Productiviteitsliefhebbers houden van Asana - en niet zonder reden.
Het is een samenwerkingshulpmiddel waarmee teams werk kunnen volgen, van taken tot workflows tot zelfs sommige soorten projecten.
Verwar het echter niet met een volledig projectbeheerplatform, want het heeft geen hulpmiddelen voor resourcebeheer, budgettering en onkostenregistratie, of andere functies die u zou verwachten in dat type app.
Toch is Asana een van de beste apps voor het beheren van taken, workflows en bepaalde soorten van projecten.
In de afgelopen jaren is er meer structuur en sjablonen toegevoegd voor teams die meer begeleiding willen bij het opzetten en gebruiken van de app.
Het is flexibel, elegant en kan naar wens buigen.
Omdat Asana een van de beste apps is voor samenwerking en productiviteit, is het een winnaar van de Editors 'Choice.
Asana is niet gemakkelijk te vergelijken met andere apps voor samenwerking en werkbeheer.
Maar als je het als een tool zou evalueren, zou je ook Basecamp, Airtable, Wrike en een paar andere apps kunnen overwegen.
De keuze tussen deze tools is niet zozeer de vraag welke de beste is, maar meer welke de beste is voor het afhandelen van het specifieke soort werk dat je hebt en alle stappen of workflow die het doorloopt.
Hoeveel kost Asana?
Asana heeft vier serviceniveaus: Basic (gratis), Premium ($ 13,49 per persoon per maand), Business ($ 30,49 per persoon per maand) en Enterprise (neem contact op met het bedrijf voor een prijsopgave).
U krijgt korting als u jaarlijks betaalt.
Vroeger kwamen kleine teams in aanmerking voor een upgradekorting, maar die aanbieding is niet meer actief.
In de begintijd van Asana gaf het gratis Basic-account je vrijwel alles wat de app te bieden had.
Nu mist het gratis account een aantal handige functies, zoals tijdlijnweergave, dashboards, aangepaste velden, formulieren, regels en mijlpalen.
Enkele van deze functies worden later in deze recensie uitgelegd.
Gratis accounts krijgen ook geen startdatums, taakafhankelijkheden, mijlpalen, voortgangsweergave of geavanceerd zoeken en rapporteren.
Gratis accounts worden geleverd met alle kernfuncties voor taakbeheer, hoewel elk team beperkt is tot 1.000 taken.
Het gratis account geeft je nog steeds een goed begrip van hoe Asana op kernniveau werkt.
Ik raad aan om het minstens een paar weken te gebruiken met een kleine testgroep voordat je upgradet naar een betaald serviceniveau.
Asana Premium bevat alles in het gratis account plus alle functies die ik noemde, ontbraken.
Er is ook geen limiet op het aantal taken.
Premium-accounts worden geleverd met beheerfuncties, prioriteitsondersteuning en de mogelijkheid om privéteams en -projecten te maken.
Asana Business wordt gefactureerd als voor groepen die "het werk tussen initiatieven moeten beheren".
Denk aan grote organisaties.
Met dit serviceniveau krijgt u alles in Premium plus portfolio's, doelen, werkbelasting, proofing, integraties met enkele anderszins beperkte apps (zoals Salesforce en Adobe CC) en een aangepaste regelsamensteller, ook wel automatiseringen genoemd.
Een voorbeeld van een automatisering is: "Wanneer een vervaldatum verandert, voegt u automatisch de teammanager toe als een volger van de taak." Automatiseringen elimineren routinetaken, zodat niemand eraan hoeft te denken om ze uit te voeren.
Hoe verhouden de prijzen van Asana zich?
In 2019 gingen de prijzen van Asana omhoog.
Ze zijn nu iets hoger dan de prijzen van verschillende concurrenten.
Trello kost bijvoorbeeld $ 12,50 per persoon per maand voor een Business Class-account, wat iets minder is dan Asana Premium.
Het Enterprise-plan van Trello heeft een glijdende schaal, maar het hoogste bedrag dat u ervoor betaalt, is $ 17,50 per persoon per maand.
Wrike heeft verschillende soorten abonnementen en prijsschema's, maar het begint bij $ 9,80 per persoon per maand voor Professional en $ 24,80 per persoon per maand voor Business.
Airtable kost $ 12 per persoon per maand voor Plus en $ 24 per persoon per maand voor Pro.
Basecamp heeft een goed gratis serviceniveau en de betaalde zakelijke abonnementen kosten een vast bedrag van $ 99 per maand voor zoveel leden als u nodig heeft.
Wat is asana?
Asana is een tool voor werkbeheer voor het beheren van taken en ander werk tussen een groep mensen.
In meer specifieke termen houdt Asana bij wie verantwoordelijk is voor welke taak en alle informatie die daarmee verband houdt, inclusief alle noodzakelijke stappen, vervaldatums, enzovoort.
Een van de kenmerkende eigenschappen is de flexibiliteit, wat betekent dat u kunt beslissen wat voor soort werk u wilt bijhouden en hoe u het precies moet gebruiken (daarover later meer).
In de afgelopen jaren heeft het bedrijf meer opties en sjablonen toegevoegd om structuur te bieden aan teams die geen volledige flexibiliteit willen.
Met andere woorden, abonnees hebben de mogelijkheid om Asana op een geheel unieke manier te gebruiken of op een meer begeleide manier door gebruik te maken van de opties die Asana biedt.
Denk na over het verschil tussen het spelen van een bordspel op tafel en het hebben van een pak kaarten.
Asana is als een pak kaarten, terwijl projectmanagementsoftware als een bordspel is.
Bordspellen hebben regels.
Het is ongebruikelijk dat spelers te ver afwijken van de meegeleverde instructies, hoewel spelers van tijd tot tijd akkoord kunnen gaan met enkele wijzigingen.
Bij een pak kaarten moeten alle spelers echter eerst beslissen welk spel ze willen spelen en welke regels ze moeten volgen.
Je zou een bekend spel kunnen spelen met vaste regels, zoals een trekking van vijf kaarten, of je eigen spel kunnen verzinnen.
Zelfs met een voorgedefinieerd kaartspel moet iedereen het eens zijn over welke versie hij wil spelen.
Er is een algemeen begrip van hoe het spel zal verlopen, maar het is anders dan een bordspel dat een reeks regels bevat.
Met Asana zijn er evenveel vooraf gedefinieerde manieren waarop u het kunt gebruiken, zoals kaartspellen met regels, als er aangepaste manieren zijn, zoals het verzinnen van uw eigen kaartspel of het aanpassen van een bestaand spel.
Een ander onderscheidend punt is dat Asana is ontworpen om doorlopend werk en bepaalde soorten projectgebaseerd werk af te handelen, terwijl projectbeheer-apps specifiek zijn gebouwd om complexe projecten aan te kunnen.
Wat maakt projecten "complex"? Stel dat een bedrijf 50 huizen per jaar bouwt.
Een projectmanagement-app kan voor alle woningen elke bouwfase in kaart brengen zodat ze in de juiste volgorde gebeuren en dat de apparatuur en geschoolde arbeidskrachten per gebouw op het juiste moment beschikbaar zijn.
Projectbeheer-apps beheren op die manier planningen en resources, en soms ook budgetten.
Asana doet dat niet helemaal, maar het is bedreven in het afhandelen van minder complexe projecten waarbij het beheren van middelen en planningen niet zo integraal deel uitmaakt van het werk.
Enkele voorbeelden zijn een marketingcampagne, productlancering of een inzamelingsactie.
Als dit nog steeds verwarrend klinkt, weet dan dat je voor hulp terecht kunt bij Asana's Guide, die webinars, tutorials en meer bevat.
Wat is er nieuw in Asana?
Asana heeft een recente geschiedenis in het uitrollen van nieuwe belangrijke functies, minstens één keer per jaar.
Een van de meest recente toevoegingen is een tabblad Projectoverzicht.
Het is een bestemmingspagina met een samenvatting van informatie voor projecten die in Asana zijn gemaakt.
Het toont alle teamleden van het project en hun rollen, mijlpalen, belangrijke documenten of bestanden met betrekking tot het werk, enzovoort.
Met app-integraties kunt u ook video's en andere soorten media insluiten op de overzichtspagina.
Een andere nieuwe functie, genaamd Asana Goals (alleen voor Business- en Enterprise-accounts), helpt teams en organisaties om doelen te stellen en de voortgang bij te houden.
Het idee is om OKR's uit een niet-verbonden spreadsheet of app te verplaatsen naar de context van werkbeheer, waar het gemakkelijker is om te begrijpen hoe individuele taken bijdragen aan een doel.
Andere vrij nieuwe functies zijn onder meer een bouwer voor aangepaste regels voor het bouwen van automatiseringen; wijzigingen in de lijstweergave die het gemakkelijker maken om mee te werken; en updates voor de Admin Console die managers snel inzicht geven in welke teamleden het meest actief of invloedrijk zijn geweest bij het verplaatsen van werk.
Workload en portfolio's (alleen voor Business- en Enterprise-accounts) zijn ook enigszins nieuwe functies.
Portfolio's zijn vergelijkbaar met dashboards in die zin dat ze snelle statistieken en voortgangsupdates bieden aan mensen die een overzicht van een bepaald werk in vogelvlucht nodig hebben.
Werkdruk is een andere weergave die is ontworpen voor teamleden op hoog niveau, namelijk managers.
Het helpt hen de werkverdeling te zien om de werkdruk in evenwicht te houden.
De basisstructuur van Asana
Voordat Asana voor iedereen in de organisatie wordt uitgerold, moeten besluitvormers uitzoeken hoe ze de app kunnen implementeren en gebruiken.
Hoewel sommige samenwerkingstools eenvoud uitstralen, is dat echt niet het geval met Asana.
Het is redelijk intuïtief, maar elk team moet goed nadenken over de processen of het werk dat ze met Asana willen volgen en hoe ze het zullen doen.
Voor sommige teams helpen projectsjablonen, maar over het algemeen is het een beetje vallen en opstaan ??om het goed te krijgen.
Wanneer u een Asana-account aanmaakt, kunt u lid worden van verschillende werkruimten en organisaties.
Een organisatie is een Asana-account dat iedereen met hetzelfde e-maildomein verbindt.
Een Workspace is een verzameling mensen die aan iets gemeenschappelijks werken.
U kunt bijvoorbeeld lid worden van de organisatie van uw bedrijf en worden opgenomen in werkruimten op basis van uw afdeling, commissies waarvan u lid bent, merken waaraan u werkt, enzovoort.
Binnen een werkruimte maken u en uw teamleden projecten, waar u werk registreert en bijhoudt, discussies voert met collega's, enzovoort.
Zoals eerder vermeld, kunt u de sjablonen van Asana als uitgangspunt gebruiken, uw eigen sjabloon maken of helemaal opnieuw beginnen.
Asana's apps en gebruikerservaring
Asana is beschikbaar op internet en als Android-app en iOS-app.
Er zijn geen desktop-apps.
De webinterface van Asana is efficiënt en responsief, met voldoende kleur en ontwerpflair om het interessant en bruikbaar te houden zonder er al te rommelig uit te zien.
Het heeft ook enkele verrassingen, zoals feestelijke animaties die van tijd tot tijd op het scherm verschijnen, hoewel je deze extra effecten kunt uitschakelen als ze je niet aanspreken.
Asana bevat ook een reeks sneltoetsen genaamd Hacks in het instellingengedeelte.
Hacks voegen verschillende soorten functionaliteit en persoonlijkheid toe.
Druk bijvoorbeeld op TAB + B voor een beetje kattenplezier nadat je de gerelateerde hack hebt ingeschakeld.
De webapp is onderverdeeld in drie gebieden.
Er is een linkerrail, een hoofdvenster dat verandert op basis van wat u links selecteert, en een informatievenster aan de rechterkant dat doorloopt in wat u in het hoofdvenster bekijkt.
In uw profielinstellingen kunt u basisaccountinformatie toevoegen; controlemeldingen; pas de weergavevoorkeuren en de bovengenoemde visuele effecten aan; en configureer integraties met andere apps zoals Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma en anderen.
Bekijk de volledige lijst met ondersteunde apps en integraties van Asana.
In de mobiele apps kun je bijna alles doen wat je kunt doen in de webapp, hoewel ...
