Het efficiënt bijhouden en rapporteren van onkosten is een doelstelling van bedrijven van elke omvang.
Het proces van het verzamelen en organiseren van bonnen en facturen kunnen stroomlijnen en verbeteren is een constante uitdaging.
Hetzelfde geldt voor het maken van nauwkeurige en gemakkelijk te lezen rapporten, het beoordelen en goedkeuren van rapporten en vervolgens het toevoegen van resultaten om een ??controle uit te voeren.
Dankzij cloudgebaseerde oplossingen die in staat zijn om onkostentracering en -rapportage te verwerken, wordt het beheersen van de bedrijfskosten van werknemers eenvoudiger en minder vervelend.
Het is mogelijk om mobiele apps en smartphones te gebruiken om bonnetjes te scannen en te fotograferen, en er zijn steeds snellere en gemakkelijkere methoden om online onkostendeclaraties te organiseren en in te dienen.
Het beste nieuws voor bedrijven is dat cloudgebaseerde software voor het bijhouden van onkosten over het algemeen minder kost en tegelijkertijd meer innovatie biedt dan on-site legacy hardware / software-gebaseerde oplossingen.
Laten we eens kijken naar de beste oplossingen die we hebben getest.
Vind de juiste software voor het bijhouden van uitgaven
Voordat u kunt kiezen voor SaaS-onkostenregistratiesoftware, moet u uw organisatie tot in detail onderzoeken.
Is het gevestigd in de Verenigde Staten? Doet het internationale zaken? Welke soorten uitgaven worden doorgaans door het personeel geïnitieerd? Een goede plek om te beginnen is met een grondige controle van hoeveel werknemers in uw bedrijf onkosten indienen voor vergoeding, inclusief reizen, zakenmaaltijden en zelfs kantoorbenodigdheden.
Wat zijn die gemiddelde kosten? Zijn ze redelijk of denk je dat individuen profiteren? Kijk verder dan de gemiddelden, want een tool die geschikt is voor een verkoopteam onderweg, is misschien niet ideaal voor de externe medewerkers die elk kwartaal het thuiskantoor bezoeken.
Maak een organisatiekaart inclusief de rapportage- / toezichtstructuur.
Dit klinkt misschien als overdreven, maar het komt in het spel als je een goedkeuringsfunctie met meerdere niveaus nodig hebt.
Gebruik deze informatie om losse beleidslijnen en regels op te stellen op basis van locatie, bedrijfsgemiddelden en wat u passend acht.
Bekijk vervolgens de back-endtechnologie die uw bedrijf gebruikt, met name de boekhoudsoftware.
Voeg dit toe aan uw must-have business intelligence (BI) data.
Het is belangrijk om de leercurves van werknemers te minimaliseren, zodat ze op de hoogte zijn van het nieuwe product met minimale kosten voor braindrain en onderpand.
Een oplossing die verwarrend, moeilijk te gebruiken of erger nog, buggy is in de integratie met uw back-endsystemen, zorgt ervoor dat werknemers deze niet gebruiken, wat precies is wat een effectieve oplossing voor het bijhouden van kosten kan doden.
Als uw mobiele personeel iPhones of Android-smartphones gebruikt, heeft u geluk, aangezien de meeste SaaS-producten apps voor deze platforms hebben.
Sommige producten ondersteunen het gebruik van Windows-telefoons, maar raak niet zo vertrouwd met dat platform, aangezien Microsoft de ondersteuning voor dit formaat in december stopzet. Aan de financiële kant: gebruiken uw boekhouder en CPA QuickBooks Online Plus, of is uw bedrijf gebaseerd op geavanceerdere boekhoudsoftware zoals grootboekboekhoudsoftware op ondernemingsniveau?? Kies een product waarvan u zeker weet dat het zal worden geïntegreerd met de bestaande software die uw boekhoudketen aandrijft; uw geldmanagers zullen u er dankbaar voor zijn.
Systeemfuncties voor het bijhouden van uitgaven
Het creëren van een solide en intuïtieve SaaS-oplossing voor het bijhouden en rapporteren van onkosten is een lastige taak.
Vooral omdat het product zin moet hebben voor zowel de financiële afdeling als voor de werknemers.
Een goed systeem moet transparant en ongecompliceerd zijn, maar ook op een aantal vlakken efficiënt.
Dit omvat nauwkeurige onkostenregistratie, de mogelijkheid om binnen het beleid van een bedrijf te werken en tegelijkertijd de tools te bieden voor tijdige terugbetaling van werknemers.
Een goede oplossing dekt ieders basis, terwijl de productiviteit wordt verbeterd en het bedrijf en zijn werknemers tijd en geld worden bespaard.
Een productvereiste voor de financiële afdeling is dat het de naleving van de Sarbanes-Oxley Act (SOX) door het bedrijf ondersteunt.
Deze wet pakt misbruik van personeelskosten aan en legt draconische straffen op aan bedrijven die geen effectieve interne kostenbeheersing hebben.
Daarom moet het product dat u kiest uitgebreide en aanpasbare beleidsregels, regels en goedkeuringsmogelijkheden hebben, en als het tools heeft om zelfcontrole op SOX uit te voeren, des te beter.
Een andere belangrijke mogelijkheid is gegevensopslag gedurende ten minste zeven jaar, zoals vereist door de Internal Revenue Service (IRS).
Er moeten gegevens beschikbaar zijn om een ??volledig audittrail te creëren als het verzoek wordt gedaan.
Integratie van boekhoudsoftware is een andere must-have, zodat rapportgegevens automatisch kunnen worden ingeklapt in het rekeningschema van het bedrijf; sommige van deze toepassingen zijn ook afhankelijk van de boekhoudsoftware om de feitelijke vergoeding voor werknemers te maken en te volgen.
Hoewel integratie met typische boekhoudhulpmiddelen voor kleine bedrijven redelijk eenvoudig is, zou het integratieproces moeilijker kunnen zijn, maar niet minder als uw bedrijf meer geavanceerde grootboek- of Enterprise Resource Planning (ERP) -software gebruikt, zoals NetSuite OneWorld of SAP Business One Professional.
essentieel, dus het is belangrijk om vanaf het begin goed te plannen.
Het is belangrijk voor zowel de financiën als voor medewerkers die onkosten indienen, dat de interface van het product toegankelijk is in de lokale taal van de gebruiker.
Het zou ook in staat moeten zijn om uitgaven te verdelen en te verdelen in valuta die het bedrijf en de werknemers gebruiken.
Aan de mobiele kant hebben gebruikers eenvoud nodig in hun smartphone-app, maar eenvoud die het maximale prestatieniveau levert in zo min mogelijk toetsaanslagen.
Gebruikers moeten afbeeldingen kunnen vastleggen, zoveel mogelijk specifieke gegevens uit die afbeeldingen kunnen halen, handmatig uitgaven kunnen invoeren en hun onkostendeclaratie kunnen maken en vervolgens ter goedkeuring kunnen indienen.
Als we nog een stap verder gaan, verloopt het end-to-end-proces soepeler wanneer producten uitgaven van de creditcards van gebruikers binnenhalen en de terugbetaling op aangewezen bankrekeningen vergemakkelijken.
Gebruikers hebben verschillende criteria voor succes.
Hoewel back-end accounting het hele gamma kan bestrijken wat betreft complexiteit, alles van het gemak van een SaaS-gebaseerde oplossing voor kleine bedrijven zoals FreshBooks ($ 15,00 bij FreshBooks) tot een implementatieproces van meerdere maanden voor de typische ERP-implementatie, nee men wil complexiteit als het gaat om een ??onkostendeclaratiesysteem.
Ze willen eenvoud, simpelweg omdat niemand meer tijd wil besteden aan het maken van onkostendeclaraties.
De meeste gegevensinvoer is afhankelijk van mobiele apps, hoewel u met elke toepassing het rapport kunt samenstellen met behulp van een website en meestal ook e-mail doorsturen en creditcardintegratie.
Werknemers moeten afbeeldingen kunnen vastleggen, zoveel mogelijk specifieke gegevens uit die afbeeldingen kunnen halen, handmatig onkosten kunnen invoeren en hun onkostendeclaraties ter goedkeuring kunnen indienen.
Als we nog een stap verder gaan, verloopt het end-to-end-proces soepeler wanneer producten uitgaven van de creditcards van gebruikers ophalen en de terugbetaling op aangewezen bankrekeningen vergemakkelijken, terwijl de belangrijkste gegevens die door uw boekhoudkundige professionals zijn geïdentificeerd, worden gefilterd naar hun back-end-systemen.
Onkosten bijhouden
We hebben er negen getest SaaS-softwareoplossingen voor het bijhouden van onkosten in deze review.
De tests gaven ons een goed beeld van de complexiteit van de installatie van elk product en de problemen die een vaste klant zou tegenkomen, niet alleen tijdens de installatie, maar ook tijdens het dagelijkse gebruik.
We hebben gekeken naar de belangrijkste productkenmerken, de web- en mobiele interfaces van de software, de installatie en het gebruiksgemak om een ??algemene indruk te krijgen voordat we ingaan op punten van eindgebruikers, zoals de kwaliteit van het vastleggen van camerabeelden, snelheid van beeldanalyse en efficiëntie van onkostendeclaraties.
indiening en goedkeuring.
Optische tekenherkenning (OCR) is de elektronische omzetting van getypte, handgeschreven of afgedrukte tekstafbeeldingen in machinaal gecodeerde tekst, en het kan een cruciaal onderdeel zijn van een succesvol softwaresysteem voor het beheer van onkostendeclaraties.
OCR vermindert de hoeveelheid vereiste handmatige gegevensinvoer en alle negen producten in onze verzameling - Abacus, Certify Now, Concur Expense, Expensify, ExpensePath, ExpensePoint, Receipt Bank, Rydoo (voorheen Xpenditure Small Business) en Zoho Expense - gebruiken de technologie .
Abacus gebruikt geolocatietechnologie die restaurants, enz.
Suggereert om gebruikers te helpen.
Dat gezegd hebbende, de producten die de meeste gegevens uit bonafbeeldingen halen, zijn Certify Now en Rydoo, een belangrijke reden waarom beide onze Editors 'Choice-prijs hebben gewonnen.
Over het algemeen zijn de mobiele interfaces in Certify Now en Rydoo het gemakkelijkst te gebruiken om onkostendeclaraties te maken, hoewel Abacus komt is een goede tweede.
Abacus heeft ook een coole, tekstachtige interne communicatietool die geen van de andere deelnemers had, en het biedt de meest snelle route voor terugbetaling.
Dat gezegd hebbende, we waardeerden de eenvoud van de mobiele app van ExpenseBot en ook de functiediepte van Receipt Bank.
Vanuit financieel oogpunt, Receipt Bank en Rydoo hebben de grootste keuze aan back-end boekhoudsoftware-integraties, en ze hebben ook de beste internationale omgevingsfuncties.
Abacus is alleen beschikbaar voor bedrijven die zaken doen in de VS, en alle deelnemers bewaren gegevensopslag gedurende de vereiste periode van zeven jaar, zo niet langer.
Vanuit het oogpunt van de eindgebruiker sluiten Certify Now en Rydoo zich aan bij de keuze van de redactie vanwege hun gebruiksgemak en hun eenvoudige maar geavanceerde interfaces die beschikbaar zijn voor een breed scala aan mobiele platforms.
Aan de financiële kant zijn hun beleids- en regelgevende capaciteiten het meest uitgebreid.
De prijzen zijn concurrerend ten opzichte van al onze concurrenten, waarbij Expensify's $ 5 per gebruiker per maand aantoont dat een lage prijs soms nog steeds een echt koopje kan zijn in plaats van alleen "goedkoop".
Toch liggen de prijzen zo dichtbij dat andere factoren belangrijker kunnen zijn.
De meeste applicaties rekenen op basis van het aantal actieve gebruikers per maand, maar er zijn variaties, zoals de ReceiptBank-kosten op basis van het aantal uitgevoerde transacties.
Rydoo verslaat Certify hier vanwege de installatiekosten van Certify.
Hoewel Concur ExpenseIt en Concur Expense coole, doorgewinterde en complete onkostenbeheerdiensten bieden, verliezen ze terrein omdat het zo moeilijk was om waarde vast te stellen zonder prijstransparantie.
Ze zijn misschien wel van grote waarde voor een snelgroeiende KMO, dus vergeet ze niet als u een KMO hebt.
Elk van deze producten zou een goede keuze zijn, afhankelijk van uw zakelijke behoeften, hoewel de combinatie van bruikbaarheid, onkostenfunctionaliteit en prijs Certify Now en Expensify de band gaf voor Editors 'Choice voor middelgrote en grote ondernemingen, terwijl Rydoo de knipoog krijgt voor de kleine jongens.
Deze ronde hebben we ook nieuwe beoordelingen toegevoegd voor Receipt Bank, ExpensePoint, ExpenseBot en Zoho Expense, allemaal solide opties die uw aandacht waard zijn.
Kies een service die betaalbaar is, nu gemakkelijk te gebruiken en mee kan groeien naarmate uw bedrijf groeit.
U hoeft de beslissing later niet opnieuw te bekijken.
