Als u een breed scala aan zakelijke en productiviteitsapps gebruikt, heeft u een manier nodig om ze allemaal met elkaar te verbinden.
Zapier (wat rijmt op gelukkiger) is een online tool waarmee mensen onderling verbonden functies kunnen creëren binnen deze services.
U kunt opdrachten aan elkaar koppelen met een "If X happen, do Y" -structuur, waarbij X en Y praktisch elke app kunnen zijn.
Het echte verkoopargument van deze automatiseringen (die Zapier Zaps noemt) is dat je meerdere acties en apps kunt combineren in een enkele Zap.
Zapier is een Editors 'Choice-winnaar naast IFTTT; beide zijn uitstekende opties voor zakelijke en productiviteitsworkflows.
Prijzen en plannen
Zapier biedt een gratis serviceniveau, zij het met enkele beperkingen.
Met dit account kun je maximaal 100 taken per maand uitvoeren, maar je kunt maar vijf Zaps tegelijk actief hebben.
Ter verduidelijking: een taak is een voltooide actie binnen een Zap.
Bezoek de speciale ondersteuningspagina van Zapier voor het volledige overzicht van hoe taken worden geteld.
De gratis laag ondersteunt geen Premium-apps of meerstaps Zaps en Zaps worden alleen elke 15 minuten uitgevoerd.
Je kunt ook de functies Autoreplay of Paths niet gebruiken.
Bedrijven vinden het gratis account van Zapier misschien beperkt, maar het is krachtig genoeg om consumenten een voorproefje te geven van hoe het werkt.
Deze gratis versie bevat een proefperiode van 14 dagen met premiumfuncties.
Premium-apps zijn niets meer dan apps die Zapier heeft besloten achter zijn betaalmuur te houden.
Ze omvatten Amazon S3, Evernote Business, GoToWebinar, MySQL, PayPal, QuickBase, QuickBooks, Salesforce, SQL Server, Zendesk en vele anderen.
Autoreplay is een faalveilige maatregel die wordt geactiveerd als een taak moet worden uitgevoerd, maar niet.
Storingen treden af ??en toe om verschillende redenen op, bijvoorbeeld wanneer een API van derden tijdelijk niet beschikbaar is.
Autoreplay betekent dat Zapier de taak automatisch opnieuw probeert in het geval van dit soort fouten.
Interessant is dat Zapier elke herhaling van de Zap over een periode van 10 uur verspringt, waardoor het tijdsinterval tussen elke poging toeneemt.
Voor gratis accounts stuurt Zapier u een e-mailmelding wanneer een Zap mislukt en u deze handmatig opnieuw moet uitvoeren.
Paths is een nieuwe functie waarmee je voorwaardelijke logica kunt definiëren tussen stappen in een Zap.
Ik bespreek de details later in meer details.
Het startersaccount, dat $ 20 per maand kost, bevat Premium-apps, maar niet de functies Autoreplay of Paths.
Je krijgt 1.000 taken per maand en 20 Zaps, die elke 15 minuten worden uitgevoerd, hetzelfde als bij het gratis account.
Professionele accounts zijn $ 50 per maand en bevatten Premium Apps, Autoreplay-taken, Paths en ondersteuning voor 3.000 taken per maand verdeeld over 50 Zaps.
Zaps worden elke vijf minuten uitgevoerd voor dit serviceniveau.
Zapier biedt ook een Professional Plus-account aan, voor $ 125 per maand.
Professional Plus omvat alles in het Professional-account, plus ondersteuning voor 10.000 taken per maand in 125 Zaps.
Zaps lopen nog steeds elke vijf minuten.
Met het eersteklas accountplan, Teams, kunnen 50.000 taken per maand worden uitgevoerd over een onbeperkt aantal Zaps.
Als u de takenlimiet overschrijdt, brengt Zapier u kosten in rekening op basis van uw gebruik.
Naast alle functies van de Professional-accounts, kunt u met dit plan Zaps en Connections delen met uw team.
U kunt ook alle accountkosten groeperen op één factuur.
Ter vergelijking: IFTTT (gratis op Google Play) is vanaf dit moment gratis.
Zapier versus IFTTT
Zapier richt zich voornamelijk op zakelijke en productiviteits-apps, hoewel er een aanzienlijke overlap is tussen deze twee categorieën.
Wat de productiviteit betreft, ondersteunt Zapier Asana (gratis bij Asana), Google Calendar, Evernote, Todoist, enzovoort.
Meer bedrijfsgerichte apps zijn onder meer GitHub, QuickBooks Online, Slack, Toggle en Wrike.
Zapier bevat ook een aantal ingebouwde functionaliteit voor het vertalen van tekst, het uitvoeren van code, het filteren van gegevens of zelfs het vertragen van acties.
IFTTT ondersteunt ook alle gangbare productiviteits-apps, maar heeft geleidelijk de beweging van het Internet of Things (IoT) omarmd als een specialisatiegebied.
Slimme gloeilampen, apparaten en deurbellen vallen allemaal onder deze paraplu.
IFTTT werkt ook met Alexa, Cortana, Google Assistant en Siri, wat Zapier niet doet.
Zapier ondersteunt Zaps met meerdere apps, wat betekent dat u een reeks gebeurtenissen kunt maken voor meer dan twee services.
Je kunt Zapier bijvoorbeeld opdracht geven om een ??bericht naar het teamkanaal in Slack te sturen nadat iemand een taak in Asana heeft voltooid, en vervolgens de projectnaam toevoegen aan een openbare Google Spreadsheets-spreadsheet met voltooide projecten.
Met IFTTT kunt u alleen een automatisering tussen twee services maken.
Een andere belangrijke onderscheidende factor is dat IFTTT apps biedt voor zowel Android als iOS.
Zapier biedt op geen enkel platform mobiele apps aan.
Dus als u van plan bent taken vanaf uw telefoon te maken en te automatiseren, is IFTTT de beste keuze.
Dat wil niet zeggen dat Zapier geen enkele mobiele functionaliteit biedt; je kunt de ingebouwde mogelijkheden van Zapier gebruiken om sms-berichten rechtstreeks naar je telefoon te sturen.
Ik heb Zaps getest met mijn Google Pixel 3 met Android 9 en ze werkten zoals geadverteerd.
Beginnen
Om u aan te melden voor Zapier, hoeft u alleen een e-mailadres, naam en wachtwoord op te geven.
U kunt ook gewoon een bestaand Google-account gebruiken.
Zapier ondersteunt ook tweefactorauthenticatie.
De webinterface van Zapier heeft een strak ontwerp met verschillende lay-outelementen en kleurrijke pictogrammen voor apps en services.
Het startscherm is onderverdeeld in vier secties: Dashboard, Mijn Zaps, Taakgeschiedenis en Mijn apps.
U kunt zoeken naar apps en vooraf gemaakte Zaps in het Dashboard-gedeelte.
Zapier zal dan een lijst met vervolgkeuzemenu's toevoegen om een ??te voltooien Wanneer dit gebeurt ...
Doe dit dan! uitspraak.
U kunt rechtstreeks vanuit dit scherm een ??zap inschakelen.
In de sectie Mijn Zaps kun je alle Zaps vinden die je hebt gemaakt, zelfs als ze niet actief zijn.
Ik vind het leuk dat je je Zaps in mappen kunt ordenen.
Het tabblad Taakgeschiedenis toont een compleet logboek van uw Zap-activiteit.
De interface bevat handige filters om te sorteren op naam, status en datum.
Als u op een individuele Zap-instantie klikt, komt u op een aparte pagina met details over de invoer- en uitvoergegevens.
Als u zich abonneert op een accountniveau dat hoog genoeg is, kunt u vanuit dit scherm ook de functie Autoreplay inschakelen.
In het laatste gedeelte, Mijn apps, kun je elk account bekijken waarvoor je Zapier toestemming hebt gegeven.
Met Zapier is het gemakkelijk om elk gekoppeld account te testen, los te koppelen of opnieuw te verbinden.
Ik waardeer dat Zapier deze opties gemakkelijk toegankelijk maakt.
Uw Zaps instellen
Zapier heeft de Zap-editor vereenvoudigd sinds de laatste recensie-update.
De interface bevat een nieuw rechtermenu met een overzicht van uw Zap, relevante handleidingen, foutrapportage, taakgeschiedenis en organisatie-opties.
U configureert nog steeds de instellingen in het middelste paneel, maar het is gemakkelijker om het proces van begin tot eind te visualiseren dan voorheen.
De interface van Zapier is niet zo vriendelijk als die van IFTTT, maar het is veel flexibeler.
IFTTT laat gebruikers klikken op If + en That + links in een koptekst en vervolgens een keuze maken uit een verscheidenheid aan kaarten om de taakstroom op te bouwen.
Je kunt een Zap zien als bestaande uit twee hoofdelementen: de trigger (When This Happens…) en de actie (Then Do This).
De eerste stap is natuurlijk om een ??Trigger-app en bijbehorende actie te kiezen.
Stel dat u wilt dat Zapier u elke dag de weersvoorspelling via sms stuurt.
Om te beginnen selecteert u de ingebouwde Weather by Zapier-service als de Trigger-app en kiest u de triggergebeurtenis, in dit geval de weersvoorspelling van vandaag.
Als u een Trigger-app kiest waarvoor u zich moet aanmelden, moet u in dit stadium uw inloggegevens invoeren.
Mogelijk moet u ook aanvullende informatie invullen voordat u doorgaat naar de volgende stap.
Met dit voorbeeld van de weersvoorspelling voert u bijvoorbeeld de lengte- en breedtegraad in en kiest u de meeteenheden.
Zapier geeft je zelfs de mogelijkheid om deze eerste actie te testen voordat je verder gaat.
De volgende stap is het kiezen van een Action-app en een gerelateerde actie.
Als u doorgaat met het weervoorbeeld, selecteert u SMS door Zapier en vervolgens SMS verzenden als actiegebeurtenis.
Vervolgens geeft u de gegevens van de afzender en ontvanger op en specificeert u de inhoud van het daadwerkelijke bericht.
Het bericht kan tekst en eventuele velden bevatten die Zapier uit de trigger-app heeft gehaald (beschikbaar via de knop Een veld invoegen in de rechterbovenhoek van het tekstvak).
De opties variëren op basis van de Trigger-app die je hebt gekozen.
Opties voor de weersvoorspelling zijn onder meer samenvatting, vochtigheid, windsnelheid en UV-index.
Dat is slechts een voorbeeld van een Zap.
U kunt een onbeperkt aantal diensten combineren om samen te werken op een manier die u ten goede komt.
U kunt bijvoorbeeld Slack en Trello (Bezoek Site op Trello) aan elkaar koppelen om doelen te communiceren en taken efficiënter toe te wijzen.
Misschien wil je nieuwe tijdvermeldingen van Toggl tot Asana delen.
Hoe eenvoudig of complex uw behoeften ook zijn, Zapier biedt waarschijnlijk een combinatie van functies die uw workflow kunnen automatiseren.
Je kunt zoveel stappen aan een Zap toevoegen als je wilt door simpelweg op de plusknop te drukken onder de laatste actie die je hebt gemaakt.
Je kunt ook een naam voor je Zap maken en een notitie toevoegen, zodat je niet vergeet wat het doet of hoe het werkt.
Dit laatste deel is handig voor iedereen die van plan is Zaps te delen met andere leden van een team.
Als je ervoor kiest om meer geavanceerde opties aan je Zap toe te voegen en je bent geen technisch vaardig persoon, dan moet je misschien wat testen doen om te bevestigen dat de wijzigingen die je aanbrengt het gewenste effect hebben.
Probeer bijvoorbeeld een Zap op te zetten op een manier waarvan je denkt dat het zal werken.
Als het niet werkt zoals bedoeld, probeer dan vanaf het begin door alles heen te lopen en één variabele tegelijk te veranderen.
Een geavanceerde functie die enige tijd nodig heeft om te begrijpen, is de nieuwe Paths-tool van Zapier, waarmee u voorwaardelijke logica tussen twee stappen kunt definiëren.
Zie het op deze manier, als Stap 1 plaatsvindt en het heeft X-kwaliteit, kies dan Pad A.
als Stap 1 plaatsvindt en Y-kwaliteit heeft, kies dan Pad B.
In de context van ons weervoorbeeld zou je het SMS-bericht Zapier kunnen aanpassen stuurt u afhankelijk van of de temperatuur boven of onder het vriespunt (32 graden Fahrenheit) is.
Hier is hoe dat in de praktijk werkt.
Nadat u uw Trigger-app heeft ingesteld, drukt u op de plusknop en kiest u Paths.
Paden moeten het laatste deel van de Zap-keten zijn.
Klik op de knop Bewerken op pad A en noem het iets relevants, zoals Above Freezing.
Kies vervolgens de regels of voorwaarden voor het pad dat moet worden uitgevoerd.
Kies in ons voorbeeld Temperatuur Min, (Getal) Groter dan en 32.
U kunt extra EN- of OF-statements aan de regelset toevoegen, maar zorg ervoor dat ze elkaar niet tegenspreken.
Voordat u verder gaat, test Zapier de voorwaarden aan de hand van een voorbeeldgegevensset en vertelt u of het pad zou hebben ...
