Proprietari di piccole imprese, professionisti che lavorano e persino alcuni studenti spesso sono costretti a svolgere il ruolo di project manager.
La gestione del progetto è un affare grande e serio.
C'è un motivo per cui puoi ottenere diplomi e certificazioni avanzate.
Quando non hai alcuna formazione e vieni coinvolto nel ruolo, come verrà portato a termine il progetto? Solo perché hai un software di gestione dei progetti non significa che sai come usarlo! E se il team che ci lavora perde ogni senso di scopo e direzione? Quindi come fai a mantenere un progetto in corso se non sai nulla di project management?
Le persone vengono continuamente gettate in posizioni di gestione del progetto senza sapere cosa fare, con risultati contrastanti.
Niente panico.
Leggi alcuni suggerimenti su come iniziare con la gestione del progetto, che ho riassunto di seguito (vedi suggerimenti 1-6; fai clic sul collegamento precedente per ulteriori informazioni).
Seguilo con alcune parole di saggezza da parte di project manager esperti (suggerimenti 7-10).
Quindi, familiarizza con il miglior software di gestione dei progetti.
Ciò ti aiuterà non solo a trovare un prodotto che puoi utilizzare, ma anche a capire cosa fa il software.
E se capisci cosa fa il software di gestione dei progetti, inizierai a vedere cosa è più importante nella gestione di un progetto.
Alcuni progetti sono abbastanza piccoli o abbastanza informali da non richiedere un software di gestione dei progetti tradizionale perché è eccessivo.
Avrai comunque bisogno di qualche tipo di strumento di collaborazione per tenere tutti i membri del progetto informati e lavorare come una squadra.
Come minimo, potrebbe essere un thread di testo di gruppo o un'e-mail in cui tutti possono discutere del progetto.
Una soluzione migliore potrebbe essere uno strumento che consenta a tutti di vedere facilmente chi sta facendo cosa, dare un'occhiata al lavoro in corso e registrare i dettagli importanti e le decisioni prese sul progetto in modo che tutti possano consultarli.
Vedi i miei suggerimenti per quelle app alla fine.
Cominciamo con alcuni suggerimenti.
I project manager Tom Thrash e Rob Sterling sono stati citati in una versione precedente di questo articolo e hanno contribuito al consiglio.
10 suggerimenti per la gestione del progetto
1.Assicurati di avere un progetto. Un progetto ha una data di inizio, una data di fine e un deliverable.
Costruire e lanciare un sito web è un progetto.
C'è un giorno in cui inizi, un giorno in cui il lavoro è finito e un prodotto finale o un deliverable alla fine.
Ecco un esempio di lavoro che non è un progetto: scrivere post di blog per un sito web.
Certo, c'è un giorno in cui scrivi il primo post del blog, ma a meno che tu non abbia in mente una data di fine precisa e puoi pianificare tutti i post tra quelle due date, quello che hai in realtà è un lavoro in corso.
Anche il lavoro in corso deve essere gestito, ma ha requisiti diversi rispetto ai progetti.
2.
Avere un periodo di scoperta. Un periodo di scoperta, a volte chiamato semplicemente "scoperta", è un tempo prestabilito per esplorare quale sarà il progetto.
Cosa stai facendo e perché? Quali risorse hai?
3.
Definire l'ambito. Dopo la scoperta, è necessario bloccare i parametri del progetto, che è un altro modo per dire di definire l'ambito.
Un problema molto comune che manda i progetti fuori rotta è quando a metà del progetto, qualcuno decide di cambiare qualcosa nello scopo.
Un esempio di modifica è l'aggiunta di caratteristiche o funzionalità.
Quindi, definisci l'ambito, annotalo dove tutti possono farvi riferimento durante il progetto e chiedi a tutti gli stakeholder di firmare l'ambito prima di iniziare la fase di lavoro del progetto.
4.
Tenere una riunione preliminare. Un kickoff meeting è l'inizio ufficiale del progetto per tutti i membri del team che ci lavoreranno.
Questo incontro dà il tono al progetto.
Lo scopo dell'incontro è definire quattro cose: scopo del progetto; giocatori e loro ruoli; pietre miliari; e risultati finali.
Inoltre, offre a tutti la possibilità di porre domande.
5.
Pianifica le scadenze e le tappe fondamentali del tuo progetto.
La data di fine di qualsiasi progetto è la data di consegna.
Quello è il giorno in cui tutto il lavoro si ferma.
Tra la data di inizio e la data di fine, avrai altre scadenze e pietre miliari.
Ad esempio, se stai costruendo un sito web, qualcuno deve creare i wireframe.
Un altro team utilizza i wireframe come guida quando scrive il codice che alimenta il sito web.
Il team di codifica non può iniziare il proprio lavoro finché il team di wireframe non completa il proprio.
Ogni progetto ha bisogno di queste scadenze e pietre miliari aggiuntive in modo che ogni persona del team sappia quando inizia e finisce la propria fase di lavoro.
6.
Stabilire le aspettative per la comunicazione.
La comunicazione è fondamentale per il successo di un progetto.
Il project manager deve stabilire in anticipo le aspettative per la comunicazione programmando riunioni e check-in e mostrando con l'esempio il modo migliore per comunicare, che sia per telefono, e-mail, riunioni di persona, messaggi di gruppo, aggiornamenti di stato di Slack o altri mezzi.
7.
Rendi importanti le riunioni. Quando pianifichi le riunioni, assicurati che il tempo funzioni davvero per tutti coloro che devono partecipare.
Alcuni team potrebbero svolgere il loro lavoro migliore nel tardo pomeriggio e non vuoi interromperli con una riunione di fine giornata.
Scrivi un'agenda per ogni riunione in modo che ci sia uno scopo e condividila con tutti i partecipanti alla riunione.
Mantieni le riunioni puntuali e termina prima quando possibile.
8.
Stai al passo con i problemi. Un saggio project manager una volta mi ha detto: "Se 'va tutto bene', continua a scavare".
Quando le persone non segnalano alcun problema, puoi rispondere con: "È fantastico sentire, ma, davvero, non ci sono problemi?" I membri del team potrebbero essere riluttanti a condividere i problemi, soprattutto quando sono piccoli e ancora risolvibili.
Il lavoro di un project manager è scoprire piccoli problemi per aiutarli a risolverli o ad accoglierli invece di lasciarli crescere in problemi più grandi.
9.
Non sparare al messaggero. Un altro modo per convincere le persone a condividere potenziali problemi con te è rispondere a loro con un atteggiamento di supporto.
Ringrazia le persone per aver portato la questione alla tua attenzione e lavora con loro in modo proattivo per trovare una soluzione.
Al contrario, quando i manager rispondono alle cattive notizie con rabbia, le persone smettono di condividere con loro cattive notizie.
10.
Lascia che le altre persone pensino di avere il controllo. I project manager devono assumersi la responsabilità per il successo o il fallimento di un progetto.
Tuttavia, alcuni team leader o altri membri del team potrebbero aver bisogno di sentirsi come se fossero al posto di guida.
Un buon project manager non strapperà a nessuno quel senso di controllo, anche se rimane la persona responsabile in ultima analisi.
Parliamo di software di project management.
Un'intera categoria di app è nata dalla necessità di gestire progetti e, se guardiamo a cosa fanno queste app, possiamo comprendere meglio le esigenze primarie di qualsiasi project manager.
Le app di gestione dei progetti sono sistemi online per lavorare e collaborare ai progetti.
Sono spazi di lavoro in tempo reale in cui i membri del team e i partner esterni accedono per tenere traccia di ogni dettaglio che dà vita a un progetto.
Alcune app di gestione dei progetti sono progettate per aiutare i team a gestire pochi progetti alla volta, o solo uno.
Altri sono costruiti per enormi società che gestiscono centinaia o migliaia di progetti in corso simultaneamente.
In questi casi, le app di solito tengono traccia anche delle risorse, che possono essere risorse fisiche, persone o denaro.
In questo modo, i project manager e il software possono allocare le risorse disponibili per qualsiasi progetto ne abbia bisogno.
Un altro ruolo importante svolto dalle app di gestione dei progetti è tenere traccia di tutte le fasi di un progetto.
Ciò include le attività effettive che devono essere svolte, nonché le scadenze e le pietre miliari ad esse correlate.
Quando si tracciano queste attività e le scadenze su una sequenza temporale, si ottiene un diagramma di Gantt.
I diagrammi di Gantt possono anche mostrare le relazioni tra diverse attività o fasi di lavoro.
Ad esempio, se la fase A deve essere completata prima che la fase B possa iniziare, il diagramma di Gantt mostra questa dipendenza, di solito con una linea.
Ora il software sa che se la fase A è in ritardo, la fase B deve iniziare in ritardo e anche tutte le altre scadenze che dipendono dalla fase A vengono rimosse.
Le app di gestione dei progetti possono anche generare report che indicano ai manager quali membri del team hanno troppo o troppo poco lavoro da fare.
Molti tengono traccia del tempo speso nei progetti e si integrano con i sistemi di fatturazione e fatturazione.
Dopo aver utilizzato un'app per la gestione dei progetti per un po 'di tempo, può aiutare i team a fare stime migliori sul tempo necessario per completare le diverse attività.
Se i diagrammi di Gantt e i rapporti sulla gestione delle risorse sembrano eccessivi, è del tutto possibile che tutto ciò di cui hai veramente bisogno sia uno spazio online organizzato e collaborativo in cui tutti i membri di un team possano condividere informazioni e parlare tra loro.
Queste app più leggere sono talvolta chiamate app di gestione dei progetti (e direi che è fuorviante) anche se una descrizione più accurata potrebbe essere app di collaborazione, app di gestione del lavoro o app di gestione delle attività.
Nell'elenco di app suggerite di seguito, menziono diversi strumenti che non sono strumenti di gestione dei progetti tradizionali, ma che possono essere molto utili a coloro che devono gestire i progetti.
Consigliato dai nostri editori
Airtable
Airtable è un database relazionale e uno strumento di collaborazione online (cioè, non un tradizionale software di gestione dei progetti).
Prima di considerarlo noioso a causa della parola "database", dai un'occhiata a questa app.
Puoi utilizzare Airtable per gestire gli inventari, ma anche per tenere traccia del lavoro.
Tutto dipende da come lo usi.
Asana
Asana è uno strumento di collaborazione in team online specializzato nella gestione del flusso di lavoro.
Si trova a cavallo della gestione del progetto con una funzione Timeline che è un po 'come il diagramma di Gantt lite.
Il punto di forza di Asana è gestire il nocciolo della gestione delle attività.
L'app rende facile per i team di persone tenere traccia del proprio lavoro in modo molto dettagliato, dando a tutti gli altri membri del team visibilità sullo stato del lavoro in qualsiasi momento.
Per la gestione di attività e flussi di lavoro, è uno strumento flessibile ed elegante che puoi piegare alla tua volontà.
Campo base
Basecamp è un'app di collaborazione online che consente alle persone di lavorare insieme su progetti, eventi o altri incarichi.
Puoi caricare file per discutere, assegnare e tenere traccia delle attività che devono essere svolte e avere conversazioni continue con colleghi e clienti.
Diversamente da...
