Wat is Enterprise Accounting en Financials?
De meeste exploitanten van kleine bedrijven zullen bekend zijn met boekhoudsoftware die op dat segment is gericht, waarvan de meest populaire misschien wel Intuit QuickBooks is.
Hoewel dit geweldige software is, kan het problemen hebben als het wordt geconfronteerd met vereisten die doorgaans door grotere organisaties worden afgehandeld, waaronder een groot gebruikersbestand, verhoogde beveiligingseisen, afstemming tussen meerdere regio's en vooral integratie met andere bedrijfsgerichte operationele pakketten, zoals activabeheer of grootschalige voorraadregistratie.
In het kader van dit overzicht van recensies zullen we in plaats van deze recensies alleen te degraderen tot middelgrote bedrijven, in plaats daarvan de steeds populairder wordende segmentbeschrijving 'MKB-software' gebruiken - klein tot middelgroot onderneming boekhouding.
En de statistiek die we zullen gebruiken om te bepalen of een bepaald boekhoudsysteem in deze categorie valt, is het vermogen om complexe bedrijfsfuncties af te handelen.
Meer dan alleen boekhouden
De reden voor het gebruik van deze specifieke aanpak is simpel: in de afgelopen tien jaar zijn de zaken drastisch veranderd.
Nu internet wereldwijde verkoop bevordert, voorraden op meerdere locaties en landen, en een verbijsterende mengelmoes van valuta's en belastingen, kan zelfs een bedrijf met slechts een paar werknemers het soort complexiteit van het financiële systeem nodig hebben dat ooit alleen voorbehouden was aan multinationals van meerdere miljarden dollars.
Die multinationals zouden het zich kunnen veroorloven om doorlopend honderdduizenden dollars uit te geven aan de aanschaf, implementatie en ondersteuning van IT en financiële systemen, maar de meeste kmo's kunnen dat niet.
Het doel van MKB-software is om een ??groot deel van deze capaciteit te bieden tegen een prijs en bruikbaarheid die een klein bedrijf zich kan veroorloven.
In deze review-samenvatting testen we 10 MKB-boekhoudsystemen die, voor het grootste deel, in de cloud bestaan, hetzij als managed services of gehoste systemen.
Veel van de financiële systemen die we hebben beoordeeld, maken eigenlijk deel uit van grotere suites, inclusief aanvullende modules die een breed scala aan functies bestrijken, zoals klantrelatiebeheer (CRM), business intelligence (BI), projectbeheer, datamining, financiële rapportage, complexe budgettering en prognoses, en een aantal andere gebieden.
Om die reden moesten we beperken waar we naar keken en voorlopig bleven we bij de grootboekadministratie.
Vraag ons om enkele van deze andere modules in meer detail te bekijken in een aanstaande verzameling over SME Enterprise Resource Planning (ERP) -apps.
Aanpasbaarheid van het MKB
Vanwege hun modulaire benadering van softwarelevering, stellen de MKB-boekhoudsystemen die we hier bekijken voor het grootste deel klanten in staat om hun eigen financiële systemen te bouwen op basis van wat hun activiteiten vereisen.
Hoewel we baseline-grootboekcapaciteiten onderzoeken, bieden deze systemen vaak ook verticale marktversies die zijn toegesneden op specifieke soorten bedrijven, zoals non-profitorganisaties, productiebedrijven, distributiebedrijven of vastgoedbeheer.
Over het algemeen zijn dit add-on-modules die over de basisboekhoudsoftware worden geïnstalleerd.
Productie-, opslag- en distributiebedrijven hebben bijvoorbeeld allemaal zeer verschillende voorraadbehoeften, en dit wordt nog ingewikkelder wanneer het bedrijf verschillende soorten inventaris op meerdere locaties of landen huisvest.
Een van de gebieden die we onderzochten, maar niet testten, was het vermogen van een leverancier om aan deze verschillende inventariscomplexiteiten te voldoen, waaronder de verwerking van stuklijsten (BOM), kitting (inventarisatie van subonderdelen van een afgewerkt product) en supply chain management.
Andere kenmerken van boekhoudsystemen op een hoger niveau zijn onder meer de mogelijkheid om met meerdere bedrijven en divisies om te gaan, vaak met intercompany- of interdivisionele transacties; mogelijkheden voor meerdere valuta's, verbeterde beveiliging en functies zoals selfservice-salarisadministratie waarbij de werknemer rechtstreeks toegang heeft tot zijn of haar informatie en beperkte wijzigingen kan aanbrengen, zoals het verhogen of verlagen van het aantal personen ten laste.
Boekhouding op cloudschaal
Een ander belangrijk kenmerk van MKB-software is schaalbaarheid.
Dit is meer een probleem met interne systemen dan met cloudgebaseerde boekhouding, omdat schaalbaarheid voornamelijk wordt beperkt door de infrastructuur waarop het systeem draait.
In uw datacenter kan die infrastructuurlimiet snel worden bereikt, waardoor uw schaal wordt beperkt.
In de cloud beschikt u over net zoveel infrastructuur als waarvoor u op elk moment wilt betalen.
In termen van MKB-boekhouding kan schaalbaarheid worden gezien als de mogelijkheid om gelijktijdige gebruikers toe te voegen.
Naarmate het bedrijf groeit en het financiële systeem verder gaat dan boekhouden naar andere gebieden van financieel en bestuurlijk nut, is de noodzaak om het aantal gebruikers snel en gemakkelijk uit te breiden van cruciaal belang.
Omdat dit echter geavanceerde systemen zijn, vooral wanneer u in-house financiële en ERP-systemen gebruikt, kan opschaling voor meer gebruikers aanzienlijk hogere licentiekosten, hogere onderhoudskosten en de behoefte aan duurdere hardware (als u het systeem intern draaien in plaats van als een beheerde cloudservice).
Een andere beperkende factor bij de schaalbaarheid van de boekhouding van het MKB is de onderliggende database.
De meeste accounting-apps op instapniveau maken gebruik van een eigen database of een aanbod van derden tegen lage licentiekosten.
Elk model kan echter het aantal gebruikers beperken.
Aan de andere kant maken echte financiële systemen van ondernemingen waarschijnlijk gebruik van dure databases, zoals IBM DB2, Oracle of SAP, die elk de licentie-, implementatie- en onderhoudskosten aanzienlijk kunnen opdrijven.
Tussen deze twee uitersten in vind je apps die Microsoft SQL Server gebruiken (hoewel deze snel high-end databaseterritorium nadert in termen van zowel functionaliteit als licentiecomplexiteit), MySQL of PostgreSQL.
Hoewel het boekhoudpersoneel waarschijnlijk niet hoeft te weten wat de onderliggende database van hun boekhoudapp is, moet uw IT-afdeling dit zeker weten en meenemen in hun langetermijnplanning - en dat ongeacht of het algehele systeem is ondergebracht op -site of in de cloud.
Gelukkig hoeft uw IT-afdeling niet alleen te werken om deze kmo-boekhoudsystemen te implementeren.
Dat komt omdat de boekhoudsystemen voor het MKB voor het grootste deel niet worden aangeboden voor installatie door de klant, maar alleen via Value Added Resellers (VAR's), waarvan de meeste de installatie onderdeel van het pakket zullen maken.
Geen van de apps die we hebben getest, zijn kant-en-klare producten in doosjes, of ze nu ter plaatse of in de cloud worden gehuisvest.
Hoewel deze services de kosten kunnen opdrijven, kunnen ze ook zeer waardevol zijn.
Afhankelijk van de complexiteit van uw bedrijf kunnen installatie, functieselectie, onboarding en zelfs voortdurende ondersteuning allemaal veel tijd besparen, zowel in de implementatiefase als in het geval er ooit iets misgaat.
Een goede planning en coördinatie tussen uw personeel, de wederverkoper en uw accountant zijn moeilijke musthaves, maar kunnen over de hele linie grote dividenden opleveren.
Evaluatie van de MKB-boekhouding
In onze beoordelingen hebben we getest met behulp van een volledig functioneel testaccount van de leveranciers, behalve wanneer er geen cloudgebaseerd of gehost account beschikbaar was.
In deze paar gevallen hebben we de interne versie geïnstalleerd met de hulp van de leverancier of een aangewezen reseller.
Veel van de boekhoud-apps die we hebben getest, bevatten mobiele toegang.
Met deze apps hebben we beschikbare externe bewerkingen getest met behulp van een iPad Air, een Lenovo Android-tablet en een Microsoft Surface 3, naast een desktop-pc (wat ons primaire testplatform was).
Houd er bij het zelf testen van deze systemen rekening mee dat, hoewel MKB-boekhoudsystemen extreem krachtige apps zijn, degene die u kiest zo goed mogelijk moet aansluiten bij de manier waarop uw bedrijf werkt.
Dat betekent dat u echt werk moet verzetten om de workflows in uw bedrijf te begrijpen - niet alleen verschillende boekhoudpraktijken, maar bijvoorbeeld ook hoe uw voorraad echt wordt beheerd of hoe de facturering plaatsvindt voor verschillende soorten klanten.
Maak kennis met de belangrijkste eigenaren van bedrijfsprocessen en doorloop alle belangrijke workflows van uw bedrijf voordat u beslist over een MKB-boekhoudplatform.
U moet weten waar gegevens worden gegenereerd, waarvoor ze worden gebruikt en hoe ze kunnen interageren met andere apps buiten het boekhoudsysteem.
Hoe beter u deze nuances begrijpt en hoe beter u de mogelijkheden van de app kunt afstemmen op wat u nodig heeft, hoe succesvoller uw implementatie zal zijn.
Heeft u vragen over de boekhouding van ondernemingen of kleine bedrijven? Abonneer u op het Update voor Daxdi Small Business nieuwsbrief en word lid van de [email protected] zakelijke gemeenschap op LinkedIn, waar u rechtstreeks in contact kunt komen met leveranciers, andere professionals zoals uzelf en de redacteuren van Daxdi.
