Enterprise Resource Planning (ERP) -software is oorspronkelijk ontwikkeld voor grote organisaties om hun hele operatie vanaf één softwareconsole te beheren.
In hun begindagen hadden ze heel veel on-site servers en veel geïndividualiseerde softwareaanpassing nodig.
De huidige ERP-implementaties worden echter meestal geleverd als cloudservices, waardoor ze niet alleen toegankelijk zijn, maar zelfs aantrekkelijk voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB).
Grotendeels voor deze doelgroep hebben we 10 grootboekboekhoudsoftwareoplossingen op bedrijfsniveau beoordeeld van leveranciers die ook hun productsuites kunnen uitbreiden naar volledige ERP-functionaliteit.
Deze suites zijn grotendeels modulair ontworpen, wat betekent dat u alleen de functies kunt aanschaffen die uw bedrijf nodig heeft.
De suites zijn ook vierkant gericht op de markt van het midden- en kleinbedrijf (MKB).
Meestal beoordelen we producten die gericht zijn op het MKB of bedrijfsorganisaties.
De MKB-aanduiding is niet zozeer een indicatie van de omvang als wel van de complexiteit van het bedrijf.
Om een ??investering in ERP-software de moeite waard te maken, moet een bedrijf behoefte hebben aan aangepaste bedrijfsprocessen, multinationale handel, vrij complexe productie of complexe toeleveringsketenvereisten.
Dat is waar het mkb de betere indicator wordt in plaats van het mkb.
Een mkb-bedrijf kan nog steeds ongeveer even groot zijn als een high-end mkb (cijfer dat mkb-bedrijven doorgaans tussen de 100 en 1.000 werknemers zullen groeien), maar het is een bedrijf met voldoende complexiteit en hoogwaardige vereisten om de overstap naar ERP tot een goede investering te maken.
.
Wat is Enterprise Resource Planning (ERP)?
ERP beschrijft over het algemeen een modulaire softwareoplossing waarin de financiële kant van het bedrijf is geïntegreerd en voegt vervolgens nauw geïntegreerde app-modules toe die zich richten op andere delen van het bedrijf, waaronder business intelligence (BI), klantrelatiebeheer (CRM), Materials Resource Management (MRP).
, en Supply Chain Management (dat wil zeggen logistiek).
MRP omvat mogelijkheden zoals beheer van vaste activa, Just-in-Time (JIT) -inventaris, point-of-sale (POS) -systemen en projectbeheer.
ERP is in wezen een systemische benadering voor het beheer van de hele onderneming, niet alleen de financiën.
Door al deze modules te integreren tot één samenhangend geheel, kunnen klanten nieuwe inzichten opdoen en nieuwe processen creëren die niet mogelijk waren met afzonderlijke tools.
De meeste ERP-systemen verbeteren bijvoorbeeld ook de boekhouding en het algehele beheer door functies of mogelijkheden toe te voegen om een ??basistool voor salarisadministratie uit te breiden tot een uitgebreider kader voor personeelsbeheer (HR), of om voorraadbeheer uit te breiden om beter aan te passen aan het specifieke type bedrijf.
de klant opereert, zoals bedrijven die zich richten op opslag of distributie.
Soms is meer beter
Als je kijkt naar de portfolio van managementinformatiesystemen van een bedrijf, is het soms niet duidelijk dat een generieke app misschien niet de beste aanpak is.
Een goed voorbeeld hiervan is salarisadministratie.
De salarisadministratie voor een serviceorganisatie omvat bijvoorbeeld tijd- en facturering en mogelijk onkostenbeheer; het verschilt aanzienlijk van de loonlijst die moet worden gebruikt voor een food- en hospitality-organisatie, die vereist dat het bedrijf de tips van medewerkers bijhoudt.
En dat is heel anders dan de salarisadministratie voor een bouwbedrijf, dat vaak meerdere tarieven vereist voor dezelfde werknemer, afhankelijk van de functie die ze uitvoeren (en ook moeten rapporteren aan meerdere vakbonden).
Inventaris is een ander gebied waarin de benodigde functionaliteit verschilt, afhankelijk van het type bedrijf.
De voorraad van een productiebedrijf kan bijvoorbeeld het volgen van componenten vereisen met behulp van streepjescodes om onderdelenbakken te identificeren, evenals Bill of Materials Processing (BOMP) die een lijst biedt van alle onderdelen en subassemblages die nodig zijn om een ??bepaald product te bouwen, of zelfs Kitting , dat bestaat uit het inventariseren en volgen van subassemblages in plaats van afzonderlijke onderdelen.
Het punt is dat, omdat ERP-platforms (a) modulair zijn en (b) zo breed in termen van de situaties die ze aanpakken en de functies die ze bieden, het planningsproces voor het kiezen van de juiste ERP-oplossing thuis begint - lang voordat u daadwerkelijk met hen praat.
een verkoper.
U moet uw selectieproces starten door met de frontlinie managers van al uw belangrijkste bedrijfsprocessen om de tafel te gaan zitten en precies in kaart te brengen hoe uw bedrijf zaken doet.
Hoe gaan uw internetklanten precies van een creditcardtransactie naar een verzenddoos die bij hun voordeur aankomt? Hoe worden betalingen verwerkt, bestellingen afgehandeld, magazijnen beheerd, voorraad verplaatst en bijgehouden, en verzendorders opgehaald en afgeleverd? Hoe wordt al deze informatie gebruikt om de organisatie doorlopende BI te bieden? Welke soorten informatie krijg je niet die je echt nodig hebt? De lijst met relevante vragen wordt veel dieper in de echte wereld en reikt veel verder dan de typische IT-vragen die worden gesteld voordat SMB-software wordt geïnstalleerd (zoals vereiste servers, licentiekosten per stoel, enz.), Hoewel die vragen nog steeds van toepassing zijn op ERP.
ook.
De reden dat u een alomvattend begrip nodig heeft van hoe uw bedrijf zaken doet, is omdat ERP-systemen niet alleen een scala aan bedrijfsprocesfuncties hebben (zoals eerder besproken), maar ook een verschillende mate van integratie bieden tussen hun verschillende modules.
Met standaard MKB-software is het bijvoorbeeld zeldzaam om directe functiesynergieën te vinden tussen magazijnbeheer en het HR-raamwerk.
Maar met een ERP-systeem is dat niet alleen mogelijk, maar u kunt die integratie ook aanpassen om nog effectiever te werken voor uw organisatie.
Voor gespecialiseerde magazijnen die gespecialiseerde voorraad opslaan (zoals gevaarlijke chemicaliën, bijvoorbeeld), kan uw HR-systeem automatisch zijn ploegenbeheer inschakelen om ervoor te zorgen dat, wanneer dergelijke chemicaliën in een bepaald magazijn aankomen, de juiste medewerkers met de benodigde vaardigheden om met die chemicaliën om te gaan, zijn er om ze te ontvangen en op te slaan.
Dat is slechts een voorbeeld uit de talloze mogelijkheden.
Wat mogelijk is voor uw organisatie, is volledig afhankelijk van de mogelijkheden van het ERP-platform en hoe goed u begrijpt hoe uw bedrijf echt draait.
Verlies wat, win wat
Bij onze eerste beoordeling van de softwaresuites hebben we gekeken naar de financiële kant, waarbij we ons concentreerden op het grootboek en de algehele bruikbaarheid, navigatie en workflow onderzochten.
In deze cyclus gingen we terug naar het aanbod van elke leverancier en onderzochten we het op algehele ERP-functionaliteit en de beschikbaarheid van modules die de financiële beheeraspecten van het systeem verbeteren (en het uitbreiden naar andere gebieden van bedrijfsactiviteiten).
Daarbij hebben we enkele wijzigingen aangebracht in de leveranciers en producten die worden gedekt.
In de eerste reeks financiële boekhoudkundige beoordelingen hebben we zowel Intacct (Visit Site at Sage Intacct) als Intuit QuickBooks Online Plus opgenomen.
Geen van beide heeft een echte ERP-editie, dus we hebben ze uitgesloten van deze ronde van beoordelingen.
ERP-prijzen en de cloud
ERP bestaat al sinds eind jaren negentig als softwarecategorie.
In die tijd is het op een aantal belangrijke manieren geëvolueerd, met name doordat velen cloud-enabled zijn geworden.
Het voordeel voor klanten komt hier voornamelijk neer op kosten en schaalbaarheid.
Omdat ERP-systemen modulair zijn, hadden traditionele ERP-systemen vaak meerdere servers nodig om volledig te functioneren.
Er kan een server zijn voor de financiële module, een voor de back-enddatabase, een voor het voorraadbeheersysteem, enzovoort.
Gebruik nu redundante servers voor betrouwbaarheid en betere prestaties en u ziet al snel een prijskaartje voor hardware en infrastructuur dat de kosten van de software kan overtreffen.
Om deze technologie effectief aan MKB-klanten op de markt te brengen, gebruiken leveranciers de cloud om hun oplossingen aan te drijven en het Software-as-a-Service (SaaS) -model om het te implementeren.
Dat betekent dat klanten zeer lage (vaak nul) hardwarekosten vooraf hebben - alle servers bevinden zich in de cloud.
Dat kan een enorme verlaging zijn van de totale eigendomskosten (TCO) van een ERP-oplossing.
Maar als extra bonus zorgt dit implementatiemodel ook voor onmiddellijke en zeer kosteneffectieve schaalbaarheid.
Als uw bedrijf een webwinkel heeft, kan het kiezen voor een e-commercemodule in zijn ERP-oplossing.
Maar tijdens de feestdagen kan het verkeer via het e-commercesysteem toenemen.
In een traditionele infrastructuuropstelling zou dat bedrijf extra servers moeten aanschaffen en deze als redundante clusters moeten configureren om dat toegenomen verkeer te verwerken.
Als de vakantie voorbij is, worden die servers gewoon uitgeschakeld en moet het bedrijf de kosten van een ongebruikte hardware-investering opeten.
Via de cloud kunnen klanten eenvoudig nieuwe servers in de cloud opstarten om deze verhoogde belasting aan te kunnen, betalen voor gebruik alleen tijdens de vakantieperiode en ze vervolgens ontbinden zodra de vakantie voorbij is (en dus alleen betalen voor wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben) ).
Een laatste voordeel voor de cloud zijn de licentiekosten.
In een on-premises model betaalt uw bedrijf de initiële installatiekosten en de "X" -dollars (gewoonlijk tussen $ 1.000 en $ 5.000) per gebruiker of seat.
Die licentie zou worden verlengd en in het algemeen duren totdat de software aanzienlijk was geüpgraded.
In een cloudmodel bestaan ??de initiële installatiekosten niet of zijn deze doorgaans veel lager, en worden de licentiekosten geraamd op ‘X’ dollar per gebruiker per maand (meestal ergens tussen $ 90 per gebruiker per maand en $ 500 per gebruiker per maand).
maand).
Voor degenen die zorgvuldig rekenen, kan dit type op abonnementen gebaseerde licentieverlening aanzienlijk goedkoper zijn dan een traditioneel on-premise, per-seat-schema.
Een van de gebieden waarop u waarschijnlijk geen geld zult besparen ten opzichte van een standaard on-premise ERP-implementatie, is de externe partner.
De meeste leveranciers die we hebben getest, vereisen (of raden in ieder geval sterk aan) dat u hun software aanschaft en implementeert met behulp van een externe, waardetoevoegende partner.
Deze entiteit zal de aankoop, de initiële implementatie en (vooral) de initiële configuratie beheren, die voor sommige van deze platforms enkele maanden tot een volledig jaar kan duren.
Dat komt omdat het de partner is die het praktische werk doet om deze platforms aan te passen, zodat ze werken zoals nodig is voor uw specifieke bedrijf.
Ze interviewen die frontlinie-managers (als je dat nog niet hebt gedaan), ze doen aangepaste codering of scripting om middleware-verbindingen tussen modules te bouwen als de juiste niet uit de doos bestaan, ze zorgen ervoor dat de juiste functies worden omgeschakeld uit of vergrendeld; en ze zorgen voor doorlopend onderhoud, probleemoplossing en training van medewerkers.
Dat alles kost aanzienlijke extra dollars, die zeker gelijk kunnen zijn aan of zelfs hoger kunnen zijn dan de kosten van de software, afhankelijk van hoe u ervoor betaalt.
Zorg er dus voor dat (a) u echt een externe partner nodig heeft om uw software in te stellen, en (b) dat u een nauwkeurige schatting krijgt van wat hun diensten u gaan kosten.
De les is duidelijk: doe je huiswerk voordat je een ERP-systeem probeert te evalueren.
De kans is groot dat u met een reseller werkt om de fit tussen uw bedrijf en de software te beheren.
Maar de...
