Fluix (dat begint bij $ 20 per gebruiker per maand voor het startersplan) is een tool voor documentbeheer (DM) die bekend staat om het stroomlijnen van gewone taken rond bedrijfsdocumenten, het verbeteren van de efficiëntie van het personeel en het mogelijk maken van naleving van bedrijfsprocessen en wettelijke vereisten.
Hoewel het een web-app biedt, is dit beperkt in functies en functionaliteit in vergelijking met de iPad-app, die de volledige functieset biedt.
Er is echter geen Android-versie, wat een conflictpunt kan zijn voor organisaties die niet gefocust zijn op de Apple iPad.
Hoewel de focus van Fluix ligt op documenttaken zoals het invullen van formulieren, routing, goedkeuringen en handtekeningen, ondersteunt Fluix ook documentopslag met rolgebaseerde machtigingen en verbindingen met verschillende cloudopslagproviders of bestaande on-premise opslag via standaardprotocollen.
Tekortkomingen in apparaatopties en zelfs basale samenwerkingsmogelijkheden houden het echter achter onze Editors 'Choice-winnaars Ascensio System OnlyOffice en Microsoft SharePoint Online in onze DM-softwarereview-samenvatting.
Aan de slag met Fluix
Om Fluix volledig te benutten, zijn er enkele basisbeheertaken die u vroeg in het proces wilt uitvoeren.
Gebruikers kunnen één voor één worden toegevoegd of door een CSV-bestand te importeren.
Integratie met Active Directory (AD) van Microsoft wordt alleen aangeboden met het enterprise-serviceplan, maar klanten die ervoor kiezen om niet voor het enterprise-niveau te gaan, mogen de functie niet te veel missen.
Voor degenen die geen verbinding met een enterprise AD-omgeving nodig hebben, is de volgende logische stap na het maken van uw gebruikers het maken van groepen.
Fluix gebruikt groepen om workflowtoewijzingen af ??te handelen en om meer granulariteit te bieden voor sommige configuratie-items, inclusief workflow en gedrag van mobiele apps en opties voor delen.
Het meest complexe configuratieproces dat u in Fluix zult vinden, zoals bij de meeste documentbeheersystemen, is het bouwen van uw workflows.
Een groot deel van het creëren van een workflow in elk systeem omvat het begrijpen en definiëren van de bedrijfsprocessen die de workflow ondersteunt.
Zodra deze definitie aanwezig is, kunt u beginnen met het maken van regels.
Gezien de nadruk die Fluix legt op de Apple iPad, kun je, als je proces geen betrekking heeft op dat apparaat, het beste beslissen of het wel of niet kan, en vervolgens of het wel of niet zou moeten.
Als het antwoord op beide ja is, kunt u doorgaan met Fluix.
Om u te helpen met workflows, laat Fluix u regels maken die documenten ophalen uit verschillende mappen in uw Fluix-cloudopslag, evenals uit elke externe opslag die uw bedrijf gebruikt.
Om dat gemakkelijker te maken, breidt Fluix directe ondersteuning uit naar een verscheidenheid aan populaire cloudopslagplatforms van derden, waaronder Dropbox Business, Google Drive for Work en Microsoft OneDrive for Business, evenals andere gehoste opslag, zolang deze toegankelijk is via een van beide het File Transfer Protocol (FTP) of Webdav-protocollen.
De flexibiliteit om contact op te nemen met cloudgebaseerde opslag of lokale bronnen is een bijzonder nuttige functie en geeft Fluix de broodnodige flexibiliteit, gezien de vrij beperkte apparaatfocus.
Fluix-beveiliging
De meeste documentbeheersystemen bieden een bepaald niveau van beveiliging, hetzij door de toegang tot bepaalde mappen te beperken, functies te beperken of toegang te bieden tot administratieve functies.
Fluix pakt dit aan door het gebruik van rollen, die functioneel anders zijn dan groepen.
Rollen kunnen worden gemaakt met behulp van sjablonen die zijn ontworpen voor verschillende beheerders- of gebruikersrollen, of met een blanco sjabloon die u zelf kunt aanpassen.
Rollen worden toegewezen aan gebruikers (niet aan groepen) en omvatten verschillende machtingscategorieën.
Globale machtigingen hebben betrekking op toegang tot gebieden in Fluix die over het algemeen beperkt zijn tot beheerders of beheergebruikers, zoals facturering, dashboards, externe opslag, rapporten, rollen en instellingen.
Rollen kunnen ook worden gebruikt om gebruikersmachtigingen te beheren als het gaat om het uitvoeren van administratieve taken voor opslagmappen, groepen en workflows.
U kunt verschillende beveiligingsinstellingen gebruiken om zaken te regelen, zoals het gedrag van iOS-applicaties, tweefactorauthenticatie (2FA) voor de admin-portal, wachtwoordcomplexiteit en bewaartermijnen voor documenten.
Andere instellingen met betrekking tot het delen, bewerken en synchroniseren van bestanden hebben ook gevolgen voor de beveiliging en kunnen globaal of op groepsniveau worden geconfigureerd.
Zorg voor een papierloos personeelsbestand
Fluix blinkt uit in het omgaan met bepaalde soorten documentsamenwerking.
Gezien de iPad-focus, is het niet verrassend dat de samenwerkingsmogelijkheden specifiek zijn voor die welke in de meeste mobiele scenario's voorkomen, zoals het invullen van formulieren en elektronische handtekeningen.
De toolsets in de mobiele Fluix-apps zijn ideaal voor mobiele medewerkers die een formulier moeten invullen, handtekeningen moeten verzamelen en het formulier elektronisch moeten verzenden met een mobiel apparaat.
Nogmaals, je zult voor dit alles goede ondersteuning vinden in de Fluix iOS-app.
Hoewel er een webbrowser-app beschikbaar is als u uw desktop wilt gebruiken, is deze helaas niet zo compleet als de iOS-versie, dus evalueer deze zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de functies die u nodig hebt beschikbaar zijn.
En voor degenen die een op Android gebaseerd mobiel apparaat willen gebruiken, is het de webbrowser of niets.
Fluix heeft op het moment van schrijven geen Android-versie van zijn app beschikbaar.
Een ander nadeel van de iPad-concentratie is dat de meeste mensen nog geen documenten op de iPad maken, tenzij het formulieren zijn.
Dat is duidelijk in Fluix, aangezien de app je niet veel geeft op het gebied van documentcreatie, noch op het gebied van samenwerking of op het gebied van documentbewerkingstools.
Zelfs basistaken, zoals het wijzigen van documenttekststijlen of -kleur, moeten buiten Fluix worden uitgevoerd, en delen is beperkt tot het verzenden van een e-mail met het document als bijlage.
Het bewerken van PDF-bestanden in Fluix is ??beperkt tot zaken als annotaties en het wijzigen van de paginavolgorde.
Deze weglatingen van functies hebben geen invloed op de kernfocus die Fluix legt op het mogelijk maken van papierloze bedrijfsprocessen, maar ze worden vaak gebruikt voor veel bedrijven die op zoek zijn naar een documentbeheerplatform, en ze worden simpelweg niet ondersteund door Fluix.
Dat kan het moeilijk maken om te verkopen in vergelijking met meer complete oplossingen, Microsoft SharePoint Online of zelfs Adobe Document Cloud Standard (12,99 per maand bij Adobe).
Prijsstelling
Fluix heeft onlangs zijn tariefplannen gewijzigd.
Het startersplan is het laagste niveau en kost $ 20 per gebruiker per maand (met een minimum van 10 gebruikers), met ondersteuning voor wachtwoordbeleid en het delen van documenten.
De Core-laag gaat nu voor $ 30 per maand, maar voegt een groot aantal functies toe, waaronder workflow, machtigingen, toegang tot de webapp, naleving van verschillende privacystandaarden en de opname van telefonische ondersteuning.
Ten slotte is er een geavanceerd abonnement, waarvan de kosten oplopen tot $ 50 per gebruiker per maand.
Maar dit plan voegt dashboards toe voor rapportage en administratie, aangepaste service-level agreements (SLA's), auditlogboeken, integratie met AD en ondersteuning voor integratie met services van derden.
De enige tegenslag tegen de Starter-laag van Fluix is ??dat het opslagmaximum slechts 5 GB is en dat deze laag ook geen aangepaste mogelijkheden voor het bewaren van documenten heeft.
Dit is een belangrijk gebied voor bedrijven die willen overstappen op elektronisch documentbeheer, aangezien het vaak een belangrijke maatregel is tegen ernstige juridische gevolgen.
Gelukkig ondersteunen zowel de Core- als de Advanced-laag deze functie.
Gezien de specifieke nadruk op alleen bepaalde documentbeheermogelijkheden en de sterke afhankelijkheid van het iOS-platform, heeft Fluix eigenlijk alleen zin voor bedrijven die zich sterk bezighouden met het verwerken van mobiele formulieren met behulp van de iPad.
De uitdaging is dat andere documentbeheeroplossingen die taken ook kunnen stroomlijnen, misschien met minder verfijning en een beetje meer complexiteit, maar vaak met meer concurrerende prijzen en zeker met meer ruimte voor procesgroei als de behoeften van het bedrijf veranderen.
Voordelen
Gebruiksvriendelijke workflows zijn eenvoudig in te stellen.
Workflows zijn speciaal ontworpen voor Apple iPad.
Sterke integratiefuncties voor cloudopslag.
Nadelen
Geen ondersteuning voor basisprincipes van samenwerking, inclusief het maken en delen van documenten.
Focus op iPad voor client-apparaten is een allegaartje.
Geen Android-ondersteuning maar beschikbaar als webapp met verschillende beperkingen.
Het komt neer op
Fluix biedt indrukwekkende documentworkflows en integratie met populaire cloudopslagproviders die de meeste kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) al gebruiken.
Toch wordt de tool verstikt door een gebrek aan ondersteuning voor delen, documentopslag of functies op bedrijfsniveau, waaronder het bewaren van bestanden.
Fluix (dat begint bij $ 20 per gebruiker per maand voor het startersplan) is een tool voor documentbeheer (DM) die bekend staat om het stroomlijnen van gewone taken rond bedrijfsdocumenten, het verbeteren van de efficiëntie van het personeel en het mogelijk maken van naleving van bedrijfsprocessen en wettelijke vereisten.
Hoewel het een web-app biedt, is dit beperkt in functies en functionaliteit in vergelijking met de iPad-app, die de volledige functieset biedt.
Er is echter geen Android-versie, wat een conflictpunt kan zijn voor organisaties die niet gefocust zijn op de Apple iPad.
Hoewel de focus van Fluix ligt op documenttaken zoals het invullen van formulieren, routing, goedkeuringen en handtekeningen, ondersteunt Fluix ook documentopslag met rolgebaseerde machtigingen en verbindingen met verschillende cloudopslagproviders of bestaande on-premise opslag via standaardprotocollen.
Tekortkomingen in apparaatopties en zelfs basale samenwerkingsmogelijkheden houden het echter achter onze Editors 'Choice-winnaars Ascensio System OnlyOffice en Microsoft SharePoint Online in onze DM-softwarereview-samenvatting.
Aan de slag met Fluix
Om Fluix volledig te benutten, zijn er enkele basisbeheertaken die u vroeg in het proces wilt uitvoeren.
Gebruikers kunnen één voor één worden toegevoegd of door een CSV-bestand te importeren.
Integratie met Active Directory (AD) van Microsoft wordt alleen aangeboden met het enterprise-serviceplan, maar klanten die ervoor kiezen om niet voor het enterprise-niveau te gaan, mogen de functie niet te veel missen.
Voor degenen die geen verbinding met een enterprise AD-omgeving nodig hebben, is de volgende logische stap na het maken van uw gebruikers het maken van groepen.
Fluix gebruikt groepen om workflowtoewijzingen af ??te handelen en om meer granulariteit te bieden voor sommige configuratie-items, inclusief workflow en gedrag van mobiele apps en opties voor delen.
Het meest complexe configuratieproces dat u in Fluix zult vinden, zoals bij de meeste documentbeheersystemen, is het bouwen van uw workflows.
Een groot deel van het creëren van een workflow in elk systeem omvat het begrijpen en definiëren van de bedrijfsprocessen die de workflow ondersteunt.
Zodra deze definitie aanwezig is, kunt u beginnen met het maken van regels.
Gezien de nadruk die Fluix legt op de Apple iPad, kun je, als je proces geen betrekking heeft op dat apparaat, het beste beslissen of het wel of niet kan, en vervolgens of het wel of niet zou moeten.
Als het antwoord op beide ja is, kunt u doorgaan met Fluix.
Om u te helpen met workflows, laat Fluix u regels maken die documenten ophalen uit verschillende mappen in uw Fluix-cloudopslag, evenals uit elke externe opslag die uw bedrijf gebruikt.
Om dat gemakkelijker te maken, breidt Fluix directe ondersteuning uit naar een verscheidenheid aan populaire cloudopslagplatforms van derden, waaronder Dropbox Business, Google Drive for Work en Microsoft OneDrive for Business, evenals andere gehoste opslag, zolang deze toegankelijk is via een van beide het File Transfer Protocol (FTP) of Webdav-protocollen.
De flexibiliteit om contact op te nemen met cloudgebaseerde opslag of lokale bronnen is een bijzonder nuttige functie en geeft Fluix de broodnodige flexibiliteit, gezien de vrij beperkte apparaatfocus.
Fluix-beveiliging
De meeste documentbeheersystemen bieden een bepaald niveau van beveiliging, hetzij door de toegang tot bepaalde mappen te beperken, functies te beperken of toegang te bieden tot administratieve functies.
Fluix pakt dit aan door het gebruik van rollen, die functioneel anders zijn dan groepen.
Rollen kunnen worden gemaakt met behulp van sjablonen die zijn ontworpen voor verschillende beheerders- of gebruikersrollen, of met een blanco sjabloon die u zelf kunt aanpassen.
Rollen worden toegewezen aan gebruikers (niet aan groepen) en omvatten verschillende machtingscategorieën.
Globale machtigingen hebben betrekking op toegang tot gebieden in Fluix die over het algemeen beperkt zijn tot beheerders of beheergebruikers, zoals facturering, dashboards, externe opslag, rapporten, rollen en instellingen.
Rollen kunnen ook worden gebruikt om gebruikersmachtigingen te beheren als het gaat om het uitvoeren van administratieve taken voor opslagmappen, groepen en workflows.
U kunt verschillende beveiligingsinstellingen gebruiken om zaken te regelen, zoals het gedrag van iOS-applicaties, tweefactorauthenticatie (2FA) voor de admin-portal, wachtwoordcomplexiteit en bewaartermijnen voor documenten.
Andere instellingen met betrekking tot het delen, bewerken en synchroniseren van bestanden hebben ook gevolgen voor de beveiliging en kunnen globaal of op groepsniveau worden geconfigureerd.
Zorg voor een papierloos personeelsbestand
Fluix blinkt uit in het omgaan met bepaalde soorten documentsamenwerking.
Gezien de iPad-focus, is het niet verrassend dat de samenwerkingsmogelijkheden specifiek zijn voor die welke in de meeste mobiele scenario's voorkomen, zoals het invullen van formulieren en elektronische handtekeningen.
De toolsets in de mobiele Fluix-apps zijn ideaal voor mobiele medewerkers die een formulier moeten invullen, handtekeningen moeten verzamelen en het formulier elektronisch moeten verzenden met een mobiel apparaat.
Nogmaals, je zult voor dit alles goede ondersteuning vinden in de Fluix iOS-app.
Hoewel er een webbrowser-app beschikbaar is als u uw desktop wilt gebruiken, is deze helaas niet zo compleet als de iOS-versie, dus evalueer deze zorgvuldig om er zeker van te zijn dat de functies die u nodig hebt beschikbaar zijn.
En voor degenen die een op Android gebaseerd mobiel apparaat willen gebruiken, is het de webbrowser of niets.
Fluix heeft op het moment van schrijven geen Android-versie van zijn app beschikbaar.
Een ander nadeel van de iPad-concentratie is dat de meeste mensen nog geen documenten op de iPad maken, tenzij het formulieren zijn.
Dat is duidelijk in Fluix, aangezien de app je niet veel geeft op het gebied van documentcreatie, noch op het gebied van samenwerking of op het gebied van documentbewerkingstools.
Zelfs basistaken, zoals het wijzigen van documenttekststijlen of -kleur, moeten buiten Fluix worden uitgevoerd, en delen is beperkt tot het verzenden van een e-mail met het document als bijlage.
Het bewerken van PDF-bestanden in Fluix is ??beperkt tot zaken als annotaties en het wijzigen van de paginavolgorde.
Deze weglatingen van functies hebben geen invloed op de kernfocus die Fluix legt op het mogelijk maken van papierloze bedrijfsprocessen, maar ze worden vaak gebruikt voor veel bedrijven die op zoek zijn naar een documentbeheerplatform, en ze worden simpelweg niet ondersteund door Fluix.
Dat kan het moeilijk maken om te verkopen in vergelijking met meer complete oplossingen, Microsoft SharePoint Online of zelfs Adobe Document Cloud Standard (12,99 per maand bij Adobe).
Prijsstelling
Fluix heeft onlangs zijn tariefplannen gewijzigd.
Het startersplan is het laagste niveau en kost $ 20 per gebruiker per maand (met een minimum van 10 gebruikers), met ondersteuning voor wachtwoordbeleid en het delen van documenten.
De Core-laag gaat nu voor $ 30 per maand, maar voegt een groot aantal functies toe, waaronder workflow, machtigingen, toegang tot de webapp, naleving van verschillende privacystandaarden en de opname van telefonische ondersteuning.
Ten slotte is er een geavanceerd abonnement, waarvan de kosten oplopen tot $ 50 per gebruiker per maand.
Maar dit plan voegt dashboards toe voor rapportage en administratie, aangepaste service-level agreements (SLA's), auditlogboeken, integratie met AD en ondersteuning voor integratie met services van derden.
De enige tegenslag tegen de Starter-laag van Fluix is ??dat het opslagmaximum slechts 5 GB is en dat deze laag ook geen aangepaste mogelijkheden voor het bewaren van documenten heeft.
Dit is een belangrijk gebied voor bedrijven die willen overstappen op elektronisch documentbeheer, aangezien het vaak een belangrijke maatregel is tegen ernstige juridische gevolgen.
Gelukkig ondersteunen zowel de Core- als de Advanced-laag deze functie.
Gezien de specifieke nadruk op alleen bepaalde documentbeheermogelijkheden en de sterke afhankelijkheid van het iOS-platform, heeft Fluix eigenlijk alleen zin voor bedrijven die zich sterk bezighouden met het verwerken van mobiele formulieren met behulp van de iPad.
De uitdaging is dat andere documentbeheeroplossingen die taken ook kunnen stroomlijnen, misschien met minder verfijning en een beetje meer complexiteit, maar vaak met meer concurrerende prijzen en zeker met meer ruimte voor procesgroei als de behoeften van het bedrijf veranderen.
Voordelen
Gebruiksvriendelijke workflows zijn eenvoudig in te stellen.
Workflows zijn speciaal ontworpen voor Apple iPad.
Sterke integratiefuncties voor cloudopslag.
Nadelen
Geen ondersteuning voor basisprincipes van samenwerking, inclusief het maken en delen van documenten.
Focus op iPad voor client-apparaten is een allegaartje.
Geen Android-ondersteuning maar beschikbaar als webapp met verschillende beperkingen.
Het komt neer op
Fluix biedt indrukwekkende documentworkflows en integratie met populaire cloudopslagproviders die de meeste kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) al gebruiken.
Toch wordt de tool verstikt door een gebrek aan ondersteuning voor delen, documentopslag of functies op bedrijfsniveau, waaronder het bewaren van bestanden.
