In veel organisaties is het vaak een moeilijke en ondankbare klus om werknemers in hun verschillende diensten in te plannen.
De persoon die verantwoordelijk is voor deze taak, moet lang en hard nadenken voordat hij werknemers in hun verschillende tijdvakken plaatst.
Als dit met succes wordt gedaan, wordt de productiviteit gemaximaliseerd en wordt de verkoop niet overschreden door de arbeidskosten.
Week na week, maand en maand moet deze taak keer op keer worden herhaald.
Dit kan een vervelend en foutgevoelig proces worden als het handmatig wordt gedaan met papier en potlood of een spreadsheet.
Jaren geleden konden alleen de grootste organisaties zich software veroorloven waarmee ze de taak van het inplannen van werknemers konden automatiseren, maar toen kwamen er gelukkig cloud-gebaseerde diensten op.
Tegenwoordig bieden veel leveranciers software voor personeelsplanning en ploegendienst aan via het Software-as-a-Service (SaaS) -model, dat flexibel genoeg is om in meerdere bedrijfstakken en verticale markten te worden gebruikt door bedrijven met slechts vijf werknemers of wel 15.000 .
Het beste van alles is dat deze software slechts $ 1 per maand per werknemer kost, met kortingen die beschikbaar zijn voor grote arbeidskrachten of voor het abonneren op een bundel aan gerelateerde diensten zoals algemeen personeelsbeheer (HR) of salarisadministratie.
Verkopers jagen op een groeiend aantal kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) die Google Documenten, Microsoft Excel of papier en potlood verlaten voor planningsoplossingen die productiever zijn en die helpen om werknemers tevreden te houden.
Ze maken het ook gemakkelijker om te voldoen aan nieuwe voorschriften, waaronder minimumloon- en overurenwetten, de Affordable Care Act en "Bill of Rights" -maatregelen voor werknemers die steden als San Francisco en Seattle de afgelopen jaren hebben aangenomen.
Van 2014 tot 2015 is de acceptatie van software voor personeels- en arbeidsplanningssoftware met 40 procent gestegen, althans gedeeltelijk als gevolg van toegenomen regelgeving, volgens de 2015-2016 HR Systems Survey van brancheanalist Sierra-Cedar.
Om u te helpen grip te krijgen op uw behoeften op het gebied van ploegendienst, testen we oplossingen van 10 topspelers in de ruimte.
Onder deze recensies vindt u leveranciers zoals Humanity, Shiftboard, Ximble, When I Work en Editors 'Choice winner Deputy.
Ze hebben allemaal frisse, moderne gebruikersinterfaces (UI's), inclusief aan / uit-schakelaars en andere bedieningselementen die vergelijkbaar zijn met die op mobiele apps.
Platforms When I Work en ZoomShift werken ook even goed op desktops en mobiele apparaten, althans voor werknemers.
Alle producten die we beoordelen, bieden sjablonen en andere snelkoppelingen die de tijd die nodig is om op te zetten en schema's te maken, kunnen verkorten.
De meeste oplossingen die we beoordelen, kunnen zo worden geconfigureerd dat werknemers ploegen kunnen ophalen, laten vallen of ruilen, zonder voorafgaande goedkeuring van een manager (hoewel u in sommige gevallen mogelijk extra moet betalen voor dergelijke functies).
Sommige kunnen worden geconfigureerd zodat managers roosters kunnen maken met alle openstaande diensten, waardoor werknemers meer zeggenschap hebben over wanneer en hoeveel ze werken.
Dat is van cruciaal belang in industrieën zoals de gezondheidszorg en fastfood, waar bedrijven het bieden van meer flexibiliteit in hun werkleven beschouwen als een concurrentievoordeel dat ze kunnen gebruiken om betere werknemers aan te nemen en gewaardeerde werknemers vast te houden.
Wat is ploegplanningssoftware?
Ongeacht hun individuele look en feel hebben alle softwaretools voor personeelsplanning en ploegplanning een handvol gemeenschappelijke elementen.
Een van deze elementen is een werknemersdatabase die de contactgegevens van de individuele werknemer, de functietitel of het type, de opleiding of andere kwalificaties en hun beschikbaarheid bevat (inclusief ploegvoorkeuren en verlofaanvragen).
Naast het handmatig invoeren van werknemersgegevens, bieden alle leveranciers nieuwe gebruikers enkele opties voor het uploaden van bestaande personeelsgegevens uit bronnen zoals Microsoft Excel-spreadsheets en uit salarisadministraties of kassasystemen (point-of-sale).
Met Platforms When I Work en ZoomShift kunnen gebruikers nieuwe werknemers toevoegen met een minimum aan informatie; werknemers kunnen ook de rest van hun gegevens invullen wanneer ze voor het eerst inloggen op het systeem, wat een tijdwinst is voor managers.
Twee andere basisprincipes van de software voor ploegendienstplanning zijn een bibliotheek met banen of functies (bijv.
Server, kassamedewerker, barman, afwasmachine en host) waarnaar kan worden verwezen met locaties of vacaturesites.
Sommige platforms zijn geïntegreerd met Google Maps, dus als werknemers hun planning bekijken, kunnen ze de locatie zien en een routebeschrijving opvragen.
Dit is een handige functie voor bedrijven zoals cateraars, huisschilders of verhuizers waarvan de werknemers elke dag naar verschillende vacaturesites gaan.
Het hart van dit soort software is de planningsmodule, die doorgaans kan worden geconfigureerd om eruit te zien als een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse kalender, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf.
Lege cellen op het raster vertegenwoordigen uren van de dag; ze worden bevolkt terwijl er ploegen worden gemaakt.
Modules bieden planners meerdere manieren om planningen te maken.
Enkele van deze manieren zijn onder meer het maken van een ploegendienst en het slepen en neerzetten van een naam uit de werknemerslijst om deze te vullen; het maken en hergebruiken van ploegensjablonen, het kopiëren van ploegen uit een vorige tijdsperiode (zoals de vorige week) of het uploaden van roosters vanuit spreadsheets.
Sommige aanbiedingen gaan nog een stap verder en bieden geautomatiseerde planningstools die een leidinggevende of ploegensupervisor kan gebruiken om parameters in te stellen en de software vervolgens een planning voor hen te laten maken.
Het is de de facto norm geworden om werknemers tijden waarop ze beschikbaar zijn om te werken aan hun profiel toe te voegen, te bieden op open ploegen of ploegen te wisselen (hoewel leveranciers zoals ZoomShift geen ploegenruil aanbieden als onderdeel van hun laagst geprijsde onderhoud).
Het is ook de nieuwe norm om werknemers te laten beslissen hoe ze meldingen over schema-updates willen ontvangen, bijvoorbeeld via e-mail, sms of gewoon via in-app-berichten.
Belangrijkste onderscheidende factoren
Een gebied dat goede platforms voor ploegendienstplanning onderscheidt van middelmatige, is rapportage.
Wanneer ze ploegendiensten plannen, moeten bedrijven zoals restaurants en winkels weten wat hun arbeidskosten zullen zijn en hoe dat zich verhoudt tot de verkoop.
Sommige software kan gegevens uit programma's van derden halen via integratie op het API-niveau (Application Programming Interface), inclusief POS-systemen, tijd- en aanwezigheidsmanagers of andere HR-software.
Deze softwareoplossingen combineren die gegevens vervolgens met hun eigen databases om verkoopgeschiedenissen, prognoses en andere rapporten te creëren.
In dergelijke gevallen kan het systeem analyseren hoeveel mensen vorig jaar op Black Friday hebben gewerkt en wat de verkopen waren, en vervolgens berekenen hoeveel mensen dit jaar op de planning moeten worden gezet om de winst te maximaliseren.
Een andere onderscheidende factor is ondersteuning.
Hoewel ontwikkelaars hebben gewerkt om software intuïtief te maken, duurt het even voordat zelfs platforms met gebruiksvriendelijke gebruikersinterfaces wennen.
Platforms Deputy, HotSchedules en Humanity bieden 24/7 ondersteuning via telefoon, e-mail of chat.
Zij en andere leveranciers bieden wizards die nieuwe accounts door het installatieproces leiden, Help-knoppen op het scherm, uitgebreide FAQ's, instructievideo's, online trainingssessies en een-op-een instructie - tegen een kleine vergoeding of als onderdeel van het implementatieproces.
Sommige platforms, zoals ZoomShift, sturen nieuwe klanten een reeks dagelijkse e-mailwaarschuwingen met antwoorden op hun meest gestelde vragen van klanten.
Prijsstelling
Voor alle producten die we hebben getest, lopen de minimumprijzen bij benadering van $ 1 tot $ 2,45 per gebruiker per maand voor verschillende aantallen locaties, gebruikers en functies.
Vanaf daar dalen de prijzen naarmate bedrijven meer van elk toevoegen, of voor bedrijven die zich abonneren op servicebundels met een tijdklok, tijd en aanwezigheid of andere modules.
Op sommige platforms, zoals Deputy en Humanity, kun je sandbox-accounts demonstreren voor specifieke bedrijfstypes, waaronder restaurants, zorginstellingen, beveiligingsbedrijven en detailhandelaren.
Dit kan u helpen bepalen of dit geschikt is voor uw bedrijf.
Al met al vonden we dat deze oplossingen de kosten meer dan waard waren.
Als u nog steeds papier en potlood of spreadsheets gebruikt om werknemers per uur in te plannen, weet dan dat er een betere manier is.
SaaS-gebaseerde software voor personeelsplanning en ploegendienstplanning is gemakkelijk te gebruiken en, als u vastloopt, bieden de meeste platforms een verscheidenheid aan hulp (waarvan de meeste onmiddellijk toegankelijk zijn zonder een beroep te hoeven doen op de klantenservice).
Als u $ 1 per gebruiker per maand betaalt, kunnen de kosten oplopen, vooral als u een groter bedrijf heeft.
Het rendement op de investering (ROI) is echter: minder uren besteed aan planning, betrouwbaardere en efficiëntere arbeidskrachten en extra tijd die u aan andere delen van uw bedrijf kunt besteden.
