De Epson WorkForce ES-500WR draadloze documentscanner — Accounting Edition ($ 499,99) is een desktopdocumentscanner voor lichte tot middelzware vellen met invoer voor losse vellen die geschikt is voor gebruik in kleine kantoren en werkgroepen.
Het is een variatie op de WorkForce ES-500W, verpakt in het verbeterde scan- en documentverwerkingsprogramma van Epson, ScanSmart, en de boekhoudvriendelijke add-on ScanSmart Accounting Edition.
Als uw bedrijf herhaaldelijk handmatige invoer van financiële gegevens nodig heeft, is de ES-500WR een aantrekkelijk alternatief voor onze Editors 'Choice onder de instapmodel documentscanners, de Brother ADS-2700W.
Een oude hond nieuwe trucs leren
Het grootste verschil tussen de ES-500WR en de ES-500W zit in de Accounting Edition-software, dus er zijn hier niet veel hardware-updates.
Net als de ES-500W meet hij 6,6 bij 11,6 bij 6,9 inch (HWD) met gesloten laden en weegt hij 8,1 pond.
Dat is iets groter en 2,5 kilo zwaarder dan de Brother ADS-2700W, dichtbij en 2,1 kilo lichter dan de Panasonic KV-S1026C-MKII, en een beetje kleiner in alle afmetingen dan de Editors Choice HP ScanJet Pro 3000 ($ 479,99 bij HP ).
Houd er echter rekening mee dat, hoewel ze gesloten en buiten gebruik zijn, geen van deze machines veel bureauruimte in beslag neemt.
Maar met hun automatische documentinvoer (ADF) en uitvoerladen open en klaar voor gebruik, zijn ze meestal dubbel zo hoog en drievoudig (of meer) lang.
De automatische documentinvoer op de ES-500WR kan maximaal 50 originelen bevatten en de dagelijkse taakcyclus is 4.000 scans.
De concurrerende modellen die hier worden genoemd, worden ook geleverd met automatische documentinvoer voor 50 vel.
In termen van duty-cycle valt de ES-500WR in het midden van het peloton, waarbij de ADS-2700W en de KV-21026C-MKII 1.000 extra dagelijkse scans ondersteunen en de ScanJet 3000 500 minder.
U kunt rechtstreeks verbinding maken met de ES-500WR via USB 3.0, via uw netwerk bedraad of draadloos met Ethernet of Wi-Fi, of vanaf uw smartphone of tablet met Near Field Communication (NFC).
NFC is een peer-to-peer-netwerkprotocol waarmee u de vellen die in de invoerlade zijn geladen naar uw mobiele apparaat kunt scannen door ermee naar de NFC-hotspot tegenover het bedieningspaneel aan de voorkant van de scanner te tikken.
U kunt verbinding maken met uw mobiele apparaten met Wi-Fi Direct, of scannen naar flash-geheugenstations en andere opslagapparaten via een USB-poort aan de achterkant van het chassis.
Het bedieningspaneel is eenvoudig, met zeven knoppen: Power, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi aan / uit, Double Feed Detection Skip, Slow Mode, Stop, Start en NFC.
Er zijn ook zeven statuslampjes: AP-modus (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Fout, Automatische invoermodus, Gereed, Detectie dubbele invoer overslaan en Langzame modus.
Merk op dat er geen knoppen of een display zijn voor het selecteren van profielen, het kiezen van enkel- of dubbelzijdig scannen of om de scanner andere instructies te geven.
Dat alles wordt afgehandeld vanuit ScanSmart, hetzij handmatig nadat de pagina's zijn gescand, hetzij automatisch, volgens een reeks vooraf geconfigureerde instructies die zijn opgeslagen in workflowprofielen die Epson Actions noemt.
Robuuste bedrijfssoftware
De ES-500WR wordt geleverd met downloadbare toegang tot ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (voor Windows), Nuance PDF Converter (voor Mac) en Presto! BizCard.
In plaats van een echte scannerinterface en een programma voor documentverwerking en -beheer, is ScanSmart meer een shell die bestaande hulpprogramma's en programma's integreert, waardoor ze soepeler met de scanner zelf en met elkaar kunnen communiceren.
Epson Scan 2 en Document Capture Pro worden gebundeld als onderdeel van ScanSmart.
Met de ES-500WR krijgt u de add-on Accounting Edition, ook wel Receipt Manager genoemd.
Naast de mogelijkheid van ScanSmart om add-on-extensies te accepteren en applicaties te integreren, volgens Epson ook leert hoe u terugkerende gegevens kunt identificeren, zoals leveranciersnamen en logo's, maandelijkse uitgaven, enzovoort.
Met andere woorden, hoe meer u het gebruikt, hoe efficiënter Receipt Manager uw financiële scans afhandelt.
Het herkent en extraheert gegevens uit gescande bonnen, facturen en andere financiële documenten en slaat deze vervolgens op in zijn eigen ingebouwde database.
Receipt Manager kan de gegevens vervolgens exporteren naar QuickBooks Online of Microsoft Excel-compatibele bestanden die u vervolgens kunt importeren in een of vele andere boekhoudprogramma's, met dat wil zeggen enige manipulatie van de gegevenskolommen in Receipt Manager of het geëxporteerde CSV-bestand in Excel, of beide.
Mijn enige echte klacht over de ScanSmart Accounting Edition is dat deze andere populaire boekhoudprogramma's niet rechtstreeks ondersteunt.
Vooruitlopend op het peloton
Epson beoordeelt de ES-500WR met 35 enkelzijdige pagina's per minuut (ppm) en 70 dubbelzijdige afbeeldingen per minuut (of ipm, waarbij elke paginazijde een afbeelding is).
Ik heb de ES-500WR over Ethernet getest op 300 dpi met ScanSmart Accounting Edition op onze standaard Intel Core i5-testbed-pc met Windows 10 Professional.
De nieuwe software verhoogde de scan- en documentverwerkingssnelheden niet ten opzichte van de ES-500W, die al een sterke prestatie neerzette.
Zie hoe we scanners testen
Met korting op de tijd tussen het moment waarop de laatste pagina in de uitvoerlade terechtkomt en het moment waarop ScanSmart het document opslaat in een bruikbare bestandsindeling - wat we 'vertraging' noemen - scande de ES-500WR ons enkelzijdige tekstdocument van 25 pagina's met 40 ppm en onze Dubbelzijdig document van 25 pagina's met 75,7 ipm, aanzienlijk sneller dan de beoordelingen van Epson.
TDe ES-500WR scande, verwerkte en bewaarde dezelfde testdocumenten als afbeelding-PDF met 37,7 ppm en 67,7 ipm, een respectabele prestatie in vergelijking met zijn beoordelingen en met zijn concurrenten.
Dat is ongeveer 2,5 ppm sneller en 1,5 ipm langzamer dan de ES-500W, 3 ppm sneller en 2,3 ipm langzamer dan de ADS-2700W van Brother ($ 349,98 bij Amazon), 2,4 ppm en 2,5 ipm sneller dan HP ScanJet 3000 en 6,1 ppm en 7,7 ipm in voorkant van de KV-S1026C-MKII van Panasonic ($ 522,00 bij Amazon).
Bij het scannen naar doorzoekbare PDF, een formaat dat beter geschikt is voor het zoeken en ophalen van documenten, heeft de ES-500WR ons testdocument van 25 pagina's dubbelzijdig (50 afbeeldingen) in 44 seconden gescand en opgeslagen.
Die score bond zijn ES-500W-broer of zus en is een seconde of twee sneller dan de Brother- en HP-modellen.
Op 1 minuut en 6 seconden kwam de Panasonic achterop.
Solide zakelijk scannen
Wat heb je aan een razendsnelle scanner als de resulterende bewerkbare tekst urenlange foutcorrectie vereist? Gelukkig is de huidige OCR-technologie veel nauwkeuriger dan dat.
De ES-500WR heeft bijvoorbeeld onze standaard Arial- en Times New Roman-pagina's foutloos gescand en geconverteerd tot 6 punten, wat meer dan nauwkeurig genoeg is voor de meeste bedrijfstoepassingen.
Dat overtreft de 8 punten van de vorige ES-500W voor beide lettertypen zonder fouten.
Op 5 punten zonder fouten op onze Arial-testpagina en een ongeëvenaarde foutloze 4 punten op de Times New Roman-pagina, blijft Brother's formidabele ADS-2700W de meest nauwkeurige scanner die hier in ongeveer een jaar is beoordeeld.
Ondertussen bond de Panasonic KV-S1026-MKII de ES-500WR en de HP ScanJet 3000 slaagde erin om met beide lettertypen foutloos tot 8 punten te scannen.
Ik heb ook een paar stapels creditcardbewijzen en facturen gescand en vervolgens een ScanSmart Action-profiel gebruikt om de gegevens naar Receipt Manager te verplaatsen en deze te openen.
De volgende fase omvat het exporteren van de gegevens naar QuickBooks Online of naar een Excel CSV-bestand.
De integratie van Receipt Manager met QuickBooks is goed geautomatiseerd.
Wanneer u, nadat u QuickBooks op uw pc hebt geopend, op Exporteren naar QuickBooks in ScanSmart klikt, wordt een venster geopend waarin u wordt uitgenodigd om u aan te melden bij QuickBooks en vervolgens de instructies te volgen die u door de rest van het proces leiden.
Wanneer u naar een CSV-bestand exporteert, selecteert u eenvoudig die actie in ScanSmart, geeft u het bestand een naam en slaat u het op.
Wat er daarna gebeurt, hangt af van wat u met de gegevens wilt doen.
Om het voor te bereiden voor import in een boekhoudprogramma zal hoogstwaarschijnlijk enige manipulatie in Excel nodig zijn.
Als u een basiskennis van Excel hebt, is het voorbereiden van CSV-bestanden voor import in een ander programma eenvoudig.
Afhankelijk van het programma waarin u de gegevens wilt importeren, kan het proces worden beschreven in de documentatie van die software.
Als dat niet het geval is, zijn er stapels documenten over het labelen en manipuleren van CSV-records op de site van Microsoft en elders.
Hoewel dit soms ingewikkeld werk kan zijn, is het niet echt ingewikkeld.
Maar het zou veel gemakkelijker zijn als ScanSmart Accounting Edition een paar meer populaire boekhoudprogramma's zou ondersteunen.
Tijdbesparende software
Bij het runnen van een bedrijf aan huis of op een klein kantoor, is een van de meer vervelende terugkerende taken misschien het invoeren van gegevens van papieren bonnen, facturen en andere financiële documenten in een boekhoudprogramma.
Met zijn ondersteuning voor het scannen van financiële documenten, het verzamelen van de relevante gegevens en het vervolgens voorbereiden en exporteren naar QuickBooks Online of Excel-spreadsheets, doet de Epson ES-500WR een behoorlijke poging om dat proces te automatiseren.
De QuickBooks-integratie is goed ontwikkeld en zou u of uw organisatie tijd moeten besparen door een groot deel van het financiële gegevensinvoerproces te automatiseren.
Met de Excel-integratie, aan de andere kant, kan het zijn dat u de gegevens moet masseren in CSV-records die compatibel zijn met uw boekhoudapplicatie.
Hoewel een bredere integratie met andere boekhoudprogramma's meer waarde zou bieden voor organisaties die geen QuickBooks gebruiken, is het proces van het voorbereiden van de CSV-records voor import in Excel eenvoudig.
Hoewel het $ 100 meer kost dan de Brother ADS-2700W van de Editors 'Choice, is de ES-500WR de hogere prijs waard als de mogelijkheid om financiële gegevens te scannen en exporteren kostbare tijd voor uw bedrijf zal besparen.
Epson WorkForce ES-500WR draadloze documentscanner — Accounting Edition
Het komt neer op
De Epson WorkForce ES-500WR levert snelle en nauwkeurige scans in combinatie met een robuust softwarepakket dat in de smaak zal vallen bij datacrisiserende kantoren.
