Alle software die beweert te spelen in het ruimte voor onkostenrapportage moet twee gebruikersgemeenschappen bedienen: de beheerders en accountants die het geld van het bedrijf beheren en de werknemers die betaald willen worden voor het geld dat ze namens het bedrijf hebben neergelegd.
Idealiter zijn beide gebruikerstypen tevreden, maar als er conflicten zijn, winnen de beheerders meestal.
Zij zijn tenslotte de mensen die de software kiezen.
Dit is een langdradige manier om te zeggen dat ExpensePoint (dat begint bij $ 7,50 per maand) de bonentellers kan doen kronkelen als een gelukkige puppy die over zijn buik wordt gewreven.
Vanuit een gebruikersperspectief, wat betekent dat die ongelukkige wegstrijders die hun verschillende bonnetjes voor het diner bij elkaar proberen te schrapen en ze door een OCR-proces te sturen, is ExpensePoint niet de vriendelijkste app die we in deze verzameling zagen.
Dat houdt het achter onze Editors 'Choice-winnaars Certify en Rydoo.
Verstandige prijzen
ExpensePoint geeft u veel waar voor uw geld.
Het kost $ 7,50 per gebruiker per maand, zonder dat er complexe abonnementsniveaus nodig zijn voor extra functies.
Met alle abonnementen kunt u bonnen en andere uitgaven vastleggen met behulp van de mobiele applicatie, creditcardimport en gescande afbeeldingen, evenals door een volledige goedkeuringsworkflow te gebruiken (gebruiker, goedkeurder en beheerder).
Het is gemakkelijk om ermee te experimenteren door de gratis proefperiode van 15 dagen te gebruiken; dit leidt je door de basisfunctionaliteit met eenvoudig te volgen tutorials.
Als u echter meer betrokken raakt, kunt u meer een-een-een-interactie van het bedrijf verwachten.
Hoewel de app bedoeld is om universeel te zijn, passen de medewerkers van ExpensePoint de grootboekcodes en -categorieën van elke klant aan, en ook de onboard-klanten met beheerdersopleiding; dat maakt het erg vergelijkbaar met enterprise resource planning (ERP) -apps, waar after-sales, waardetoevoegende services een vereiste kunnen worden die uw totale eigendomskosten kan opdrijven.
Gegevensinvoer, ouderwetse stijl
Zoals met de meeste apps in deze verzameling, heb je verschillende manieren om je bonnetjes in ExpensePoint te krijgen, te beginnen met een mobiele app, een webbrowserinterface en een gegevensstroom van zakelijke creditcards.
ExpensePoint heeft ook een Windows-desktop-app die u offline kunt openen (zoals tijdens een vliegreis) en later gegevens kunt synchroniseren met de cloud.
En met ExpensePoint kunt u zelfs ontvangstbewijzen faxen door een speciaal voorblad met een streepjescode te gebruiken.
Dat is een uitstekende functionaliteit, hoewel de interface enigszins moeilijk te beheersen was, zelfs meer dan Expensify (Bezoek site op Expensify), die zijn eigen problemen heeft.
In tegenstelling tot de meeste van zijn concurrenten, moet u besparen ExpensePath (Bezoek site op ExpensePath) , ExpensePoint gebruikt geen optische tekenherkenning (OCR) om bonnen te lezen.
In plaats daarvan gebruikt het een functie genaamd Receipt Reader die gebruikmaakt van Live Human Character Recognition - met andere woorden, de verkoper, de datum en het totaal op een bon worden verzonden, gelezen door echte mensen en vervolgens ingevuld in de juiste velden.
Verrassend genoeg duurt dit niet veel langer dan sommige producten die OCR gebruiken, zoals Certify, hoewel het proces een beetje onhandig en potentieel invasief kan aanvoelen.
Nadat u op de hoogte bent gebracht dat uw ontvangstbewijs is gelezen, wijst u deze toe aan een rapport en vult u alle andere noodzakelijke velden in, waaronder de GL-code, een project dat verwarrend kan verwijzen naar de klant of naar een actie.
Van daaruit kunt u het rapport indienen.
Er zijn dingen die ik erg leuk vind aan ExpensePoint, genoeg dat ze de oplossing zeker de moeite van het bekijken waard maken.
Als u bijvoorbeeld kilometeruitgaven aanmaakt, kunt u het begin- en eindadres invoeren.
ExpensePoint berekent de kilometerstand op basis van Google Maps en toont een kaartafbeelding als documentatie.
Het kan verschillende kosten per mijl toepassen (aangezien gas in Frankrijk meer kost dan in de VS).
Het doet ook goed werk door de instellingen te onthouden die u voor eerdere uitgaven hebt gebruikt, zodat u de software niet opnieuw hoeft te vertellen dat Marriott moet worden gecategoriseerd onder hotelreizen.
Uitgaven kunnen verband houden met een project of klant.
U kunt ook de kosten splitsen om de kosten voor roomservice uit de hotelkosten te halen.
En het is gemakkelijker dan normaal om met de mobiele app onkostennota's te matchen met de informatie die is opgehaald van bedrijfscreditcards.
Bovendien kunnen goedkeurders een onkostendeclaratie ondertekenen vanaf de desktop- of mobiele clients zonder naar de website te hoeven gaan.
Als de baas onderweg is, kan dat de terugbetaling bespoedigen.
Een dashboard toont lopende onkostendeclaraties en uitgaventrends per maand en categorie.
De beheerder kan kiezen welke echt nuttige instructievideo's worden weergegeven op het dashboard van de gebruiker, waardoor de tijd die wordt besteed aan het uitzoeken hoe, bijvoorbeeld, de kosten moeten worden verdeeld, kan worden geminimaliseerd.
Alles wat accountants kunnen wensen - bijna
Terwijl andere apps enige controle bieden over het bedrag dat een werknemer kan uitgeven aan autoverhuur [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000], ExpensePoint gaat veel verder.
Aan elke categorie kunnen unieke veldlabels zijn gekoppeld (zoals een projectnaam of deelnemerslijst); het kan ook vooraf goedgekeurde verkopers identificeren (waardoor de werknemer moet uitleggen waarom hij voor Sixt heeft gekozen in plaats van Hertz) of kan beperken welke werknemersgroepen dergelijke kosten kunnen dragen (waarom huurt de conciërge een auto?).
En, zoals bij alle andere apps, kunnen velden als verplicht worden gemarkeerd, zodat een onkostendeclaratie niet kan worden ingediend tenzij ze zijn ingevuld.
Er is ook veel granulariteit in betalingstypen: zakelijke creditcards (het bedrijf betaalt de rekening of de werknemer doet het en krijgt een vergoeding), werknemer betaald, werknemer moet het bedrijf terugbetalen, betaling uit een contant voorschot of een dagvergoeding.
ExpensePoint is zich ook zeer bewust van internationale kwesties zoals regionale belastingstructuren en valutaomrekening.
Er zijn meer beveiligingsmaatregelen dan in andere apps, zoals de mogelijkheid om elke "n" dagen een wachtwoordwijziging af te dwingen of om hergebruik van wachtwoorden te weigeren.
Alle beheersoftware voor onkostendeclaraties die ik heb beoordeeld, kan gegevens opslaan of exporteren naar een CSV-bestand, maar het is moeilijk om een ??krachtigere manier voor te stellen om gegevensexport aan te passen dan hoe ExpensePoint het doet.
Voor elke sjabloon die u maakt, kunt u ExpensePoint bijvoorbeeld vertellen om de naam van velden te wijzigen of om de volgorde waarin de gegevens worden gepresenteerd te bepalen, waardoor het gemakkelijker wordt om ze in het door u gekozen boekhoudsysteem te importeren.
ExpensePoint heeft geen standaardintegratie met Intuit QuickBooks of een ander standaard boekhoudprogramma.
In plaats daarvan gebruikt het bedrijf een Automation Manager die de gegevensexport naar de boekhoudsystemen van een bedrijf kan automatiseren, wat bijna net zo goed is.
En zelfs zonder een speciale integratiebrug kunt u werknemers vanuit de software vergoeden door een Geautomatiseerd verrekenkantoor (ACH) batchverwerker, die geld van een zakelijke rekening verzendt en op de rekening van de werknemer stort (meestal binnen drie dagen, volgens ExpensePoint).
Hoewel dat betekent dat terugbetalingen snel zullen plaatsvinden, laat het uw boekhoudmedewerkers nog steeds een handmatig proces over voor het importeren van back-endgegevens.
Toch kunt u die zwakke punten vergeven wanneer u de 30 aanpasbare rapporten van ExpensePoint verkent, compleet met grafieken en filters, van een verouderingsrapport voor goedkeuring tot analyse van creditcardbetalingen.
Ze zijn behoorlijk indrukwekkend.
ExpensePoint is voornamelijk gebouwd voor de boekhoudafdeling, en hoewel het sinds onze laatste review is aangepast om het vriendelijker te maken voor eindgebruikers, kan het nog steeds een beetje ontmoedigend zijn.
Het heeft een verbazingwekkende hoeveelheid informatie voor degenen die uitgaven moeten bijhouden, tussen de gedetailleerde aanpassing en controle per categorie en de analyserapporten, maar ExpensePoint kost niet meer dan zijn concurrenten met basisfuncties.
Het herkenningsproces van het menselijke karakter is interessant als een beetje onhandig; zodra dat is gladgestreken en de interface eenvoudiger is gemaakt voor dagelijkse gebruikers, zal het een serieuze kanshebber zijn om te concurreren met de tools van Editors 'Choice Certify en Expensify.
Het komt neer op
ExpensePoint is zeker gebouwd met de accountant in gedachten in plaats van dat de gebruiker snel onkosteninformatie probeert vast te leggen.
Maar voor organisaties die die nadruk delen, biedt deze app geweldige rapportage en gedetailleerd beleidsbeheer
