.
Dato il numero di flussi di lavoro, processi aziendali e comunicazioni semplicemente importanti che avvengono tramite e-mail, questa è un'area in cui probabilmente non dovresti lesinare.
Piattaforme client di posta elettronica più popolari, dicembre 2018
(Credito immagine: Statista)
Una volta scoperto quanto sia pervasiva la posta elettronica mobile nella tua organizzazione, diventa automaticamente un punto importante nella scelta di un provider di posta elettronica ospitato.
Il provider offre il proprio client di posta elettronica mobile dedicato o promuove una soluzione di terze parti? Se hanno i propri, quali sistemi operativi mobili o dispositivi ...
