Agiloft (dat een gratis abonnement heeft voor maximaal 10 gebruikers) loopt nog steeds voorop op het gebied van contractbeheer, voornamelijk vanwege de diepgang van de functies en de bijna ongeëvenaarde aanpasbaarheid.
Het is ook een zeer volwassen platform met een groot aantal huidige klanten die het voor alles gebruiken, van verkoopcontracten tot de meanderende updateketens waar de juridische sector de voorkeur aan geeft.
En in tegenstelling tot veel platforms die maatwerk als een belangrijke onderscheidende factor beschouwen, besteedt Agiloft ook veel aandacht aan gebruiksgemak met een intuïtief interfaceontwerp, grondig gedetailleerde Help-bronnen en tal van wizardgebaseerde installatie-ervaringen.
Samen met concurrent Updraft is het een gemakkelijke keuze voor Editors 'Choice.
Sinds onze eerste beoordeling heeft Agiloft zijn prijzen opnieuw geconfigureerd om vriendelijker te zijn voor kleine bedrijven.
Het heeft ook meer geavanceerde functies toegevoegd, zoals bewerken in de tabel, aangepaste Microsoft Excel-rapportage met draaitabellen en een verbeterde grafische workflow-editor om geautomatiseerde acties te activeren op basis van contractrecordwijzigingen.
Het platform ondersteunt nu ook directe bestandsbewerking in Microsoft Word zonder dat u een lokale kopie van een contractdocument hoeft op te slaan.
Gecombineerd met zijn Agiloft Service Desk-suite en de low-code softwareontwikkelingsmogelijkheden van zijn Workflow BPM-oplossing (beschikbaar zonder extra kosten), biedt Agiloft een schaalbaar bedrijfsplatform dat verder gaat dan het basiscontractbeheer.
Het biedt ingebouwde beveiliging, controleerbaarheid en geavanceerde aanpassing voor de gehele contractlevenscyclus.
Nogmaals, het is een uit de hand gelopen Editors 'Choice voor contractbeheersoftware.
Prijzen en plannen
Agiloft biedt extreem flexibele prijzen, die begint met een gratis abonnement voor maximaal 10 gebruikers in totaal (vijf medewerkers en vijf gebruikers), maar beperkt niet veel van de functionaliteit van het platform.
Agiloft is zowel beschikbaar als een cloudgebaseerd Software-as-a-Service (SaaS) -platform als een oplossing die on-premise kan worden ingezet.
De gratis editie biedt toegang tot de volledige functies voor bestands- en recordbeheer van Agiloft.
Deze functies omvatten aanpasbare tabellen en gegevensvelden, zoek- en controlemogelijkheden, grafieken en rapporten, contractontwerp en sjablonen, goedkeuringsworkflows en meer.
Het Professional-abonnement van $ 65 per licentie per maand voegt standaard e-mail en telefonische ondersteuning toe, automatisering van regels op basis van timer en toegang tot de ondersteuningsportal, hoewel er nog steeds een limiet is voor gebruikers.
Met het Professional Extended-abonnement (geprijsd op $ 95 per licentie per maand) krijgt u onbeperkte gebruikerstoegang voor contractaanvragers en kijkers, toegang tot aangepaste rolgebaseerde weergaven inclusief portals voor werknemers en leveranciers, en geavanceerde functies zoals meertalige ondersteuning en optische tekenherkenning (OCR) voor het scannen van contracten en bestanden.
Ten slotte voegt het Enterprise-abonnement van $ 135 per licentie per maand een diepere Application Programming Interface (API) en systeemintegratiefuncties toe.
Agiloft biedt ook kortingen voor non-profitorganisaties.
Agiloft biedt een "onvoorwaardelijke succesgarantie" voor alle plannen, die klanten 90 dagen volledige terugbetaling geeft van zowel de softwarelicentie als de implementatiediensten.
Het belangrijkste aangeboden licentietype is Assigned Power User, dat wordt gedefinieerd als iemand die regelmatig in de personeelsinterface van het systeem werkt.
Licenties zijn gekoppeld aan recentheid, dus als een gebruiker langer dan 30 dagen inactief is, kan die licentie aan een andere gebruiker worden toegewezen.
Agiloft biedt ook een "Floating Power User" -licentie aan voor managers, contractgoedkeuringen of andere leidinggevenden die periodiek inloggen zonder een gebruikersnaam voor de licentie op te geven.
Bedrijven kunnen een combinatie van toegewezen en zwevende power user-licenties kopen, afhankelijk van hun behoeften.
Licenties per gebruiker hebben voor- en nadelen, afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de gebruikersbehoeften.
Maar het model van Agiloft geeft je meer flexibiliteit dan het vaste bedrag van $ 500 per maand dat je zou moeten betalen voor bijvoorbeeld ContractWorks (startprijs van 500,00 per maand, jaarlijks gefactureerd bij ContractWorks).
Over het algemeen komen de prijzen van Agiloft zeer nauw overeen met Concord (gratis voor maximaal 3 gebruikers bij Concord) per gebruiker, hoewel de zwevende licenties een pluspunt zijn.
Interface en kernfuncties
Agiloft past elke implementatie aan op basis van individuele zakelijke behoeften, dus wat u in Agiloft ziet, is volledig gekoppeld aan uw gebruikersrol en de specifieke workflows voor contractbeheer die zijn afgestemd op uw organisatie.
In tegenstelling tot een platform zoals Coupa Contract Lifecycle Management ($ 0,00 bij Coupa), dat zijn contractbeheer uitsluitend richt op uitgavenbeheer en inkoopscenario's, is Agiloft een blanco lei die u kunt aanpassen aan elk zakelijk gebruik.
De vanille-gebruikersinterface (UI) kan er enigszins verouderd uitzien als deze wordt gebruikt zonder enige aanpassing toe te passen.
Maar met Agiloft kunt u de kleuren, branding en lay-out aanpassen aan uw wensen of aan uw bedrijfswebsite.
Om het bijgewerkte platform te testen, logde ik in op vier verschillende portals die waren aangepast aan specifieke rollen.
Afhankelijk van of ik me aanmeldde als beheerder, contractmanager, contractgoedkeurder of contractgebruiker, zag ik een andere indeling van beschikbare functies en velden.
In alle door de gebruiker gedefinieerde dashboards is het eerste dat u ziet een aangepast dashboard met grafieken en widgets en een navigatiemenu aan de linkerkant met beschikbare 'tabellen' van het platform, recent geopende records en contracten en elke taak die u ' zijn toegewezen.
Er is ook een universele zoekbalk bovenaan de gebruikersinterface die zoekopdrachten kan uitvoeren op elk contract, bestand, pagina en record in de database.
Voor deze beoordeling hebben we getest vanuit het perspectief van een contractmanager, goedkeurder en gebruiker vanuit de verschillende aangepaste UI's.
Toen ik me aanmeldde bij de contractmanagerportal, kreeg ik onmiddellijk widgetgebaseerde grafieken van lopende contracten en aanstaande contractverloop en -verlengingen.
Ik kreeg ook een lijst met records om actieve contracten te beheren.
Een e-mailpictogram naast elk contract gaf me opties om meldingen of geautomatiseerde acties voor een bepaalde contractactie in te stellen of om een ??taak aan een andere gebruiker toe te wijzen.
Vanaf deze pagina kon ik ook contracten importeren en exporteren, het contract controleren dat ik in massa wilde bewerken, enz.
Als contractmanager had ik toen een groot aantal opties in het linkermenu.
Ik kon directory-lijsten bekijken van alle mensen en bedrijven die aan contracten binnen en buiten mijn organisatie zijn gekoppeld, evenals alle contracten in het systeem met een boompictogram.
Hierdoor krijg ik een relatiediagram te zien van de gebruikers en bedrijven die bij dat contract horen.
Net als bij Onit Contract Administration en Contract Review & Approval (3.000,00 per maand bij Onit), zijn er ook goedkeuringsworkflows om contracten bij te houden, evenals contracttypen en de mogelijkheid om verschillende sjablonen te maken.
Met Agiloft kunt u ook zoeken op de specifieke clausules in een contract en zoeken in een clausule-specifieke bibliotheek.
Om het verschil in gebruikersrollen te illustreren, toonde het portaal voor contractgoedkeuringen alleen de basismap- en contractgoedkeuringstabellen zonder de diepere functionaliteit; de contractgebruiker zou de goedkeuringsoptie niet zien.
Om te testen hoe Agiloft omgaat met de contractlevenscyclus, heb ik een nieuw contract gemaakt, hiervoor een goedkeuringsworkflow opgezet en het contract gevolgd van aanvang tot ondertekening.
Wanneer u op de knop Nieuw contract klikt, opent Agiloft een gedetailleerd venster met een duizelingwekkende reeks opties.
Elk nieuw record krijgt standaard een ID-nummer en vervolgens had ik de mogelijkheid om te kiezen of dit record een contract, subcontract, raamovereenkomst of een wijziging van een bestaand contract was.
Er is ook Contracttype, waarmee u alle aangepaste typen en sjablonen krijgt waaruit uw bedrijf heeft gemaakt om uit te kiezen.
Deze typen en sjablonen omvatten een klantenservicecontract, geheimhoudingsovereenkomst, arbeidsovereenkomst, leverancier en partnercontract.
Ik koos voor een klantenservicecontract en heb dit toegewezen aan het interne klantenteam (met Agiloft kun je aangepaste groepen, teams en afdelingen maken).
Van daaruit heb ik mijn Daxdi-testcontract geconfigureerd om elke 12 maanden automatisch te verlengen en vervolgens de begin- en einddatum van het contract, het bedrag en de bedrijfsinformatie die aan het contract zijn gekoppeld, ingevoerd.
Met de contractwizard kunt u zo diep in de details komen als u wilt.
Met deze wizard kunt u bijgevoegde documenten en activa koppelen, e-mails en taken configureren en, natuurlijk, goedkeuringsworkflows en handtekeningen instellen met een volledige geschiedenis en audittrail die aan het record zijn gekoppeld.
Bijbehorende bijlagen en activa kunnen zelfs verzekeringscertificaten bevatten die aan een bedrijf of contract zijn gekoppeld.
Afhankelijk van uw gebruikersrechten, kan een contractbeheerder of admin, als u klaar bent, hun wijzigingen in het contract opslaan of op de knop "Verzenden ter beoordeling" klikken om het naar de volgende stap in het proces te sturen.
Over het algemeen voelde het proces van contractcreatie enigszins overweldigend aan vergeleken met de meer gestroomlijnde ervaringen van platforms zoals Concord en ContractWorks.
Maar dit is alleen omdat Agiloft u meer gedetailleerde opties en velden biedt dan elke andere oplossing die we hebben getest.
Dankzij de aanpassingsmogelijkheid kunt u de workflow voor contractbeheer zo eenvoudig of complex maken als u wilt.
Geavanceerde workflows, rapporten en integraties
Agiloft blinkt uit als het gaat om geavanceerde contractbeheerfuncties en workflowautomatisering.
Vanuit het admin-portaal kunt u het volledige scala aan functionaliteit van het platform zien, mocht u besluiten het in die mate aan te passen.
Dit begint met geavanceerd zoeken en meer dynamische native bewerkingsmogelijkheden.
De nieuwe snelzoekbalk is standaard ingesteld op een tekstzoekopdracht, dus u kunt elk trefwoord typen en Agiloft scant alle tabellen in de database samen met elk document en pdf-bestand in het systeem met behulp van OCR.
U kunt ook het vervolgkeuzemenu Zoeken configureren om naar specifieke velden te zoeken, zoals het zoeken naar elk contract waaraan de status In behandeling is gekoppeld.
Beheerders kiezen welke velden worden weergegeven in het vervolgkeuzemenu voor zoeken en u kunt zoekopdrachten ook opslaan voor een snelle herhaalde zoekopdracht.
Als u naar een specifiek record heeft gezocht en direct wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u met de nieuwe functies voor in-table bewerken en direct bewerken van bestanden een document uitchecken en bewerken in Microsoft Word.
U kunt het vervolgens opnieuw opslaan als u klaar bent, met een volledig wijzigingslogboek, maar zonder dat u een lokale kopie van het document hoeft op te slaan.
De rapportage is ook uitgebreid.
In de admin-interface bevat elk tabblad in het linkermenu een optie voor grafieken / rapporten waarmee u analyses kunt extraheren over elk aspect van de levenscyclus van uw contractbeheer.
In Taken kun je bijvoorbeeld zien hoe lang het gemiddeld duurt om medewerkers af te sluiten ...
