Een van de beste manieren om projectteams van e-mail af te krijgen en in een ruimte te krijgen waar echt werk efficiënter kan worden gedaan, is door een online samenwerkingstool te gebruiken die taken, communicatie en workflowbeheer centraliseert.
Vanuit dit perspectief is Mavenlink (vanaf $ 19 per gebruiker per maand voor de Teams-editie) een eenvoudige service die goede machtigingsniveaus, een zeer professionele gebruikersinterface (UI) en een paar serviceniveaus combineert.
Het is snel in te stellen, maar heeft niet de gemakkelijkste navigatie.
Afgezien van samenwerking, voegen dit soort tools over het algemeen verschillende andere soorten functiesilo's toe om hun aanbod verder uit te werken.
Mavenlink is geen uitzondering, met een focus op projectmanagement (PM) en tijdregistratie.
Hoewel Mavenlink een goede keuze is voor online PM, verslaat het niet de twee aanbevolen Editors 'Choices van Daxdi in die categorie, Teamwork Projects en Zoho Projects - die beide kleine bedrijven iets meer bieden in termen van functies en waarde.
Evenzo wat betreft tijdregistratie, is Mavenlink een capabele oplossing, maar de prijs en functies komen niet helemaal overeen met onze keuze van de Editors 'Choice in die categorie, TSheets.
Een andere tool voor werkbeheer verdiende Daxdi's Editors 'Choice, hoewel het meer geschikt is voor middelgrote tot grote organisaties die hun manier van werken volledig willen veranderen.
LiquidPlanner is een fantastische optie, maar het vereist totale buy-in en veel training om er volledig van te profiteren.
Prijzen en plannen
Mavenlink biedt vier betaalde serviceniveaus, plus een gratis niveau dat enigszins moeilijk te vinden is.
U kunt elk van de betaalde accounttypen 10 dagen uitproberen zonder dat u een creditcard nodig heeft.
Met het gratis Mavenlink-abonnement kunt u een onbeperkt aantal projecten beheren met een onbeperkt aantal teamgenoten, maar u krijgt slechts 500 megabytes (MB) opslagruimte.
Onder de betaalde accounts van Mavenlink bevinden zich Mavenlink Teams, Professional, Premier en Enterprise.
Voor elk accounttype kunt u externe medewerkers uitnodigen voor beperkte toegang tot uw Mavenlink-account, zodat u bijvoorbeeld de voortgang van het project met klanten kunt delen.
Een Teams-account geeft je 10 GB opslagruimte en alle basistools voor samenwerking en PM, op ??een paar uitzonderingen na.
U krijgt echter geen tools voor het beheren van portfolio's of wijzigingsverzoeken.
U krijgt ook geen tools voor boekhouding, resourceplanning of business intelligence.
De prijs voor een Teams-abonnement is $ 19 per maand voor maximaal vijf gebruikers bij jaarlijkse betaling, wat neerkomt op $ 228.
Onthoud dat dat de prijs is voor vijf personen.
Om meer gebruikers toe te voegen dan de eerste vijf, betaalt u $ 4 extra per gebruiker per maand, wat neerkomt op $ 48 extra per persoon, op basis van een vooruitbetaling van een jaar aan service.
Mavenlink Professional bevat 50 GB opslag en voegt een paar extra functies toe, maar het kost veel meer.
Met dit niveau krijgt u tools voor projectboekhouding, wat betekent dat u tijd en onkosten bijhoudt, evenals budgetteringstools voor projecten, plus tools voor het beheer van wijzigingsverzoeken.
Het Professional-abonnement kost $ 39 per gebruiker per maand met een jaarcontract en geen optie van maand tot maand.
Dus je kijkt naar $ 348 per persoon voor het hele jaar.
Dat kan vrij snel duur worden.
Mavenlink zegt dat Premier het populairste serviceniveau is en wordt geleverd met veel opslagruimte (100 GB) en extra functies, waaronder tijd- en onkostenregistratie, facturering, tariefkaarten, projectbudgetten en margetracering, resourceplanning, analyse en gebruik.
- en resourcegerelateerde rapporten binnen Mavenlink's business intelligence-tool, Insights, die 40 vooraf gebouwde rapporten en aangepaste rapportage biedt.
Het Enterprise-niveau biedt 1 TB opslag plus geavanceerde services, zoals realtime analyse en aangepaste rapportagetools.
Geen van deze serviceniveaus heeft catalogusprijzen; u moet contact opnemen met het bedrijf voor een offerte.
Premier en Enterprise variëren van $ 59- $ 79 per gebruiker per maand, afhankelijk van of gebruikers kiezen voor de Insights and Proofing-functie, waarmee u projecten kunt annoteren en feedback kunt geven.
Mavenlink was een beetje vaag over hoe de Insights en Proofing-functies de prijzen in dit bereik beïnvloeden.
Ter vergelijking: Teamwork Projects en Zoho Projects kosten elk ongeveer $ 600 per jaar voor een onbeperkt aantal gebruikers.
Een Mavenlink Professional-abonnement voor 10 gebruikers zou $ 3.480 voor het jaar kosten.
Die schattingen zijn gebaseerd op het abonnement van Teamwork Projects van $ 49 per maand, inclusief ondersteuning voor maximaal 40 projecten en 20 GB aan ruimte, en het plan van $ 50 per maand van Zoho Projects, dat 50 projecten mogelijk maakt en wordt geleverd met 15 GB van opslagruimte.
Afhankelijk van de grootte en behoeften van een klein bedrijf, bieden Zoho Projects en Teamwork Projects mogelijk de beste waarde.
Enkele services die per gebruiker per maand in rekening worden gebracht, zijn Volerro ($ 7,99 per gebruiker per maand voor het Business Teams-abonnement), LiquidPlanner (aan de slag met een gratis proefperiode van 14 dagen bij Liquid Planner) ($ 45 per gebruiker per maand met een minimum van 5 gebruikers) ), Comindware Projects ($ 28,49 per gebruiker per maand) en Easy Projects ($ 24 per gebruiker per maand).
Vaak is de tariefstructuur per gebruiker per maand een indicatie dat de tool beter geschikt is voor grotere bedrijven en ondernemingen dan voor kleine of microbedrijven.
We zijn blij dat Mavenlink een echt gratis account biedt dat u onbeperkt kunt gebruiken om vertrouwd te raken met de basisservice en gebruikersinterface.
Een paar andere online PM-diensten bieden nog steeds gratis accounts aan.
Ze omvatten Volerro ($ 7,99 bij Software Advice), Teamwork Projects, Zoho Projects, ProofHub en Wrike.
Ze hebben ook allemaal beperkingen.
Met Volerro kunt u slechts drie projecten of 100 MB aan opgeslagen bestanden beheren, welk plafond u het eerst bereikt.
Teamwork Projects ondersteunt slechts twee projecten gratis, terwijl Zoho Projects en ProofHub elk slechts één ondersteunen.
Wrike ondersteunt onbeperkte projecten en vijf gebruikers in zijn gratis abonnement, maar het schrapt functies, zodat u geen subtaken, urenstaten, Gantt-grafieken of zelfs dashboards krijgt.
Basecamp, ooit een leider in gratis PM, heeft niet langer een gratis abonnement, tenzij je een leraar bent of een Basecamp Classic-account hebt, in welk geval je een grandfather bent, maar je zit vast in de oude gebruikersinterface zonder toegang naar nieuwe functies.
Beginnen
Mavenlink werkt zoals de meeste traditionele PM-services.
Het is online en wordt in realtime bijgewerkt, dus je hebt een internetverbinding nodig wanneer je het gebruikt.
Om te beginnen hebben we een paar demo-projecten opgezet en een ervan omgezet in een sjabloon, zodat we de basisstructuur ervan opnieuw konden gebruiken.
Voor elk project laat Mavenlink u beslissen of het project voor de aanbieder of een klant is.
U kunt ook de zichtbaarheid aanpassen om een ??project open te stellen voor iedereen binnen uw organisatie om lid te worden, alleen toegankelijk voor degenen met beheerdersrechten, of privé en alleen toegankelijk voor degenen die u uitnodigt om eraan deel te nemen.
Evenzo kunnen discussies ook worden ingesteld op open of privé.
De gebruikersinterface van Mavenlink is redelijk duidelijk en duidelijk.
We werden met vallen en opstaan ??geconfronteerd bij het uitzoeken hoe we ons konden aansluiten bij een project dat voor iedereen toegankelijk was.
Als je mensen uitnodigt om deel te nemen aan een project, ontvangen ze een e-mailuitnodiging en uiteindelijk hebben we geleerd dat de beste manier om deel te nemen aan een project was door simpelweg op de link in de e-mail te klikken.
Gewoon rondkijken in Mavenlink om het project te vinden waaraan we zouden moeten deelnemen, werkte niet voor ons.
Zonder een e-mailuitnodiging om deel te nemen aan een project, is de klantweergave leeg.
Hoewel de projectenlijst blanco was in de werknemersweergave, zagen we een volledige lijst met projecten in het beheerdersaccount.
Mavenlink ziet er serieus uit.
Het staat ver af van de met stickers beladen, kleurgecodeerde bonanza van Trello (Visit Site at Trello), een lichtgewicht hulpmiddel in Kanban-stijl voor het beheren van werk.
Toch krijg je wat kleurcodering voor zover projecten met een standaardkleur blauw.
U kunt projecten markeren als Actief, Ingediend, Beoordeling nodig of In de wacht.
Zodra u taken aan mensen gaat toewijzen, deadlines en mijlpalen plant en bestanden uploadt naar uw project in Mavenlink, kunt u uw project in een paar verschillende weergaven bekijken, zoals een Taaktracker-weergave of een Gantt-diagramweergave.
Elk project heeft ook een activiteitenfeed, waarin u elk detail over het project kunt zien zoals het zich voordoet, evenals een activiteitenfeed voor alle projecten waaraan u bent gekoppeld.
De activiteitsfeed maakt @vermeldingen mogelijk, wat betekent dat u collega's naar projecten en taken kunt leiden.
De activiteitsfeed maakt het mogelijk om bestanden uit Google Drive te verwijderen en goedkeuringsfunctionaliteit voor tijd- en onkostenverzoeken.
Aan elke taak kun je veel details toevoegen, zoals toegewezen persoon, vervaldatum, tags, subtaken en zelfs een checklist.
Een handige taakbalk aan de rechterkant van de activiteitenweergave laat je de taken van iedereen zien of alleen de taken die aan jou zijn toegewezen.
Om geavanceerdere filtering te krijgen, zoals het zien van alleen taken die zijn toegewezen aan een specifieke persoon die zijn voltooid, moet u overschakelen naar de volledige Task Tracker-weergave.
Diepere functies
Mavenlink lijkt een goede keuze voor grotere organisaties en ondernemingen, omdat gebruikers verschillende rollen kunnen hebben met verschillende machtigingen.
Dergelijke specifieke toestemmingen zijn niet vaak nodig in zeer kleine bedrijven.
De machtigingsopties voor projecten zijn onder meer Admin, Project Lead, Project Creator en Collaborator (we zullen je niet al te veel vervelen met alle machtigingsdetails).
Een projectleider kan bijvoorbeeld financiële projecten leiden, projecten maken en samenwerken aan projecten, maar kan geen accountleden beheren, factureringsgegevens bewerken, accountgegevens en plannen bewerken of aangepaste branding wijzigen.
Een medewerker kan alleen samenwerken aan een project en kan niets anders aanraken.
We houden van de machtigingsniveaus omdat ze een bedrijf goed helpen om de toegang te beheren zonder overboord te gaan.
Het instellen van rechten is een intuïtief proces.
Zodra u rollen zoals Admin of Project Lead heeft geselecteerd, verschijnen er Xs en vinkjes naast functies om te laten zien wat er voor een bepaalde gebruiker is geactiveerd.
Om analyserapporten te bekijken, heeft u toegang nodig voor het niveau van de rapportviewer en hoger.
Er zijn genoeg opties, maar ze zijn niet overweldigend.
Sommige ondernemingen hebben echter een hoog detailniveau nodig voor machtigingen, en voor die organisaties raden we Workfront aan ($ 30,00 bij Workfront).
In Workfront ziet u, afhankelijk van uw rol, zelfs een geheel andere gebruikersinterface dan wat andere gebruikers zien.
Een uitstekende functie in Mavenlink heet Smart Snips.
Hiermee kunt u rechtstreeks in de browser gemarkeerde opmerkingen maken over geüploade bestanden.
Het is een eenvoudige manier om elk bestand dat aan een taak of project is gekoppeld, te markeren door een kader te tekenen rond een sectie die u wilt bespreken en een opmerking toe te voegen.
Volerro heeft vergelijkbare markup-tools, maar het beperkt je tot iets anders dan het omcirkelen van een ...
