Implementando per la prima volta un sistema Voice over IP (VoIP) di classe aziendale o persino migrando da una vecchia soluzione VoIP a una nuova, entrambi i percorsi rappresentano un progetto significativo e molte modifiche al modo in cui i dipendenti svolgono il loro lavoro.
Dovranno adattarsi a un nuovo modo di fare le cose, che non è mai facile, e il tuo reparto IT dovrà concentrare i suoi sforzi su nuove attività di gestione e risoluzione dei problemi.
Che tu stia passando al VoIP o che tu stia già utilizzando una rete pronta per il VoIP, ottenere le migliori prestazioni richiede pianificazione, gestione attiva e monitoraggio.
Sebbene siano disponibili molti tipi diversi di reti e provider VoIP, oltre a un vasto numero di soluzioni di piattaforma, come AT&T Collaborate, Intermedia Unite e RingCentral Office, ci sono ancora alcuni fattori comuni condivisi da tutti i provider VoIP.
Come ho scoperto durante il test di questi prodotti per Daxdi Labs, molto si riduce alla tua rete aziendale.
Principalmente se la rete è pronta per VoIP e quindi se il personale IT è pronto a gestire questo tipo di traffico.
Vale la pena notare che ci sono un numero sorprendente di cose che possono avere un impatto sulla qualità complessiva offerta dal tuo servizio VoIP e, a volte, queste cose non sono ovvie.
Di seguito, ho compilato 10 best practice che volevo condividere con te ora che ho trascorso del tempo pratico di qualità con questi prodotti.
1.
Convalida la tua architettura di rete.
Assicurati che la tua infrastruttura di rete funzioni con il sistema VoIP scelto e preparati ad apportare modifiche, possibilmente significative, per ottenere le migliori prestazioni.
Non tutti gli switch, router, firewall o dispositivi di sicurezza funzioneranno con tutti i provider VoIP.
A volte potrebbe essere necessario riconfigurare o aggiornare un dispositivo, ma non è raro scoprire che il software VoIP semplicemente non funzionerà a meno che non si sostituisca dell'hardware.
In un caso, ho scoperto che l'unico modo in cui un prodotto VoIP avrebbe funzionato era disattivare tutte le funzionalità di sicurezza nel mio router di prova.
Questo è il genere di cose che vuoi sapere prima di buttare i soldi.
2.
Le tue pipe sono abbastanza grandi? Conferma che la tua rete supporterà la qualità della chiamata richiesta dal VoIP.
Solo perché tutte le luci dei tuoi link sono verdi non significa che i tuoi dipendenti abbiano conversazioni chiare.
Avere una larghezza di banda sufficiente è importante, ma lo è anche la definizione delle priorità, il che significa che la tua infrastruttura deve essere in grado di supportare la qualità del servizio (QoS) ovunque apparirà il traffico VoIP.
Il traffico vocale è estremamente sensibile a cose come la perdita di pacchetti e il jitter, il che significa che una rete che funzionerà bene per i dati potrebbe non funzionare affatto bene per la voce anche se non genera errori reali.
Solo i test nel mondo reale, preferibilmente con un carico di traffico aggiuntivo, forniranno la qualità delle chiamate.
3.
Pianifica la tua strategia di gestione. Assicurati che il tuo software di monitoraggio della rete supporti il ??VoIP.
Ciò significa che devi essere in grado di vedere cosa sta succedendo sulla tua rete che potrebbe avere un impatto sul traffico VoIP, sia che si tratti di backup giornalieri che assorbono larghezza di banda o di un router configurato in modo errato che non gestisce correttamente la QoS.
Se hai scelto di distribuire app per softphone sui dispositivi mobili dei lavoratori, dovrai anche assicurarti che la tua soluzione di gestione dei dispositivi mobili (MDM) possa aiutarti a mantenere queste app in linea.
Assicurati inoltre che i tuoi strumenti di gestione siano ottimizzati per la tua strategia VoIP a lungo termine, invece di preoccuparti della configurazione una volta sola.
Sia che tu stia proteggendo quel traffico utilizzando uno standard QoS o una strategia VLAN, ad esempio, assicurati di avere gli strumenti per accedere e modificare rapidamente queste misure ogni volta che ne hai bisogno.
Fortunatamente, la maggior parte dei prodotti di monitoraggio della rete di livello aziendale gestiscono correttamente il VoIP, ma devi controllare.
4.
Pianifica la distribuzione del tuo telefono.
Verifica che la tua infrastruttura fisica supporterà i tuoi piani VoIP.
Sebbene alcuni telefoni VoIP ti consentano di collegare a margherita la tua workstation, questa non è proprio una buona idea.
Invece, dovresti pianificare corse Ethernet dedicate per ogni telefono VoIP.
Avere uno switch dedicato per VoIP non è necessariamente necessario, specialmente su reti più piccole, ma è una buona idea.
Inoltre, lo switch VoIP dovrà probabilmente supportare Power over Ethernet (PoE) a meno che non si preveda di utilizzare l'alimentazione elettrica per ogni telefono.
5.
Verifica con il tuo ISP.
Chiama il tuo provider di servizi Internet (ISP) e conferma che il tuo provider di banda larga supporterà VoIP e prioritizzazione.
Internet in generale non supporta QoS, motivo per mantenere il traffico vocale lontano da Internet il più possibile.
Ciò potrebbe richiedere il noleggio di una linea dedicata, il che è probabilmente una buona idea considerando che le comunicazioni vocali sono fondamentali per la missione.
6.
Coinvolgi un secondo fornitore di banda larga.
Non puoi permetterti di essere tagliato fuori se il tuo provider di banda larga principale ha un problema come un attacco DDoS (Distributed Denial of Service).
Sì, gli ISP sono diventati molto più resistenti alle interruzioni negli ultimi 10 anni, ma le interruzioni continuano a verificarsi e se si verificano alla rete su cui stai eseguendo VoIP, il telefono della tua azienda smette di funzionare.
Periodo.
Hai bisogno di almeno due fornitori indipendenti.
Quando le cose funzionano normalmente, puoi bilanciarle con il carico.
Quando le cose non vanno bene, hai ancora un modo per fare affari.
7.
Considera SIP.
Trova un fornitore di soluzioni SIP (Session Initiation Protocol) che soddisfi le tue esigenze.
Alcuni sistemi telefonici VoIP possono connettersi direttamente alla buona vecchia rete telefonica pubblica (PSTN) tramite un'interfaccia hardware.
Tuttavia, altri, in particolare i sistemi molto grandi, a volte richiedono un provider in grado di connettersi alla rete PSTN tramite SIP.
Alcuni provider SIP utilizzano il routing più conveniente, il che significa che trasferisce ogni chiamata al percorso meno costoso disponibile al momento della chiamata.
È sicuramente più economico, ma può comportare una qualità delle chiamate variabile e probabilmente non lo vuoi.
8.
Pianifica la sicurezza VoIP.
Esistono attacchi che prendono di mira in modo specifico il traffico VoIP, inclusi il dirottamento delle chiamate e gli attacchi man-in-the-middle.
Ma la sicurezza VoIP va ben oltre la semplice protezione della rete da tali incursioni.
Il National Institute of Standards and Technology (NIST) ha una pubblicazione intitolata "Security Considerations for Voice Over IP Systems", che è una lettura obbligata per gli amministratori VoIP.
Nel frattempo, dovrai esaminare il rilevamento delle intrusioni, le LAN virtuali (VLAN) e i firewall ottimizzati per VoIP.
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9.
Investire nella gestione della rete.
Una rete VoIP richiede un monitoraggio costante per mantenere la qualità delle chiamate dove dovrebbe essere.
Ciò significa che dovrai determinare le metriche QoS per la tua rete e quindi utilizzare gli strumenti di gestione per assicurarti che rimangano dove dovrebbero essere.
Per la maggior parte delle piccole e medie imprese (PMI), ciò significherà investire in un software di gestione della rete più sofisticato di quello che stanno attualmente utilizzando.
Significherà anche che il personale IT dovrà migliorare i propri giochi per utilizzare i nuovi strumenti.
Se hai spostato il tuo traffico vocale sul tuo livello dati, entrambe queste mosse non sono sicuramente una perdita di tempo o denaro.
Il traffico vocale è fondamentale per fare affari in modo efficace per la maggior parte delle aziende ed è necessario trattarlo in questo modo o possono accadere cose brutte.
10.
Organizza il tuo personale IT.
VoIP non può essere solo un altro tipo di traffico che chiunque nel tuo staff IT gestirà.
Scegli uno specialista, assicurati che comprenda la tecnologia e sia attrezzato per gestire i problemi.
Parte di questo è l'organizzazione.
Impostare linee di comunicazione tra il gestore della rete VoIP e il gestore della rete IT.
È molto probabile che condividerai la stessa infrastruttura di rete, almeno in parte, il che significa che i cambiamenti di un team possono influenzare l'altro.
Affinché la rete funzioni per tutti, devono esserci comunicazioni.
Come puoi vedere, la gestione di una rete VoIP non è un'attività da poco.
Altrettanto importante, è improbabile che sia più economico rispetto all'utilizzo della vecchia rete POTS (Plain Old Telephone Service).
Ma il VoIP può portare capacità della tua organizzazione che vanno ben oltre ciò che il tuo vecchio sistema telefonico poteva gestire, motivo per cui VoIP sta crescendo così rapidamente nel mondo degli affari.
Ma se hai intenzione di farlo, allora è importante che tu lo faccia nel modo giusto.
Ricorda solo che c'è molto da sapere e va ben oltre qualsiasi elenco fornito qui, quindi preparati a muoverti deliberatamente e pensa a ogni passaggio mentre procedi.
Quando lo fai, puoi avere un sistema telefonico che funziona con te invece che contro di te.
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