Workful, geïntroduceerd in 2017, is een van de nieuwste payroll-websites die we hebben getest.
Het is ontwikkeld door hetzelfde bedrijf dat TaxSlayer produceert, een online website voor persoonlijke belastingaangifte.
We hebben Workful vorig jaar voor het eerst besproken en sindsdien is er goede vooruitgang geboekt, waaronder een complete herziening van de gebruikersinterface en navigatietools.
Workful is eigenlijk begonnen met het herontwerp op mobiel, dus die versie is identiek aan wat je op een groot scherm ziet.
De site heeft wat vroeger een vreemde prijsstructuur was, vereenvoudigd en de onboarding-tools aangepast.
Het biedt nu automatische aangifte van loonbelasting, maar alleen in zes staten op het moment van schrijven.
Hoewel Workful sterk is in klokponsgereedschappen, kan het traditionele loonadministratie uitvoeren, maar niet met zoveel diepgang en aanpasbaarheid als onze twee Keuze van de Editors, OnPay en Gusto.
Werkzaam is betaalbaar
Workful heeft zijn prijsstelling sinds vorig jaar gewijzigd.
Het rekent nu een vast basisbedrag van $ 25 per maand plus $ 5 per werknemer per maand.
Dit maakt het een van de goedkopere sites die we hebben beoordeeld, hoewel de basisversie van Patriot Software absoluut de goedkoopste is, voor $ 10 per maand plus $ 4 per werknemer per maand (de site legt echter geen loonheffingen op dit niveau in).
).
Gusto Concierge is de duurste; het is $ 149 per maand plus $ 12 per werknemer per maand.
Werkzaam opzetten
Workful heeft het installatieproces vernieuwd sinds ik de site voor het laatst heb bekeken.
Nadat u een gebruikersnaam en wachtwoord heeft aangemaakt, wordt u gevraagd om uw bedrijfsnaam en contactgegevens.
De volgende stap zou zijn om werknemers toe te voegen, maar dit is op dit moment optioneel.
U kunt gewoon doorgaan met het definiëren van uw loonschema.
Hoe vaak zal uw salarisadministratie zijn? Wekelijks? Tweewekelijks? Welke datum markeert het einde van uw eerste betalingsperiode en wat is de eerste salarisdatum? Wanneer dat is voltooid, wordt u door de site naar het Dashboard verwezen, zonder meer begeleiding bij het inwerken.
Het bedrijf werkt aan het invullen van dit gedeelte.
Vroeger was er een lijst met vier onboarding-stappen in een pop-outvenster waar je doorheen zou werken, maar dat is verdwenen.
Dus u staat er alleen voor om de site te verkennen.
U kunt echter hulp krijgen via chat, e-mail en telefoon, of door het Helpcentrum van de site te raadplegen.
Het menu Instellingen is altijd een goede plek om te beginnen als u niet zeker weet wat er nodig is om een ??financiële website voor gebruik voor te bereiden.
Workful's bevat verschillende items.
U maakt hier een link naar uw salarisbankrekening.
U moet de banknaam en het rekeningtype, het routeringsnummer en het rekeningnummer opgeven.
U moet ook de informatie van de hoofdfunctionaris (naam, geboortedatum en burgerservicenummer) en afbeeldingen van een ACH-autorisatieformulier en rijbewijs van de beheerder verstrekken, evenals het burgerservicenummer van die persoon.
U moet uw fiscale entiteit identificeren en hier ook uw Employer Identification Number (EIN) opgeven.
U kunt vergoedingen instellen voor personeelskosten en kilometers en uw verbinding met QuickBooks Online opzetten (er worden geen andere integraties ondersteund).
U kunt ook gebruikersmachtigingen toewijzen die eigenaren, beheerders en managers de mogelijkheid geven om specifieke elementen van de site te openen, te wijzigen, te bekijken en goed te keuren.
Deze rollen zijn gedetailleerder dan die van andere sites die ik heb besproken, zelfs dan die in Gusto.
Met Workful kunt u in sommige gevallen zelfs de machtigingen tot op schermniveau beperken.
Er zijn nog twee belangrijke installatiestappen: De eerste betreft het vaststellen van uw verlofbeleid.
U wordt een reeks vragen gesteld die u helpen deze taak eenvoudiger uit te voeren dan op sommige sites wordt aangeboden.
Vriendelijk is goed als het gaat om het opzetten van de salarisadministratie.
Zodra uw beleid is vastgesteld, kunt u de status van elke werknemer bekijken op het beste, meest uitgebreide informatiescherm dat ik voor dit doel heb gezien.
U kunt uw eigen typen maken of schakelen tussen de drie vooraf ingestelde typen: vakantie, ziekte en aftakas.
Deze pagina laat ook zien - zowel in cijfers als in een grafiek - hoeveel uren er in totaal zijn opgebouwd en wat het huidige saldo is (dit kan handmatig worden aangepast).
Het geeft ook aan hoeveel uren zijn goedgekeurd en gebruikt en hoeveel uren er nog in behandeling zijn.
In onderstaande tabel is het verlofverleden van de werknemer weergegeven.
Ten slotte kunt u enkele parameters voor uw tijdklok instellen.
Hourly biedt een vergelijkbare tool.
Je moet Workful vertellen hoe je medewerkers kunt vinden, zodat ze kunnen in- en uitklokken.
Er zijn twee opties: u kunt ze dit alleen toestaan ??als ze zich op het Wi-Fi-netwerk van uw bedrijf bevinden of als ze zich binnen een bepaald aantal voet van een van uw kantoorlocaties bevinden.
Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar dat is het niet.
U voert gewoon de naam van uw Wi-Fi-netwerk in of geeft het fysieke adres van uw bedrijf op, samen met de maximaal toegestane afstand (hoeveel meter van het eigenlijke kantoor kunnen ze zijn en nog steeds in- of uitklokken?).
Goede personeelsdossiers
Op loonadministratiewebsites hebt u voorheen inhoudingen en belastingen ingesteld op andere gebieden dan de personeelsdossiers.
Het komt echter steeds vaker voor dat die insteltaken in de personeelsdossiers zelf worden gevonden.
U begint echter met het aanmaken van werknemersrecords door hun namen, titels en salaristypes op te geven, zoals uur- of salaris; Workful biedt hier niet zoveel opties als concurrenten, en je kunt er niet zelf een creëren in OnPay.
De stapsgewijze wizard vraagt ??vervolgens om persoonlijke en contactgegevens, vervolgens om W-4-gegevens en inhoudingen.
U selecteert het aftrektype en voert een vast bedrag of percentage in dat van de loonstrookjes moet worden afgetrokken.
Stel directe storting in of kies voor afgedrukte cheques en u bent klaar met het maken van het record.
Workful heeft de manier veranderd waarop het werknemersinformatie weergeeft nadat deze is ingevoerd.
Het hoofdscherm is een algemeen profiel met persoonlijke en salarisinformatie, evenals belastingen en inhoudingen.
U moet op de pijl omlaag naast Profiel klikken om links te zien die vorig jaar beter zichtbaar waren: Tijdklok, Documenten, Uitgaven en Vrije tijd.
Aannemersrecords worden afzonderlijk afgehandeld.
U hoeft alleen namen en e-mailadressen in te voeren; Workful stuurt aannemers een e-mail die hen naar een scherm brengt waar ze hun onboarding kunnen voltooien, wat u ook kunt doen met werknemers.
Workful wordt geopend op zijn Dashboard.
De inhoud hierin is herschikt sinds ik het voor het laatst heb bekeken, samen met de volgorde van de vermeldingen in het navigatievenster.
Het Workful Dashboard is niet zo robuust als dat van sommige concurrenten, zoals SurePayroll.
U kunt altijd teruggaan naar het Dashboard door op het pictogram te klikken.
Dit is de eerste van een reeks links die door het verticale linkerdeelvenster lopen.
Links naar uw huidige salarisadministratie en salarisgeschiedenis verschijnen bovenaan.
Een lijst met werknemers verschijnt onder die in een ander paneel, samen met hun huidige tijdklokstatus (ingeklokt / uitgeklokt).
Daarnaast verschijnen meldingen van taken die aandacht behoeven (bijvoorbeeld verlofverzoeken).
Informatie over recent voltooide salarisadministraties en projecties van de volgende staan ??daaronder, met links naar reguliere en niet-cyclische salarisadministraties.
De koppeling Teamleden opent een volledige werknemerslijst met de huidige tijdklokstatus voor elke werknemer.
Klik op een naam en het bijbehorende werknemersrecord wordt geopend.
U kunt vanaf hier nieuwe records invoeren en linken naar een organigram dat Workful automatisch maakt door te kijken welke manager aan elke werknemer is toegewezen - een ongebruikelijke en welkome functie, hoewel Hourly deze ook biedt.
Aannemersrecords worden hier ook opgeslagen.
Elk record is onderverdeeld in twee gebieden.
Het eerste is een basiscontactprofiel en het tweede bevat financiële informatie zoals bankinstellingen (voor directe storting), betalingstarief en betalingsgeschiedenis.
De Payroll-optie bevat koppelingen voor het uitvoeren van reguliere, off-cycle en contractor-salarisadministratie.
U klikt op Tijdklok om huidige en vroegere informatie over werknemersuren te krijgen.
Het tabblad Documenten opent een verrekenkantoor voor personeelsdocumenten die u hebt geüpload, zowel openbaar als privé.
Het bevat ook bestanden zoals werknemershandboeken en werknemersevaluaties.
Als de werknemer onkosten heeft ingediend, worden deze weergegeven op het tabblad Onkosten, samen met hun goedkeuringsstatus.
Vrije tijd opent een lijstweergave van alle werknemers en hoeveel uren ze hebben opgebouwd en besteed, evenals de huidige saldi en afwezigheden in afwachting of goedgekeurd.
U kunt hier beleid toevoegen en bewerken.
Het tabblad Uitgaven en kilometers opent statusschermen voor de zorgen van de werknemers.
De rapporten van Workful zijn nogal mager.
Deze zullen waarschijnlijk volwassen worden, maar voorlopig voldoen ze niet aan de norm van sites zoals QuickBooks Payroll.
Er zijn er maar acht, en het zijn meestal alleen maar lijstweergaven van gegevens, die alleen per datumbereik kunnen worden aangepast.
Een daarvan is een eenvoudige lijst van werknemers met hun aanwervingsdatums, verjaardagen en telefoonnummers; een ander toont personeelskosten.
Anderen bieden meer diepgang, zoals Payroll Register Detail en Tax Liability.
Naast deze tekortkomingen kunnen de rapporten niet naar een ander formaat worden geëxporteerd, alleen op de site worden bekeken.
Rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd als PDF, CSV, Excel, Rich Text, TIFF of webarchief.
Omdat de huidige versie van Workful is ontworpen voor mobiel, is de gebruikersinterface op de desktop erg schoon en eenvoudig.
In combinatie met het verwarringvrije navigatiesysteem biedt Workful een gebruikerservaring die geschikt zou zijn voor beginnende payrollmanagers.
Goede werknemersportals
Elke salarisadministratie die we in 2020 hebben beoordeeld, biedt werknemersportalen: met een wachtwoord beveiligde websites waar de persoonlijke gegevens van elke werknemer worden opgeslagen en toegankelijk zijn.
Workful's zijn beter dan de meeste andere die ik heb bekeken.
Ze zien eruit en werken als de hoofdbeheersite, met een zeer vergelijkbare verticale navigatiewerkbalk.
Medewerkers kunnen hun profielen en contactgegevens van collega's zien; hun prikklokgeschiedenis en documenten; en hun kalenders, onkosten, loonstroken en vrije tijd.
De inkomenspercentages van werknemers, bankgegevens en inhoudingen zijn ook hier.
Het enige rapport geeft een overzicht van uitgaven en kilometers.
Werknemers kunnen persoonlijke uitgaven volgen in Workful zonder deze in te dienen.
Het Dashboard van de portal geeft een medewerker een snelle blik op enkele belangrijke informatie.
Het toont de huidige tijdklokstatus en de geschiedenis van de week, evenals berichten van de beheerder, loonstrookjes en een grafiek met PTO-totalen.
Het hoofdevenement: het runnen van een salarisadministratie
Zoals bij elke salarisadministratie het geval is, is het orkestreren van een daadwerkelijke salarisadministratie het makkelijke gedeelte, als je eenmaal alles hebt ingesteld.
Om te beginnen met betalen, klikt u op Payroll uitvoeren op het Dashboard of selecteert u het Payroll-pictogram in ...
