Oorspronkelijk een client / servertoepassing toen het halverwege de jaren tachtig werd gemaakt, werkte AccountMate samen met IBM en zijn minicomputers om de server de helft van de vergelijking van stroom te voorzien.
Nu kunt u AccountMate ter plaatse of in de cloud kopen ?Hoewel het begint bij $ 3.125 per gebruiker voor een installatie ter plaatse).
Maar zoals de meeste andere kleine tot middelgrote ondernemingen (MKB) grootboek en voorraadbeheer applicaties die we hebben getest in onze review-verzameling, wordt AccountMate alleen verkocht via het kanaal van de leverancier van oplossingen.
Dit betekent dat u met een partner te maken heeft en niet met het softwarebedrijf.
Houd er rekening mee dat dit feit ongetwijfeld de uiteindelijke prijs voor u zal beïnvloeden.
Het AccountMate-systeem is volledig modulair opgebouwd.
Het bestaat uit een verplichte System Manager-component en een selectie van andere modules die zijn gericht op specifieke bedrijfstypes of processen, die elk kunnen worden geconfigureerd volgens de eisen van de gebruiker.
Met het nodige maatwerk resulteert dit in een min of meer maatwerkoplossing.
Over het algemeen is het een solide systeem dat voor veel gebruikers aantrekkelijk zal zijn.
Maar sommige tekortkomingen in de rapportage en een ontwerp dat niet zo intuïtief is als andere in deze categorie, houden het achter Acumatica, Intacct en Oracle NetSuite OneWorld, onze Editors 'Choice-winnaars op dit gebied.
Schaarse landing en navigatie
In tegenstelling tot de meeste kleine tot middelgrote ondernemingen (MKB) -georiënteerde apps die ik voor deze samenvatting heb besproken, is het startscherm van AccountMate nogal kaal.
De meeste boekhoudsystemen van andere leveranciers worden gestart met een scherm vol widgets of op zijn minst een processtroomdiagram voor navigatie.
Het openingsscherm van AccountMate is in vergelijking nogal mager, met voornamelijk lege ruimte, twee lintbalken aan de bovenkant van het scherm en een verticaal paneel aan de rand.
Dat betekent niet dat AccountMate niet dezelfde functionaliteit heeft als andere boekhoudproducten in zijn klasse, alleen dat ze op het eerste gezicht niet zo intuïtief zijn.
Terwijl veel andere apps bijvoorbeeld key performance indicators (KPI's) op de startpagina plaatsen in de vorm van widgets, biedt AccountMate een samenvatting, die toegankelijk is via de systeemwerkbalk die zich bovenaan het scherm onder de hoofdlintbalk bevindt.
.
Dit hoofdlint geeft toegang tot transacties, rapporten, onderhoud, huishouding en hulpprogramma's.
Als u op een van deze keuzes klikt, wordt de hoofdwerkbalk vervangen door een werkbalk die geschikt is voor de keuze.
Niet intuïtief in het begin, maar doorloop het een of twee keer en u zult zich herinneren hoe u het moet gebruiken.
Het verticale paneel aan de linkerkant van het scherm bevat een lijst met geïnstalleerde modules, snelkoppelingen voor zowel de persoon die het systeem gebruikt als die welke van toepassing zijn op een groep gebruikers (zoals personeel van de crediteurenadministratie), en andere documenten, programma's en websites waartoe u gemakkelijk toegang wilt hebben.
Snelkoppelingen brengen u naar specifieke taken, maar deze moeten worden gemaakt door uw systeembeheerder of welke oplossingsaanbieder dan ook die de software heeft geïmplementeerd.
Er zijn geen sjablonen beschikbaar, maar als u eenmaal een snelkoppeling heeft ingesteld, kunt u deze kopiëren en wijzigen in een andere snelkoppeling.
AccountMate gebruikt geen taak- of processtroomdiagrammen, maar deze worden in feite geïllustreerd in enkele van de uitgebreide instructievideo's waaruit het helpsysteem bestaat.
Het Help-systeem bevat ook volledige documentatie voor de apps, een handleiding Aan de slag en een contextgevoelige Help-functie.
Ik zag niet veel grafische opties tijdens mijn testen.
De meeste afbeeldingen bevinden zich in de onderhoudssecties van verschillende modules op het tabblad Analyse.
Maar dit wordt gecompenseerd door de mogelijkheid om rapportgegevens eenvoudig over te zetten naar verschillende uitvoerformaten, waaronder Microsoft Excel ($ 99 per jaar bij Microsoft365 for Business), dat uitstekende grafische en diagramfuncties heeft of, optioneel, naar F9 Report Manager, dat ook aanzienlijk aanbod voor grafieken en diagrammen.
Een functie die voor bijna elke gebruiker nuttig zal zijn, zijn de drilldown-mogelijkheden van AccountMate.
Vanuit een financieel overzicht of veel rapporten is het mogelijk om vanuit het rapport helemaal naar de oorspronkelijke transactie te gaan.
Met AccountMate kunnen meerdere schermen tegelijkertijd geopend zijn en deze schermen kunnen uit verschillende modules komen.
Om meerdere schermen beter leesbaar te maken, kunt u ze naast elkaar plaatsen.
En voor bedrijven die aan audits worden onderworpen, is er een Audit Trail-rapport dat transacties terug in de database traceert.
U stelt in welke velden u wilt volgen en AccountMate registreert toegang en wijzigt gegevens.
Dit is een kenmerk dat uw auditor erg zal waarderen, en het is een sterke factor voor interne controle en wettelijke nalevingsvereisten zoals Sarbanes-Oxley.
Veel van de MKB-boekhoudsystemen die ik heb besproken, bieden opties in meerdere valuta.
AccountMate doet dat ook en bovendien maakt het rekeningschema het gemakkelijk om meerdere bedrijven op te zetten.
Er is een keuzerondje wanneer u een account aanmaakt dat vraagt ??of het account voor het moederbedrijf van een dochteronderneming is (of als u geen bedrijven consolideert, een derde keuze).
Voor consolidatie van meerdere bedrijven is de optionele module Consolidated Ledger vereist.
Verspreide maar flexibele rapportage
AccountMate beweert honderden rapporten te hebben.
Dat kan het geval zijn als u elke afzonderlijke module gebruikt die beschikbaar is, maar er zijn er aanzienlijk minder in alleen de modules Systeembeheer en Grootboek.
Dat gezegd hebbende, de rapporten die aanwezig zijn, zijn degenen die u nuttig zult vinden.
Ik vond ook dat het instellen van rapporten eenvoudiger was dan het aanbod van veel andere leveranciers, met eenvoudige keuzerondjes om functies zoals vergelijkende rapporten te selecteren.
Twee dingen moeten worden opgemerkt bij het bespreken van de rapportagemogelijkheden van AccountMate.
De eerste is dat u kunt kiezen tussen algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) en International Financial Reporting Standards (IFRS).
Verschillende van de MKB-boekhoudpakketten die ik heb getest, bieden dit ook aan, en het is een cruciale functie als u een multinationale onderneming runt, aangezien de indelingen voor financiële rapporten anders zijn dan de VS.
Een rapport dat ik miste, was een Working Trial Balance, wat erg handig is tijdens periodeafsluitingen.
Maar AccountMate heeft uitgebreide exportmogelijkheden (en ook importmogelijkheden), dus het is weinig moeite om de beschikbare Trial Balance-gegevens naar Microsoft Excel te exporteren en een paar kolommen toe te voegen om te kunnen werken met het aanpassen en sluiten van boekingen.
En met de beheerdershulpmiddelen vond ik het niet moeilijk om een ??eenvoudig ad-hocrapport te maken.
Het tweede opvallende kenmerk is dat AccountMate de broncode levert om al zijn rapporten te genereren.
Andere broncodemodules kunnen worden gekocht, maar bij de eerste aankoop zijn de RPT- en PRG-bestanden voor die modules inbegrepen.
AccountMate bevat hulpprogramma's die de rapporten behoorlijk kunnen aanpassen zonder in de code te hoeven duiken.
Maar als u of uw leverancier van oplossingen over de programmeerkennis beschikt, kunt u elk gewenst rapport samenstellen of de gebundelde rapporten uitgebreid aanpassen.
Uitbreiden naar ERP
Afgezien van een sterke set grootboekfuncties (G / L), is AccountMate ook een volwaardig ERP-platform (Enterprise Resource Planning).
Net als bij sommige van de andere volledig modulaire systemen die hier worden besproken, zoals Acumatica, neigt AccountMate enigszins scheef te lopen naar een specifiek type bedrijfsentiteit.
In dit geval maakt de selectie van modules AccountMate tot een sterke keuze voor productiebedrijven vanwege de beschikbaarheid van verschillende modules, die zowel de voorraad uitbreiden als sterke financiële modules voor het inkoop- en distributieproces (dwz verkoop- en inkooporderverwerking).
Een ander gebied waarop AccountMate sterk is, is in analyse en rapportage.
Op macroschaal kunt u met de AccountMate Business Alerts, aangedreven door de Info-Alert-modules, parameters instellen voor gegevenscondities waarbij u wilt dat het personeel op de hoogte wordt gesteld als een bepaald niveau wordt overschreden.
Deze voorwaarden kunnen zoiets zijn als dat een klant zijn kredietlimiet heeft overschreden of dat bepaalde inkooporders niet op een beloofde vervaldatum zijn uitgevoerd.
Sommige van deze functies zijn te vinden in deze en de afzonderlijke verkoopordermodules van andere leveranciers, maar met Business Alerts kunt u deze voorwaarden op macroniveau instellen voor het hele bedrijf.
U kunt ook acties specificeren die automatisch worden ondernomen wanneer een conditie wordt gedetecteerd, zoals het verzenden van een betalingsherinnering wanneer zich een kredietlimietsituatie voordoet.
Zoals vermeld, biedt AccountMate Key Performance Indicators (KPI's) in de sectie Samenvatting.
Als u meer gedetailleerde analyse en grafische mogelijkheden nodig heeft, kunt u de AccountMate Business Analysis Powered by F9 of de Business Intelligence-module aanschaffen.
F9 maakt het gemakkelijk om complexe analytische spreadsheets te maken op basis van de gegevens in de database van AccountMate, met een Report Wizard die u door het proces leidt.
En de Business Intelligence (BI) -module breidt het aantal en de soorten rapporten uit voor verkoop, klanten, leveranciers en andere gebieden, zodat u aangepaste dashboards kunt maken die mogelijk ontbreken in de basismodules.
Voorraadbeheer
De basisfuncties voor voorraadbeheer van AccountMate kunnen worden geüpgraded via de modulaire architectuur.
Hierdoor kunnen klanten extra voorraadverbeterende modules toevoegen met meer mogelijkheden en functies.
Deze aanvullende modules omvatten Customer Inventory Manager, waarmee u uw voorraadartikelen kunt beheren met behulp van de artikel- en onderdeelnummers van de klant.
Dan is er Inventory Specification, waarmee u uw inventaris kunt categoriseren op basis van kenmerken zoals kleur, grootte, textuur en gewicht, terwijl de kosten en hoeveelheid worden bijgehouden volgens die specificatie.
Ten slotte is er een kit-module die de Bill of Materials (BoM) -mogelijkheden uitbreidt, zodat je items kunt groeperen en een groep van hogere orde kunt maken die als een item in de BoM wordt gebruikt.
Andere optionele en voorraadgerelateerde modules zijn onder meer een productiemodule die een verbeterde productie-BoM biedt, en een module voor materiaalresourceplanning (MRP) die functioneel maar niet zo uitgebreid is, enkele van de MRP-modules van andere leveranciers, met name Acumatica en Syspro (199,00 per Gebruiker per maand bij SYSPRO).
Het testsysteem dat mij ter beoordeling ter beschikking werd gesteld, had alle bovenstaande modules.
Helaas zal de manier waarop AccountMate zijn functies in deze verschillende inventarisatiemodules heeft georganiseerd u waarschijnlijk geen geld besparen.
Als u iets anders uitvoert dan een zeer eenvoudige inventaris, dan zult u vrijwel alle bovenstaande aanvullende inventarisgerelateerde modules moeten aanschaffen om te upgraden naar een meer volledig functioneel systeem.
Dat geldt vooral als u ...
