Wat documentbeheersystemen betreft, wordt DocuWare Cloud lange tijd beschouwd als een sterke concurrent in de ruimte, sinds de Microsoft Windows 3.0-dagen dat documentbeheer een ding werd.
DocuWare Cloud kost $ 300 per maand voor een instantie die geschikt is voor een klein bedrijf met maximaal vier gebruikers en 20 GB opslagruimte.
Het platform heeft een sterke reeks functies voor ondernemingen, waaronder uitstekende mogelijkheden voor het importeren van documenten en het afhandelen van formulieren.
Hoewel het een veteraan in de branche is, mist het de integratie- en deelfunctionaliteit die te vinden is in onze Editors 'Choice-winnaars Ascensio System OnlyOffice en Microsoft SharePoint Online, maar het is een solide aanbod dat nog steeds het overwegen waard is.
De basis
Net als Adobe Document Cloud Standard (12,99 per maand bij Adobe), valt DocuWare Cloud precies in de ondernemingscategorie voor documentbeheersystemen met toeters en bellen.
Het sluit echter aan bij zijn gebruikersinterface (UI), waardoor gebruikers de tools krijgen die ze nodig hebben om veelvoorkomende taken uit te voeren, terwijl meer geavanceerde opties worden weggestopt voor ervaren gebruikers of beheerders.
De primaire weergave die de meeste gebruikers zien met DocuWare Cloud, is opgesplitst in twee kernweergaven.
Een navigatievenster aan de linkerkant geeft u toegang tot uw inbox, documenten zoeken, lijsten die voor u beschikbaar zijn en taken.
Aan de rechterkant zijn er extra opties die een documentviewer bieden, samen met annotatietools.
Wanneer een document is geselecteerd, biedt het linkerdeelvenster u ook de mogelijkheid om indexvelden te bewerken, hetzij met de hand of door op tekst in het document te klikken, waardoor het indexveld automatisch wordt gevuld.
Lijsten zijn de primaire documentcontainers die zichtbaar zijn voor gebruikers en worden gedefinieerd door de beheerder.
De lijstweergave biedt gebruikers een handige optie om rechtstreeks een snelkoppeling naar de lijst te maken zonder de URL te hoeven deconstrueren.
Lijsten tonen niet alleen de documenten die beschikbaar zijn in die specifieke container, maar stellen u ook in staat om de indexvelden voor die documenten te bekijken, exporteren en delen in de vorm van een CSV-bestand.
Het linkernavigatievenster biedt een aantal interessante opties om documenten aan elkaar te koppelen: nieten en vastklikken.
Zowel nieten als clips combineren documenten voor later gebruik en zijn omkeerbaar.
De nietfunctie is alleen van toepassing op PDF-bestanden en combineert meerdere PDF's tot één PDF, of splitst een PDF-document met meerdere pagina's op in enkele pagina's.
Met Clipping kunnen meerdere documenttypen worden gekoppeld terwijl de afzonderlijke documenten behouden blijven.
Documenten importeren
Er zijn verschillende opties om documenten in DocuWare Cloud te krijgen, in een breed scala aan scenario's voor gebruiksscenario's.
Documenten kunnen worden geïmporteerd via de webclient of de DocuWare Cloud Scan-app kan worden geïnstalleerd om documenten rechtstreeks naar DocuWare Cloud te scannen.
Als alternatief kunnen beheerders aangepaste printerstuurprogramma's configureren zodat gebruikers sommige importtaken, zoals indexering en formulierafhandeling, kunnen stroomlijnen.
Beheerders kunnen ook een FTP-map configureren zodat documenten onmiddellijk worden opgeslagen in een specifiek gebied in DocuWare Cloud, waardoor verschillende scenario's mogelijk zijn, zoals bulkuploads, programmatische of geplande import of integratie met software van derden.
Een ander gebied waarin DocuWare Cloud uitblinkt, is optische tekenherkenning (OCR).
De meeste documentbeheersystemen ondersteunen OCR, maar de mogelijkheid om de engine aan te passen is een functie die niet vaak wordt gezien.
Met DocuWare Cloud kunnen beheerders de OCR-engine optimaliseren voor prestaties of nauwkeurigheid op basis van de huidige zakelijke behoeften.
De OCR-engine kan ook worden aangeleerd, net als een woordenboek voor spellingcontrole, door lijsten met woorden te uploaden die vaak in uw bedrijf worden gebruikt om het OCR-proces te optimaliseren.
Formulieren afhandelen
DocuWare Cloud levert uitstekend werk door elektronische formulieren voor intern gebruik of voor klantgerichte scenario's mogelijk te maken.
Het proces begint met een beheerder die een formuliersjabloon maakt met behulp van tools voor formulierontwerp.
Er zijn twee soorten formulieren in DocuWare Cloud.
Webformulieren zijn vrij eenvoudig, aangezien het eindproduct eruitziet en aanvoelt als de sjabloon die door de beheerder is ontworpen.
Samengevoegde formulieren nemen daarentegen de gegevens die zijn verzameld via de formuliersjabloon en leggen die gegevens vervolgens over een bestaand document op basis van de voorkeur van de beheerder.
Beide formuliertypen worden ook gebruikt om indexvelden te vullen en kunnen ook worden gebruikt voor andere gegevensgerelateerde taken en integraties.
Met de DocuWare Cloud-formulierontwerper kunt u verschillende elementen naar het formulier slepen en ze snel plaatsen waar u maar wilt.
U kunt velden labelen en markeren zoals vereist, en u kunt ook snel instructies plaatsen waar u ze nodig heeft.
Voor het samenvoegen van formulieren moet het uitvoersjabloon worden geüpload, moeten velden van het formuliersjabloon worden geïntegreerd in het uitvoersjabloon en moeten de basistekstopmaakopties voor elk veld worden geconfigureerd.
Beide formuliertypen resulteren er uiteindelijk in dat het nieuw ingevulde formulier in de documentopslag van uw keuze wordt geplaatst, en dat indexvelden worden gevuld met formuliergegevens of statische waarden.
Ten slotte kunt u tijdens dit proces machtigingen configureren, zodat individuele gebruikers het formulier kunnen beheren of gebruiken.
U kunt ook formulieren openbaar maken, zodat externe gebruikers formulieren kunnen invullen en verzenden.
Administratieve functies
Enterprise-beheerders zullen zeer de beveiligingsmogelijkheden van DocuWare Cloud zijn.
Machtigingen kunnen op een aantal niveaus worden geconfigureerd, maar komen, net als bij Dokmee, het meest voor in archiefkasten.
Deze kunnen meerdere dialoogvensters bevatten, dit zijn elementen waarmee gebruikers documenten kunnen openen of opslaan.
Lijstdialogen zijn op query's gebaseerde documentverzamelingen die zijn geconfigureerd met een grafische editor of met een SQL-instructie.
Opgeslagen dialoogvensters worden gebruikt om de indexvelden te identificeren die worden gebruikt wanneer een document wordt opgeslagen, terwijl dialoogvensters met resultatenlijsten de velden specificeren die worden gebruikt voor de documentlijstweergave en het bewerken van indexvelden.
Ten slotte worden mapdialogen gebruikt om de mapstructuur te identificeren die wordt gebruikt voor documentopslag en navigatie.
De mappenstructuur wordt opgebouwd door indexvelden of statische waarden op verschillende mapniveaus te plaatsen om de hiërarchie naar wens op te bouwen.
Voor beheerders die het leven van hun gebruikers gemakkelijker willen maken, biedt DocuWare Cloud ook wat hulp.
Twee voorbeelden zijn het afdwingen van indexveldopties en het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Velden voor verschillende documenttypen kunnen worden geconfigureerd om invoerlijsten te gebruiken voor opzoek- en validatiedoeleinden, hetzij vanuit een statische lijst, een lijst die is gegenereerd op basis van gegevens in DocuWare Cloud, of zelfs waarden uit een externe gegevensbron.
Documentrelaties kunnen worden gedefinieerd, hetzij binnen een enkele kast of tussen twee kasten, door sleutelvelden te vergelijken.
Overweeg de kosten
Een nadeel van DocuWare Cloud zijn de ietwat vage prijzen.
In tegenstelling tot de meeste concurrenten, moet u contact opnemen met het bedrijf voor de exacte prijzen, omdat DocuWare Cloud wordt geprijsd op basis van de instantiegrootte in plaats van per gebruiker.
Zoals eerder vermeld, kost een DocuWare Cloud-instantie die geschikt is voor een klein bedrijf, met maximaal vier gebruikers en 20 GB opslagruimte, $ 300 per maand.
Een grotere instantie die 40 gebruikers ondersteunt en 100 GB aan opslagruimte kost bijna $ 1.500 per maand.
Ongeacht uw gebruikers- en opslagbehoeften, neemt u best contact op met het DocuWare Cloud-verkoopteam om uw zakelijke vereisten te bespreken en hoe deze van invloed zullen zijn op uw maandelijks tarief.
Als geheel biedt DocuWare Cloud voldoende functies om het een aantrekkelijke optie te maken op het gebied van documentbeheer.
De mogelijkheden van elektronische formulieren zijn met name handig voor veel bedrijven, en verschillende administratieve functies zijn ook aantrekkelijk.
Hoewel het enigszins achterblijft bij onze Editors 'Choices Ascensio System OnlyOffice en Microsoft SharePoint Online in termen van integraties en gebruiksgemak, is de vertraging niet veel.
Daarom blijft DocuWare Cloud een documentbeheeroptie die het onderzoeken waard is.
Het komt neer op
DocuWare Cloud is een solide documentbeheersysteem met een sterke kernfunctieset.
Het ontbreekt echter aan enkele van de functies die we in concurrerende oplossingen hebben gevonden.
