Herinner je je de oude dagen van papieren processen nog? De huidige softwarepakketten voor het bijhouden van uitgaven lijken deze technieken na te bootsen.
Het was een tijd waarin we een envelop vol bonnetjes stopten en die combineerden met een rapport in spreadsheetstijl waarin we uitlegden hoe we het geld van het bedrijf besteedden.
Nadat de afdelingsmanager had afgetekend, moest de boekhoudafdeling controleren of elke bon een bevredigende verklaring had, en vice versa.
Receipt Bank (die begint bij $ 14,99 per maand voor een individuele gebruiker) heeft een iets andere benadering, wat misschien goed past bij sommige kleine bedrijven.
Het werkt geweldig - en met succes - om te reageren op individuele ontvangsten in plaats van op formele 'rapporten'.
Het staat iedereen aan wie de status "goedkeurder" is verleend, toe om een ??akkoord te geven voor terugbetaling.
En het is sterk afhankelijk van integratie met applicaties van derden, met name cloudgebaseerde boekhoudapplicaties, om het zware back-end-werk uit te voeren.
Als u echter op zoek bent naar meer traditioneel uitgavenbeheer, bekijk dan onze Editors 'Choices, Certify Now, Rydoo en Expensify.
Transacties tellen, geen gebruikers
In plaats van per actieve gebruiker in rekening te brengen, zoals Expensify doet, is het betalingsschema van Receipt Bank gebaseerd op het aantal verwerkte items per maand.
Solo-ondernemers die uitgaven willen bijhouden, kunnen aan de slag voor $ 14,99 per maand voor 50 verwerkte items, $ 29,99 voor 100 verwerkte items of $ 44,99 voor 150 items en doorlopen tot $ 202,49 voor 675 items.
Bedrijven met meer dan één gebruiker betalen $ 25 per maand voor 50 verwerkte items, $ 40 voor 100 items, $ 55 voor 150 items en tot $ 220 voor 675 items.
Die tellingen zijn echter op een voortschrijdend gemiddelde van drie maanden, dus u kunt een zwaar reisschema hebben in september, gevolgd door twee maanden inactiviteit, zonder dat u hoeft te upgraden vanwege bijvoorbeeld een jaarlijkse conferentie.
Deze abonnementen bevatten allemaal automatische optische tekenherkenning (OCR) bon scannen, 256-bits Secure Sockets Layer (SSL) -beveiliging (wat betekent dat gebruikers mogelijk kunnen afzien van het gebruik van een virtueel privénetwerk (VPN) als ze bonnen via de weg indienen), integratie met online boekhoudapplicaties (inclusief Intuit QuickBooks ), en het delen van gegevens met een aparte organisatie, meestal een kleine zakelijke accountant of boekhouder van een bedrijf.
En iets dat door geen van de andere diensten wordt aangeboden: een dienst voor zelfstandigen die gratis is, mits beperkt tot 10 bonenscans per maand.
Anders kost het $ 24,99 voor 50 scans per maand en $ 49,99 per jaar voor meer dan 50 scans.
Helaas is er geen gratis lidmaatschap, maar er wordt een gratis proefperiode van 14 dagen aangeboden voor het abonnement voor één gebruiker.
Omdat ik het goedkeuringsproces wilde testen, heb ik een gratis proefversie van de versie voor meerdere gebruikers aangevraagd en ontvangen.
Maak een foto, leg de gegevens vast
Net als bij de andere onkostentoepassingen voert u gegevens in Receipt Bank in met behulp van een mobiele app, een upload via een webbrowser, door e-mail door te sturen naar een speciale ID voor elke werknemer, of via zakelijke of persoonlijke creditcardsynchronisatie.
Het heeft ook een paar zelfstandige manieren om gegevens in het systeem te krijgen.
Receipt Bank kan bonnen en facturen importeren van PayPal (gratis op Apple.com) of Dropbox.
Dat laatste is bijzonder cool: medewerkers kunnen hun bonnetjes in een speciale Dropbox-map stoppen, waaruit Receipt Bank elke 24 uur bestanden extraheert.
Nadat ze zijn verwerkt, worden de bonnen naar een andere speciale map verplaatst.
De mobiele app van Receipt Bank is een duidelijke winnaar op het gebied van gebruiksgemak, waardoor de tijd die een medewerker besteedt aan gedoe met gegevensinvoer echt tot een minimum wordt beperkt.
U maakt een foto van een ontvangstbewijs, klikt op "verzenden voor verwerking" en een tijdje later verschijnen de geparseerde gegevens zodat u deze kunt controleren en naar de goedkeurder kunt sturen.
Een erg leuke tijdbesparing die we nergens anders hebben gezien: je kunt de camera instellen om meerdere bonnen achter elkaar te fotograferen, of een enkele bon met meer dan één pagina.
Receipt Bank doet haar best om de transactiedatum, valuta, belasting, leverancier en categorie te identificeren.
Als het de creditcard herkent die voor de transactie is gebruikt, synchroniseert het de gegevens met uw boekhoudapplicatie, zodat u een item niet twee keer hoeft in te voeren.
Aan de andere kant is er geen manier om handmatig een uitgave in te voeren zonder een soort ontvangstbewijs? wat een probleem kan zijn voor het uitgeven van bijvoorbeeld de fooi die u achterlaat voor de huishoudster van uw hotelkamer.
Desgevraagd stelde een bedrijfsvertegenwoordiger voor om een ??handgeschreven notitie toe te voegen.
Het OCR-proces duurt iets langer dan we zouden willen.
Bij tests leek het ongeveer een uur te duren, hoewel we geen timer gebruikten.
Receipt Bank maakt het echter het wachten waard.
Het doet opmerkelijk goed werk om zelfs opzettelijk slordige handgeschreven krabbels om te zetten in nauwkeurige tekst.
Toen we een Uber-ontvangstbewijs van een reis in Boedapest naar het persoonlijke e-mailadres stuurden, scande Receipt Bank de Hongaarse forint correct, voerde de valutatransactie uit en noteerde de Amerikaanse dollars in het onkostenveld.
Nog een pluspunt: u kunt, indien nodig, eenvoudig een combinatiefactuur, bijvoorbeeld een hotelrekening, opsplitsen in afzonderlijke regelitems.
Er kan ook veel meer informatie worden vastgelegd en beheerd.
Onder hen: u kunt regels maken voor een bepaalde leverancier, waarbij u de transacties altijd aan een bepaalde categorie of klant toewijst.
U kunt uitgaven splitsen.
En u kunt uw persoonlijke onkostengegevens exporteren naar een pdf of spreadsheet, zoals Microsoft Excel.
Het dashboard van de website toont een item- en gebruiksoverzicht.
De inbox toont openstaande ontvangsten, eventueel inclusief categorieën, klanten of projectnamen.
Op één scherm kunt u meerdere items tegelijk bewerken voordat u ze aan een rapport toevoegt en ter goedkeuring indient.
Ontvangstbank heeft drie gebruikersniveaus: beheerder, goedkeurder van uitgaven en basisgebruiker.
Beheerders bepalen de bedrijfsregels en het beleid en hebben toegang tot de volledige inbox.
Goedkeurders hebben een iets andere rol: ze kunnen de accountinstellingen niet wijzigen, maar elke goedkeurder kan zich afmelden voor het rapport van een indiener, zonder een formele hiërarchie.
Het bedrijf is van plan om ergens dit najaar meerdere goedkeurders binnen te halen.
Deze drie niveaus betekenen ook dat de goedkeuringsmethoden van Receipt Bank verschillen van alle andere waarmee we hebben gewerkt.
Goedkeurders wordt verteld hoeveel items op hun aandacht wachten.
Als goedkeurder kunt u op het item zelf klikken om meer details te zien, inclusief de foto van de bon.
Goedkeuren is volledig handmatig.
Als u iets ziet dat u niet bevalt, kunt u op een klein vlagpictogram voor het item klikken; u kunt ook een notitie achterlaten.
Maar er is geen manier om een ??beleidsschending automatisch te markeren, en de enige manier om een ??problematisch bericht terug te sturen naar een werknemer, is door een CSV- of pdf-kopie van het bericht terug te sturen met een ietwat obscure e-mailfunctie.
Receipt Bank vereist ook niet dat gebruikers afhankelijk zijn van onkostendeclaraties.
Gebruikers hoeven geen "reis naar New York" -collecties in te dienen of te maken; een kantoorbeheerder kan namens hen ontvangstbewijzen aan een rapport toewijzen.
U kunt ook uw accountant of boekhouder toegang verlenen om nieuwe items toe te voegen, items te bewerken, gegevens uit uw account te extraheren of te pushen.
Instellen is eenvoudig: in het gebied Voorkeuren kunt u zowel uw persoonlijke instellingen als die van uw gebruikers onderhouden.
Interessant is dat wanneer u gebruikers toevoegt, u (niet de gebruiker) een wachtwoord opgeeft (er wordt een voorgesteld voor u), dat vervolgens naar de gebruiker wordt gemaild.
Receipt Bank blinkt echt uit in de integratie met boekhoudprogramma's - te beginnen met het aantal dat het ondersteunt: Xero, Intuit QuickBooks en FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One en Sage 50.
U kunt Receipt Bank met slechts één verbinden boekhoudprogramma per keer.
Toen ik het systeem integreerde met mijn FreshBooks-account, bracht het alle gebruikte categorieën over, evenals projectnamen en klanten.
Daarna vertrouwt het op de externe applicatie voor alles, van onkostenvergoedingen tot crediteuren tot het rapporteren van trends.
U kunt niet direct nieuwe categorieën of projecten toevoegen.
In plaats daarvan moet u naar FreshBooks gaan (of welk systeem u ook gebruikt), ze daar toevoegen en vervolgens opnieuw synchroniseren.
Hoewel we het leuk vinden dat Receipt Bank de boekhoudkundige categorieën binnenhaalt, hebben we een klacht over de manier waarop het ze presenteert.
We zijn er zeker van dat boekhoudprofessionals de softwarelijstcategorieën op GL-nummer (0030 - Maaltijden en entertainment) waarderen, maar vanuit het perspectief van de gebruiker geven we de voorkeur aan een alfabetische indeling (in plaats van door alle cijfers te scrollen) of andere manieren om vind de opties (zoals "Uit welke categorieën kan ik kiezen tijdens een roadtrip?").
Er zijn verschillende andere problemen die Receipt Bank onderscheiden van andere.
Hoewel de software bijvoorbeeld enkele problemen signaleert, zoals onvolledige inzendingen, signaleert deze niet automatisch beleidsschendingen.
Bovendien is er een aanname dat goedkeuringen (of weigeringen) afkomstig zullen zijn van de boekhouding en niet van de initiële goedkeurder.
Een van de eerste dingen die u moet doen wanneer u begint te werken, is Receipt Bank integreren met een boekhoudprogramma.
Er wordt veel gedaan om het leven van accountantskantoren die kleine bedrijven ondersteunen, gemakkelijker te maken.
U kunt gegevens importeren via Dropbox, en MyFirmsApp (voor accountantskantoren).
Er is ook integratie van salarisadministratie met KeyPay en PaySuite, en nog meer integratie met facturerings- en factureringsservices, waaronder Gusto ($ 25 per maand bij Gusto) en Bill.com.
De helpfuncties van Receipt Bank zijn uitstekend.
Als u op de Help-knop in de rechterbenedenhoek van elke pagina klikt, worden er verschillende gerelateerde onderwerpen weergegeven of kunt u uw vraag intypen.
Het algemene helpcentrum heeft een breed scala aan antwoorden en how-to's.
Er zijn ook verschillende op video gebaseerde trainingen.
Receipt Bank doet niet alles op de verwachte manier.
Bedrijven met een sterk "We doen het op deze manier!" mindsets kunnen worden afgeschrikt door sommige dingen, zoals de platte en soms verwarrende goedkeuringshiërarchie.
Bovendien kunnen eigenaardigheden zoals het onvermogen om een ??uitgave te creëren zonder een ontvangstbewijs of om een ??problematische uitgave terug te betalen voor correctie, de zaken lastiger maken dan nodig is.
Anders staat het dicht bij de beste systemen, zoals onze Editors 'Choice-winnende tools Certificeren en Rydoo?
Het komt neer op
Receipt Bank vereenvoudigt het onkostenregistratieproces door gegevensinvoer te minimaliseren, hoewel sommige klanten tijd nodig hebben om aan de processen te wennen.
