Trello is een in het oog springende, leuke en intuïtieve app waarmee mensen kunnen samenwerken rond hun werk.
De grootste uitdaging bij het gebruik ervan is beslissen of dit de juiste soort samenwerkingsapp is om uw werk te beheren.
Trello kan het best worden omschreven als een kanban-bord-app, een softwarecategorie die het beste is voor het organiseren, coördineren en volgen van werk terwijl het door een workflow tussen een groep mensen gaat.
Het is geen geweldige app voor traditioneel projectbeheer.
Toch zijn de verkoopargumenten van Trello het gebruiksgemak en de mogelijkheid om Trello-borden te delen met externe medewerkers.
Als je Trello vergelijkt met andere kanban-apps, komt het een aantal functies tekort, zoals zwembanen en limieten voor onderhanden werk.
Wat het wel heeft, is een selectie van extra functies die u kunt toevoegen à la carte, waardoor de app zo complex en rijk aan functies is als u wilt.
Het kan echter wat vallen en opstaan ??kosten om erachter te komen of het geschikt is voor uw team en het werk dat u wilt beheren.
Is Trello een app voor projectbeheer?
Een veelgestelde vraag die ik over Trello hoor, is deze: "Is Trello geen app voor projectbeheer?"
Het is en het is het niet.
Het hangt ervan af hoe streng u bent met uw definitie van het woord "project".
Een project is een groep taken met een startdatum, einddatum en eindproduct.
Niet al het werk is een project.
Een huis bouwen is een project.
Oproepen beantwoorden bij een callcenter is geen project.
Bij Daxdi beschouwen we samenwerkingsapps als een zeer grote categorie.
Daarbinnen hebben we een paar subcategorieën om het mensen gemakkelijker te maken om de software te leren kennen en te vergelijken die het beste bij hun behoeften past.
Een van die subcategorieën is traditionele projectbeheersoftware.
Een andere is kanban-bord-apps.
Trello past beter in de kaban-subcategorie, omdat het alle typische kenmerken van een kanban-bord-app heeft.
Kun je Trello gebruiken om bepaalde soorten projecten te beheren? Ja.
Je zou kunnen.
Zou het een slechte app zijn voor het beheren van zeer grote en complexe projecten, zoals een raketlancering? Ja.
Het zou.
Wat is Kanban?
Kanban is een methode voor het organiseren, volgen en beheren van werk.
Stel je voor dat je een takenlijst voor het hele gezin wilt beheren met behulp van een posterbord en plaknotities.
U kunt beginnen met het maken van drie kolommen (Trello noemt ze lijsten) met de labels Taken, Doen en Gereed.
U kunt dan op de plakbriefjes klusjes schrijven die gedaan moeten worden en ze in die eerste kolom plaatsen.
Laten we zeggen dat het gezin heeft besloten dat elk gezinslid op een bepaald moment niet meer dan drie taken mag uitvoeren.
Nu kan iedereen drie taken uit de To Do-kolom kiezen en hun naam toevoegen aan de plaknotitie.
Of iemand anders kan hem taken toewijzen.
Wanneer de verantwoordelijke persoon met de taken begint, verplaatsen ze de notitie naar de kolom Doen.
Als ze klaar zijn, plaatsen ze de in de kolom Gereed en kunnen ze een nieuwe taak kiezen.
Uit het voorbeeld kunt u twee voordelen van kanban afleiden.
Een daarvan is dat het een geweldig systeem is om te beperken hoeveel werk iemand tegelijk op zijn bord kan hebben.
De tweede is dat iedereen zicht heeft op de staat van het werk dat het team (in dit geval de familie) moet doen.
Dit zorgt voor zowel verantwoording als de mogelijkheid om andere teamleden die achterop raken te helpen.
Kanban-bord-apps zijn ideaal voor het beheren van werk en de verplaatsing van werk door verschillende stadia of workflow.
Niet al het "werk" is echter geschikt voor deze opstelling.
Als je een raket lanceert of een ziekenhuis bouwt, heb je robuustere software nodig die kan bijhouden hoe verschillende onderdelen van het project elkaar beïnvloeden.
De tijdlijn voor het bouwen van een ziekenhuis hangt bijvoorbeeld af van wanneer de fundering wordt gestort.
Als je die deadline mist vanwege slecht weer, dan moeten alle andere delen van het project zich aanpassen aan de verandering.
Kanbanborden zijn niet uitgerust om met dat soort onvoorziene omstandigheden om te gaan.
Prijs en plannen
Trello heeft het aantal abonnementstypen dat het biedt teruggebracht tot drie, waardoor de voormalige Gold-optie is verwijderd.
U kunt zich nu aanmelden voor een gratis, Business Class of Enterprise-account.
Trello Free is zoals de naam al doet vermoeden: gratis.
Met dit type account kun je zoveel persoonlijke borden, kaarten en lijsten maken als je wilt, hoewel je beperkt bent tot het maken van niet meer dan 10 teamborden (dat wil zeggen, samenwerkend).
Bestandsbijlagen mogen niet groter zijn dan 10 MB en u kunt uw account niet integreren met andere apps.
Het belangrijkste is dat je slechts één power-up per bord krijgt.
Het power-up concept is belangrijk om te begrijpen wat het gratis account zo anders maakt dan de betaalde accounts.
Power-ups zijn à la carte functies die u aan uw Trello-borden toevoegt.
Bij de meeste bedrijfssoftware kiest u een serviceniveau op basis van de functieset die op elk niveau wordt aangeboden.
U kunt bijvoorbeeld functies A en B krijgen met het eerste serviceniveau, maar A tot en met D met het tweede niveau, enzovoort.
Trello is anders.
Met Trello pas je aan welke functies (of power-ups) je voor elk bord wilt.
En het aantal functies dat u kunt toevoegen, is afhankelijk van het accounttype dat u kiest.
Enkele voorbeelden van power-ups zijn een kalenderweergave, tijdregistratie en aangepaste velden.
Als je alle drie deze functies op één bord wilt hebben, zou je dat niet kunnen doen met Trello Free omdat je maar één power-up per bord krijgt.
De Business Class ($ 12,50 per persoon per maand of $ 119,88 per persoon per jaar) en Enterprise (prijzen variëren) accounts worden geleverd met onbeperkte power-ups.
Ze hebben ook allebei een limiet van 250 MB voor uploads en laten je een onbeperkt aantal teamborden maken.
Het verschil tussen deze twee soorten accounts heeft minder te maken met functies van de eindgebruiker en meer met opties voor back-endbeheer.
Trello Enterprise bevat tools voor het beheren van eenmalige aanmelding en het beheren van machtigingen en beperkingen.
Hoe vergelijken de prijzen van Trello?
De prijzen van Trello zijn vergelijkbaar met die van andere samenwerkingssoftwarepakketten.
In de eerste jaren na de eerste lancering rekende Trello veel minder in rekening, wat, naast de vriendelijke gebruikersinterface, de reputatie heeft opgebouwd een geweldige tool te zijn voor kleine bedrijven en startups.
De tarieven zijn nog steeds redelijk, maar ze zijn geen koopje.
Asana rekent iets meer dan Trello, beginnend bij $ 13,49 per persoon per maand.
Airtable, een relationele database die ook goed werkt voor workflowbeheer, brengt ongeveer hetzelfde in rekening (vanaf $ 120 per persoon per jaar).
Leankit, een andere eenvoudige kanban-bord-app, rekent veel meer aan (minimaal $ 228 per persoon per jaar).
Zenkit rekent bijna hetzelfde aan als Trello met zijn optie van $ 9 per persoon per maand, net als Wrike voor $ 9,80 per persoon per maand.
Je zou deze prijzen kunnen vergelijken met meer traditionele projectbeheer-apps, waarvan sommige nu kanban-bordfunctionaliteit bieden, maar het kan rommelig worden.
Sommige projectbeheer-apps rekenen per persoon per maand, en andere rekenen een vergoeding voor een bepaald aantal gebruikers, waardoor het moeilijker wordt om prijzen te vergelijken.
Zoho Projects berekent nu bijvoorbeeld een tarief voor een groep, bijvoorbeeld $ 240 per jaar voor maximaal 10 personen.
Zoho Sprints, een ander product van hetzelfde bedrijf dat meer gericht is op agile projectmanagement in een kanban-bordomgeving, gebruikt een vergelijkbare berekening van het groepstarief; het is $ 12 per maand voor een groep van 10.
Teamwork Projects rekent echter een meer rechttoe rechtaan $ 9 per persoon per maand, hoewel er een minimum van 5 personen is.
Zoals ik al zei, het wordt een beetje rommelig
Aan de slag met Trello
Zoals met elke kanban-bord-app, kun je met Trello aangepaste borden maken.
Eerder noemde ik het voorbeeldbord van To Do, Doing, Done.
Dat is maar een voorbeeld.
Je kunt borden maken met zoveel kolommen als je wilt, en je kunt die kolommen een naam geven die je maar wilt.
Vervolgens maak je kaarten om in de kolommen te leggen.
De kaarten van Trello kunnen veel details bevatten.
U kunt de naam van een taak, toegewezen persoon, subtaken, vervaldatum, beschrijving, hyperlinks, bijlagen, labels (vergelijkbaar met tags) en meer invoeren.
Een andere stap om aan de slag te gaan, is door mensen uit te nodigen om lid te worden van je bord, als je teamborden wilt maken.
U kunt Trello ook gebruiken voor persoonlijke kanban als u uw eigen taken en workflows privé wilt organiseren.
Enigszins nieuw voor Trello zijn sjablonen.
U kunt nu een bord kiezen dat al is ontworpen om u te helpen bij een beter workflowbeheer, afhankelijk van het soort werk dat u heeft.
Enkele voorbeelden van sjablonen zijn Publicatieproces, Design Sprint, Support Ticket Management en Office Party Planning.
Met een betaald Trello-account kunt u uw eigen sjablonen maken die uw team ook kan gebruiken.
Apps en interactiviteit
Je kunt Trello gebruiken als een webapp of als een gedownloade desktop-app (mac OS, Windows) of mobiele app (Android, iPhone en iPad).
De web-app werkt soepel, met geweldige mogelijkheden voor slepen en neerzetten, ook wanneer u bijlagen wilt uploaden.
U krijgt enkele voordelen bij het installeren van een desktop-app.
Om te beginnen krijg je bureaubladmeldingen en opties voor snel toevoegen.
Je krijgt ook Touch Bar-functies met een compatibele Mac en extra sneltoetsen.
Met Trello kun je niet alleen inhoud uploaden vanaf je desktop, maar ook vanaf Google Drive, Box, Dropbox en URL's.
Wanneer u een afbeelding naar een kaart uploadt, kan Trello er een omslagafbeelding van maken, zodat u in één oogopslag kunt zien wat de kaart bevat.
Er is nu een optie om een ??omslagafbeelding toe te voegen, zelfs als u niets hoeft te uploaden.
Met Trello kun je snel zoeken op Unsplash om iets relevants te vinden.
Hoewel u iemand aan een kaart kunt toewijzen en een vervaldatum kunt instellen, zult u geen geavanceerdere functies voor projectbeheer vinden, zoals het inschatten van de beste en slechtste scenario's voor hoe lang het kan duren voordat een taak is voltooid.
Ik vind het ook vreemd dat kaarten niet als klaar kunnen worden afgevinkt, hoewel je ze wel kunt "archiveren".
Dit is zelfs het geval als een kaart een vervaldatum heeft.
Misschien is het probleem dat ik probeer kaarten in een hokje te stoppen tot taken terwijl ze dat in feite niet hoeven te zijn.
Trello is in die zin een zeer flexibel systeem.
Kaarten kunnen zijn wat u maar wilt, net zoals kolommen kunnen zijn voor wat u maar wilt.
Functies en power-ups
Kleurgecodeerde labels zijn een ander hulpmiddel om kaarten te ordenen, hoewel ik ze een beetje een teleurstelling vind.
Elk label heeft een kleur nodig, wat betekent dat je na ongeveer 10 of zo snel geen gemakkelijk herkenbare kleuren meer hebt.
Er is een optie om patronen in te schakelen voor kleurenblinde gebruikers.
Ik zou graag de optie willen hebben om trefwoordtags als labels te gebruiken, als dat beter zou passen bij de behoeften van mijn bord.
Dat zou meer manieren toevoegen om naar kaarten te zoeken, ze te sorteren en te filteren.
Trello wordt standaard niet geleverd met tijdregistratie, maar u kunt het als een power-up toevoegen.
U kunt meer functies toevoegen via ...
